ALCANCE Nº 8
INSTITUTO COSTARRICENSE DE
ELECTRICIDAD
INSTITUCIONES
DESCENTRALIZADAS
INSTITUTO NACIONAL DE FOMENTO
COOPERATIVO
COMISIÓN NACIONAL DE
PRÉSTAMOS PARA LA EDUCACIÓN
INSTITUTO NACIONAL DE
ESTADÍSTICA Y CENSOS
JUNTA DE PROTECCIÓN SOCIAL DE
SAN JOSE
JUNTA DE PROTECCIÓN SOCIAL DE
CARTAGO
BANCO CRÉDITO AGRÍCOLA DE
CARTAGO
CONSEJO DIRECTIVO
Sesión 5813 del 13 de
noviembre de 2007
Artículo
8º—Actualización Reglamento para la operación de fondos de trabajo.
POR TANTO, POR UNANIMIDAD SE
ACUERDA:
1) Aprobar las modificaciones al Reglamento para
0 INTRODUCCIÓN
Los fondos de trabajo
se han constituido en la herramienta básica para cubrir gastos de hospedaje,
alimentación, transporte y otros gastos que por la naturaleza de las
actividades de algunos funcionarios, requieren desplazarse a otros centros de
trabajo ubicados en una zona geográfica distinta a la de ellos, para cumplir
con diversas obligaciones laborales, así como la adquisición de aquellos bienes
y servicios de escasa cuantía, necesarios para la buena marcha de las
dependencias donde estos operan y la satisfacción de los clientes internos y
externos.
Dada la importancia para la
institución de establecer la normativa interna y externa que regule la
administración, uso y control de los fondos de trabajo,
Como resultado de este
esfuerzo, se generó el presente Reglamento para
1 PROPÓSITO
Implantar las mejores normas,
prácticas y procedimientos para la sana y adecuada administración de los
recursos económicos públicos, destinados a la adquisición de bienes y servicios
por fondos de trabajo, las cuales además de ofrecer agilidad, oportunidad y
seguridad, cumplen con el marco normativo institucional y la legislación
estatal.
2 ALCANCE
Ese reglamento aplica a
todos los funcionarios de la institución, ya que de una u otra manera,
regularmente o en forma esporádica participan del proceso que conlleva este
medio de pago.
3 DOCUMENTOS
APLICABLES
|
CÓDIGO |
TÍTULO DEL DOCUMENTO |
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|
Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para
funcionarios públicos de |
4 DEFINICIONES, TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
Se detallan en el
Capítulo I del Reglamento para
1. REGLAMENTO PARA
GENERALIDADES
CAPÍTULO I
Definición de términos
Artículo 1º—Con el
propósito de uniformar los términos utilizados en este Reglamento, a continuación
se establecen las siguientes definiciones:
Arqueo: Es la verificación que realizan
tanto el encargado del fondo de trabajo que opera bajo la modalidad de cuenta
corriente, como funcionarios ajenos a la operación del mismo (coordinadores,
unidades de control interno, Auditoría), respecto a la idoneidad de la
documentación en trámite, manejo del efectivo y cuenta corriente en el Fondo de
Trabajo, en un momento determinado, para verificar la integridad y exactitud
del mismo.
Autorizador de gastos: Es el
funcionario responsable de aprobar gastos por concepto de bienes y servicios de
acuerdo a los topes establecidos en los artículos 35 y 36 de este Reglamento.
Autorizador de la creación o
modificación de tarjetas: es el funcionario que autoriza el “Formulario
Múltiple para solicitud y mantenimiento de las tarjetas de compras
institucionales”.
Autorizador de registros
fondos de trabajo: Es el funcionario que autoriza los registros donde se
indican los funcionarios responsables de las siguientes actividades:
· Administrar el Fondo de
trabajo (encargado y suplente)
· Autorizar la creación y
modificación de tarjetas
· Autorizar gastos
· Autorizar liquidaciones
· Realizar consultas y
seguimiento de las tarjetas de compras institucionales
Estos funcionarios
son: Presidente Ejecutivo, Gerente General, Subgerentes, Directores, Secretario
del Consejo Directivo, Auditor General.
BCR: Banco de Costa Rica.
Comprobante retención del 2%
de Impuesto sobre
Comprobante de gastos
(Fórmula F-10-0029): Se utiliza para respaldar gastos excepcionales en los
cuales no es posible la obtención de una factura y débitos por servicios
recibidos por el Sistema Bancario Nacional.
Conciliación fondos de
trabajo.
· Modalidad cuenta corriente:
Verificación de los registros de la cuenta corriente: cheques, depósitos, notas
de crédito, notas de débito; contra los registros del Banco, suministrados
mediante estado de cuenta.
· Modalidad tarjeta de compras
institucional: Verificación de los documentos que genera el banco: vouchers, devoluciones y anticipos ingresados al Sistema de
Fondos de Trabajo; contra las transacciones del Banco de Costa Rica, que diariamente
el Proceso Gestión de Liquidez traslada a dicho sistema.
Cuenta Corriente: Cuenta de depósitos a
la vista que exige la utilización de cheques u otro documento como medio para
retirar fondos. Se oficializa por medio de un contrato que firma
Desglose de gastos:
Formulario donde se desglosan los gastos por pago directo con tarjeta o por
medio de avances de efectivo, que realiza cada tarjeta habiente.
Detalle de Gastos por
Alimentación y Hospedaje (Fórmula F-10-0005): Es el comprobante que respalda
los gastos por alimentación y hospedaje de las giras realizadas.
Detalle de órdenes de
trabajo: Documento utilizado por el Área Gestión Servicios de Transporte de
Diferencias: Son los montos
en colones sobrantes o faltantes, determinados en un arqueo o conciliación
bancaria.
Director: Director de
División, Jefe Dirección Técnica, Director de UEN, Director Administrativo,
Jefe Dirección.
Director de Proyecto: Se
refiere al funcionario responsable de la dirección de un proyecto
institucional.
Ejecutivo de Fondos de
Trabajo en Gestión de Liquidez: Funcionario encargado de coordinar, asesorar,
orientar y capacitar a los encargados de fondos, subfondos
y suplentes, en todo lo relacionado con el quehacer diario de fondos de
trabajo.
Encargado Fondo de Trabajo:
Es el funcionario responsable de administrar los valores asignados al fondo de
trabajo, de realizar todos los trámites que éste genera y hacer cumplir lo que
se estipula en este Reglamento.
Encargado de Subfondo de Trabajo: Es el funcionario responsable de
administrar los valores asignados al subfondo de
trabajo, de realizar todos los trámites que éste genera y hacer cumplir lo que
estipula este Reglamento en esta materia.
Estado de cuenta: Informe
generado por el banco, de las transacciones realizadas con tarjeta de compras institucional
o cuenta corriente, en un determinado período.
Factura: Documento que
respalda la adquisición de un bien o servicio. Este documento, debe cumplir con
lo estipulado en el artículo 18 del “Reglamento de
Fondo de Trabajo: Mecanismo
de pago que utilizan los diferentes centros de trabajo para la adquisición de
bienes y servicios.
Formulario múltiple para
solicitud y mantenimiento de
Formulario para
modificaciones: Es el formulario donde se establecen los cambios requeridos en
las características de cada tarjeta habiente y/o en sus parámetros de consumo.
Fraccionamiento o
Fragmentación Ilícita: “Es la fragmentación de la adquisición de bienes y
servicios o de contratación de obras, con el propósito específico de evadir el
procedimiento concursal que correspondería seguir de
acuerdo con una estimación adecuada del negocio, para atender una necesidad
prevista y dotada de respaldo presupuestario, acudiendo a procedimientos menos
gravosos y con menor observancia de los principios procedimentales
en contratación administrativa como son el de publicidad, libre participación e
igualdad de trato”.
Liquidación de gastos:
Corresponde al grupo de documentos que el fondo de trabajo remite a
Nota crédito: Es el documento
que respalda los depósitos de dinero realizados por Gestión de Liquidez en la
cuenta corriente del fondo de trabajo, producto del reintegro de las
liquidaciones. Estos depósitos afectan positivamente el monto disponible.
Nota débito: Es el documento
que respalda las disminuciones del monto disponible de la cuenta corriente, que
realiza la entidad bancaria, por el uso de sistemas de consultas electrónicas y
confección de chequeras.
Parámetros de consumo:
Clasificaciones de comercios y montos de gastos asignados a un
tarjeta habiente.
Registro Administración Fondo
de Trabajo: Formulario donde se registran los funcionarios responsables de
administrar el fondo de trabajo -Encargado y Suplente- y autorizar
liquidaciones.
Registro Autorizaciones
Módulos de Consulta y Modificaciones Banco de Costa Rica: Documento que se
utiliza para registrar ante el Banco, los funcionarios autorizados a solicitar
y aprobar modificaciones en las características y/o parámetros de consumo de
cada tarjeta habiente, así como para accesar al sistema de consulta Web del
BCR. (BCRCompras y BCRReportes)
Registro Autorizadores de
Gastos: Formulario donde se registran los funcionarios responsables de
autorizar gastos por la adquisición de bienes y servicios.
Reglamento de gastos de viaje
y transporte para funcionarios públicos: Es el Reglamento emitido por
Sistema de Fondos de Trabajo:
Herramienta informática que le permite a los usuarios realizar las actividades
de administración y control de los fondos de trabajo.
Solicitud Fondo de Trabajo o subfondo de trabajo (Fórmula F-10-0052): Es el documento
utilizado para la creación, aumento o disminución de un fondo de trabajo o subfondo de trabajo.
Solicitud de reintegro: Es la
solicitud del monto gastado, que realiza el Fondo de Trabajo a Gestión de
Liquidez, vía Sistema de Fondos de Trabajo.
Subfondo de trabajo: Mecanismo de pago que se utiliza para
cubrir gastos de dependencias, que por su ubicación y la naturaleza de sus
actividades, no pueden hacer uso directo del fondo a que pertenecen. Los subfondos son tramitados únicamente como casos de
excepción.
Suplente del encargado del
fondo de trabajo: Funcionario que asume la administración del fondo de trabajo
en ausencia del encargado.
Suplente del encargado del subfondo de trabajo: funcionario que asume la
administración del subfondo de trabajo en ausencia
del encargado.
Tarjeta habiente: Funcionario
de
Unidad de Control:
Funcionarios nombrados por el Director, para realizar las labores de control
interno.
Vale por entrega de dinero (Fórmula
F-10-0056): Se utiliza para formalizar la entrega de adelantos de dinero con un
fin y período específico.
Vale por Préstamo de Activos
y Herramientas (Fórmula F-10-0003): Documento utilizado para asignar y
respaldar la responsabilidad de uso y custodia de los diferentes activos o
herramientas a cargo de cada funcionario.
CAPÍTULO II
Disposiciones generales
Artículo 2º—El Fondo de
Trabajo es un mecanismo de pago regulado mediante el presente Reglamento, que
utilizan los diferentes centros de trabajo para cubrir gastos por concepto de
hospedaje, alimentación, transporte y otros gastos menores de los funcionarios
que requieren desplazarse para la atención de diversas obligaciones laborales.
Asimismo, el pago de compras de materiales, equipo, herramientas y servicios
indispensables para la buena marcha de las dependencias, cuya ejecución es de
carácter excepcional, siempre que el monto del pago no exceda del límite para
gastos que se establece en el artículo 33 del presente Reglamento. Caso
contrario, la compra deberá tramitarse mediante
Artículo 3º—Para protección
de la institución y de los administradores de los fondos de trabajo, es indispensable
normar la adquisición de bienes y servicios por medio de estos fondos, de tal
manera que la gestión sea expedita dentro de un marco normativo afín con las
regulaciones institucionales y estatales, según lo establecido en el Reglamento
a
Para tales efectos, este
medio de pago debe cumplir con el procedimiento de contratación administrativa
que se regula mediante el presente Reglamento.
Artículo 4º—La operación de
un fondo o subfondo de trabajo, debe estar bajo la
responsabilidad directa del funcionario designado como encargado titular o del
suplente en su ausencia. Estos funcionarios no deben estar facultados para
aprobar gastos, solicitudes de liquidación ni tener responsabilidad en la
coordinación de presupuesto de la dependencia a la que está asignada el fondo.
Las características que deben
reunir los encargados y suplentes de fondos y subfondos,
son las siguientes:
a) Empleado permanente de
b) Solvencia moral.
c) Responsable.
d) Ordenado.
e) Con iniciativa.
f) Dinámica.
g) Buenas relaciones humanas.
h) No deben tener embargos judiciales sobre su
salario.
i) Conocimientos sobre administración de
valores.
j) Conocimiento sobre la estructura contable y
presupuestaria.
k) Conocimiento en contratación administrativa.
l) Conocimiento sobre aplicación de impuestos
(renta, ventas, servicios).
m) Conocimiento de documentos legales (facturas).
n) Conocimiento de paquetes computacionales
afines.
o) Conocimiento general de todas aquellas
disposiciones que regulan la materia de fondos de trabajo.
Artículo 5º—Existen dos
modalidades de fondos de trabajo:
a) Cuenta corriente:
Aquellos fondos que realizan sus
transacciones mediante el uso de efectivo y cheque, respaldados en una cuenta
corriente institucional. Esta modalidad se utiliza transitoriamente hasta tanto
no estén todos los fondos de trabajo operando bajo la modalidad de tarjetas de
compras institucional y no se crean nuevos fondos con cuenta corriente, a
excepción de aquellos casos aprobados por
b) Tarjeta de compras institucional:
Aquellos fondos que realizan sus transacciones
mediante el uso de la tarjeta de compras institucional.
En ambas
modalidades de fondos de trabajo, el pago de las compras efectuadas, también
puede realizarse mediante transferencia electrónica de fondos, en la cuenta
bancaria que el proveedor indique. Para estos efectos, se debe coordinar con el
Proceso Gestión de Liquidez de
CAPÍTULO III
Responsabilidades en la
administración de un fondo de trabajo
Artículo
6º—Responsabilidades de los Directores y asistentes ejecutivos de la
administración superior con fondos de trabajo a su cargo.
a) Conocer, cumplir y hacer cumplir lo que
establece este Reglamento y demás regulaciones conexas.
b) Solicitar previo análisis de necesidades a
c) Crear
d) Ejecutar o solicitar la aplicación de las
sanciones que corresponda, cuando por incumplimiento de este Reglamento, mal
uso de los recursos, negligencia en la operación del fondo, entre otros, se
pone en riesgo los recursos públicos.
e) Autorizar a los funcionarios que corresponda
para: la operación de un fondo de trabajo (encargado y suplente), aprobar
compras y vales, girar en cuentas corrientes, aprobar liquidaciones, autorizar
la creación o modificación de tarjetas de compras institucional, realizar
arqueos y conciliaciones bancarias mensualmente.
f) Mantener informados a los encargados de los
fondos, sobre cualquier cambio que se genere.
g) La responsabilidad incluida en el inciso d) se
traslada al Presidente Ejecutivo, Gerente General y Subgerentes, cuando el
fondo de trabajo se encuentre adscrito directamente a esas dependencias, bajo
la responsabilidad del asistente ejecutivo.
Artículo
7º—Responsabilidades del encargado del fondo y subfondo
de trabajo: titular y suplente.
a) Conocer y cumplir lo que establece este
Reglamento, para operar en forma correcta el fondo de trabajo.
b) Gestionar ante el Director, la capacitación
necesaria para la operación del Sistema de Fondos de Trabajo, la administración
del fondo o subfondo en general y la actualización
constante en cuanto a las normas y procedimientos que rigen para este medio de
pago.
c) Llevar un estricto control sobre las fechas de
vencimiento de los vales. En este sentido, debe incluir en el Sistema de Fondos
de Trabajo, los vales y velar porque éstos sean liquidados en la fecha indicada
en el documento. En caso contrario informar a los superiores el incumplimiento
para que exijan la debida justificación y su inmediata liquidación.
d) En ningún caso debe tramitar un nuevo vale a
un funcionario sin que se haya liquidado el anterior.
e) Corresponde al encargado del fondo, controlar
el flujo de pagos diarios, para evitar sobrepasar el monto disponible en la
cuenta.
f) Denunciar por escrito cualquier situación
anormal que se presente en el trámite de documentos en el fondo de trabajo.
g) Mantener actualizados los registros de
autorizaciones fondos de trabajo.
h) No permitir fraccionamientos o fragmentación
ilícita en la adquisición de bienes y servicios.
· De detectarse esta anomalía, no tramitar la factura e
informar inmediatamente y por escrito al Coordinador del área donde opera el
fondo de trabajo, con copia al Director.
· En caso de duda, la documentación debe ser devuelta al
comprador, con la finalidad de solicitar el criterio legal, a
i) Verificar que las facturas y otros documentos
que respaldan los pagos de los bienes y servicios, adquiridos mediante fondo o subfondo de trabajo, cumplan con los requisitos
establecidos en los artículos 29 y 37 de este Reglamento.
j) Verificar que las compras sean aprobadas por
los funcionarios autorizados, según los topes establecidos en el artículo 35 y
36 de este Reglamento.
k) Estampar el
siguiente sello en cada factura, comprobante de gastos u otro documento que
respalde la adquisición de un bien o servicio, así como en los vales liquidados,
después de ingresar sus datos en el sistema de fondos de trabajo
|
ICE CANCELADO FONDO DE TRABAJO Nº _________________ FECHA DE CANCELACIÓN:
_______________ MEDIO DE PAGO EFECTIVO: £
CHEQUE Nº ________ TARJETA: £ |
l)
No cancelar facturas u otros documentos presentados por personas ajenas
a
m) Corresponde al encargado del fondo presentar al
Coordinador del área responsable del fondo, con copia al Director un informe
mensual sobre los gastos realizados por la adquisición de bienes y servicios,
así como de los vales pendientes de liquidar.
n) Verificar el contenido presupuestario antes de
cancelar una factura u otro documento, para evitar sobrepasar el tope
presupuestario asignado al fondo de trabajo.
o) Corresponde al encargado del fondo, solicitar
al coordinador de presupuesto de su dependencia, las modificaciones
presupuestarias requeridas.
p) Verificar, al menos una vez al mes, la cuenta
corriente del fondo de trabajo a su cargo y mantener una estricta vigilancia
sobre el manejo de dicha cuenta.
q) Corresponde al encargado del fondo, asegurarse
de la disponibilidad de dinero en la cuenta corriente, previo
a la emisión de un cheque, para evitar posibles devoluciones por parte del
banco y las responsabilidades personales adicionales que esta situación
provoca.
r) Corresponde al encargado del fondo, realizar
la liquidación de gastos respectiva, adjuntando los reportes “Avance de
Efectivo Devueltos”, cuando corresponde, “Cuentas por Liquidación” y “Cuentas
por Reintegro Resumido”, este último debidamente firmado y trasladarla al
autorizador de liquidaciones, para su trámite.
s) Corresponde al encargado del fondo, realizar
la conciliación entre las transacciones del BCR cargadas por Gestión de
Liquidez en el Sistema de Fondos de Trabajo, contra los documentos digitados y
relacionados con dichas transacciones. (Esto para la modalidad de fondos que
operan con tarjetas de compras institucional)
Artículo
8º—Responsabilidades de los funcionarios que aprueban vales por entrega de
dinero.
a) Conocer y cumplir con lo que establece este
Reglamento.
b) Velar porque el monto solicitado esté acorde
con el gasto a realizar y el plazo de cancelación del mismo, cumpla con lo
establecido en el artículo 16 de este Reglamento.
c) Autorizar los vales que cumplan con los
requisitos que se establecen en este Reglamento.
d) Verificar que el solicitante del vale no esté
disfrutando o por disfrutar su período de vacaciones.
e) No autorizar vales por entrega de dinero a
funcionarios que no sean subalternos dentro de la escala jerárquica.
