CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
SECRETARÍA GENERAL
CIRCULAR Nº 125-07
ASUNTO: Reglamento al Registro de Proveedores del
Poder Judicial.
A TODAS LAS OFICINAS
JUDICIALES DEL PAÍS,
EMPRESAS Y PÚBLICO EN GENERAL
SE LES HACE SABER QUE:
La Corte Plena, en
sesión Nº 32-07, celebrada el 3 de diciembre del 2007, artículo XXVI, aprobó el
“Reglamento al Registro de Proveedores del Poder Judicial”, a saber:
REGLAMENTO AL REGISTRO DE
PROVEEDORES
DEL PODER JUDICIAL
Fundamento Legal y Administración
del Registro
1º- El Poder Judicial,
por medio del Proceso de Adquisiciones del Departamento de Proveeduría,
mantendrá un registro de proveedores potenciales de bienes y servicios, de
conformidad con lo dispuesto por el artículo 46 de la Ley de Contratación
Administrativa. Para fines prácticos, en adelante se denominará Registro de
Proveedores.
2º- Al Registro de
Proveedores podrá ingresar todo interesado en contratar con la Administración,
siempre que satisfaga los requisitos solicitados en este Reglamento, y cumpla
con las disposiciones de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
3º- El Proceso de
Adquisiciones será el encargado de administrar, para todos los efectos,
trámites y procedimientos, el Registro de Proveedores. Para ello, implantará la
organización que se estime necesaria con el apoyo de los medios tecnológicos,
recursos humanos y materiales que garanticen la eficiencia y eficacia del
Registro.
4º- En el Registro de
Proveedores, por estados del proveedor, entiéndase lo siguiente:
4.1. Activo: Se le asignará al proveedor que
posea la característica de estar “Inscrito en Registro” y será susceptible de
ser invitado a participar en las contrataciones correspondientes, según el rol
respectivo.
4.2.1 Inactivo: Se incluye a:
4.2.2 El proveedor que ha dejado de ser activo al
finalizar la vigencia de su registro.
4.2.3 El
proveedor que no renovó un documento debidamente en los términos definidos en
este Reglamento.
4.2.4 El
proveedor que no atendió, injustificadamente, la cantidad de invitaciones a
participar en una contratación que establece el Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa.
4.2.5 En
conjunto con la inactivación del indicador “Inscrito
en el Registro”, será utilizado para la inserción de datos de aquel proveedor cuya
voluntad de estar inscrito en el Registro de Proveedores no se ha expresado
aunque sí participa en la actividad contractual del Poder Judicial mediante
concursos públicos, Caja Chica, o bien es susceptible de algún pago, a modo de
ejemplo, por servicios prestados en diligencias judiciales.
4.3. Inhabilitado: Se refiere a los proveedores
a los cuales se les impuso una sanción de inhabilitación para participar en la
actividad contractual de la Institución, por un plazo determinado.
4.4. En revisión: El proveedor
ha hecho la Solicitud de Inscripción y se encuentra en proceso de registro. Si
se cursare prevención para que el proveedor subsane o aclare algún aspecto de
su Solicitud de Inscripción, según los términos de este Reglamento y no se
respondiere en tiempo y forma, el Proceso de Adquisiciones lo podrá eliminar
del Registro en tanto no se le hayan incorporado sanciones u otras anotaciones.
4.5. Pendiente de revisión por
Asesoría Legal: El Proceso de Adquisiciones envía el expediente del Proveedor a
revisión de la Sección de Asesoría Legal.
4.6. Pendiente de aprobación
por el Proceso de Adquisiciones: La Sección de Asesoría Legal finaliza la
revisión y aprueba el proveedor.
4.7. Devuelto: El Proceso de
Adquisiciones o la Sección de Asesoría Legal no aprueban el Registro del
Proveedor.
5º- El Proceso de
Adquisiciones llevará un archivo de los documentos presentados ante ese
despacho por cada Proveedor que ha solicitado su inscripción en el Registro de
Proveedores. También se registrará la información en el Sistema Informático
denominado “Gestión de Proveedores del Departamento de Proveeduría del Poder
Judicial” (en adelante Sistema Informático), la cual se reputará válida
salvo prueba en contrario.
Gestión de Inscripción
6º- El interesado
deberá solicitar expresa y oportunamente su inclusión en el Registro de
Proveedores, para lo cual entregará debidamente llena y con la información
requerida, la solicitud o formulario que para tales efectos tiene disponible el
Proceso de Adquisiciones en sus oficinas o en archivo electrónico en la página
electrónica del Poder Judicial.