Artículo
9º—Responsabilidades de los funcionarios que realizan las compras.
a) Conocer y cumplir con lo que establece este
Reglamento.
b) Asegurarse de que el bien o servicio requerido
no pueda ser provisto por alguna dependencia institucional, por ejemplo:
Gestión Documentación e Información, Almacenes y otras.
c) Consultar al encargado del fondo de trabajo,
si se cuenta con el contenido presupuestario para realizar el gasto.
d) Velar porque todos los impuestos, en los casos
en que corresponde, estén bien calculados.
e) No sobrepasar los montos para compras
establecidos en este Reglamento.
f) Velar porque las facturas y otros documentos
que respaldan la adquisición de bienes y servicios, cuenten con los requisitos
establecidos en el artículo 29 y 37 de este Reglamento.
g) No realizar por ningún concepto el
fraccionamiento o fragmentación ilícita, en las compras de bienes y servicios.
h) Asegurarse de que el bien o servicio
adquirido, sea el recibido y facturado.
i) Estampar y
completar al dorso de cada factura el siguiente sello.
|
ICE FONDO DE TRABAJO Nº _______ FECHA: ______________ DEPENDENCIA:
_______________________ GASTO SOLICITADO POR: ________FIRMA:_______CÉDULA Nº______ GASTO REALIZADO POR: ________FIRMA:_______CÉDULA Nº______ CUENTA CONTABLE Nº ________ MONTO: ¢______________________ MONTO IMP. VENTA
sólo si aplica crédito fiscal: ¢____________________ MONTO IMP. RENTA:
¢_________________________________________ MONTO TOTAL EN LETRAS:______________ MONTO:
¢_______ |
|
DESCRIPCIÓN DEL
GASTO:______________________________________________________
FIRMA DE QUIEN APRUEBA EL GASTO:
____________________________ |
Artículo 10.—Responsabilidades de los funcionarios que autorizan
gastos.
a) Conocer y cumplir lo que establece este
Reglamento.
b) Asegurarse de que el bien o servicio requerido
no pueda ser provisto por alguna dependencia institucional.
c) Asegurarse de que el bien o servicio requerido
sea necesario dentro del proceso, así como que el costo del mismo esté dentro
del tope establecido.
d) Controlar que el bien o servicio cancelado, se
haya recibido en forma satisfactoria.
e) Verificar que en las facturas tramitadas no se
incurra en fraccionamiento o fragmentación ilícita.
· De detectarse esta anomalía, no aprueba el gasto e
informa inmediatamente y por escrito al Director.
· En caso de duda, la documentación debe ser devuelta al
comprador, con la finalidad de solicitar el criterio legal a
f) Verificar que las facturas u otros documentos
que respaldan la adquisición del bien o servicio, cumplan con todos los
requerimientos establecidos en los artículos 29 y 37 de este Reglamento.
g) Asegurarse de que los impuestos de ley estén
correctamente aplicados (Impuesto de Ventas, Renta y de Servicio)
h) Aprobar el gasto mediante la firma en el sello
”FONDO DE TRABAJO Nº …” (Artículo 9 inciso i)
i) Asegurarse de que todo documento que respalde
un gasto, contenga el monto en letras, en concordancia con el monto en números
del documento.
Artículo 11.—Responsabilidades de los funcionarios que giran contra la
cuenta corriente:
a) Conocer y cumplir con lo que establece este
Reglamento.
b) Asegurarse de que el cheque esté a nombre del
proveedor que brinda el bien o servicio, con excepción de los casos indicados
en los artículos 97 y 99 de este Reglamento.
c) Confirmar que el monto del cheque corresponda
al costo del bien o servicio adquirido, menos el monto del Impuesto sobre
Artículo 12.—Responsabilidades de los funcionarios que aprueban
liquidaciones.
a) Conocer y cumplir con lo que establece este
Reglamento.
b) Verificar que las facturas y los comprobantes
de gastos que respaldan la adquisición de un bien o servicio, cumplan con los
requisitos establecidos por ley. Así como que se hayan aplicado los impuestos
de renta, ventas o de servicio, cuando corresponden.
c) Verificar que el gasto haya sido aprobado por
el funcionario autorizado y se encuentre dentro del tope que corresponde.
d) Verificar que cada documento de cobro esté
contenido en el reporte “Cuentas por Liquidación” y asegurarse de que su monto
total, sea el mismo que resulte de la sumatoria de todos los documentos que
respaldan las compras realizadas.
e) Verificar que cada documento que respalda la
adquisición de un bien o servicio, contenga los sellos indicados en los
artículos No. 7 inciso k y No. 9 inciso i, como medida de control interno para
inutilizar el documento.
f) Velar porque no se estén cancelando
comprobantes de gastos y/o facturas comerciales amparando erogaciones que no
guarden relación con las actividades de las dependencias a las cuales sirve el
fondo de trabajo.
g) Aprobar vía Sistema Fondos de Trabajo, las
solicitudes de reintegro ante Gestión de Liquidez y firmar el reporte “Cuentas
por Reintegro Resumido”.
h) Aprobar vía Sistema Fondos de Trabajo, el
registro de las devoluciones de efectivo que correspondan al 100% del avance de
efectivo y firmar el reporte “Avances de Efectivo Devueltos”.
i) Entregar al encargado del fondo de trabajo en
un sobre sellado, los documentos que respaldan la liquidación de gastos y los
avances de efectivo devueltos, cuando correspondan, a saber.
· Original del reporte “Cuentas por Reintegro Resumido”,
facturas, comprobantes de gastos, listados y todo documento que respalde la
liquidación.
· Original del reporte “Avances de Efectivo Devueltos”: voucher de avance y devolución, estos documentos deben incluir
en la liquidación más próxima.
Artículo 13.—Responsabilidades de los funcionarios de
a) Conocer, cumplir, asesorar y hacer cumplir lo
que establece este Reglamento y demás normativa interna y externa, relativa a
Fondos de Trabajo.
b) Dar seguimiento a los informes que el
encargado de fondo entrega mensualmente, con el fin de mantener un mayor
control sobre los gastos por bienes o servicios adquiridos.
c) Realizar arqueos y estudios periódicos sin
previa comunicación, como mínimo seis veces al año y confirmar que se mantengan
actualizados los registros de las firmas autorizadas en cada fondo.
d) Verificar que se concilie al menos una vez al
mes la cuenta corriente del fondo de trabajo o el estado de cuenta de la
tarjeta de compra, según corresponda. Verificar los registros del encargado de
fondo de trabajo contra el estado de cuenta mensual que envía el Banco.
e) Informar al coordinador del área donde opera
el fondo de trabajo, con copia al Director, sobre lo ejecutado y sus resultados.
Artículo 14.—Responsabilidades de
a) Efectuar los estudios que considere
pertinentes sobre los fondos de trabajo, para lo cual debe determinar el
alcance, la periodicidad y el procedimiento que corresponda.
b) Velar por la operación normal del Sistema de
Fondos de Trabajo.
c) Analizar la rotación del flujo de efectivo en
cada cuenta corriente de fondos de trabajo, con el fin de solicitar al Director
las modificaciones correspondientes.
d) Registrar contablemente todos los movimientos
que se dan en fondos de trabajo.
e) Crear y actualizar las cuentas contables,
presupuestarias y de costos.
f) Capacitar y asesorar en materia de
administración de fondos de trabajo y operación del Sistema de Fondos de
Trabajo.
g) Preparar y presentar informes sobre el
movimiento de los fondos de trabajo, para la toma de decisiones de
h) Proponer normas, políticas y procedimientos,
que actualicen el reglamento de la administración de fondos de trabajo.
i) Definir el horario, para el trámite de
solicitud de reintegros.
CAPÍTULO IV
Vales por Entrega de
Dinero
Artículo 15.—Todo adelanto de dinero debe ser respaldado por la fórmula
F-10-0056 “Vale por Entrega de Dinero” (Ver Anexo 1)
Artículo 16.—Los
plazos para la liquidación de los vales y sus respectivos gastos son los
siguientes:
a) Los gastos por alimentación, hospedaje y
transporte (viáticos internos), deben ser cancelados dentro de los tres días
hábiles posteriores al regreso de la gira. Dicho plazo debe estar considerado
en la fecha de vencimiento establecida en el vale.
Este plazo se duplica para
aquellos documentos que se generan en las Áreas Regionales y que deben ser
aprobados por funcionarios ubicados en el Área Metropolitana.
b) La adquisición de bienes y servicios, debe ser
cancelada cinco días hábiles, después de la fecha de emisión del vale.
c) En el caso de que algún funcionario realice
gastos con su propio dinero, los plazos máximos para el cobro son los
estipulados en los incisos a y b de este mismo articulo.
d) En caso de vacaciones, la liquidación del vale
debe realizarse previo al inicio de las mismas.
Los vales y sus
respectivos documentos de gastos que por excepción, no cumplan con los plazos
establecidos en los incisos anteriores, deben contar con la debida
justificación escrita y aprobada por el superior jerárquico respectivo.
Artículo 17.—Todo
vale debe ser aprobado por uno de los funcionarios autorizados para este fin.
No se puede tramitar un nuevo vale, si no ha sido liquidado el último y bajo
ninguna circunstancia, se debe autorizar liquidaciones parciales en vales.
Artículo 18.—El
encargado del fondo debe mantener la información actualizada de los
funcionarios autorizados para aprobar gastos (utilizar el Formulario F-10-0044 AUTORIZACIÓN
DE FIRMA – (Ver Anexo 2) y asegurarse que los funcionarios que tramitan gastos
en su fondo de trabajo, pertenezcan a la dependencia donde se encuentra
adscrito dicho fondo, en caso contrario, verificar la existencia de la debida
justificación del Director o de los funcionarios que el designe por escrito.
Los Subgerentes y Directores,
por la naturaleza de sus cargos, están autorizados de oficio para aprobar
gastos en todos los fondos adscritos a su Subgerencia y/o Dirección, cuando las
circunstancias lo requieran.
Artículo 19.—El
trámite de adelanto de dinero se realiza en forma personal, contra la
presentación obligatoria del carné que lo identifica como funcionario ICE. En
ningún caso, se debe entregar dinero en vales que incluyan varios funcionarios,
excepto aquellos casos calificados debidamente justificados por escrito por el
superior jerárquico de la dependencia donde pertenecen los funcionario, para lo
cual el responsable del retiro del efectivo ante el fondo de trabajo, debe
respaldar la distribución del mismo, con el formulario F-10-0056 “Vale por
Entrega de Dinero”, (Ver Anexo 1) que debe ser firmado por el funcionario que
entrega y el que recibe el dinero, así como cumplir con lo que establecen los
artículos 20 y 21 de este Reglamento, para que tengan valor institucional.
Artículo 20.—En
todo vale sin excepción, debe detallarse el uso que se va a dar al dinero. En
este sentido, la información incluida en los documentos que respaldan los
gastos deben coincidir con lo descrito en el vale, de lo contrario debe mediar
una justificación del funcionario que aprobó el trámite.
Artículo 21.—Siempre
debe existir correspondencia entre el monto adelantado y el lugar donde se
efectúa el trabajo, el período de la gira autorizada y el costo del bien o servicio
por adquirir. Esto de acuerdo con lo establecido en el artículo Nº 8 del
“Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos”,
emitido por
Artículo 22.—El
funcionario que aprueba vales y gastos, no puede ejercer esta autoridad sobre
personas que no pertenezcan a su dependencia. Si no se encuentran los
funcionarios autorizados para aprobar este trámite, se debe recurrir al
superior jerárquico autorizado.
Artículo 23.—Queda
bajo la responsabilidad del Director, facultar a funcionarios para que aprueben
vales y gastos a trabajadores que no estén nombrados en forma permanente.
Artículo 24.—El
encargado del fondo de trabajo, debe revisar semanalmente las fechas de
vencimiento de los vales emitidos y gestionar con los responsables de cada uno
de ellos su oportuna cancelación.
Artículo 25.—El funcionario
que no cumpla con los plazos establecidos en el artículo 16 de este Reglamento,
no puede solicitar un nuevo vale, a no ser que el Director, rinda por escrito
la autorización que corresponde.
Artículo 26.—Si el
responsable del vale no presenta los comprobantes de los gastos realizados, en
la fecha que corresponde para su cancelación, el encargado del fondo debe
reportarlo por escrito al Coordinador del Área responsable del fondo, con copia
a
Artículo 27.—El Coordinador
del Área, responsable del fondo de trabajo debe gestionar ante el funcionario que
aprobó el vale, la cancelación del mismo en un plazo no mayor a 24 horas, en
caso contrario, debe presentar la justificación que corresponda dentro de este
mismo lapso.
CAPÍTULO V
Disposiciones en materia
de adquisiciones de bienes y servicios
Artículo 28.—Los
dineros que se destinan para la adquisición de bienes y servicios mediante
fondos de trabajo, son recursos públicos bajo la responsabilidad del encargado
del fondo y la supervisión estricta del coordinador de la dependencia donde
opera este medio de pago. Por tanto, el fondo de trabajo es de uso exclusivo
para los fines que fue creado. Cualquier uso indebido que se dé a dichos fondos
se sanciona de acuerdo con lo que establece la legislación vigente.
Artículo 29.—Toda
la documentación que se presente a un fondo de trabajo, para su respectivo
pago, debe presentarse en: original, sin borrones, sin tachaduras, ni sellos en
lugar de firmas que hagan dudar de su legitimidad. Además, debe contener el
monto en letras, la firma del funcionario que realizó el gasto y la aprobación
del autorizado ante el fondo para este fin. En el caso de las facturas
comerciales deben emitirse a nombre del ICE, contar con los requisitos
establecidos en el artículo Nº 18 del Reglamento de
En los casos en que la
factura o tiquete de caja, sea emitido en sistemas computarizados o cajas
registradoras, debe contar con los requisitos indicados en
Artículo 30.—No
se deben tramitar facturas a crédito en fondos de trabajo o cuando las mismas
están amparadas a una orden de compra o de servicios, emitida por
Artículo 31.—Bajo
ninguna circunstancia se debe fraccionar el costo del bien o servicio. En este
sentido la factura que se presente para su cancelación, debe contener el costo
real del bien o servicio adquirido y se debe acatar lo que establece
Artículo Nº 37:
“Prohibición de Fragmentar.
“Artículo Nº 13:
Fragmentación.
La
fragmentación se reputa ilícita cuando, contándose en un mismo momento dentro
del presupuesto ordinario con los recursos necesarios y habiéndose planificado
las necesidades administrativas concretas, se realiza más de una contratación
para el mismo objeto, con los efectos de evadir un procedimiento más complejo.
Las
adquisiciones deberán agruparse por líneas de artículos dependientes entre sí.
No se
considerará fragmentación:
a) La adquisición de
bienes y servicios que sean para uso o consumo urgente, siempre que existan
razones fundadas para admitir que no hubo imprevisión por parte de
b) La
adquisición de bienes y servicios distintos entre sí a pesar de que estos estén
incluidos dentro del mismo gasto-objeto.
c) La
promoción de procedimientos independientes para el desarrollo de un determinado
proyecto, siempre y cuando exista una justificación técnica que acredite la integralidad de éste.
d) Los
casos en que a pesar de que se conoce la necesidad integral, se promueven varios
concursos para el mismo objeto, originado en la falta de disponibilidad
presupuestaria al momento en que se emitió la decisión inicial en cada uno de
los procedimientos.
e) La
adquisición de bienes y servicios para atender programas; proyectos o servicios
regionalizados o especiales. Quedan excluidos de la aplicación de este inciso
los productos de uso común y continuo.”
La dependencia
responsable de atender consultas relacionadas con este tema es
Los funcionarios autorizados
a realizar compras y aprobar gastos que contravengan esta directriz asumen la
responsabilidad que corresponde y es obligación del encargado del fondo,
comunicar por escrito a su superior inmediato, las situaciones que no cumplan
con esta disposición, de lo contrario son corresponsales de la misma.
Artículo 32.—Todo Centro de
Trabajo donde se ejecuten gastos por medio de fondo de trabajo, debe llevar un
control de los mismos para evaluar sistemáticamente el comportamiento de las
adquisiciones y pagos por servicios en sus áreas y tomar las medidas
preventivas o correctivas que correspondan, así como brindar la información
periódica que requiera el ente superior correspondiente.
Artículo 33.—No
se cancelan facturas mediante fondo de trabajo cuyo monto sea superior a un
millón de colones (¢ 1.000.000,00).
Ante un
caso excepcional que se constituya en una situación de emergencia, caso
fortuito o fuerza mayor, el Presidente Ejecutivo, Gerente General y Subgerentes,
según corresponda, están facultados para realizar excepciones al límite de
gasto establecido en este Reglamento, hasta 5 millones de colones. Para esos
efectos, se debe proceder de la siguiente manera:
a) La dependencia debe solicitar por escrito y
con el aval del Director, la autorización correspondiente a
b)
c) Los pagos se realizan, mediante transferencia
electrónica en la cuenta bancaria que suministre el proveedor, para lo cual se
debe confeccionar la orden de pago y coordinar el trámite de la misma con el
Proceso Gestión de Liquidez de
En
caso de que el bien o servicio pueda ser provisto por alguna dependencia del
ICE, debe agotarse primeramente esa posibilidad con criterio de oportunidad y
eficiencia de tal manera que se garantice el cumplimiento de los objetivos de
la compra o adquisición del bien o servicio.
Artículo
34.—Para liquidar
la adquisición de activos o herramientas, debe adjuntarse a la factura copia
del respectivo vale (Ver Anexo 4) con el sello de la dependencia que custodia
el original de este documento.
Artículo 35.—Únicamente pueden aprobar gastos por concepto de adquisición
de bienes o pago de servicios los funcionarios autorizados en la siguiente
tabla y sólo en los fondos de trabajo adscritos a su dependencia. En este
sentido, cada encargado de fondo o subfondo de
trabajo debe velar por el cumplimiento de esta disposición y de ninguna manera
cancelar facturas que no hayan sido aprobadas por un funcionario autorizado.
Para este fin, los fondos de trabajo deben remitir a Gestión de Liquidez, el
Formulario “Registro Autorizadores de Gastos” (Ver Anexo 5).
|
Costo de bienes y servicios |
Autoriza (Rango mínimo) |
Cotización |
Requisitos |
Archivo en Centro de Trabajo |
|
Hasta ¢500.000,00 |
Los funcionarios autorizados hasta el tope de un millón, serán los que definan los autorizados en este tope, mediante el formulario “Registro Autorizadores de Gastos “ |
Telefónica de ¢20.000.00 hasta ¢150.000,00 Escrita para mayores de ¢150.000,00 |
Factura original, indicando al dorso, al menos dos
proveedores adicionales consultados y los precios ofrecidos. Factura original y tres cotizaciones formales, una de las cuales deberá contar con la firma del autorizante como muestra de que fueron sometidas a aprobación previa antes de adjudicar. |
Notas, cotizaciones y copia de la factura final, hasta por tres años. |
|
Hasta ¢1.000.000,00 |
Presidente Ejecutivo, Gerente General, Subgerentes, Secretario del Consejo Directivo, Tesorero, Auditor General, Subauditores, Director, Director de Proyecto, Jefatura Nivel 1 y Asistente Ejecutivo de Administración Superior. |
Escrita |
Factura original y tres cotizaciones, una de las cuales debe contar con la firma del autorizante como muestra de que fueron sometidas a aprobación previa antes de adjudicar. |
Notas, cotizaciones y copia de la factura final, hasta por tres años. |
|
Hasta ¢5.000.000,00 |
Presidente Ejecutivo, Gerente General, Subgerentes. |
|
Para casos de excepción se puede contratar directamente con un proveedor, justificando razonadamente la necesidad de dicha compra y los motivos por los que se decide contratar con ese proveedor determinado. Se deberá presentar junto con dicha justificación, la factura original con la firma del autorizante como muestra de que fue sometida a aprobación previa antes de adjudicar |
Nota de autorización, cotizaciones, copia de la factura y orden de pago, hasta por tres años. |
Artículo 36.—Solamente se permite el pago de facturas por utilización
de instalaciones en hoteles, así como restaurante, bocadillos y café, en eventos
institucionales donde participen personas externas al ICE y debe indicarse a
quién (es) se le(s) brinda la atención, su nexo con las actividades del
Instituto y la justificación correspondiente.
Se faculta al Presidente
Ejecutivo, Gerente General y Subgerentes, a autorizar este tipo de gastos, para
actividades propias del Instituto donde sólo participen funcionarios del ICE,
las cuales según su criterio, revistan una especial importancia y sea de
beneficio institucional. Para esos efectos, la dependencia solicitante debe
gestionarlo por escrito, indicando las justificaciones del caso y con el aval
del Director.
La
aprobación de estos gastos se rige de acuerdo con los topes de la siguiente
tabla y deben guardar concordancia con el número de participantes en la
actividad.
|
Funcionario que autoriza ( Rango mínimo) |
Monto |
|
Director, Director de Proyecto, Jefaturas de Nivel 1,
Asistentes Ejecutivos de |
Hasta ¢500.000,00 |
|
Presidente Ejecutivo, Auditor General, Gerente General, Subgerentes, Secretario Consejo Directivo, o los funcionarios debidamente autorizados por estos jerarcas. |
Hasta ¢1.000.000,00 |
Artículo 37.—De acuerdo con el concepto que generó la factura, para su
cancelación adicionalmente requiere la siguiente información y/o documentación:
a) Adquisición de activos: Sello del almacén
institucional que lleva el control del activo y copia del vale que respalda el
mismo, F-10-0003 “Vale por Préstamo de Activos y Herramientas”, (Ver Anexo 4).
b) Adquisición de herramientas: Copia de la
fórmula F-10-0003 “Vale por Préstamo de Activos y Herramientas” (Ver Anexo 4),
factura original, este documento debe contar con el sello del Almacén ICE,
donde se realizó el trámite.
c) Adquisición de repuestos automotrices: Número
de autorización del Centro de Mantenimiento Automotriz y número del vehículo en
donde será utilizado el repuesto.
d) Adquisición de uniformes o ropa de trabajo:
factura con el sello del Almacén donde está registrado el funcionario que
utilizará las prendas.
e) Reparación carrocería de vehículos: Además de
lo requerido en las reparaciones mecánicas, se debe adjuntar el cuadro
comparativo de ofertas, cuando el costo del trabajo sea igual o menor a lo
establecido en el artículo 35 de este Reglamento y reformas futuras.
f) Reparación mecánica de vehículos:
· Detalle de órdenes de trabajo emitida,
en cada Centro de Mantenimiento Automotriz, por el Sistema Gestión de
Mantenimiento de Vehículos, “SIGEM”.