7º- Todo interesado en
inscribirse en el Registro de Proveedores deberá cumplir estrictamente con el
procedimiento que se describe adelante y se entiende sometido a las leyes y
Tribunales de Justicia de Costa Rica, en todo lo concerniente a los trámites,
documentos aportados y procedimientos, lo cual acepta incondicionalmente,
aunque no exista manifestación expresa de su parte.
8º- La solicitud de
Inscripción contendrá al menos la información que se dirá y sin perjuicio de
que el Departamento de Proveeduría del Poder Judicial, en el formulario de esa
Solicitud, requiera datos o documentos adicionales:
8.1. Nombre completo o denominación social de
persona física o jurídica y el número de cédula correspondiente.
8.2. Dirección exacta por
calles y avenidas u otras señas, apartado postal, números telefónicos, facsímil
y correos electrónicos. De entre estos medios de localización, se debe señalar
uno para el recibo oficial de notificaciones y los restantes, serán ingresados
en orden de prioridad (véase el proceso de notificaciones o comunicados que se
describe más adelante).
8.3. Fecha y citas de
inscripción en el Registro Público de Costa Rica, si corresponde.
8.4. Nombre completo, firma y
número de cédula y facultades de quién suscriba en representación.
8.5. Descripción general de los
bienes o servicios que ofrece subordinados con su giro comercial.
8.6 El proveedor podrá señalar
un monto mínimo y un máximo de contratación, en omisión, se entenderá que
participará en contrataciones de monto sin el límite o límites señalados.
8.7 El proveedor deberá
indicar el nombre y cédula de identidad de la persona que se autoriza a
retirar, en el Departamento de Proveeduría del Poder Judicial, un sobre cerrado
con la clave de acceso privada, una vez que sea aprobada su inscripción en el
Registro.
8.8 El proveedor deberá
indicar el nombre, número de cédula y puesto de una o varias personas que
estarán autorizadas a firmar las ofertas de las contrataciones directas de
escasa cuantía. Para cada tipo de puesto que el proveedor defina, deberá
asociarle las respectivas facultades, si no lo hiciere en la Solicitud de
Inscripción, podrá hacerlo posteriormente en el Sistema, según se explicará más
adelante.
8.9 En caso de ser una
empresa PYMES, declararlo así e indicar su categoría.
9 Con la solicitud de
inscripción, debe adjuntarse la siguiente documentación:
9.1 Declaración jurada de que no le afectan las
prohibiciones establecidas en el artículo 22 de la Ley de Contratación
Administrativa.
9.2 En caso de
estarlo pero de haber logrado los levantamientos de incompatibilidad previstos
en el artículo 23 de la citada ley, deberá aportar copia certificada de la
resolución que lo habilita para contratar.
9.3 Copia de
la cédula de identidad o jurídica, según corresponda, y la del representante
legal.
9.4 Para
personas jurídicas, certificación de la naturaleza y propiedad del capital
social y de personería jurídica, donde conste la representación legal, sus
potestades, alcance y vigencia. Deberá contener claramente el domicilio de la
sociedad, su plazo social y el nombre de los integrantes de la Junta Directiva.
Cada certificación tendrá vigencia de 24 meses a partir de su expedición,
siempre y cuando se mantenga invariable, lo cual deberá manifestarse en la
oferta cuando sea invocada. Al término del plazo anterior el proveedor deberá
manifestar que dicha certificación se mantiene invariable o aportar
certificación actualizada. De no proceder en estos términos, el proveedor
pasará al estado inactivo.
9.6 Cuando el
interesado en inscribirse actúe como apoderado especial, general o
generalísimo, como distribuidor u otro, debe establecerlo claramente y
presentar las certificaciones correspondientes con las formalidades que
establece el ordenamiento jurídico.
9.7 Sí actúa
como representante de casas extranjeras, aportará carta de confirmación de las
casas extranjeras que representa, así como los datos básicos de las mismas, sea
el nombre o razón social, número de registro en el país de origen, fecha y
citas de inscripción en la entidad pública correspondiente, domicilio legal,
número de teléfono, de fax, correo electrónico, página electrónica, país de
origen, nombre del representante legal y a modo general, los bienes y servicios
que suministra.
9.8 Las
empresas constructoras con un profesional agremiado al Colegio Federado de
Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica, deben presentar la certificación que
acredite su inscripción ante ese Colegio, tanto la de la empresa como la del
profesional (es).
9.9 La
solicitud deberá ser firmada por quien ostente la representación legal de la
empresa y tenga suficiente poder para ello, lo cual debe hacerse constar
mediante las certificaciones y demás documentos idóneos.