· Si el proveedor adquirió repuestos para la reparación
del vehículo, se debe presentar copia de la factura que respalda el gasto, la
cual nunca debe venir a nombre del ICE, ni del funcionario que requirió el
servicio.
g) Servicios de lubricación: Número de
autorización del Centro de Mantenimiento Automotriz respectivo, número y
kilometraje del vehículo.
h) Suministro de combustible: Número del vehículo
al que se le suministró y su kilometraje.
i) Adquisición de madera:
“La madera paga un impuesto de ventas
igual al impuesto general de ventas, establecido en
Artículo 38.—
a) La nota de crédito, debe indicar la factura
que le dio origen, así como la firma del funcionario que efectuó el gasto y de
la persona autorizada que aprobó el trámite.
b) En caso de adquisición de bienes, se deben
detallar los artículos devueltos por el valor correspondiente, indicando a la
vez el monto que afecta al impuesto de ventas.
c) El dinero recibido es depositado en una de las
cuentas matrices que mantiene el ICE con el Banco Nacional de Costa Rica o
Banco de Costa Rica.
d) La copia original de la nota de crédito y el
comprobante de depósito, deben ser enviados mediante nota a Contabilidad para
su respectivo registro y una copia a Gestión de Liquidez para los ajustes que
corresponden, indicando el número de liquidación con que fueron tramitados los
documentos afectados.
CAPÍTULO VI
Disposiciones en materia
de cancelación
de gastos de viaje y de transporte
Artículo 39.—Las liquidaciones de los vales y gastos para viáticos
internos se rigen por el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte de
Artículo 40.—Para
la cancelación de los gastos por alimentación y hospedaje, el responsable del
gasto debe presentar la fórmula F-10-0005 “Detalle de Gastos por Alimentación y
Hospedaje”, (ver Anexo 6) anotar el monto correspondiente a la tarifa vigente,
adjuntar la factura que respalda el gasto por hospedaje, la cual debe contener
número, fecha y el nombre del funcionario que recibió el servicio. La factura
por hospedaje, no requiere llevar al dorso, el sello indicado en el artículo 9.
i) ni firmas de aprobación.
Artículo 41.—Si
el monto total de la factura es superior al máximo autorizado por
Artículo 42.—Se reconoce
contra factura y según autorización del Director, Auditor General, Subauditores, Secretario del Consejo Directivo, Asistentes
Ejecutivos de
Artículo 43.—Procede
el pago por concepto de lavado y planchado de ropa, cuando la estadía de un funcionario
fuera de su centro de trabajo, sea superior a seis días continuos de
permanencia. Este gasto debe ser respaldado por una factura, la cual debe
indicar el nombre completo, número de cédula, dirección, número de teléfono y
firma de la persona o empresa responsable del servicio brindado. En el caso de
que no se cuente con factura, se debe utilizar la fórmula F-10-0029
“Comprobante de Gastos”. (Ver Anexo 7).
Artículo 44.—Para
la cancelación de los gastos de autobús o taxi, en que el proveedor no emite
factura se utiliza la fórmula F-10-0029 “Comprobante de Gastos”. (Ver Anexo 7).
El uso del servicio de taxi,
procede previa autorización, en los siguientes casos:
a) Cuando resulte más conveniente a
b) Cuando se trasieguen valores institucionales.
c) Cuando se requiera iniciar una gira en un horario
donde no haya servicio de transporte público o el mismo sea muy esporádico.
d) Cuando por razones laborales, la salida del
centro de trabajo sea después de las 8:00 p. m. y ya no se preste el servicio
de transporte público colectivo o que el mismo sea muy esporádico.
e) Por razones de seguridad personal de los
funcionarios.
Artículo 45.—Se da
trámite a la factura que no cuente con la autorización de
a) Contribuyentes inscritos en el Régimen de
Tributación Simplificada.
b) Entidades reguladas por
c) Personas físicas o jurídicas dedicadas al
transporte remunerado de personas y productos agrícolas.
d) Personas físicas que presten servicios
ocasionales, tales como: recolección de basura, hacer zanjas, chapeas,
planchado y lavado de ropa, pintar fachadas y labores similares.
En el caso de que no se
cuente con factura, se debe utilizar la fórmula F-10-0029 “Comprobante de
Gastos”. (Ver Anexo 7).
Artículo 46.—Por la escasa información contenida en los comprobantes
que respaldan los peajes, parqueos y transbordadores utilizados, es permitido
para su cancelación adjuntar a estos documentos la fórmula F-10-0029
“Comprobante de Gastos” (ver Anexo 7) e indicar en el mismo:
a) Nombre, firma y número de cédula de la persona
que realizó el gasto.
b) Nombre y firma del funcionario autorizado para
aprobar el gasto.
c) Número del vehículo ICE que generó el gasto.
d) Fecha del servicio.
Un comprobante de
gastos puede contener varios tiquetes de peaje, parqueo y transbordadores,
siempre y cuando correspondan a un mismo evento.
Artículo 47.—Infracciones
de Tránsito.
a. La institución no reconoce el pago de los
montos correspondientes a multas o infracciones de tránsito ocasionadas por
faltas al ordenamiento jurídico, al deber de cuidado o la imprudencia del conductor.
b. En caso de que la infracción sea atribuible a
CAPÍTULO VII
Control Interno
Artículo 48.—
Artículo 49.—Cuando
se determinen diferencias en un arqueo practicado por cualquier funcionario
autorizado (Auditoría, Unidad de Control Interno, coordinadores, o el mismo
encargado del fondo), se procede de la siguiente manera:
a) Sobrantes:
El encargado del fondo de trabajo,
deposita el sobrante en
b) Faltantes:
De presentarse faltantes en un fondo de
trabajo, el Director, solicita al encargado del fondo reintegrar el faltante
detectado. En este sentido, dicho funcionario debe reintegrar a más tardar al
día hábil siguiente, el faltante directamente al fondo de trabajo o mediante
depósito en la cuenta bancaria del fondo.
Artículo 50.—En el caso que el encargado del fondo de trabajo por
alguna circunstancia no pueda realizar el respectivo reintegro del faltante, el
Director, traslada el caso a las instancias correspondientes: Auditoria, Área
de Investigaciones, Relaciones Laborales, etc., y mientras estas dependencias
realizan las investigaciones y emiten su criterio, procede según lo que
establece el artículo 108 inciso d) de este Reglamento.
Artículo 51.—Todo
encargado de un fondo de trabajo, es el responsable directo del manejo y
control del mismo; por tal motivo está facultado para no aceptar ningún trámite
o acción que contravenga lo dispuesto en este Reglamento. Asimismo, cada
funcionario autorizado debe actuar con toda rectitud al refrendar el gasto
realizado, con el fin de evitar cualquier acción incorrecta en el manejo del
fondo. En caso contrario, cada funcionario asume las sanciones disciplinarias
que corresponden.
Artículo 52.—En
caso de vacaciones, permisos, enfermedad, renuncia o despido del encargado del
fondo de trabajo, asume la administración del fondo el suplente previamente
designado. Para la entrega del fondo al nuevo encargado, el Coordinador de Área
al que pertenece el Fondo de Trabajo o
· Fondos Cuenta Corriente: Realiza un arqueo y una
conciliación de la cuenta corriente del fondo, en presencia de los funcionarios
entrantes y salientes. El documento que respalda el trámite realizado, debe ser
firmado por los tres. En caso de que el funcionario saliente no pueda estar
presente por razones de fuerza mayor, el arqueo se hace en presencia de otro
funcionario que actúa como testigo y firma el documento en esa condición.
· Fondos Tarjetas de Compras Institucionales: Elabora un
listado con los documentos existentes en ese momento, (facturas, comprobantes, vouchers, etc.). El documento que respalda el trámite
realizado, debe ser firmado por los tres. En caso de que el funcionario
saliente no pueda estar presente por razones de fuerza mayor, el levantamiento
se hace en presencia de otro funcionario que actúa como testigo y firma el
documento en esa condición.
De ser necesario, el
Director tiene la potestad de nombrar un nuevo titular o suplente. Para tal
efecto se debe proceder con la actualización del Registro Administración Fondo
de Trabajo.
Artículo 53.—Ningún funcionario involucrado directa o indirectamente en
la administración y/o utilización de un fondo de trabajo, puede alegar
desconocimiento del presente Reglamento.
Artículo 54.—El
uso indebido del fondo de trabajo o cualquier infracción a este reglamento, se
sanciona de conformidad con lo que establecen las leyes y disposiciones
vigentes (Artículos 110 y 113 de
CAPÍTULO VIII
Normativa presupuestaria
Artículo
55.—A más tardar el 15 de diciembre de cada año el
Coordinador de Presupuesto de
Artículo 56.—No
se permite realizar gastos a través de fondos de trabajo, sin que el coordinador
de presupuesto, haya incluido la asignación respectiva de fondos por estructura
presupuestaria, en el módulo de compromisos, ya que son hechos generadores de
responsabilidad administrativa, la autorización o realización de compromisos o
erogaciones sin que exista contenido económico según lo indicado en el artículo
110 inciso f) de
Artículo 57.—Cada
fondo de trabajo cuenta con un único compromiso presupuestario a través de todo
el año y es en este compromiso donde se refleja todos los movimientos de
aumento o disminución en las cuentas asignadas. El sistema de presupuesto tiene
una interfase con el Sistema de Fondos de Trabajo, lo que permite reflejar
estos aumentos o disminuciones en forma directa e inmediata.
Artículo 58.—Una vez incluido
el compromiso para la asignación del fondo de trabajo, el coordinador de
presupuesto de cada UEN, Dirección Técnica, Dirección Administrativa y otras
Direcciones, debe coordinar con el Proceso de Planificación Financiera de
Artículo 59.—El Coordinador
de Presupuesto de cada dependencia puede realizar durante el año ajustes a la
estimación inicial, ya sea para aumentar o disminuir los recursos asignados a
una determinada estructura, para ello se debe modificar el monto consignado en
el módulo de compromisos del sistema de presupuesto.
Artículo 60.—Cuando
por alguna razón, sea necesario darle contenido a una estructura presupuestaria
específica, el coordinador de presupuesto de
Artículo 61.—No
se permite trasladar presupuesto de cuentas de inversión a operación, ni de un
proyecto de inversión a otro.
CAPÍTULO IX
Normativa tributaria
Artículo
62.—La retención del 2% del Impuesto sobre
Las empresas no sujetas a la
aplicación de este impuesto son las incluidas en el artículo Nº 3 de
Artículo 63.—Además, de
encontrarse dentro de la lista de las entidades no sujetas al impuesto de
renta, el proveedor debe demostrar su condición jurídica, presentando la
documentación oficial de exención emitida por
Todas las demás empresas
deben cumplir con la aplicación del impuesto sobre la renta, el cual está
sustentado en el Código de Normas y Procedimientos Tributarios, -Código
Tributario- y en
Artículo 64.—La
retención del 2% del Impuesto sobre
Artículo 65.—La omisión de la
retención del Impuesto sobre
a) Código de Normas y Procedimientos Tributarios,
artículo Nº 67 “Responsabilidad de los Representantes”
“Los representantes, los apoderados, los
directores, los agentes, los funcionarios o los empleados de una persona
jurídica, son responsables, en lo personal, por las acciones o las omisiones
establecidas en la presente Ley. Tal responsabilidad no se presume y, por
tanto, está sujeta a la demostración debida”.
b) En los casos en que se requiera realizar la
retención del 2% del Impuesto sobre
· Artículo 57.—Intereses a cargo
del sujeto pasivo.
Sin necesidad de actuación alguna de
· Artículo 81.—Falta de ingreso
por omisión o inexactitud.
Serán sancionables los sujetos pasivos
que, mediante la omisión de la declaración o la presentación de declaraciones
inexactas, dejen de ingresar, dentro de los plazos legalmente establecidos, los
impuestos que correspondan.
Esta
sanción será equivalente al veinticinco por ciento (25%) de la diferencia entre
el monto del impuesto por pagar o el saldo a favor, según el caso, liquidado en
la determinación de oficio, y el monto declarado por el contribuyente o
responsable o el del impuesto determinado cuando no se haya presentado
declaración.
En los casos descritos en
este artículo en que
· Artículo 44.—No efectuar la
retención:
“Los agentes de retención que no retengan
el impuesto se harán responsables solidarios de su pago, además, no se les
aceptará deducir como gastos del ejercicio las sumas pagadas por los conceptos
que originaron las retenciones establecidas en esta ley, sin perjuicio de las
demás disposiciones que al respecto establece el Código de Normas y Procedimientos
Tributarios”.
Artículo 66.—El trámite para la aplicación del Impuesto sobre
Artículo 67.—El
funcionario que realiza la compra, es el responsable de ejecutar el cálculo de
retención del impuesto sobre la renta, en los casos en que corresponde. Con el
siguiente ejemplo, se ilustra el procedimiento a seguir, para el cual se
utilizó un salario base de ¢163.000,00. (Ver artículo 62 de este Reglamento).
Artículo 68.—El funcionario que realiza la compra, completa la fórmula
F-32-0167 “Comprobante de Retención del Impuesto sobre
a) Solicita al proveedor o al funcionario de la
empresa que está efectuando la venta, indicar su nombre y poner su firma tanto
en el original como en las copias de la fórmula F-32-0167.
b) Cancela el monto de la factura menos el 2% de
retención del impuesto sobre renta, al proveedor o su representante.
c) Entrega el original del formulario al
proveedor como constancia escrita de la retención y devuelve al encargado del
fondo las tres copias restantes.
Artículo 69.—El funcionario que autoriza el gasto es responsable de
velar por la correcta aplicación de la retención del Impuesto sobre
Artículo 70.—De acuerdo con
lo estipulado en el artículo Nº 14 de
Artículo 71.—El
personal responsable de comprar y cancelar a los proveedores, debe identificar
el destino final de los servicios y materiales o equipos por los que se haya
pagado el impuesto. Si lo adquirido se utiliza o incorpora físicamente en la
producción de servicios de electricidad o telecomunicaciones, el impuesto de
ventas pagado debe estar específicamente indicado en la factura y codificarse
como crédito fiscal en las siguientes cuentas contables según corresponda:
Crédito Fiscal
Impuesto de Ventas - Compras y Servicios: XX-241-03-05,
Crédito Fiscal Impuesto de
Ventas - Importaciones: XX-241-03-03
Donde XX = Código identificador de segmento
Artículo 72.—Si el bien o servicio adquirido no se utiliza o incorpora
en la producción de dichos servicios, el impuesto de ventas sufragado debe
codificarse como parte del costo si es un activo o como gasto si es para
mantenimiento u operación.
CAPÍTULO X
Trámite de liquidación de
gastos y solicitud de reintegro
Artículo 73.—Para realizar el trámite de la liquidación de los gastos
realizados, el encargado del fondo de trabajo debe:
a) Ordenar todas las facturas, comprobantes de
gasto y cualquier otro documento que respalde los gastos realizados.
b) Incluir la información en el Sistema Fondos de
Trabajo.
c) Imprimir el reporte “Cuentas por Reintegro
Resumido” y “Cuentas por Liquidación”.
d) Verificar que la información contenida en los
reportes “Cuentas por Liquidación” y “Cuentas por Reintegro Resumido” coincida
con los documentos que respaldan la liquidación de gastos.
e) Entregar al funcionario autorizado para
aprobar la liquidación de gastos los reportes “Cuentas por Liquidación” y
“Cuentas por Reintegro Resumido”, este último debidamente firmado y los
documentos originales que respaldan el trámite.
Artículo 74.—El funcionario autorizado para aprobar la solicitud de
reintegro ante Gestión de Liquidez, debe:
a) Verificar que la documentación que respalda la
liquidación, coincida con el reporte “Cuentas por Liquidación” y “Cuentas por
Reintegro Resumido” además que cumpla con los requerimientos establecidos por
ley.
b) Verificar que las facturas canceladas,
incluyan el sello de “CANCELADO FONDO DE TRABAJO Nº …”
c) Confirmar que el monto total de la
liquidación, sea el mismo que resulte de la sumatoria de todos los documentos
que respaldan los gastos realizados.
d) Estampar el sello de “Revisado autorizador de
liquidaciones”, el cual debe contener su nombre.
e) Autorizar vía Sistema de Fondos de Trabajo, la
liquidación.
f) Devolver al encargado del fondo, el original
de la hoja “Cuentas por Reintegro Resumido”, debidamente firmada, así como toda
la documentación original que respalda dicha solicitud en un sobre sellado. El
Reporte “Cuentas por Liquidación” queda en custodia del autorizador de
liquidación, como respaldo de la revisión efectuada.
g) El encargado del fondo debe, enviar el
original del Reporte “Cuentas por Reintegro Resumido” y los comprobantes que
respaldan los pagos, en los siguientes tres días hábiles después de realizada
la autorización de la liquidación, a
Artículo 75.—En los casos de los fondos de trabajo que operan bajo la
modalidad de cuenta corriente, el Ejecutivo de Fondos de Trabajo, en Gestión de
Liquidez, debe:
a) Ingresar al Sistema de Fondos de Trabajo y
verificar las solicitudes de reintegro.
b) Generar la orden de pago y gestionar el
traspaso del monto reportado en las solicitudes de reintegro a cada una de las
cuentas corrientes.
c) Aplicar en el Sistema de Fondos de Trabajo el
reintegro realizado a los fondos de trabajo, con lo cual se realiza el
respectivo registro contable.
Artículo 76.—Si realizado el reintegro por parte de Gestión de
Liquidez, el Encargado del Fondo, determina alguna diferencia debe proceder de
la siguiente manera:
a) Reintegro de menos: el encargado del fondo de
trabajo justifica lo sucedido, mediante nota con visto bueno del Director,
Director de Proyecto o del funcionario autorizado para este fin y solicita a
Gestión de Liquidez, el reintegro del monto pendiente de pagar, mediante un
comprobante de gastos y copia de la factura, los cuales deben ser incluidos en
una solicitud de reintegro aparte.
b) Reintegro de más: El encargado del fondo de
trabajo deposita el monto pagado de más, en
Artículo 77.—Con copia de la justificación y de la nota de crédito que
envía la dependencia responsable del fondo de trabajo a Contabilidad, Gestión
de Liquidez aplica, los ajustes en el Sistema de Fondos de Trabajo.
Artículo 78.—Gestión de
Liquidez, tiene la potestad de suspender el trámite de las solicitudes de
reintegro de un fondo de trabajo, en caso de determinar anomalías en el
funcionamiento del mismo o por razones y causas debidamente indicadas por
escrito, por alguna de las dependencias involucradas en este proceso.
Artículo 79.—Cuando
se presente alguna irregularidad en el Sistema de Fondos de Trabajo, el
encargado del fondo afectado debe informar inmediatamente a Gestión de
Liquidez, dependencia responsable de coordinar los ajustes requeridos.
FONDOS DE TRABAJO MODALIDAD
DE CUENTA CORRIENTE
CAPÍTULO XI
Creación y cierre de un
fondo y subfondo de trabajo
Artículo 80.—Facultación para la creación del
fondo de trabajo.
a) El Presidente Ejecutivo, el Gerente General o
los Subgerentes, autorizan creaciones de fondos de trabajo, superiores a ¢.5.000.000,00 (cinco millones de colones).
b) El Director aprueba creaciones de fondos hasta
¢ 5.000.000,00 (cinco millones de colones).
c) Los fondos de
Artículo 81.—Para la creación de un nuevo fondo de trabajo el Centro de
Trabajo debe formular la solicitud correspondiente, mediante nota cumpliendo
con los siguientes requisitos.
a) Completar la información de la fórmula
F-10-0052 “Solicitud de Fondo de Trabajo”, (Ver Anexo 11), la cual debe
contener la respectiva justificación.
b) Adjuntar las proyecciones de los gastos para
un período de un año, según el número de funcionarios que harán uso del mismo.
c) Cuando sea el caso, indicar cuál o cuáles
fondos de trabajo, han estado cubriendo los gastos que se van a pagar mediante
el nuevo fondo, para trasladar la suma que corresponde.
d) Completar los formularios Registro Administración
Fondo de Trabajo y Registro Autorizadores de Gastos, debidamente firmados por
el Director, con los funcionarios autorizados (ver Anexos 5 y 11). En el caso
de los funcionarios asignados para administrar el fondo de trabajo: titular y
suplente, no deben estar facultados para aprobar gastos, solicitudes de
liquidación, ni tener responsabilidad en la coordinación de presupuesto de la
dependencia a la que está asignada el fondo.
Se acepta a un encargado de
fondo que coordine el presupuesto de su dependencia, por excepción, debidamente
justificado y autorizado por escrito por el Director o el Secretario del
Consejo Directivo, según corresponda, cuando la cantidad de recurso humano en
dicha área de trabajo resulte insuficiente, para delegar esta labor en otro
funcionario.
e) Nota indicando el nombre completo y número de
cédula de por lo menos tres funcionarios autorizados a girar contra la cuenta
corriente, el encargado y suplente del fondo y una persona más, que no esté
autorizada para aprobar gastos, debidamente firmada por el Director.
f) Sólo en casos de excepción debidamente
justificados por escrito, el Director, puede autorizar a un funcionario a
aprobar en dos conceptos a la vez: girar contra cuenta corriente, aprobar
gastos - vales y liquidaciones. Se excluyen de esta facultación
al encargado y suplente del fondo de trabajo.
g) Nota para solicitar la apertura de una cuenta
corriente firmada por el Director, adjuntando fotocopias de las cédulas de
identidad vigentes de los funcionarios autorizados a girar contra la misma.
h) En caso de sustitución de algún funcionario
facultado en los incisos d y e, se debe actualizar la documentación que
corresponda.
i) La documentación mediante la cual se facultan
los funcionarios indicados en este artículo, debe presentarse sin borrones y
tachaduras.
Artículo 82.—Gestión de Liquidez, de
a) Solicita a la respectiva entidad bancaria,
mediante la entrega de las fórmulas originales antes mencionadas, la apertura
de la cuenta corriente y el registro de firmas de los autorizados a girar
contra ésta.
b) Confirmada la apertura de la cuenta corriente:
· Deposita los fondos autorizados en la cuenta corriente
asignada.
· Asigna un número de identificación al nuevo fondo de
trabajo y lo incluye en el Sistema de Fondos de Trabajo.
· Tramita ante Contabilidad el registro contable del
nuevo fondo.
c) En las cuentas corrientes destinadas a la
operación de fondos de trabajo, únicamente se depositan los dineros
provenientes de los reintegros generados por Gestión de Liquidez, la reposición
de faltantes detectados en un arqueo o recargos cobrados por el Banco producto
de un cheque devuelto. Bajo ninguna circunstancia se deben realizar depósitos
por otro concepto.
Cualquier otro ingreso que se
identifique en la cuenta corriente del fondo de trabajo, debe ser depositado
por el encargado del fondo en la cuenta matriz que corresponde, tramitar con
Contabilidad su registro e informar a Gestión de Liquidez sobre lo actuado con
copia de dicha nota.
Artículo 83.—Los subfondos son tramitados
únicamente en casos de excepción y con la debida autorización del Director, su
apertura se oficializa con la fórmula F-10-0052 “Solicitud de Fondos de Trabajo
o subfondo de trabajo”. (Ver Anexo 12).
Artículo 84.—El
responsable de la operación de un subfondo, debe
utilizar el Sistema de Fondos de Trabajo, para el trámite de la documentación generada
y regirse por lo que estipula el presente Reglamento.
Artículo 85.—Trámite
para el cierre de un fondo de trabajo.
Para el cierre de un fondo de
trabajo,
CAPÍTULO XII
Aumentos y disminuciones
en el monto
asignado a un fondo de trabajo
Artículo 86.—Facultación para aumentar el
monto asignado a un fondo de trabajo.
a) Los aumentos justificados para fondos de trabajo
mayores a los ¢.5.000.000,00 (cinco millones
de colones), son aprobados por el Presidente Ejecutivo, Gerente General o
Subgerentes.
b) Aumentos a montos de fondos menores a ¢
5.000.000,00 (cinco millones de colones), son aprobados por el Director, siempre
y cuando el nuevo monto total del fondo no supere los ¢.5.000.000,00 (cinco millones de colones).
Artículo 87.—Existen dos tipos de aumentos en el monto asignado a un
fondo de trabajo, los cuales para su trámite requieren de un tratamiento
diferente.
a) Aumentos permanentes
La dependencia responsable del fondo de
trabajo solicita el incremento mediante una nota a la autoridad que corresponda
de acuerdo al artículo 86 de este Reglamento. Dicha nota debe contener la
respectiva justificación que respalda el aumento solicitado, además:
· La fórmula F-10-0052 “Solicitud de Fondo de Trabajo”
(ver Anexo 12) con la información que corresponda.
· Incluir el cálculo que determinó el incremento,
aplicando el procedimiento que se indica en el Anexo 14.
b) Aumentos ocasionales
Los aumentos ocasionales del monto
asignado a un fondo de trabajo, sólo se tramitan en casos de excepción, para
cubrir los períodos de Semana Santa, fin de año y otros casos calificados. Para
tal efecto, la dependencia responsable del fondo de trabajo debe solicitar con
una nota la aprobación del incremento a la autoridad que corresponda de acuerdo
con el artículo 86 de este Reglamento. La nota aprobada, debe ser entregada a
Gestión de Liquidez e indicar la justificación que respalda el aumento
solicitado y el período de vigencia.
Concluido el periodo de
vigencia, el encargado del fondo debe reintegrar a la cuenta matriz que
corresponde, el excedente autorizado y solicitar el respectivo registro a
Contabilidad, mediante nota, adjuntando el comprobante de depósito, con copia a
Gestión de Liquidez.
Artículo 88.—Gestión de Liquidez recibe la documentación, verifica que
la información esté correcta y procede de la siguiente manera:
a) Deposita el monto aprobado en la respectiva
cuenta corriente.
b) Tramita ante Contabilidad el registro contable
del incremento del monto en el fondo de trabajo.
Artículo 89.—Gestión de Liquidez realiza semestralmente el análisis de
rotación del efectivo y solicita las disminuciones en los montos de aquellos
fondos de trabajo que de acuerdo a la aplicación de las fórmulas establecidas
en el Anexo 14 de este Reglamento así lo ameriten. Los encargados de fondos,
deben devolver a la cuenta matriz del sector correspondiente, el monto
solicitado, en los siguientes 7 días hábiles, después de recibido el aviso por
parte de Gestión de Liquidez.
CAPÍTULO XIII
Requerimientos para la
operación de los fondos de trabajo
Artículo 90.—Para protección de
a) El área donde opera el fondo de trabajo debe
ser un cubículo cerrado, con una ventanilla para la atención de los clientes de
dicho fondo y que cumpla con las especificaciones establecidas por
b) Las fórmulas de cheques, dinero en efectivo,
facturas y cualquier otro documento que respalde la adquisición de bienes y
servicios, deben estar custodiados en una caja fuerte o de seguridad, dentro
del cubículo destinado para la operación del fondo.
c) El encargado del fondo de trabajo, debe contar
con una computadora e impresora compatibles con el Sistema de Fondos de
Trabajo.
d) Contar con un detector de billetes falsos.
e) La combinación de la caja fuerte sólo la deben
conocer el encargado y suplente del fondo y cada uno de ellos debe mantener la
precaución necesaria para evitar situaciones fraudulentas.
Artículo 91.—La combinación, copias de las llaves de la caja fuerte y
del cubículo deben mantenerse en un sobre lacrado, bajo la responsabilidad del
funcionario designado por el coordinador de la dependencia donde opere un fondo
de trabajo. En caso de ser necesario, dicho sobre debe abrirse en presencia de
por lo menos dos funcionarios, levantando el acta correspondiente.
CAPÍTULO XIV
Operación del fondo de
trabajo
Artículo 92.—Todo encargado de un fondo de trabajo, debe utilizar el cheque
como medio de pago a proveedores, por la adquisición de bienes y servicios.
Para tal fin debe cumplir con los siguientes pasos:
a) Confeccionar el cheque a nombre del proveedor
y por el monto que corresponde, después de aplicar el Impuesto sobre
b) Entregar el cheque al funcionario autorizado a
comprar contra la firma del “Vale por Entrega de Dinero” - F-10-0056. (Ver
Anexo 1).
c) Adjuntar al vale la factura proforma.
Artículo 93.—Con el fin
de minimizar el riesgo al que se está expuesto, por portar sumas considerables
de efectivo, el encargado del fondo debe coordinar con aquellos funcionarios
que se desplazan a otras regiones diferentes a la de su centro de trabajo a
realizar sus labores, la posibilidad de fraccionar el adelanto requerido,
mediante la emisión de dos o más cheques por montos menores, de manera que sólo
mantengan en su poder el efectivo necesario para hacer frente a los pagos que
deba ir realizando.
Artículo 94.—Los cheques que se emitan de las cuentas corrientes de
fondos de trabajo, deben ser firmados en forma mancomunada, por dos diferentes
personas autorizadas para tal fin y de acuerdo con el siguiente desglose:
|
GRUPO A |
GRUPO B |
|
Encargado del Fondo de Trabajo |
Director |
|
Suplente del Fondo de Trabajo |
Otros funcionarios designados por el Director |
Nunca dos funcionarios del Grupo A o del
Grupo B, pueden firmar en conjunto.
Artículo 95.—Si por alguna razón un cheque es devuelto por el Sistema
Bancario Nacional, el encargado del fondo que emitió el cheque debe depositar
en la cuenta corriente del fondo de trabajo, de sus propios recursos, los
recargos cobrados por el banco, independientemente de la responsabilidad que
asuma por este hecho.
Artículo 96.—Bajo
ninguna circunstancia, los autorizados pueden girar cheques en blanco, al
portador, post fechados o a nombre de otra persona que no sea el beneficiario
directo del pago: proveedor o funcionario ICE responsable del vale, ni proceder
al cambio de cheques de ninguna naturaleza.
En aquellos casos que por
alguna razón debidamente justificada, se requiera anular un cheque, el
encargado del fondo, debe inutilizar el original de este documento, estampando
el sello “ANULADO” en diferentes lugares del cheque, principalmente sobre las
firmas de los autorizados, cuando el mismo ha sido emitido.
Cuando el cheque anulado
requiera ser sustituido, los autorizados para firmar el nuevo cheque, deben
asegurarse de que el documento a sustituir contenga el sello antes mencionado.
Artículo 97.—Única
y exclusivamente se emite un cheque de un fondo de trabajo a favor del ICE, en
los siguientes casos.
a) Devolución de un sobrante en un fondo de
trabajo, después de un arqueo.
b) Disminución en el monto del fondo de trabajo.
c) Cierre de una cuenta corriente.
d) Cierre definitivo de un fondo de trabajo.
Artículo 98.—El
encargado del fondo de trabajo debe mantener en caja, la cantidad mínima de fórmulas
de cheques requeridas y el efectivo estrictamente necesario con el fin de
cubrir adelantos de dinero para gastos de alimentación, hospedaje y transporte
(viáticos) y adquisición de materiales, en aquellos lugares donde no hay acceso
a una entidad bancaria.
Artículo 99.—Para
mantener el efectivo estrictamente necesario, el encargado de fondo debe emitir
un cheque a su favor, el cual debe ser firmado por dos funcionarios autorizados
a girar contra la respectiva cuenta corriente, uno del Grupo A con uno del
Grupo B, esto en concordancia con el artículo 94 de este Reglamento.
Artículo 100.—El encargado del fondo de trabajo es responsable de
gestionar ante el banco, la emisión y el retiro de las chequeras requeridas
mediante el procedimiento establecido por la entidad bancaria.
Artículo 101.—El encargado
del fondo debe completar y tramitar en una liquidación, la fórmula F-10-0029
“Comprobante de Gastos”, (Ver Anexo 7), para respaldar el reintegro del monto
correspondiente al costo de la emisión de las chequeras y de los cargos que
aplican las entidades bancarias, por los servicios de consulta electrónica.
Artículo 102.—El encargado
del fondo de trabajo puede únicamente tramitar un vale a su nombre, cuando por
la naturaleza de sus funciones requiera trasladarse a otras regiones, cubrir
sus gastos de alimentación, hospedaje, lavado y planchado de ropa o adquirir
bienes y servicios.
Artículo 103.—Es prohibido que personas ajenas a
CAPÍTULO XV
Trámite para la reposición
de un cheque
Artículo 104.— En caso de extravío o robo de un cheque ya entregado, el
beneficiario del cheque puede solicitar mediante nota dirigida al encargado del
fondo de trabajo, con copia al coordinador del área al que pertenece el fondo
de trabajo, la reposición del cheque, justificando lo sucedido.
Artículo 105.—En apego al artículo 689 del Código de Comercio, el
encargado del fondo, solicita:
a) Al respectivo Banco una contraorden de pago
provisional, posteriormente confecciona y entrega la fórmula de solicitud de
contraorden de pago definitiva. Si el Banco indica que el cheque fue cambiado,
el mismo no se repone.
b) Al beneficiario del cheque, la publicación del
particular por tres veces consecutivas en el Diario Oficial
Artículo 106.—Transcurrido un mes desde la última publicación, el
encargado del fondo, con la autorización del Director, emite un nuevo cheque a
nombre del proveedor o funcionario que corresponde.
CAPÍTULO XVI
Trámite a seguir en caso
de robo o hurto
Artículo 107.—En caso
de robo o hurto de dinero en efectivo, fórmulas de cheques en blanco o
cualquier otro documento que respalde los pagos realizados por el fondo de
trabajo, el encargado del fondo debe reportar la situación inmediatamente
después de detectada y solicitar un arqueo urgente al coordinador responsable
del fondo de trabajo.
Artículo 108.—El Director, o en su defecto el funcionario debidamente
autorizado por sus superiores, realiza inmediatamente lo siguiente:
a) Solicita al Área de Investigaciones y al OIJ,
la ejecución de la investigación que corresponde con copia a
b) Una vez levantadas las respectivas actas por
el Área de Investigaciones y OIJ y con la debida autorización, se procede a
realizar un arqueo del fondo de trabajo afectado.
c) Si en el arqueo se determina la falta de
fórmulas de cheques, debe solicitar a la respectiva entidad bancaria la
contraorden de pago.
d) Si se determina sólo la falta de dinero en
efectivo, mientras las dependencias que corresponden realizan las
investigaciones del caso y emiten su criterio, para el reintegro del dinero
robado o hurtado, se debe proceder de la siguiente manera:
· El Director, aprueba el trámite de un comprobante de
gastos, para respaldar la reposición del dinero.
· El encargado del fondo de trabajo, solicita a Gestión
de Liquidez el reintegro del comprobante de gastos, mediante una solicitud de
reintegro totalmente aparte de los demás trámites con copia de la documentación
que medió en el trámite de reposición.
FONDOS DE TRABAJO MODALIDAD
TARJETA DE COMPRAS INSTITUCIONAL
CAPÍTULO XVII
Finalidad de la tarjeta
Artículo 109.—Con el fin de minimizar el riesgo por el uso de efectivo
en el proceso de pago para la adquisición de bienes y servicios, se implementa
la tarjeta de compras institucional como medio de pago, la cual es de uso
obligatorio de los funcionarios que tramitan gastos en los fondos de trabajo
que operan bajo esta modalidad.
Artículo 110.—La tarjeta de compras institucional es para uso dentro del
territorio nacional. En casos calificados y debidamente justificados, el
Presidente Ejecutivo, Gerente General y Subgerentes, pueden autorizar
transitoriamente la utilización de una determinada tarjeta para realizar
compras de bienes y servicios a nivel internacional. Para este fin, se aplica
lo establecido en el Procedimiento de Control y Uso de
CAPÍTULO XVIII
Requerimientos para la
operación de los fondos de trabajo
Artículo 111.—Para protección de
a) El área donde opera el fondo de trabajo debe
cumplir con cualquiera de las siguientes dos opciones:
· Un cubículo, con una ventanilla para la atención de los
clientes de dicho fondo y que cumpla con las especificaciones establecidas por
· Un espacio que cuente con un mostrador para la
recepción de documentos que respaldan las transacciones realizadas y una caja
fuerte, o un archivador con llavín de seguridad, para la custodia de los
mismos.
b) La combinación de la caja fuerte sólo la deben
conocer el encargado y suplente del fondo y cada uno de ellos debe mantener la
precaución necesaria para evitar situaciones fraudulentas. Tanto la combinación
como las llaves de la caja fuerte deben mantenerse en un sobre lacrado, bajo la
responsabilidad del funcionario designado por el coordinador de la dependencia
donde opera el fondo. En caso de ser necesario, dicho sobre debe abrirse en
presencia de por lo menos dos funcionarios, levantando el acta correspondiente.
c) El encargado del fondo de trabajo, debe contar
con una computadora e impresora compatibles con el Sistema de Fondos de
Trabajo.
CREACIÓN DE UN FONDO DE
TRABAJO
Artículo 112.—Para la creación de un fondo de trabajo bajo la modalidad
de tarjeta de compras institucional, el centro de trabajo debe cumplir los
siguientes requisitos:
a) El coordinador de Presupuesto solicita a
Gestión de Liquidez la asignación de un código, para el fondo de trabajo con
tarjeta.
b) Da trámite al compromiso presupuestario.
c) Completa y entrega al Proceso Gestión de
Liquidez los formularios Registro Autorizadores de Gastos, Registro
Administración Fondo de Trabajo y Registro Autorizaciones Módulo de
Modificaciones Banco de Costa Rica, sin borrones ni tachaduras. (Ver Anexos 5,
11 y 15 respectivamente).
Artículo 113.—El
Presidente Ejecutivo, Gerente General, Subgerentes, Auditor, Subauditores, Secretario del Consejo Directivo, Asistentes
Ejecutivos de
Artículo 114.—Para definir las características de la tarjeta se debe
cumplir con los siguientes pasos:
El autorizador de la
creación o modificación de tarjetas debe establecer las clasificaciones
requeridas para cada tarjeta habiente, para lo cual debe realizar un análisis
de las necesidades de su dependencia, respecto a los funcionarios que deben
utilizar este instrumento de pago, así como los parámetros de consumo a asignar
a cada uno de ellos.
En caso de que las
clasificaciones requeridas sean restringidas, se debe justificar su uso,
mediante nota firmada por el Director ante Gestión de Liquidez. Si la clasificación
a utilizar es
El encargado de fondo debe
tramitar ante Gestión de Liquidez, el Formulario Múltiple para
Artículo 115.—Queda
bajo la responsabilidad de los funcionarios indicados en el artículo 113 de
este Reglamento el autorizar, en casos de excepción calificada y debidamente
por escrito, el uso de la tarjeta de compras institucionales en los siguientes
casos.
· Encargados de fondo para cubrir sus viáticos, cuando
por la naturaleza de sus funciones, requieran desplazarse a otros centros de
trabajo ubicados en una zona geográfica distinta a la suya, así como para realizar
otros gastos menores, ante la imposibilidad de que otro tarjeta habiente, de la
misma dependencia, realice el gasto.
Al ser incompatible la labor
del encargado de fondo y la del tarjeta habiente, los funcionarios que
autoricen esta excepción, son responsables de establecer los controles
compensatorios.
· Funcionarios que no estén nombrados en forma
permanente.
CAPÍTULO XX
Operación del fondo de
trabajo
Artículo 116.—Una vez aprobada y emitida la tarjeta de compras
institucional, el encargado del fondo de trabajo entrega al nuevo tarjeta
habiente los siguientes documentos:
a) Formulario de entrega oficial de la tarjeta,
denominado “Reporte de Tarjetas Capturadas a una Fecha” el cual debe ser
firmado y devuelto por el tarjeta habiente en el acto.
b) Tarjeta y sobre sellado con la clave (PIN) de
acceso al sistema de consulta Web del BCR.
c) Procedimiento de Control y Uso de
Artículo 117.—El uso de la tarjeta se rige por lo que estipula el presente
Reglamento, en cuanto al proceso de adquisición y aprobación de la compra de
bienes y servicios. El tarjeta habiente sólo puede cotizar con proveedores que
estén afiliados al sistema de tarjetas de compras institucional, excepto por lo
indicado en los incisos e) y f) del artículo 119 de este Reglamento.
Artículo
118.—El tarjeta habiente es responsable de comprobar
que el monto incluido en el voucher sea igual al
monto de la factura y de verificar la correcta aplicación de la retención del
impuesto sobre la renta, en los casos en que ésta aplica, adjuntando a la
factura el “Comprobante Retención del Impuesto sobre
Artículo 119.—La clasificación 17 “Retiros de efectivo”, se utiliza
únicamente para el pago de:
a) Parqueos, peajes, transbordadores, buses,
taxis u otro medio de transporte.
b) Viáticos, a excepción del hospedaje.
c) Servicios que por su naturaleza y
características, no puedan pagarse mediante tarjeta de compras institucional.
d) Bienes y servicios, en los cuales media imprevisibilidad o emergencia calificada. Estas
adquisiciones deben contar con la debida justificación del autorizador de
gastos.
e) Cuando un proveedor no esté afiliado al
sistema de tarjeta, y presenta una diferencia de precio inferior, en un 25% o
más, respecto a las otros cotizaciones.
f) Cuando un proveedor no esté afiliado al
sistema de VISA Internacional y es el único proveedor del producto o servicio.