9.10 El
interesado deberá demostrar la afinidad de su giro comercial con el bien o
servicio que pretende ofrecer, a través de contrataciones que haya celebrado ya
sea con el sector público o con el sector privado, aportando documentación
idónea que demuestre que ha celebrado esas contrataciones.
Proceso de Admisibilidad
del Proveedor
10.- El Departamento de
Proveeduría del Poder Judicial, hará una invitación a integrar el Registro de
Proveedores en enero de cada año, sin perjuicio que efectúe otra invitación en
mes posterior, por los medios legalmente establecidos así como mediante la
página electrónica del Poder Judicial.
11.- Para cada nueva
solicitud de ingreso en el Registro de Proveedores, el Departamento de
Proveeduría deberá confeccionarle al proveedor el respectivo expediente
documental, verificar el cumplimiento de los requisitos, y en caso de existir
incumplimiento o defecto, concederá un plazo máximo de tres días hábiles para
que se subsane. Si la prevención no es atendida en tiempo y forma, la Solicitud
se tendrá por rechazada y se ordenará su archivo. Una vez verificado que en
principio el expediente cumple con este Reglamento, será enviado a estudio de
la Sección de Asesoría Legal; al finalizar todo el proceso, que demandará
máximo 30 días hábiles, el Departamento de Proveeduría, si procede, activará al
proveedor y además le consignará su capacidad para ser invitado en las
contrataciones que correspondan, asignándosele la característica siguiente: “Inscrito
en el Registro”, que en adelante se le llamará “inscrito”.
12.- Al proveedor aceptado
como activo e inscrito, el Departamento de Proveeduría le notificará la
aprobación de su Solicitud y la disponibilidad de entregar de manera personal y
privada a quien se haya designado, una clave de ingreso al Sistema Informático.
Responsabilidades de los
proveedores
13.- El Proveedor
activo e inscrito, con base en el Catálogo de Mercancías y Servicios del Poder
Judicial, por medio de la página electrónica del Poder Judicial, es responsable
de seleccionar aquellas mercancías, servicios o familias que está en
disposición de ofertar a la Institución. Como medio alternativo, el proveedor
podrá dirigirse al Departamento de Proveeduría del Poder Judicial y se le
facilitará un equipo con acceso al Sistema Informático para que seleccione
directamente los artículos a proveer relacionados con su giro comercial.
14.- Si el Proveedor
selecciona una familia, se entenderá que está en disposición de ofertar para
todos los artículos o servicios de la misma, por el contrario, si selecciona
determinado(s) artículo o servicio de la familia, se entenderá que solo ese
(os) podrá ofertar. El Departamento de Proveeduría del Poder Judicial podrá
desactivar uno o más artículos al proveedor, si no guardan relación con su giro
comercial, lo cual será notificado posteriormente.
15.- El proveedor que cuente
con una clave de acceso al Sistema, podrá a través del mismo, modificar su
información, la que en principio, será:
15.1 Actualizar las personas relacionadas donde
el tipo de puesto no requiera de documentación probatoria, sea modificando el
estado de una anterior o bien incluyendo una nueva.
15.2 Manifestar su deseo de no
estar “inscrito” mediante la desactivación del indicador o característica de
“Inscrito en el Registro”.
15.3 Modificar el monto máximo y
mínimo en las contrataciones a las quiere ser tomado en consideración.
15.4 Cambiar el nombre de
fantasía.
15.5 Desactivar, actualizar o
agregar un medio oficial de notificación, solo que tratándose de la inclusión
de correo electrónico, el mismo quedará sujeto a validación.
15.6 Asignarse artículos y
familias y cambiarse el estado de un artículo o familia a inactivo.
16.- Todo proveedor
está en la obligación de verificar regularmente la condición en la que se
encuentra su inscripción en el Registro de Proveedores; sin perjuicio de las
notificaciones que deba efectuar el Departamento de Proveeduría en aquellos
casos en los que legalmente corresponda.
17.- Si el proveedor, al
vencimiento de su inscripción en el Registro de Proveedores, no manifiesta por
escrito el deseo de mantener su inscripción en el mismo, se le cambiará su
estado a inactivo. El Proveedor inactivo mantiene la capacidad de solicitar por
escrito, en cualquier momento, la renovación de su inscripción, indicando si la
información aportada en última ocasión se mantiene vigente, o en caso
contrario, aportándola en forma actualizada.