Artículo 120.—Trámite para la entrega de efectivo a otros funcionarios:
Cuando el tarjeta
habiente suministre efectivo a otro funcionario por circunstancias
excepcionales debidamente autorizadas por su jefatura, deben respaldarse con el
formulario “Vale por Entrega de Dinero” (F-10-0056) (Ver Anexo 1), el cual debe
ser firmado por ambas partes y tiene validez institucional, siempre y cuando
cumpla con lo estipulado en los Artículos 20 y 21 del presente Reglamento.
Asimismo, debe velar porque la liquidación del vale se realice oportunamente,
acorde con lo que establece esta normativa en su artículo 16.
Artículo
121.—Cuando se ha realizado un avance de efectivo para
realizar compras y sobra dinero, los tarjeta habientes deben depositar el
sobrante en la tarjeta, máximo tres días hábiles, después de realizar el avance
de efectivo. En caso de gira, la devolución del dinero se debe realizar dentro
de los tres días hábiles posterior al día de regreso. En ambos casos se debe
completar el formulario “Desglose de Gastos” (Ver Anexo 17).
Cuando se determine que una
devolución es representativa, en cuanto al avance de efectivo realizado, se
debe presentar la debida justificación por parte del
tarjeta habiente y su jefatura. En caso de que la devolución corresponda al
100% del avance de efectivo, se requiere la aprobación del autorizador de liquidaciones
en el Sistema de Fondos de Trabajo.
Artículo 122.—El tarjeta habiente cuenta con tres días hábiles
posteriores al regreso de la gira o con cinco días hábiles posteriores al día
en que realizó la compra, para entregar al encargado de fondo de trabajo el
formulario “Desglose de Gastos” (ver Anexo 17), adjuntando las facturas
debidamente selladas y aprobadas por el autorizador de compras, los vouchers, los comprobantes de retención del impuesto sobre
la renta, vales por activos y herramientas en los casos en que aplique. Cuando
se realicen avances de efectivo, debe presentar los comprobantes de avance y
depósito de efectivo y los comprobantes de gastos de viaje y de transporte. En
caso de vacaciones, la documentación debe ser presentada el último día
laborado.
Artículo 123.—El encargado de fondo de trabajo debe verificar los
documentos que le entrega el tarjeta habiente, de acuerdo con lo establecido en
el artículo 37 de este Reglamento.
Artículo 124.—El encargado de fondo de trabajo debe sellar toda la
documentación, después de ingresar sus datos en el sistema de fondos de
trabajo, de acuerdo a lo indicado en el artículo 7, inciso k).
Artículo 125.—Para realizar el trámite de la liquidación de los gastos
realizados, el encargado del fondo de trabajo debe:
a) Ordenar todas las facturas, comprobantes de
gasto y cualquier otro documento que respalde los gastos realizados.
b) Incluir la información en el Sistema Fondos de
Trabajo.
c) Imprimir los reportes: “Cuentas por Reintegro
Resumido”, “Cuentas por Liquidación” y “Avances de Efectivo Devueltos”, cuando
corresponda.
d) Verificar que la información contenida en los
reportes “Cuentas por Liquidación” y “Cuentas por Reintegro Resumido” coincida
con los documentos que respaldan la liquidación de gastos.
e) Entregar al funcionario autorizado para
aprobar la liquidación de gastos los reportes: “Avances de efectivo Devuelto”,
cuando corresponda, “Cuentas por Liquidación” y “Cuentas por Reintegro
Resumido”, este último debidamente firmado y los documentos originales que
respaldan el trámite.
f) Solicitar al funcionario autorizado la
aprobación de la liquidación, según lo establecido en el artículo 74 de este
Reglamento.
g) Enviar a
Artículo 126.—El encargado del fondo de trabajo debe conciliar los
gastos y documentos del banco (vouchers,
devoluciones, anticipos), ingresados al Sistema de Fondos de Trabajo, contra
las transacciones del BCR, que diariamente Gestión de Liquidez traslada a dicho
sistema y en caso de que exista alguna discrepancia, debe notificarlo por
escrito a Gestión de Liquidez y adjuntar los documentos de respaldo. La
conciliación de cada mes debe estar disponible en el Sistema de Fondos de
Trabajo a más tardar el día 15 del mes siguiente.
En caso de que el Banco
registre por error transacciones no efectuadas, Gestión de Liquidez, previa
notificación del encargado del fondo de trabajo, solicita por escrito al Banco
la investigación correspondiente. Además debe dar el respectivo seguimiento a
este trámite hasta su resolución final.
Artículo 127.—Cuando se requiera modificar ya sea las características o
los parámetros de consumo de una tarjeta, el encargado de fondo de trabajo, el
suplente o el funcionario autorizado, debe ingresar a la página WEB del Banco
de Costa Rica e incluir las modificaciones requeridas, las cuales deben ser
aprobadas por el autorizador de la creación o modificación de tarjetas.
Los funcionarios que soliciten y autoricen las modificaciones, asumen la total
responsabilidad sobre los cambios realizados.
En caso de que la página Web
del BCR no esté disponible, el encargado del fondo trabajo, debe completar el
Formulario para Modificaciones (Ver Anexo 18) y enviarlo por correo electrónico
a Gestión de Liquidez, con copia al autorizador de la creación o modificación
de tarjetas.
Artículo 128.—En caso de que el tarjeta habiente haya solicitado el
reemplazo (por robo, pérdida), aplican los mismos principios y controles
dispuestos para la entrega de una tarjeta nueva. La sustitución de tarjeta por
daños en el plástico o en la banda magnética debe ser gestionada por cada tarjetabiente en cualquier agencia del BCR.
Artículo 129.—Una tarjeta se cancela por las siguientes razones:
a) Cierre del fondo.
b) Variación de las necesidades de la dependencia
donde opera.
c) Anomalías detectadas.
d) Extravío, robo o hurto.
En aquellos casos que
la(s) tarjeta(s) se deban cancelar en una dependencia, por alguna de las
razones indicadas en los incisos b), c) y d) del artículo 129, es
responsabilidad del encargado del fondo:
- Inutilizar el plástico, mediante la
perforación de la banda magnética.
- Solicitar, mediante nota firmada por el
Autorizador de Creación y Modificación de Tarjetas, al Proceso Gestión de
Liquidez, el trámite de cancelación de la(s) tarjeta(s) no requerida(s),
adjuntando el plástico debidamente perforado. La nota debe detallar la información
de la(s) tarjeta(s) a cancelar.
Artículo 130.—Es responsabilidad de los autorizadores de creación y
modificación de tarjetas, verificar que el tope de cada tarjeta se ajuste a las
necesidades de la dependencia. Cuando se determine que el monto autorizado ha
sobrepasado los requerimientos reales, debe realizar el rebajo en las
categorías de consumo, en el Módulo de Modificaciones del BCR.
Artículo 131.—Gestión de
Liquidez tiene la potestad de suspender, a su discreción, el uso de tarjetas
cuando se determine incumplimiento de la fecha establecida, para la
presentación de liquidaciones, conciliación mensual (Art. 126) y a solicitud
expresa de la dependencia donde opera la tarjeta o de
Artículo 132.—En la modalidad de fondos de trabajo con tarjeta de
compras institucional, es de acatamiento obligatorio la aplicación de las
normas establecidas en el “Procedimiento de Control y Uso de
CAPÍTULO XXI
Cierre del fondo de
trabajo
Artículo 133.—Cuando se
requiera el cierre de un fondo de trabajo, los funcionarios indicados en el
artículo 113, según corresponda, solicita mediante nota a Gestión de Liquidez
el respectivo trámite, adjuntando los siguientes documentos:
a) Conciliación final de gastos realizados por
cada uno de los tarjeta habientes.
b) Plásticos inutilizados.
c) Constancia de que no existen documentos de
gastos en poder del encargado del fondo, pendientes de conciliar en el Sistema
de Fondos de Trabajo.
CAPÍTULO XXII
Trámite a seguir en caso
de robo o hurto
Artículo 134.—En caso de robo o hurto de dinero en efectivo, tarjetas de
compras institucional o cualquier otro documento que respalde los pagos
realizados por el fondo de trabajo, el encargado del fondo debe reportar la
situación inmediatamente después de detectada y solicitar un arqueo urgente al
coordinador responsable del fondo de trabajo y la inhabilitación de la tarjeta
afectada a Gestión de Liquidez, mediante nota o correo electrónico.
Artículo 135.—El Director, o en su defecto el funcionario debidamente
autorizado por él, solicita al Área de Investigaciones y al OIJ, la ejecución
de la investigación que corresponde con copia a
Si se determina sólo la falta
de dinero en efectivo, mientras las dependencias que corresponden realizan las
investigaciones del caso y emiten su criterio, para el reintegro del dinero
robado o hurtado, se debe proceder de la siguiente manera:
· El Director, aprueba el trámite de un comprobante de
gastos, para respaldar la reposición del dinero.
· El encargado del fondo, registra en el Sistema de
Fondos de Trabajo, el comprobante y realiza la respectiva conciliación.
DISPOSICIONES FINALES
Modificaciones a este
reglamento
Artículo 136.—Toda
modificación a este Reglamento debe ser canalizada por medio de
Artículo 137.—Toda directriz transitoria emanada por el grupo gerencial
que no sea consecuente con lo estipulado en este Reglamento, rige hasta su
derogación.
Derogatorias
Artículo 138.—Este
Reglamento deja sin efecto el aprobado por Consejo Directivo en Sesión 5701 del
15 de noviembre del 2005, las modificaciones aprobadas mediante el artículo 6
de
5. ANEXOS
Estos documentos forman parte integral
del presente reglamento.
|
NÚMERO |
NOMBRE DEL ANEXO |
|
Anexo 1 |
Fórmula F-10-0056 “Vale por Entrega de Dinero”. |
|
Anexo 2 |
Fórmula F-10-0044 “Autorización Firma”. |
|
Anexo 3 |
Artículo 18 Reglamento de |
|
Anexo 4 |
Fórmula F-10-0003 “Vale por Préstamo de Activos y Herramientas”. |
|
Anexo 5 |
Registro Autorizadores de Gastos. |
|
Anexo 6 |
Fórmula F-10-0005 “Detalle Gastos por Alimentación y Hospedaje”. |
|
Anexo 7 |
Fórmula F-10-0029 “Comprobante de Gastos”. |
|
Anexo 8 |
Capítulo XXX “Orden y Disciplina” Estatuto de Personal Institucional. |
|
Anexo 9 |
Artículo 3 Entidades no sujetas al impuesto Ley Impuesto sobre la Renta. |
|
Anexo 10 |
Fórmula F-10-0087 “Comprobante Retención del 2% de
Impuesto sobre |
|
Anexo 11 |
Registro Administración Fondo de Trabajo. |
|
Anexo 12 |
Fórmula F-10-0052 “Solicitud Fondo o Subfondo de Trabajo”. |
|
Anexo 13 |
Procedimiento Cierre de un fondo de Trabajo |
|
Anexo 14 |
Procedimiento para el cálculo de solicitudes de incremento fondos de trabajo. |
|
Anexo 15 |
Registro Autorizaciones Modulo de Consulta y Modificaciones Banco de Costa Rica. |
|
Anexo 16 |
Formulario Múltiple para solicitud y mantenimiento Tarjeta de Compras Institucionales. |
|
Anexo 17 |
Formulario “Desglose de Gastos”. |
|
Anexo 18 |
Formulario para modificaciones. |
ANEXO 1
Fórmula F-10-0056 “Vale
por Entrega de Dinero”
Para ver la imagen solo en
ANEXO 2
Fórmula F-10-0044
“Autorización Firma”
Para ver la imagen solo en
ANEXO 3
“Artículo 18 Reglamento de
General sobre las Ventas”
Artículo 18.—De las facturas y su autorización.
a) Las facturas que emita el contribuyente o declarante,
deben ser redactadas en español, en duplicado, el original se entregará al
comprador y la copia será el documento que ampare el correspondiente asiento
contable. En las ventas al crédito, en consignación y apartados de mercaderías,
el original de la factura o comprobante quedará en poder del vendedor hasta su
cancelación.
Estos documentos contendrán
como mínimo los siguientes requisitos:
1) Nombre completo del propietario o razón social
y la denominación del negocio (nombre de fantasía si existe).
2) Número de inscripción.
3) Numeración consecutiva.
4) Espacio para la fecha.
5) Condiciones de la venta: al contado, crédito,
etc.
6) Nombre del impresor (pie de imprenta) y los
datos de identificación de la impresión.
7) Fecha de emisión.
8) Nombre completo del comprador o razón social.
9) Número de cédula natural o jurídica, siempre
que el comprador sea contribuyente del impuesto.
10) Detalle de la mercancía
transferida o naturaleza del servicio prestado, precio unitario y monto de la
operación expresada en moneda nacional.
11) Descuentos concedidos, con
indicación de su naturaleza y montos.
12) Subtotal.
13) Monto del impuesto selectivo de
consumo, cuando el vendedor sea también contribuyente del indicado impuesto y
el monto de cualquier otro tributo que recaiga sobre mercancías o servicios
gravados.
14) El valor de los servicios
prestados, separando los gravados y los exentos, con motivo de la venta de
mercancías o servicios gravados.
15) El valor de las mercancías que
se incorporen en la prestación de servicios gravados, separando las gravadas y
las exentas.
16) Precio neto de venta (sin
impuesto).
17) Monto del impuesto equivalente a
la tarifa aplicada sobre el precio neto de venta, con la indicación “Impuesto de Ventas” o las
siglas “IVA”.
18) Valor total de la factura
(16+17).
Los requisitos enumerados del 1 al 6,
deberán imprimirse en la factura.
b) Todo contribuyente, de previo a la utilización
de sus facturas u otro documento que las reemplacen, deberá presentarlas para
su registro y autorización en
ANEXO 4
Fórmula F-10-0003 “Vale
por Préstamo de Activos y Herramientas”
Para ver la imagen solo en
ANEXO 5
Registro Autorizadores de
Gastos
Para ver la imagen solo en
ANEXO 6
Fórmula F-10-0005 “Detalle
Gastos por
Alimentación y Hospedaje”
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ANEXO 7
Fórmula F-10-0029
“Comprobante de Gastos”
Para ver la imagen solo en
ANEXO 8
Capítulo XXX “Orden y
Disciplina”
Estatuto de Personal Institucional”
30-1 El Instituto procura seleccionar y contratar
los mejores trabajadores que se pueden reclutar en el país. Debe ser un orgullo
permanente para todo trabajador del ICE, de cualquier categoría, estar
contribuyendo a la riqueza y bienestar de los habitantes de Costa Rica. El ICE,
como Institución de todos los costarricenses no puede permitir que en algún
momento formen parte de su personal individuos que no sean buenos trabajadores,
en todos los sentidos.
30-2 Para poder obtener los mejores resultados de la
administración de una empresa, se requiere que todas las personas que trabajan
en ella lo hagan con orden y disciplina. En el Instituto, el orden y la
disciplina son responsabilidad de todos los trabajadores, porque todos deben
contribuir activamente para que se establezcan eficaces sistemas y métodos de
administración. No son solamente los jefes los responsables de mantener el
orden y la disciplina, sino que son todos los trabajadores, por convencimiento
propio, los que deben mantenerlos, respetando y cumpliendo las obligaciones que
se derivan del hecho de trabajar en el ICE.
30-3 Como justa retribución a los esfuerzos físicos e
intelectuales que el trabajador le entrega al ICE, recibe además del salario
algunos beneficios que superan los mínimos establecidos en el Código de
Trabajo. Todos estos beneficios han sido justamente ganados por los
trabajadores, y no los reciben como concesión gratuita; y para recibirlos en la
máxima proporción que es posible deben cumplir con todas las obligaciones que
sobre orden y disciplina se establecen en el Código de Trabajo, en las Leyes de
30-4 En el Instituto tienen lugar para trabajar
solamente los trabajadores responsables, que comprenden que el orden y la
disciplina deben guardarse y cumplirse por convicción propia, con actitud
positiva, y no porque el jefe los esté vigilando; no obstante lo anterior, para
aquellos trabajadores que no se sujeten al orden y disciplina incumpliendo sus
obligaciones, se establecen dos tipos de tratamiento:
30-5 El trabajador deberá comunicar a su jefe inmediato
por cualquier medio rápido, dentro de lo posible antes de inicio de la
correspondiente fracción de la jornada de trabajo, la imposibilidad en que está
de asistir al trabajo. No obstante lo anterior, las ausencias y llegadas
tardías deberán justificarse por escrito, a más tardar dentro de los tres días
hábiles siguientes a la llegada tardía o a su reincorporación al trabajo.
Las ausencias por enfermedad deberán justificarse ante
la jefatura inmediata por medio de certificado médico, o por cualquier otro
medio si el trabajador no fue tratado por un profesional en medicina.
En caso de que una jefatura no acepte las
justificaciones del trabajador, éste podrá recurrir a las instancias
pertinentes.
30-6 Las llegadas tardías de quince minutos o más
facultan al jefe correspondiente para impedir que el trabajador preste sus
servicios en la respectiva jornada de trabajo, siempre que el último no
demuestre un motivo razonable para haber llegado tarde. Para calificar el
motivo razonable, el jefe debe tomar en cuenta los antecedentes de asistencia y
puntualidad, y en general la actitud normal del trabajador en el cumplimiento
de sus obligaciones. La falta al trabajo por este motivo se considerará como
ausencia injustificada y deberá rebajarse del salario.
Esta medida se origina en la facultad que tiene el ICE,
como patrono, para organizar el trabajo, y en la obligación en que está el
trabajador de sujetarse al orden y disciplina establecidos.
Cada vez que un jefe haga uso de esta facultad debe
comunicarlo por escrito al trabajador, exponiéndole los motivos que tiene para
haberle impedido trabajar.
30-7 El registro de puntualidad de cada trabajador
formará parte del expediente que se lleva en
30-8 El trabajador podrá ser prevenido por escrito en
las siguientes circunstancias:
30-8 a) Cuando incurra en falta leve a las obligaciones
que le impone su contrato de trabajo, siempre que con anterioridad su jefe le
haya llamado la atención por otra u otras faltas leves cometidas.
30-8 b) Cuando haya llegado tarde la primera vez,
después de cinco minutos de la hora de iniciación de labores, o después de las
dos primeras veces si las llegadas tardías son menores de cinco minutos, todo
dentro de un mismo mes calendario.
30-8 c) Cuando haya incurrido en falta de cierta
gravedad a las obligaciones que le impone su contrato de trabajo, siempre que
la falta no se considere causal de despido sin responsabilidad patronal.
30-8 d) Cuando debiendo hacerlo, no concurra a trabajar
no teniendo un motivo razonable para justificar la ausencia, siempre que las
ausencias sean menores de dos días hábiles consecutivas, o no mayores de dos
días alternos, en un mismo mes calendario.
30-8 e) Cuando incurra en abandono del trabajo, sin
motivo justificado.
30-8 f) En cualquier otra circunstancia en que se
considere conveniente prevenirlo, en el interés de que supere su rendimiento
y/o su comportamiento a que está obligado, según el orden y la disciplina
establecidos en el Instituto.
30-8 g) Cuando incurriere en discriminación,
intimidación, hostigamiento o acoso sexual, según los términos contenidos en
este Estatuto, Capítulo 2 Terminología, Definiciones y la falta no tuviere
connotaciones graves de tipo físico, moral, psicológico y, o económico.
30-9 El jefe debe analizar muy bien la falta cometida
por el trabajador, antes de enviarle una prevención, tomando en cuenta que lo
que se pretende es advertir a quien ha cometido una falta que debe corregirse
en beneficio de que se mantenga el orden y la disciplina en el Instituto. Debe
el jefe colocarse en el justo medio, tanto para no enviar prevenciones que
puedan evitarse con persuasión y convencimiento, como para enviarlas si es
conveniente, entre otras cosas para que quede constancia por escrito que el
trabajador ha roto el orden y la disciplina.
El envío de una prevención debe justificarse solamente
en la necesidad de mantener el orden y la disciplina, y nunca en el deseo de
perjudicar al trabajador al dejarse constancia, por medio de la copia, en el
Expediente Personal. Debe recordar el jefe que la mejor manera para lograr una
verdadera integración del trabajador en el Instituto es la relación personal
permanente entre jefe y subalterno.
30-10 La nota de prevención, deberá identificar expresamente
en el “asunto”, que se trata de una prevención, además identificar claramente
la falta que se le imputa al trabajador, con indicación del día en que
ocurrieron los hechos y las normas infringidas. Deberán
serle entregadas en original y en forma personal al trabajador, con copia al
Departamento Relaciones Socio Laborales.
30-11 Si el trabajador no acepta
los términos de una prevención escrita, puede en el término de dos meses (Art.
604 Código de Trabajo), dirigirse por escrito a su jefatura, manifestando las
razones de su desacuerdo, solicitando dejar sin efecto la prevención. Ante tal
situación, el jefe respectivo podrá, responder al trabajador por escrito dentro
del término de un mes; bien sea para aceptar los argumentos del trabajador y
levantar la prevención, o bien para confirmarla. En caso de que transcurra el
mes sin que el jefe haya dado respuesta, en virtud del silencio administrativo
se presume que la petición del trabajador fue aceptada, debiendo procederse a
dejar sin efecto la prevención. De todo lo actuado, deberá quedar copia en el
expediente personal del trabajador en Relaciones Humanas, salvo en caso de
anulación, en el cual el trabajador podrá optar porque todos los documentos
relacionados con el asunto sean retirados del mismo. Si no se lograre conciliar
el diferendo entre el trabajador y su jefe, el trabajador puede plantear por
escrito el asunto ante el Departamento Relaciones Socio Laborales, para que
realice una investigación y emita un pronunciamiento, teniendo tanto el
trabajador como la jefatura siempre el derecho de recurrir al Comité Mixto.
30-12 El trabajador podrá ser despedido del trabajo,
sin responsabilidad patronal, cuando incurra en alguna de las siguientes faltas
graves a las obligaciones que le impone su contrato de trabajo, según lo
dispuesto en el artículo 81 del Código de trabajo:
“Artículo 81 - Son causas justas que facultan al
patrono para dar por terminado el contrato de trabajo:
a) Cuando el trabajador se conduzca durante sus labores
en forma abiertamente inmoral, o acuda a la injuria, a la calumnia o a las vías
de hecho contra su patrono.
b) Cuando el trabajador cometa alguno de los actos
enumerados en el inciso anterior contra algún compañero, durante el tiempo que
se ejecutan los trabajos, siempre que como consecuencia de ello se altere
gravemente la disciplina y se interrumpan las labores.
c) Cuando el trabajador, fuera del lugar donde se
ejecutan las faenas y en horas que no sean de trabajo, acuda a la injuria, a la
calumnia o a las vías de hecho contra su patrono o contra los representantes de
éste en la dirección de las labores, siempre que dichos actos no hayan sido
provocados y que como consecuencia de ellos se haga imposible la convivencia y
armonía para la realización del trabajo.
d) Cuando el trabajador cometa algún delito o falta
contra la propiedad en perjuicio directo del patrono o cuando cause
intencionalmente un daño material en las máquinas, herramientas, materias
primas, productos y demás objetos relacionados en forma inmediata e indudable
con el trabajo.
e) Cuando el trabajador revele los secretos a que alude
el inciso g) del artículo 71 del Código de Trabajo.
f) Cuando el trabajador comprometa con su imprudencia o
descuido absolutamente inexcusables la seguridad del lugar donde se realizan
las labores o la de las personas que allí se encuentren.
g) Cuando el trabajador deje de asistir al trabajo sin
permiso del patrono, sin causa justificada durante dos días consecutivos o
durante más de dos días alternos dentro del mismo mes calendario.
h) Cuando el trabajador se niegue de manera manifiesta
y reiterada a adoptar las medidas preventivas o a seguir los procedimientos
indicados para evitar accidentes o enfermedades; o cuando el trabajador se
niegue en igual forma a acatar, en perjuicio del patrono, las normas que éste o
su representante en la dirección de los trabajos le indique con claridad para
obtener la mayor eficacia y rendimiento en las labores que se están ejecutando.
i) Cuando el trabajador, después de que el patrono lo
apercibe por una vez, incurra en las causales previstas por los incisos a), b),
c), d), y e) del artículo 72 del Código de Trabajo.
j) Cuando el trabajador al celebrar el contrato haya
inducido un error al patrono, pretendiendo tener cualidades, condiciones o
conocimientos que evidentemente no posee, o presentándole referencias o
atestados personales cuya falsedad éste luego compruebe, o ejecutando su
trabajo en forma que demuestre claramente su incapacidad en la realización de
las labores para las cuales ha sido contratado.
k) Cuando el trabajador sufra prisión por sentencia
ejecutoria, y
l) Cuando el trabajador incurra en cualquier otra falta
grave a las obligaciones que le imponga el contrato.
Es entendido que siempre que el despido se funde en un
hecho sancionado también por las leyes penales, quedará a salvo el derecho del
patrono para entablar las acciones correspondientes ante las autoridades
represivas comunes”.
30-13 De conformidad con
30-14 De conformidad con el Reglamento de
30-15 Cuando un trabajador no quiera deliberadamente sujetarse
al orden y disciplina establecidos en el ICE, lo que se comprobará mediante las
copias de las prevenciones que se le hayan enviado, y cuando la tolerancia que
se pueda tener con un trabajador de esta condición pueda llegar a ser un mal
ejemplo para todos los demás trabajadores, o afectar la normal ejecución de las
labores independientemente de lo dispuesto en el párrafo 30-10 de este Estatuto
se podrá dar por terminado el contrato de trabajo sin responsabilidad patronal.
En ningún caso en que se produzca un despido por faltas
reiteradas cometidas por un trabajador, debidamente prevenidas por escrito en
su oportunidad, se pagarán indemnizaciones por concepto de preaviso y/o auxilio
de cesantía, a menos que un Tribunal de Trabajo así lo ordene.
30-16 De conformidad con los incisos b) y l) del
artículo 81 del Código de Trabajo, se considera causal de despido sin
responsabilidad patronal, la discriminación, el hostigamiento o acoso sexual y
la intimidación en los términos contenidos en el Capítulo 2 TERMINOLOGIA -
DEFINICIONES de este Estatuto, si se determina que ha causado daño físico,
moral, psicológico o económico, o que se han alterado gravemente las relaciones
internas de trabajo.
30-17 De conformidad con el inciso l) del artículo 81
del Código de Trabajo, se considera falta grave la circunstancia de que a un
trabajador se le haya dado licencia para ausentarse de su labor en cumplimiento
de una obligación legal, para asistir a tratamiento médico o por necesidad
personal y se le compruebe que ha abusado de la licencia.
30-18 Las faltas cometidas que pudieran suponer la
comisión de un delito, o que implicaren hurto o robo, por leve que éste sea, en
perjuicio del ICE o de algún compañero de trabajo, facultarán al Instituto para
aplicar la sanción máxima que establece el artículo 81 del Código de Trabajo.
Ningún trabajador tiene derecho a tomar para sí ninguna
cosa que pertenezca al Instituto o a terceros, por insignificante que ella sea,
aunque no tenga valor, o sea inservible o material de desecho.
30-19 El despido sin responsabilidad patronal es la
mayor sanción disciplinaria la cual se reserva para aquellos casos de faltas
graves debidamente calificadas como causales en la legislación vigente. De
conformidad con
Al tenerse conocimiento de una falta grave cometida, se
procederá en la siguiente forma:
30-19 a) La jefatura respectiva deberá preparar la
información relativa a la falta cometida por el trabajador, o, cuando
corresponda, atender las denuncias o recomendaciones que interna o externamente
se le hagan al respecto. Es obligación del jefe acompañar a la solicitud de
despido todos los documentos y pruebas pertinentes. En casos complejos,
30-19 b) La jefatura respectiva solicitará por escrito
a
30-19 c)
30-19 d) El Comité Mixto de Relaciones Laborales
elevará a
30-19 e)
30-20 Toda sanción o corrección disciplinaria deberá
constar en el expediente personal del trabajador y se comunicará por escrito al
interesado.
30-21 La estabilidad es un derecho de los trabajadores
en el ICE, quienes únicamente podrán ser despedidos si el Instituto demuestra
que efectivamente incurrieron en alguna falta grave, tipificada como causal de
despido en la legislación vigente. Cuando los Tribunales de Trabajo declaren que
el despido aplicado a un trabajador resultó injustificado, el trabajador tiene
derecho a que se le reinstale. Mientras se discuta en un juicio la posible
reinstalación de un trabajador a su puesto, no podrá nombrarse en propiedad a
ningún sustituto.
Si
Además tendrá derecho el trabajador a que se le
restituyan todos los salarios dejados de percibir, desde que fue separado hasta
que efectivamente se le reincorpore, el aguinaldo y cualquier otro reajuste
salarial que se le hubiere hecho al resto de los trabajadores y en general,
cualquier otro beneficio que no haya disfrutado durante el período de
separación.
En caso de que el trabajador renuncie a la
reinstalación, se le pagarán los extremos de preaviso, auxilio de cesantía que
le pudieran corresponder de acuerdo con su antigüedad; y a título de daños y
perjuicios el monto equivalente a seis meses de salario.
ANEXO 9
“Artículo 3 Entidades no
sujetas al impuesto
Ley Impuesto sobre
Artículo 3º—Entidades no sujetas al
impuesto.
a) El estado, las municipalidades, las
instituciones autónomas y semiautónomas del Estado que por ley especial gocen
de exención y las universidades estatales.
b) Los partidos políticos y las instituciones
religiosas cualesquiera que sea su credo, por los ingresos que obtengan para el
mantenimiento del culto y por los servicios de asistencia social que presten
sin fines de lucro.
c) Las empresas acogidas al Régimen de Zonas
Francas, de conformidad con
ch) Las organizaciones sindicales, las
fundaciones, asociaciones declaradas de utilidad publica por el Poder
Ejecutivo, siempre y cuando los ingresos que obtengan, así como su patrimonio,
se destinen en su totalidad, exclusivamente para fines públicos o de
beneficencia y que, en ningún caso, se distribuyan directa o indirectamente
entre sus integrantes.
d) Las cooperativas debidamente constituidas de
conformidad con
e) Las asociaciones solidaristas.
f)
g) Las Asociaciones Civiles que agremien a
pequeños o medianos productores agropecuarios de bienes y servicios, cuyos
fines sean brindarles asistencia técnica y facilitarles la adquisición de
insumos agropecuarios a bajo costo; buscar alternativas de producción,
comercialización y tecnología, siempre y cuando no tenga fines de lucro, así como,
sus locales o establecimientos en los que se comercialicen, únicamente, insumos
agropecuarios. Además, los ingresos que se obtengan, así como su patrimonio, se
destinarán exclusivamente para los fines de su creación y, en ningún caso, se
distribuirán directa o indirectamente entre sus integrantes.
h) Las personas, micro, pequeñas y medianas
productoras orgánicas registradas ante la oficina correspondiente del MAG, que
durante un año hayan estado en transición para ser certificadas como tales, por
un periodo de diez años, y mientras se mantengan las condiciones que dieron
origen a la exoneración.”
(Inciso adicionado mediante Ley Nº
8542 de 27 de setiembre del 2006, publicada en
ANEXO 10
Fórmula F-10-0087 “Comprobante
Retención del
2% de Impuesto sobre
Proveedor Físico y Jurídico
Para ver la imagen solo en
ANEXO 11
Registro Administración
Fondo de Trabajo
Para ver la imagen solo en
ANEXO 12
Fórmula F-10-0052
“Solicitud Fondo o Subfondo de Trabajo”
Para ver la imagen solo en
ANEXO 13
Procedimiento Cierre de un
fondo de Trabajo
Encargado de Fondo de Trabajo
Recopila cada una de las
facturas y vales pendientes de cancelar ante el fondo de trabajo. Para ambos
casos establecerá una fecha límite para recibir la documentación.
Consulta
al banco si existen cheques pendientes de cambio. De existir cheques
pendientes, se localizará a los beneficiarios de los mismos, comunicándoles que
la cuenta corriente que respalda dichos cheques se cerrará. Igualmente se les
deberá indicar cual será la fecha máxima de cambio.
Realiza la última solicitud
de reintegro en la cual se incluirá y cancelarán todos los documentos
pendientes del fondo de trabajo.
Proceso Gestión de Liquidez –
Dirección de Finanzas
Realiza el reintegro al
fondo de trabajo, completando así el monto total del fondo de trabajo en la
cuenta corriente.
Encargado de Fondo
Emite cheque a favor
del Instituto Costarricense de Electricidad, por el monto completo del fondo de
trabajo y realiza el depósito correspondiente en la cuenta matriz del ICE del
sector al cual pertenezca el fondo:
· Cuenta matriz ICE Nº
192911-9 BCR - Sector Telecomunicaciones
· Cuenta matriz ICE Nº 42525-7
BCR - Sector Electricidad
· Cuenta matriz ICE Nº 10438-0
BNCR - Sector Electricidad
Prepara un acta de
destrucción en coordinación con la jefatura y un representante de
Remite nota al Proceso
Gestión de Liquidez con copia al Proceso Contable y a
Remite al Proceso Gestión de
Liquidez, nota –firmada por el Director, indicando que el fondo de trabajo
pasará de
a) Nota de solicitud de cierre de la cuenta
corriente, firmada por el Director.
b) Copia de la conciliación
realizada a la fecha del cierre del fondo.
c) Copia del comprobante del depósito
del cheque emitido a nombre del ICE, para dejar la cuenta corriente con saldo
0.
d) Copia del acta de destrucción
de las fórmulas de cheques no utilizadas, la cual debe contener en detalle la
cantidad y el número de las fórmulas destruidas, la firma del encargado del
fondo de trabajo, del superior inmediato y del representante de
Proceso Gestión de Liquidez –
Dirección de Finanzas
Recibe la documentación
y verifica que cumpla con los requisitos establecidos.
Realiza el cierre del fondo a
nivel del Sistema de Fondos Trabajo.
Realiza en el Sistema de
Fondos de Trabajo, el cambio de modalidad de cuenta corriente a Tarjeta de
Compras Institucional.
Envía al Proceso Contabilizar
la documentación que respalda el cierre de la cuenta corriente.
Remite nota al banco
solicitando el cierre de la cuenta corriente del fondo de trabajo. Esta nota
debe ser firmada, en forma mancomunada, por un representante del Grupo Gerencia
y un representante del Grupo Finanzas, según lo aprobado por el Consejo
Directivo.
Archiva en el expediente del
fondo de trabajo respectivo, la documentación del cierre.
ANEXO 14
Procedimiento para el
cálculo de solicitudes
de incremento fondos de trabajo
La suma total de los
gastos de los últimos seis meses se dividirá entre 26 (número de semanas), para
determinar el promedio semanal de gastos.
Fórmula
Nº 1: Gasto de 6 meses = Gasto promedio semanal
26
El gasto promedio
semanal por 2 representa el monto máximo a asignar para el Fondo de Trabajo, el
cual debe redondearse al medio millón más cercano.
Fórmula Nº 2: Gasto prom. Semanal * 2 (Rotación del mongo asignado al fondo en
2 semanas) = monto máximo para el fondo de trabajo.
Al monto máximo para el fondo
de trabajo, se le debe restar el monto actual asignado, para determinar cuanto
debe aumentarse el fondo.
Fórmula Nº 3: monto
máx. para el fondo de trabajo. – Monto actual asignado
= Aumento que corresponde.
La suma del incremento solicitado más el monto
actual del fondo, no debe superar el producto de la operación realizada en la
fórmula 2.
El siguiente ejemplo, ilustra
el procedimiento anterior con un fondo de trabajo de ¢ 3.000.000,00 con un
gasto semestral de ¢.45.000.000,00.
Paso
1: ¢ 45.000.000,00 = ¢ 1.730.769,00 : Gasto promedio semanal
26
Paso 2: ¢ 1.730.769,00 X 2 = ¢ 3.461.538
se redondea a ¢ 3.500.000,00
Paso 3: ¢
3.500.000,00 – ¢ 3.000.000,00 = ¢ 500.000,00 incremento recomendado.
Nota: Para efectos del cálculo de rotación no se
considerarán los montos inmovilizados en las cajas recaudadoras (Fondo de
Cajero).
ANEXO 15
Registro Autorizaciones
Módulo de Consulta y
Modificaciones Banco de Costa Rica
Para ver la imagen solo en
ANEXO 16
Formulario Múltiple para
solicitud y mantenimiento
Tarjeta de Compras Institucional
Para ver la imagen solo en
ANEXO 17
Formulario “Desglose de
Gastos”
Para ver la imagen solo en
ANEXO 18
Formulario para
modificaciones
Para ver la imagen solo en
Dirección de Finanzas.—Proceso Gestión de Liquidez.—Sandra Gamboa Ureña.—1
vez.—(O. C. Nº 10580).—C-1851650.—(111491).