18.- El proveedor,
independientemente de su estado, que cuente con un usuario activo con acceso al
Sistema Informático deberá modificar en el mismo su domicilio, medio o sitio de
notificación oficial, números telefónicos, personas relacionadas con el
proveedor y sus facultades salvo aquellas en que se amerite de certificación o
prueba documental la que se deberá remitir al Departamento de Proveeduría para
validarla y accionar el cambio, si correspondiere. Si no lo hace mediante el
Sistema, deberá notificarlo directamente al Departamento de Proveeduría,
acompañando la documentación respectiva.
Rotación de los
proveedores
19.- La rotación o rol
de proveedores, será utilizada por el Poder Judicial para seleccionar los
proveedores a invitar en los procedimientos de contratación que correspondan,
incluyendo las contrataciones directas por escasa cuantía no referidas a Caja
Chica o a otras excepciones.
20.- Los proveedores a
integrar el rol se obtienen del Registro de Proveedores y deben estar en una
condición activa y con la característica de “Inscritos”. El número de
proveedores a seleccionar dependerá de las cantidades máxima y mínima
establecidas para cada tipo de contratación, de acuerdo con la norma legal y en
concordancia con las disposiciones administrativas internas. En el caso de las
contrataciones directas por escasa cuantía serán seleccionados tres proveedores
mediante rol y ordinariamente dos adicionales podrán ser incluidos tomando como
referencia su participación en procedimientos de contratación anteriores de
bienes y servicios similares.
21.- El rol de proveedores se
rige por lo dispuesto en el numeral 121 del Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa. En una contratación administrativa donde aplique el rol, el
Poder Judicial podrá escoger entre la selección de proveedores por artículo(s),
en cuyo caso se considerarán todos los proveedores que tengan asignado al menos
uno de los artículos de la contratación y/o tengan asignada la familia a la que
pertenece el o los artículos de la contratación, o la selección por familia,
para lo cual se obtendrán todos los proveedores que tengan asignada la(s)
familia(s) a la que pertenecen los artículos de la contratación o bien las
familias seleccionadas por el usuario (en caso que no se especifiquen
artículos).
22.- La lista de “Proveedores
Seleccionados” se obtendrá de la siguiente manera:
22.1 Proveedor 1: Se obtiene el primer proveedor
de la lista de todos los proveedores que son PYMES, ordenada por los siguientes
criterios:
- Fecha de la última invitación en orden
ascendente.
- Fecha de inscripción en orden
ascendente.
22.2. Si no hay proveedor PYME que cumpla con las
características no se incluye.
22.3 Proveedor 2 hasta Proveedor
“n”: se seleccionan los primeros proveedores de la lista ordenada por los
siguientes criterios:
22.3.1 Fecha de última invitación en orden
ascendente.
22.3.2 Fecha de
inscripción en orden ascendente.
23.- Después de
generado el rol, se desplegará la lista de los artículos o familias para los
cuales no hay proveedor seleccionado.
24.- El Poder Judicial podrá
adicionar proveedores del mismo Registro o bien de otras fuentes, cuando se
desea obtener mayor participación para una determinada contratación, siempre y
cuando, el proveedor no esté inhabilitado.
Ingreso y consulta al
Sistema Informático
25.- Para actualizar
sus datos y acceder a otras funcionalidades del Sistema Informático, el
proveedor debe ingresar con su usuario al mismo por medio de la página
electrónica del Poder Judicial en Internet, sea www.poder-judicial.go.cr. Toda acción en el Sistema Informático
tendrá un registro en la bitácora de seguridad.
26.- La clave de acceso al
Sistema se le entregará al Proveedor en el Departamento de Proveeduría del
Poder Judicial, impresa en papel con la debida seguridad para mantenerla en
secreto. La primera clave será generada por el Sistema; pero el proveedor podrá
ingresar y crear una nueva clave con los estándares predefinidos y divulgados
en el Sistema Informático.
27.- El proveedor que ha
recibido una clave de acceso al Sistema Informático, es responsable de su uso.
28.- El proveedor podrá
solicitar al Departamento de Proveeduría la inhabilitación o bloqueo del
usuario; o si olvidó su clave, la emisión de una nueva.
29.- Sin necesidad de clave
de acceso al Sistema, cualquier usuario podrá consultar la información
disponible en el Registro de Proveedores.
Plazo de vigencia del
Registro,
notificaciones o comunicados
30.- La inscripción de
un proveedor en el Registro, tendrá validez por 24 meses, según lo define el
artículo 122 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
31.- Con al menos un mes de
anticipación, el Poder Judicial prevendrá al proveedor, por el medio oficial de
notificación, que su inscripción está por vencer. Si el proveedor tiene una
sanción cuya consecuencia sea su inhabilitación para contratar con el Poder
Judicial y expresa su voluntad de continuar inscrito, su activación quedará
subordinada al vencimiento de la sanción anterior.