Requisitos técnicos para los trámites de aseguramiento
e indemnizaciones de todos los productos que ofrece el Instituto Nacional de
Seguros, lo anterior con el fin de cumplir con lo estipulado en
|
DIVISIÓN MÉDICA. |
|
|
Archivo Clínico. |
|
|
Certificación de Expediente Clínico. |
8 días naturales. |
|
Cédula de identidad o documento autenticado u Orden Judicial que faculte al portador para efectuar el trámite. |
|
|
Secuestro de Expediente Clínico |
8 días naturales. |
|
Secuestro de Estudios Radiológicos. |
8 días naturales. |
|
Solicitud de secuestro del expediente clínico ó estudio radiológico debidamente firmada por un juez o fiscal. |
|
|
Cédula de identidad de la persona facultada para efectuar el secuestro. |
|
|
Préstamo de Estudios Radiológicos. |
1 día hábil. |
|
Cédula de identidad del paciente, documento autenticado u Orden Judicial que faculte al portador para efectuar el trámite y la cédula de identidad del que hace el trámite. |
|
|
Solicitud por escrito del Centro Médico que requiere las placas, con el aval del Jefe Médico y Jefe Administrativo. |
|
|
Presentación de solicitud escrita o cumplimentar formulario correspondiente, cualquiera de los documentos presentados debe contar con la autorización de las Jefaturas Médica y Administrativa. |
|
|
Unidad de Admisión y Especialidades Médicas. |
|
|
Admisión de pacientes por seguro. |
Inmediato (10 minutos). |
|
Formulario “Orden de Atención Médica” cumplimentada por el patrono en los casos de Riesgos del Trabajo, Sucursal o por el departamento para las otras líneas de seguro. |
|
|
Referencia de C.C.S.S. (Si fue atendido por primera vez
en alguno de los centros médicos de |
|
|
Cédula de identidad o documento autenticado u Orden Judicial que faculte al portador para efectuar el trámite. |
|
|
Solicitud de cita de reapertura. |
Inmediato (10 minutos). |
|
Carta de despido, carta de renuncia o copia de liquidación y cumplimentar la solicitud de reapertura (en los casos de Riesgos de Trabajo en que el patrono se niega a otorgar la orden de atención médica, el trabajador ha sido despedido de la empresa o ha renunciado a ella) |
|
|
Orden de Atención Médica (para los demás seguros). |
|
|
Certificación de períodos de incapacidad. |
15 minutos. |
|
Si es una solicitud judicial, Mandamiento emitido por el juzgado solicitante con los datos relativos al caso. |
|
|
Si es una solicitud personal, cumplimentación de formulario establecido con todos los datos. |
|
|
Cédula de identidad. |
|
|
Reconocimiento de incapacidades
emitidas por |
8 días naturales. |
|
Incapacidad de |
|
|
Duplicado de Incapacidades |
30 minutos. |
|
Reconocimiento de pasajes y viáticos. |
30 minutos. |
|
Cédula de identidad. |
|
|
Cumplimentación de formulario de solicitud de duplicado de incapacidades. |
|
|
Cambio de Régimen. |
10 minutos. |
|
Cumplimentación de formulario de solicitud de cambio de régimen. |
|
|
Constancia emitida por el departamento donde conste la aceptación del Riesgo (si es un caso de Riesgos del Trabajo). |
|
|
Cambio de domicilio del Asegurado. |
5 minutos. |
|
Constancia de la guardia rural más cercana a su domicilio donde se indique a dirección exacta de residencia y desde qué fecha habita allí. |
|
|
Casos P.O.A.M. (Pendiente de Atención médica). |
Inmediato (10 minutos). |
|
Orden de Atención Médica. |
|
|
Cédula de identidad. |
|
|
Cuentas Médicas. |
|
|
Pago de Facturas a Proveedores. |
De acuerdo a lo establecido en el Contrato. |
|
Relación contractual con el INS, de acuerdo al reglamento de Contratación Administrativa. |
|
|
Cédula de identidad o documento autenticado u Orden Judicial que faculte al portador para efectuar el trámite. |
|
|
Formulario solicitud de examen o el definido administrativamente, debidamente autorizado por el solicitante. |
|
|
Personería jurídica al día, cédula de identidad o carné otorgado por el Departamento de Inversiones. |
|
|
Reconocimiento de Facturas por atención médica en hospitales, clínicas o médicos privados. |
22 días naturales. |
|
Documento o carta explicando porqué se acudió a centro hospitalario privado, incluyendo, solicitud expresa del reintegro del dinero utilizado. |
|
|
Epicrisis o historia de la atención médica completa (pre y post-ingreso) recibida en el hospital o clínica privada, que se incluya si a criterio médico se trató de una emergencia que puso en peligro la vida del paciente. |
|
|
Facturas originales timbradas o dispensadas con el detalle de los servicios recibidos. |
|
|
Dos copias de todos los documentos citados anteriormente. |
|
|
Personería jurídica al día o cédula de identidad o residencia. |
|
|
Reconocimiento de facturas por realización de exámenes de la vista. |
Reintegro 30 minutos. |
|
Caso aceptado por el departamento correspondiente. |
|
|
Factura original cancelada, timbrada o dispensada. |
|
|
Referencia original del oftalmólogo del INS (no hay formato establecido). |
|
|
Cédula de identidad o residencia. |
|
|
Reposición de lentes y aros. |
Reintegro 30 minutos. |
|
Mínimo dos facturas proforma de ópticas de su elección. |
|
|
Referencia original del oftalmólogo del INS. |
|
|
Caso aceptado por departamento correspondiente. |
|
|
Referencia a odontólogo externo. |
Reintegro 30 minutos. |
|
Referencia original de odontólogo del INS. |
|
|
Caso aceptado por departamento correspondiente. |
|
|
Pago por compra de bienes y servicios. |
7 días naturales. |
|
Estar inscrito en el registro de proveedores. |
|
|
Presentar factura original timbrada o dispensada. |
|
|
Transportes. |
|
|
Traslado Colectivo de pacientes a nivel Nacional.Transporte con Acompañante. Reconocimiento de transporte especial. |
30 minutos a 2 horas y media dura todo el trámite. |
|
Orden de transporte emitida ese mismo día por el médico. |
|
|
Cédula de identidad o documento autenticado u Orden Judicial que faculte al portador para efectuar el trámite. |
|
|
Cédula u otro documento de identificación. |
|
|
Para el caso de acompañantes y de transporte especial la orden debe tener el Visto Bueno de Jefatura Médica. |
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Requisitos adicionales. Pacientes de área metropolitana: Deben estar listos 3 horas antes de la cita programada. |
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Pacientes de área rural: Comunicarse un día hábil con
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Cambio de transporte por cambio de cita. |
2 días antes de cita. |
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Comunicar vía telefónica el cambio de cita a la oficina de transportes. |
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Presentar documento que demuestre la existencia de la cita a examen o cita médica. |
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Farmacia. |
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Solicitud de copia de recetas despachadas. |
8 días hábiles. |
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Cédula de identidad. |
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Cumplimentar formulario de solicitud. |
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Cancelar servicio de fotocopiado |
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Cédula de identidad o documento autenticado u Orden Judicial que faculte al portador para efectuar el trámite. |
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En caso de que la solicitud la haga un ente judicial: documento autenticado u Orden Judicial que faculte al portador para efectuar el trámite y la cédula de identidad del que hace el trámite. |
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En aquellos casos en que se autorice a un tercero a retirar la copia del documento este deberá presentar una autorización autenticada por un abogado. |
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Rehabilitación. |
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Referencia de pacientes a Rehabilitación desde los Dispensarios |
1 ó 2 días hábiles. |
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Memorando de referencia del Dispensario. |
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Cédula de identidad o documento autenticado u Orden Judicial que faculte al portador para efectuar el trámite. |
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Tarjeta de control de asistencia. |
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Tarjetón de terapia física en los casos que no haya sistema de información. |
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Reprogramación en cita de Rehabilitación. |
1 ó 2 días hábiles. |
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Cédula de identidad o autorización escrita en caso de que el trámite lo haga un tercero. |
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Cambio de terapeuta. |
1 a 8 días hábiles. |
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Tarjeta de control de asistencia. |
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Solicitud escrita. |
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Justificación de ausencias a terapia. |
1 a 2 días hábiles. |
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Presentar justificación por escrito de los motivos por los cuales faltó a la cita. |
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Cédula de identidad o autorización escrita en caso de que el trámite lo haga un tercero. |
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Confección de incapacidad para completar terapia o incapacidad retroactiva durante la terapia en Dispensarios. |
1 ó 2 días hábiles. |
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Resultado de consulta de última cita de Fisiatría. |
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Memorando de referencia del Dispensario |
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Cédula de identidad o autorización escrita en caso de que el trámite lo haga un tercero. |
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Cambio de médico fisiatra. |
10 días hábiles. |
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Presentar justificación por escrito de por qué el cambio. |
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Solicitud de permiso para salida del Albergue. |
10 días hábiles. |
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Presentar comprobante, tarjeta de citas o boleta de citación, según sea el caso. |
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Solicitud de Informe de Terapia o resultados de la Rehabilitación. |
10 a 15 días hábiles. |
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Solicitud escrita que incluya destino de la información (personal, a otra institución para consulta profesional privada) Fechas y tipo de terapia de la que solicita el informe. |
|
|
Si es solicitud de otra Institución se debe presentar nota de la otra institución. |
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Solicitud de Criterio Experto para Reconocimiento de Facturas Externas por servicios de rehabilitación. |
10 días hábiles. |
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Solicitud formal de Jefatura Médica. |
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Copia de Facturas de los servicios prestados. |
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Solicitud, sustitución o reparación de equipo ortopédico |
15 días a 22 días hábiles. |
|
Presentar solicitud escrita para tal fin. |
|
|
Cumplimentar la formula “Solicitud de Equipo Ortopédico” |
|
|
Solicitud de Nota para Aplicación de
adecuación curricular para estudiantes con secuelas de TCE de |
22 días hábiles. |
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Si la solicitud es del centro educativo debe presentar solicitud escrita firmada por el Director del respectivo centro de enseñanza. |
|
|
Dispensarios Médicos. |
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|
Reapertura de casos cuando el patrono se niega a otorgar orden atención médica o el paciente ya no labora para él. |
2 a 4 días hábiles si es en INS Salud y si es en Dispensarios de 1 a 3 días. |
|
En los casos de Riesgos del Trabajo en que el patrono se niega a otorgar la orden de atención médica, trabajador ha sido despedido de la empresa o ha renunciado a ella, debe presentar cualquiera de los siguientes documentos: Se debe de eliminar orden de atención médica y incluir “aviso de accidente o enfermedad de trabajo y orden de atención médica” formulario INS.F-1000648. |
|
|
Carta de despido, carta de renuncia o copia de liquidación |
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|
Cédula de identidad o documento autenticado u Orden Judicial que faculte al portador para efectuar el trámite. Se debe indicar que en los casos de Orden Judicial se debe dirigir primero a la sede para que se le confeccione un a ,”aviso de accidente o enfermedad de trabajo y orden de atención médica” formulario INS.F-1000648, administrativo. |
|
|
Orden de atención médica (para los demás seguros). |
|
|
Atención Médica de pacientes (Casos nuevos y Reaperturas). |
Inmediato. |
|
Formulario “Orden de Atención Médica” cumplimentada por el patrono en los casos de Riesgos del Trabajo, sucursal o por el departamento para las otras líneas de seguro. Se debe de eliminar orden de atención médica y sustituirlo por “aviso de accidente o enfermedad de trabajo y orden de atención médica” formulario INS.F-1000648 |
|
|
Referencia de C.C.S.S. (Si fue atendido por primera
vez en alguno de los centros médicos de |
|
|
Certificación de expediente clínico, epicrisis y dictámenes médicas. |
De 1 a 3 días hábiles. |
|
Cancelación del servicio de fotocopiado. |
|
|
Solicitud escrita del paciente. |
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|
Programa de consultorios médicos laborales. |
10 días hábiles para que los funcionarios de Dispensarios efectúen la visita. |
|
Solicitud escrita de la empresa interesada. |
|
|
Cumplimentación del cuestionario “Inscripción en el programa de consultorios médicos laborales” |
|
|
Cumplimiento de los requisitos establecidos en cuánto a infraestructura, mobiliario, equipo y recurso humano. |
|
|
Fotocopias de las acreditaciones del Médico, |
|
|
Pago a Proveedores varios (INS-Salud). |
3 días hábiles. |
|
Relación contractual (compras mayores de 50.000 mil) |
|
|
Factura original timbrada o dispensada (detalle de compra o servicio y lugar donde se efectúa). |
|
|
Personería jurídica al día/o cédula de identidad y/o carné otorgado por el Departamento de Inversiones. |
|
|
Trabajo Social |
|
|
Valoración Social para aumento de cobertura del SOA |
3 a 8 días hábiles. |
|
Documento de |
|
|
Entrevista social para valorar la situación socioeconómica. |
|
|
Visita domiciliaria o a la comunidad, si en entrevista se detecta irregularidades. |
|
|
Consulta al Registro de |
|
|
Constancia de salario, consultas a AS/400 (planillas) o comprobantes de su situación económica. |
|
|
Jefatura Médica |
|
|
Reconocimiento de facturas por servicios privados (fuera de horas laborales INS-SALUD o Urgencias) |
15 días hábiles. |
|
Solicitud expresa del usuario de |
|
|
Cédula de identidad o documento autenticado u Orden Judicial que faculte al portador para efectuar el trámite. |
|
|
Epicrisis completa pre y post ingreso, si a criterio del médico se trató de una emergencia médica que puso en peligro la vida del usuario (a). |
|
|
Facturas (copias) con desglose de cada uno de los renglones de éstas |
|
|
Solicitud de adelanto de cita de valoración. |
15 días hábiles. |
|
Solicitud expresa y específica del usuario (a) pidiendo adelanto de cita de valoración. Se debe justificar las causas del eventual adelanto o no de la cita de valoración. |
|
|
Presentar (de existir) documentación que justifique la solicitud, por ejemplo: viaje al exterior, casos de tipo social y otros. |
|
|
Solicitud de información de Patronos, Abogados y otros interesados en el estado clínico de nuestros pacientes. |
15 días hábiles a partir de la recepción de documentos. |
|
Solicitud expresa de información sobre el estado de
salud, tratamiento e incapacidades del (la) usuario (a) de nuestros
servicios, la cual no es posible suministrar en su totalidad, basados en
confidencialidad del expediente clínico, de acuerdo con el Artículo 24 de |
|
|
Solicitud de Cambio de Médico. |
15 días hábiles a partir de la recepción de la solicitud. |
|
Presentación de la cédula de identidad y cumplimentación de la solicitud denominada “Solicitud de dictamen u otros”. |
|
|
Solicitud de Epicrisis
por Monto Agotado de |
15 días hábiles a partir del recibo de la nota de reporte de monto agotado. |
|
Reporte de monto agotado. |
|
|
Presentar la cédula de identidad. |
|
|
Solicitud de Epicrisis. |
15 días hábiles a partir de la recepción de la solicitud. |
|
Presentación de solicitud formal directa del solicitante: |
|
|
a) Médicos de empresa. |
|
|
b) Médicos de centros hospitalarios de |
|
|
c) Poder judicial. |
|
|
d) Representante legal autorizado por el usuario. |
|
|
Agotamiento de la Vía Administrativa. |
15 días hábiles al recibo de la solicitud. |
|
El (la) usuario(a) solicita a |
|
|
Solicitud de Dictamen Médico. |
15 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la solicitud. |
|
Presentación de la cédula de identidad y cumplimentación de la solicitud denominada “SOLICITUD DE DICTAMEN U OTROS”. Únicamente el interesado puede solicitar este documento, caso contrario debe autorizar a otra persona adjuntando a la autorización el original de la cédula de identidad. En caso de menores de edad, será el padre que ejerza la patria potestad o los encargados del mismo quienes realicen el trámite de dictamen médico. Aportar los timbres médicos y de la Cruz Roja. |
|
|
Reconocimiento de Incapacidades Retroactivas. |
8 días hábiles. |
|
Dictamen Médico. |
|
|
Boleta de incapacidad. |
|
|
Hospital. |
|
|
Solicitud de Dictámenes y Certificados Médicos a pacientes internados en Casa de Salud. |
5 días hábiles. |
|
Timbre médico ¢100. |
|
|
Timbre de |
|
|
Cédula de identidad o documento autenticado u Orden Judicial que faculte al portador para efectuar el trámite. |
|
|
De ser solicitante un tercero contar con la autorización escrita del paciente. |
|
|
Si es solicitado por el Poder Judicial, presentar Mandamiento correspondiente. |
|
|
Cédula de identidad al solicitar y retirar el documento. |
|
|
Solicitud escrita de documentos a certificar a través de una nota o formula de “Solicitud de Dictamen u otros”. |
|
|
Solicitud de Epicrisis para pacientes internados. |
Día posterior al egreso del paciente. |
|
De ser solicitante un tercero contar con la autorización escrita del paciente. |
|
|
Si es solicitado por el Poder Judicial, presentar Mandamiento Judicial correspondiente. |
|
|
Cédula de identidad al solicitar y retirar el documento. |
|
|
Solicitud escrita. |
|
|
RIESGOS DEL TRABAJO. |
|
|
INVESTIGACIÓN, INSPECCIÓN Y PROMOCIÓN. |
|
|
Determinación de derechohabientes, casos de fallecidos. |
45 a 60 días. |
|
Fotocopia del informe policial. |
|
|
Fotocopia del dictamen médico legal. |
|
|
Fotocopia del resultado de toxicología. |
|
|
Fotocopia del resultado de alcoholemia. |
|
|
Certificado de defunción que indique las causas de muerte. |
|
|
Fotocopia del documento de identificación del trabajador fallecido. |
|
|
Fotocopia del documento de identificación de la esposa o compañera. |
|
|
Certificado de estado civil del trabajador fallecido. |
|
|
Certificado de estado civil de la esposa o compañera. |
|
|
Certificado de nacimiento de los hijos menores de edad. |
|
|
Certificado de nacimiento de los menores dependientes. |
|
|
Fotocopia de documento de identificación de la madre del occiso. |
|
|
Fotocopia de documento de identificación del padre del occiso. |
|
|
Constancia de cuenta cliente de un Banco del Sistema Bancario Nacional. |
|
|
Declaración de beneficiarios (emitida ante Inspector del INS). |
|
|
Certificado de nacimiento de menores dependientes. |
|
|
Otros documentos que se ameriten en el proceso investigativo. |
|
|
Si el trabajador fallecido y/o los posibles beneficiarios fuesen extranjeros, los documentos requeridos deberán ser expedidos por el país de origen y presentados de conformidad a lo establecido en las leyes internacionales. |
|
|
Investigación de casos administrativos. |
15 días. |
|
Expediente administrativo abierto por Unidad de Verificación de Derechos. |
El inicio de la investigación depende del aporte de requisitos por parte del trabajador |
|
Comprobantes de pago por salario en labores ejecutadas. |
|
|
Comprobantes de pago por salario en labores ejecutadas. |
|
|
Informe accidente de |
|
|
Declaraciones de testigos. |
|
|
Otros documentos que se requieran en caso de procesos administrativos. |
|
|
GESTIÓN DE PLANILLAS. |
|
|
Recepción de inclusión provisional de trabajadores por medio de formulario físico de papel. |
5 a 10 minutos. |
|
Cumplimentar y presentar antes que el trabajador inicie labores, la fórmula diseñada para este efecto. |
|
|
Autorización para utilizar el servicio electrónico de envío de planillas. |
1 día hábil. |
|
Cumplimentar la fórmula con los datos que se solicitan referente a la póliza y los usuarios autorizados para realizar el trámite. |
|
|
Recepción de inclusión provisional de trabajadores por medio de Internet. |
5 a 10 minutos. |
|
Ingresar a la página www.ins-cr.com, registro de usuarios y solicitar cuenta del usuario. |
|
|
Cumplimentar los datos de la fórmula que se encuentra en la página Web en Internet. |
|
|
Presentación de planillas por medio electrónico. |
1 día. |
|
Ingresar a la página www.ins-cr.com, registro de usuarios y solicitar cuenta del usuario. |
|
|
Descargar la aplicación -desde el sitio- al equipo del usuario, junto con los manuales explicativos. |
|
|
Enviar la planilla vía Internet en el formato tipo texto, tal y como se describe en el manual de usuarios facilitado en la página Web. |
|
|
Presentación de planillas físicas. |
5 a 10 minutos. |
|
Retirar el formulario que Instituto dispone para las planillas físicas. |
|
|
Presentar el formulario debidamente cumplimentado. |
|
|
Presentación de planillas magnéticas. |
5 a 10 minutos. |
|
Constancia de cuenta cliente de un Banco del Sistema Bancario Nacional. |
|
|
Presentar el disquete con el archivo en formato texto que genera la correspondiente aplicación. |
|
|
SERVICIOS AL PATRONO |
|
|
Emisión de pólizas. |
20 minutos. |
|
Fotocopia cédula jurídica o física. |
Este trámite se realiza en la Sede Central |
|
Cumplimentar el formulario emisión póliza. |
|
|
Boleta Municipal. |
|
|
Contrato. |
|
|
Fotocopia de la cédula del apoderado generalísimo. |
|
|
Listado con los nombres de los trabajadores y sus números de identificación, ocupación y salario. |
|
|
Solicitud de emisión firmada por el patrono. |
|
|
Trámite para reexpedición de pólizas. |
20 minutos. |
|
Fotocopia cédula jurídica o física. |
Este trámite se realiza en la Sede Central |
|
Planilla actualizada. |
|
|
Constancia de cuenta cliente de un Banco del Sistema Bancario Nacional. |
|
|
Atención de Reclamos de Seguro al Costo por liquidación. |
5 días. |
|
Fotocopia de las planilla presentadas para el período de estudio. |
|
|
Liquidación de la póliza por no realizar trabajo. |
5 días. |
|
Carta del patrono. |
|
|
Bitácora de la obra sellada por el Colegio de Ingenieros, donde se justifique que no se llevará a cabo la construcción. |
|
|
Nota de |
|
|
Cierre de Centros Laborales y conclusión de trabajos en pólizas permanentes y temporales. |
5 días. |
|
Notificación escrita al Instituto. |
|
|
Fotocopia de la nota presentada ante |
|
|
Liquidación de pólizas permanentes. |
5 días. |
|
Solicitud formal por escrito. |
|
|
Copia carta sellada y presentada ante |
|
|
Exoneración de Pólizas. |
20 minutos. |
|
Solicitud por escrito. |
Este trámite se realiza en la Sede Central |
|
Cédula de identidad. |
|
|
Fotocopia permiso sanitario de funcionamiento. |
|
|
Fotocopia de solicitud de patente. |
|
|
Último recibo pago de patentes. |
|
|
Devolución de aumentos aplicados por concepto de liquidación de póliza. |
5 días. |
|
Solicitud formal por escrito. |
|
|
Devolución del recibo aplicado como aumento contable. |
|
|
Revisión de tarifa. |
5 días. |
|
Solicitud por escrito. |
|
|
Homologación de la Gestión Preventiva. |
5 días en RT. |
|
Declaración jurada (debe presentarse 90 días posterior a la renovación de la póliza). |
Posteriormente pasa a GESO para inspección. Ese Departamento define plazo de atención de su trámite. |
|
Reclamo cobro de abono o renovación. |
5 días. |
|
Solicitud formal por escrito del patrono que indique la proyección de planillas para el período a cobrar. |
|
|
Reclamo pago de comisiones agentes. |
5 días. |
|
Solicitud formal por escrito del agente. |
El pago se realiza en la quincena más próxima |
|
Fotocopia del comprobante de pago. |
|
|
Revisión de liquidación por diferencias en planillas. |
8 días. |
|
Solicitud formal por escrito. |
|
|
Fotocopia de las planillas. |
|
|
Suspensión de la cobertura del Seguro. |
5 días. |
|
Carta solicitud de suspensión. |
|
|
Nota de la contraparte del contrato que indique la suspensión. |
|
|
Solicitud de cambio de forma de pago para póliza de Riesgos del Trabajo. |
5 días. |
|
Solicitud formal por escrito. |
|
|
Modificación de las condiciones de la póliza. |
5 días. |
|
Solicitud formal por escrito. |
|
|
Refundiciones de póliza. |
5 días. |
|
Solicitud formal por escrito. |
|
|
Reporte de Costos por trabajadores accidentados en un período determinado. |
5 días. |
|
Solicitud formal por escrito. |
|
|
Suspensión de trabajos (labores a corto plazo). |
5 días. |
|
Libreta de Control de Tiempo y Salarios. |
|
|
Bitácora de la obra sellada por el Colegio de Ingenieros. |
|
|
Administración de proyectos en Pólizas de Construcción. |
10 días. |
|
Confección del formulario “Solicitud para actualizar el monto asegurado en proyectos de construcción” para cada proyecto a realizar. Si el formulario indica etapas del proyecto asumidas por subcontratistas deberá informar al INS por escrito con ocho días. |
|
|
Solicitud de constancia para el trámite de los permisos de construcción ante las Municipalidades. |
1 día. |
|
Notificación al INS, de parte de |
Este trámite, en principio, debe realizarse en |
|
Aportar certificación que indique que la constructora se encuentra inscrita en el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos. |
|
|
Original y fotocopia del contrato cuando medie subcontratación. |
|
|
Aportar formularios de |
|
|
Pagar el aumento de seguros si este se requiere. |
|
|
Traspaso de pólizas. |
Se realiza con la renovación de la póliza. |
|
Nota del patrono solicitando cambio de agente. |
|
|
Fotocopia de la cédula física o jurídica. |
|
|
Fotocopia de la personería jurídica y fotocopia del apoderado generalísimo. |
|
|
Beneficio de colectividad. |
5 días. |
|
Fecha de emisión igual o superior a 2 años, al momento del estudio. |
|
|
No haber incumplido el pago de la prima, durante el período vigente y los dos períodos inmediatos anteriores. |
|
|
Que los casos no asegurados no superen el 2% de la planilla media. |
|
|
Cumplimiento en el reporte de la planilla en el periodo actual y los dos períodos inmediatos anteriores. |
|
|
No registrar deudas por liquidaciones y casos no asegurados. |
|
|
Poseer buena experiencia en el periodo actual. |
|
|
Que el promedio de trabajadores asegurados por la empresa durante el periodo vigente sea igual o mayor a 30 trabajadores. |
|
|
Reexpedición de la póliza (Patrono Asegurado). |
20 minutos. |
|
Cumplimentar el formulario de reexpedición. |
Este trámite se realiza en la Sede Central |
|
Addendum Patrono - Trabajador. |
|
|
Reexpedición de la póliza (Patrono - Trabajador). |