32.- La notificación
electrónica al proveedor que ha fijado ese medio, se efectuará según las
disposiciones de la Ley de Notificaciones, Citaciones y Otras Comunicaciones
Judiciales. También el Departamento de Proveeduría podrá hacer comunicados por
el medio electrónico fijado, los cuales no requieren confirmación de recibo y
se utilizarán para enviar información de menor relevancia.
33.- El proveedor podrá
señalar un correo electrónico o un fax como medio electrónico oficial para ser
notificado, si indicó un correo electrónico, podrá además fijar un número de
fax como medio alterno de notificaciones y viceversa. Si el proveedor ingresa
varios números de fax o correos electrónicos, deberá informar además, para el
medio alterno, la prioridad del mismo, lo cual implica que solo el de mayor
prioridad será utilizado para notificar.
Exclusión del proveedor
34.- Un proveedor
activo e inscrito puede ser declarado inactivo de acuerdo con las causales que
expresamente indica la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento y el
presente Reglamento. En razón de las afectaciones en el histórico del Sistema
Informático, un proveedor inscrito que amerite ser excluido del Registro, se
pondrá en estado inactivo, salvo los que no finiquitaron la Solicitud de
Inscripción y no tuvieren sanciones de ningún tipo, los cuales sí podrán
excluirse.
Inclusión de sanciones del
proveedor
35.- En el Registro de
Proveedores, el Poder Judicial ingresará las sanciones impuestas a los
proveedores y las que establezca la Contraloría General de la República. Para
el ingreso de una sanción, el proveedor no tiene necesariamente que estar en un
estado activo, ni haber hecho la solicitud de inscripción.
36.- Al finalizar el plazo de
una sanción de inhabilitación impuesta a un proveedor, si este ha manifestado
por escrito su deseo de permanecer inscrito en el Registro, antes de asignarle
el estado activo, se verificará si tiene otras sanciones vigentes o bien si la
información que amerita de documento probatorio no esté vencida, finalmente, si
procede, se pasará a estado activo.
Régimen recursivo
37.- Contra los actos
emanados por el Departamento de Proveeduría en aplicación de las disposiciones
de este Reglamento, caben los recursos de revocatoria y apelación.
37.1. El recurso de revocatoria deberá interponerse
ante el Departamento de Proveeduría; y el de apelación, ante la Dirección
Ejecutiva, dentro del término de tres días hábiles contados a partir del día
hábil siguiente de la notificación del acto.
37.2. Tanto el recurso de
revocatoria como el de apelación, deberán resolverse dentro de los ocho días
hábiles posteriores a su presentación.
Disposiciones finales
38.- Este Reglamento
deroga el Reglamento para la Inscripción en el Registro de Proveedores del
Poder Judicial, publicado en La Gaceta Nº 193, del 9 de octubre de 1996.
Disposiciones transitorias
Transitorio I: El
Departamento de Proveeduría del Poder Judicial dispondrá hasta un máximo de 120
días naturales para proceder en los términos que indica el artículo 11 de este
Reglamento, en cuanto a las Solicitudes de Inscripción que se reciban a la
entrada en vigencia de este Reglamento.
Transitorio II: Hasta que el
Departamento de Proveeduría no cuente con el Sistema Informático, a que se hace
referencia en este Reglamento, operando satisfactoriamente y de conformidad con
lo indicado en los transitorios III y V del Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa, publicado en La Gaceta Nº 210 de 2 de noviembre del
2006, las invitaciones a participar en las contrataciones de la Institución se
harán con base en los proveedores inscritos en el registro conformado al amparo
del Reglamento del Registro de Proveedores del Poder Judicial que se deja sin
efecto; por lo que no será posible llevar el rol de proveedores ni el registro
de la no presentación de ofertas.
Transitorio III: Los
proveedores que estén inscritos y activos a la entrada en vigencia de este
Reglamento, permanecerán en la base de datos existente; no obstante, deberán
complementar su información de acuerdo con los nuevos requisitos, en el término
que se indique en la publicación referida en el artículo 10 de este Reglamento,
caso contrario, se declararán inactivos. La vigencia de esa inscripción estará
supeditada además a la vigencia de los documentos que así lo tengan definido.”
San José, 7 de diciembre
del 2007.—Lic. Silvia Navarro Romanini, Secretaria
General de la Corte.—1 vez.—(113630).