20 minutos. |
|
Cumplimentar el formulario de reexpedición. |
Este trámite se realiza en la Sede Central |
|
Addendum Patrono - Trabajador. |
|
|
Talonario de facturas autorizadas por la Tributación Directa. |
|
|
Certificación emitida por |
|
|
Atención de reclamos casos no asegurados. |
5 días. |
|
Copia de la inclusión provisional recibida antes del accidente. |
|
|
Copia de la bitácora del Ingeniero en caso de variación de vigencia en póliza de concesión. |
|
|
Copia de comprobantes de pago (dependiendo del tipo de reclamo de los casos no asegurados). |
|
|
Copia de planilla (s) presentada (s) antes del accidente. |
|
|
PLATAFORMA DE BENEFICIOS ECONÓMICOS |
|
|
Pago de Incapacidades Temporales |
|
|
Pago de Incapacidad por accidentes de tránsito en horas laborales/casos con subrogación. |
10 minutos. |
|
Copia de la denuncia ante la Autoridad Judicial. |
|
|
Número de expediente judicial. |
|
|
Copia de sentencia, si existe. |
|
|
Complemento de información relativa indicado en el aviso de accidente. |
|
|
Confección de pago de incapacidades. |
5 minutos. |
|
Boleta de incapacidad extendida por el médico tratante de INS-Salud o del Dispensario Médico correspondiente. |
|
|
Documento de identificación del trabajador (si es menor certificado de nacimiento y presentarse con el padre o madre). |
|
|
Complemento de información relativa indicado en el aviso de accidente. |
|
|
Apertura de expedientes - caso. |
03 días. |
|
Aviso de accidente o enfermedad de trabajo y orden de atención médica debidamente cumplimentada y firmada por el patrono. |
|
|
Cambio de domicilio del trabajador lesionado. |
5 minutos. |
|
Constancia de cuenta cliente de un Banco del Sistema Bancario Nacional. |
|
|
2- O aportar copia del contrato de arrendamiento si vive en una casa la cual está alquilando. El mismo debe contener la dirección de dicha vivienda |
|
|
3- O aportar carné del Ebais, Clínica u Hospital de |
|
|
4- Si el trabajador no cumple con ninguno de los requisitos enumerados del 1 al 3, debe entonces aportar algún recibo de impuestos municipales o territoriales bajo su nombre en los cuales se establezcan satisfactoriamente la dirección. |
|
|
5- Como última opción, deberá aportar carta del patrono en la cual éste justifique satisfactoriamente la condición de ubicación del lugar de los trabajos y de su ubicación lógica con respecto al lugar de residencia del trabajador. Para estos casos el trabajador deberá presentar el tiquete del bus que comprube viajar desde la zona señalada por el patrono. |
|
|
Pago de reintegro a patronos. |
8 días. |
|
Carta con solicitud de reintegro correspondiente a las incapacidades de sus trabajadores. |
|
|
Boletas o comprobantes de incapacidad extendida por el médico tratante del INS. |
|
|
Conmutaciones de Renta. |
5 minutos. |
|
Solicitud escrita de la necesidad. |
|
|
Documentos que justifiquen este beneficio. |
|
|
Estudio Socio económico de conmutación de rentas. |
1 mes. |
|
Solicitud escrita. |
|
|
Proyecto de Inversión. |
|
|
Comprobantes de ingresos y egresos. |
|
|
Extensión de renta para Beneficiarios esposa, compañera, madre padre o mayor dependiente. |
1 mes. |
|
Solicitud escrita. |
|
|
Certificado de Estado Civil. |
|
|
Dictamen médico. |
|
|
Certificación de |
|
|
Certificación de |
|
|
Extensión de renta por estudios (para mayores de 18 años) |
20 minutos. |
|
Certificación de estudios realizados, de |
|
|
Extensión de renta por estudios (para menores que cumplan 18 años) |
1 mes. |
|
Certificación de estudios realizados o aprobados. |
|
|
Constancia de |
|
|
Constancia de Registro Civil. |
|
|
Certificación bancaria en la primera solicitud(cuenta cliente). |
|
|
Certificado médico (Para casos especiales). |
|
|
Constancia de una nueva matrícula de estudios. |
|
|
Copia de la cédula de identidad. |
|
|
Estudio socioeconómico para extensión de renta por incapacidad parcial permanente. |
1 mes. |
|
Constancia de |
|
|
Dictamen médico extendido por |
|
|
Constancia de salario o certificado de ingresos. |
|
|
Desglose de egresos. |
|
|
Pago de Aguinaldo para rentistas con incapacidad parcial permanente. |
1 mes. |
|
Solicitud escrita. |
|
|
Comprobantes de ingresos y egresos. |
|
|
Constancia de |
|
|
Dictamen médico del EBAIS si presenta condición invalidante que le impida laborar. |
|
|
Subsidio económicos para estudio de trabajadores rentistas. |
1 mes. |
|
Formulario de solicitud. |
|
|
Comprobante del centro educativo donde recibirá la capacitación. |
|
|
Comprobante de ingresos y egresos. |
|
|
Presupuesto de viáticos. |
|
|
Proforma de costos. |
|
|
Comprobante de conclusión de otros cursos (con este subsidio). |
|
|
Asignación para Grandes Inválidos. |
1 mes. |
|
Solicitud escrita. |
|
|
Certificado de estado civil. |
|
|
Comprobantes de ingresos y egresos. |
|
|
Opción de compra venta o proforma materiales y mano de obra. |
|
|
Depósito de rentas en cuentas Bancarias. |
3 días. |
|
Fotocopia de la cédula de identidad. |
|
|
Constancia del Banco en donde se indique el nombre de la persona y su número de cuenta cliente. |
|
|
Pago de rubros sentencias al trabajador. |
15 días. |
|
Sentencia certificada en firme. |
|
|
Visto Bueno del Área legal del INS. |
|
|
Pago de rubros por sentencia (honorarios). |
15 días. |
|
Sentencia certificada. |
|
|
Constancia de ser el abogado encargado del caso. |
|
|
Factura timbrada. |
|
|
Certificación de rentas. |
5 minutos. |
|
Solicitud escrita indicando la información o datos que desea se certifiquen y sus efectos. |
|
|
Tratamiento médico en el exterior. |
2 a 3 meses. |
|
Recomendación de |
|
|
Pasaporte. |
|
|
Verificación de Derechos - Apertura de Casos Administrativos. |
1 día. |
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Copia de demanda del trabajador en sede judicial |
La apertura de expediente se realiza en Unidad de Verificación de Derechos ubicada en INS SALUD y se traslada para investigación a RT en Oficinas Centrales. |
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Pagos por impedimentos. |
10 minutos. |
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Cédula de identidad o documento de identificación. |
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Carta de resolución de Migración (Cuando hay cambio de número de cédula) |
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Pago por gastos de funeral. |
10 minutos. |
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Factura original timbrada. A falta de original certificación notarial
con vista de la factura original y nombrando los requerimientos establecidos
por |
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Comprobante del pago por gastos de funeral, realizado por |
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Constancia si reciben renta del régimen. |
5 minutos. |
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Cédula de identidad. |
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Solicitud escrita indicando la información o datos que desea se certifiquen y sus efectos. |
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Ampliación de miembros lesionados en la descripción en avisos de accidentes. |
15 días naturales. |
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Carta formal de la empresa o patrono. |
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ADMINISTRATIVA |
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Honrar pagos efectuados con cheques sin fondos. |
5 minutos. |
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Presentar cheque certificado o bien el monto en efectivo más mil colones por gastos administrativos. |
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LITIGIOS |
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Solicitud de cálculo de pago para arreglo extrajudicial |
1 hora en RT. 8 días en Sedes. |
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Solicitud de cálculos por parte del trabajador |
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Proceso judicial activo |
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Dictamen médico legal en firme con mejora respecto del emitido por el INS |
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Reclamo de accidente tramitado como asegurado |
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Escrito de ofrecimiento de arreglo realizado por el Abogado Director del INS |
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Visto bueno para arreglo extrajudicial |
1 hora en RT. 8 días en Sedes. |
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Proceso judicial activo debidamente notificado al INS |
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Reclamo de accidente tramitado como asegurado |
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Dictamen médico legal en firme con mejora respecto del emitido por el INS |
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Desistimiento del proceso judicial |
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Certificación judicial de los documentos requeridos |
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Visto Bueno para Sentencias |
1 hora en RT. 8 días en Sedes. |
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Proceso judicial activo debidamente notificado al INS |
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Sentencia en firme notificada al INS |
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Constancia del Juzgado indicando nombre del abogado que asesoró al trabajador en el Proceso judicial |
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Certificación judicial de firmeza de la sentencia emitida por el Juzgado respectivo |
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Requisitos debidamente certificados por el Juzgado |
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AFECTADOS POR EL NEMAGÓN |
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Atención a gestionantes de beneficios Ley 8130 y su Reforma en Ley 8554 Afectados por el Nemagón |
10 minutos. |
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Copia de cédula de identidad |
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Formulario para reclamo administrativo debidamente cumplimentado |
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Tramitación de reclamos |
12 días. |
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Certificación de cuenta individual emitida por |
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Certificación de cuenta individual emitida por el Banco Popular y de Desarrollo Comunal |
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Declaración jurada protocolizada ante Notario Público en la que se debe
indicar: 1) el período laborado en la empresa bananera, 2) el nombre de la
bananera para la cual laboró, 3) Nombre y N° de identificación -al día- de 4
testigos que hayan laborado con el afectado en la misma empresa, en la misma
época que el trabajador gestionante, los cuales darán fe que fueron sus
compañeros de trabajo, 4) certificación de cuentas Individuales emitidas por Este requisito se solicita si el gestionante no aparece en registros de C.C.S.S ni del BPDC |
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Exámenes médicos necesarios concluidos, de conformidad a órdenes emitidas por el INS para ese efecto |
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V° B° de Unidad Ejecutora Técnica para pago de reclamo |
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Trámite para pago de beneficios Ley 8130 y su Reforma en Ley 8554 |
1 semana. |
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Solicitar apertura de cuenta de ahorros al BCR |
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N° de cuenta cliente |
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Apertura de documento en SIFA |
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Pago de beneficios |
1 día. |
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Original y copia de cédula de identidad |
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Finiquito de reclamo debidamente firmando ante abogado del INS |
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Pago de facturas a |
1 día. |
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Factura original por exámenes realizados |
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Oficio con detalle de pago a efectuar |
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Tramitación de reclamos de trabajadores beneficiados con el Acta de Entendimiento Afectados por el Nemagón |
10 días. |
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Trabajador debe estar incluido en Acta de Entendimiento suscrita entre el INS y CONATRAB en el año 2001 |
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Certificación de cuenta individual emitida por |
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Certificación de cuenta individual emitida por el Banco Popular y de Desarrollo Comunal |
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Declaración jurada protocolizada ante Notario Público en la que se debe
indicar: 1) el período laborado en la empresa bananera, 2) el nombre de la
bananera para la cual laboró, 3) Nombre y N° de identificación -al día- de 4
testigos que hayan laborado con el afectado en la misma empresa, en la misma
época que el trabajador gestionante, los cuales darán fe que fueron sus
compañeros de trabajo, 4) certificación de cuentas Individuales emitidas por Este requisito se solicita si el gestionante no aparece en registros de C.C.S.S ni del BPDC |
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Exámenes médicos necesarios concluidos, de conformidad a órdenes emitidas por el INS para ese efecto y resultados de acuerdo a parámetro establecido |
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V° B° de Coordinador de Oficina Operativa de Afectados por el Nemagón |
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Trámite para pago de beneficios Acta de Entendimiento |
1 semana. |
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Oficio a CONATRAB indicando fecha de presentación del trabajador para pago |
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Solicitar apertura de cuenta de ahorros al BCR |
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N° de cuenta cliente |
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Apertura de documento en SIFA |
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Pago de beneficios |
1 día. |
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Original y copia de cédula de identidad |
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Finiquito de reclamo debidamente firmando ante abogado del INS |
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Devolución de cuentas al BCR |
1 día. |
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Documentos originales de apertura de cuenta de ahorros firmados por los beneficiarios |
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Copia de cédula de identidad de los beneficiarios |
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Oficio con detalle de documentos enviados |
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Solicitud de tramitación de pensión
ante |
1 día. |
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Solicitud formal del (a) beneficiario(a) -trabajador(a) |
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Copia de cédula del(a) interesado(a) |
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Copia del finiquito de pago |
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Oficio Formal de |
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SEGURO OBLIGATORIO AUTOMOTOR. |
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Aseguramiento. |
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Pagos en cajas de recibos de Derecho de Circulación emitidos por el Sistema. |
10 minutos. |
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Cédula o identificación. |
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RTV favorable en el sistema. |
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Número de placa a cancelar. |
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Devoluciones de dinero por cajas a cliente. |
30 minutos. |
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Cédula o identificación del propietario. |
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Autorización si el débito no esta a nombre de la persona que se presenta, fotocopia de la cédula del tramitador. |
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Personería jurídica con menos de tres meses de emitida si el débito es a nombre de una persona jurídica. |
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Derecho de circulación original |
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Honrar pagos efectuados con cheques devueltos por los bancos. |
10 minutos. |
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Cédula o identificación. |
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Derecho de circulación cancelado con el cheque sin fondos. |
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(El usuario de la sucursal debe de enviar correo a Oficinas Centrales para la eliminación de la marca restrictiva). |
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Honrar pagos efectuados a Recaudadores con cheques sin fondos. |
10 a 15 minutos. |
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Carta de |
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Cédula de identidad. |
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Duplicados de Derechos de Circulación o Marchamos |
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Cuando el Propietario es una Persona Física: |
5 minutos. |
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Fotocopia de la cédula o identificación del propietario. |
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En caso de que el propietario no pueda presentarse a solicitar el duplicado, es necesario que el tramitador presente una autorización por escrito del mismo. |
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Copia de la cédula del tramitador. |
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Cuando el Propietario es una Persona Jurídica: |
5 minutos. |
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Personería jurídica con menos de tres meses de emitida |
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Solicitud y autorización del Apoderado Generalísimo. |
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Fotocopias de la cédula de identidad del Apoderado Generalísimo y del autorizado. |
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*En caso de que no se haya formalizado el respectivo traspaso deberán aportar copia de la Escritura Pública. |
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Inclusión de Vehículos nuevos (vehículos de primera inscripción). |
10 minutos. |
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Copia del DUA. |
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Fotocopia de la revisión técnica de inscripción emitida por RTV. |
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Sustitución de Tarjeta de Circulación. |
15 minutos. |
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Derecho de circulación original (T0_ Temporal - según el año que corresponda). |
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Copia del título de propiedad o certificación rápida emitida por el Registro Nacional. |
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Fotocopia de la cédula de identidad de la persona que solicita la sustitución. |
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Cambio de placa Registral o Temporal. |
15 minutos. |
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Derecho de circulación original cancelado (del periodo en cobro). |
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Depósito de placa anterior ante el Registro Nacional. |
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Fotocopia de la cédula de identidad de la persona que solicita el cambio. |
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Emisión de Certificaciones. |
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Si la certificación es de pago a realizar: |
10 minutos. |
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Aportar el número correcto de la placa e indicar para que efectos la solicita. |
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Si la certificación es de pago realizado o de pago en historia: |
10 minutos. |
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Fotocopia de la cédula o identificación del propietario. |
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En caso de que el propietario no pueda presentarse a solicitar el duplicado es necesario que el tramitador presente una autorización por escrito del dueño. |
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Copia de la cédula del tramitador. |
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Eliminación de marca de capacidad para autobuses. |
10 minutos. |
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Nota emitida por el MOPU donde indique si determinado vehículo tiene ruta. En caso de que no tenga ruta deben indicar la capacidad de pasajeros autorizada o fotocopia del Permiso de Explotación. |
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Cambios de Características. |
15 minutos. |
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Copia del Título de Propiedad o certificación rápida emitida por el Registro Nacional. |
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Ajustes por Depósitos de Placas. |
20 minutos. |
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Certificación del Registro Nacional (Departamento de Placas) donde indique la fecha de depósito de la placa la certificación no debe tener más de 3 meses de emitida. |
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Levantamiento de Marcas Restrictivas por Robo. |
15 minutos. |
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Aportar acta de entrega del Organismo de Investigación Judicial, donde indique que el automotor apareció. |
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Aplicación o Devolución por pago equivocado en los Derechos de Circulación. |
20 minutos. |
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Derecho de Circulación Original y Marchamo. |
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En caso de presentarse un tramitador deberá aportar la autorización por parte del Propietario Registral. |
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Cuando el Propietario es una Persona Física: |
20 minutos. |
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Solicitud del Asegurado Registral solicitando la aplicación de la placa correcta. |
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Fotocopia de la cédula de identidad. |
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Cuando el Propietario es una Persona Jurídica: |
20 minutos. |
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Solicitud y autorización del Apoderado Generalísimo. |
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Fotocopias de la cédula de identidad del Apoderado Generalísimo y del autorizado. |
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Pago de Pólizas Turistas. |
15 minutos. |
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Nota emitida por |
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Pago Permisos de placas de agente vendedor (AGV) Primera Vez. |
15 minutos. |
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Nota emitida por el Consejo de Transporte Público del MOPT donde indique el código asignado y el número de permisos autorizados. |
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Copia de la cédula de identidad del tramitador. |
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Pago Permisos de placas de agente vendedor (AGV) Renovación. |
15 minutos. |
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Si en el sistema no aparece el último pago debe de presentar los últimos recibos cancelados. |
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Copia de la cédula de identidad del tramitador. |
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Primas Acumuladas. |
15 minutos. |
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Copia y original del último derecho de circulación. |
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Copia de la cédula de identidad del tramitador. |
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Inclusión de Vehículos nuevos no emitidos: (corresponde a aquellos vehículos que cancelaron los derechos de circulación en años anteriores y no aparecen en el período actual). |
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Si no tiene placa título: |
20 minutos. |
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Copia del último derecho de circulación. |
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Copia de |
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Si tiene placa título: |
20 minutos. |
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En caso de que tenga placa registral deberá aportar copia del título de propiedad o certificación rápida emitida por el Registro Nacional. |
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Planeación del Cobro Masivo. |
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Asignación de capacitación de usuarios. |
15 días hábiles. |
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Solicitud del recaudador de los usuarios que requieren capacitación con el detalle de nombre y número de cédula. |
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Asignación de cajas. |
15 días hábiles. |
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Solicitud del recaudador de las cajas que desea poner al cobro, indicando la ubicación geográfica. |
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Asignación de usuarios. |
10 días hábiles. |
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Solicitud del recaudador donde indique los usuarios que requiere con detalle de nombre y número de cédula. |
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Recepción de listas de Gobierno. |
3 días hábiles. |
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Solicitud de Nota: Cuando la lista presentada por |
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Cobro Masivo. |
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Gestión de recuperación de cheques devueltos. |
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Cheque recibido por Recaudador: |
5 días hábiles. |
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Datos de sistema sobre cheques no aplicados por esta situación. |
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Oficio del Depto. De SOA notificándole al Recaudador la inconsistencia y el detalle de la multa |
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Cheque recibido por una Sede del INS: |
3 días hábiles. |
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Datos de sistema sobre cheques no aplicados por esta situación. |
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Notificación al cliente vía telefónica sobre la situación indicándole que el derecho de circulación está pendiente y por tanto los recargos continúan. Asimismo se le condiciona al pago en efectivo. |
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Devolución de sobrantes. |
5 días hábiles. |
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Identificación. |
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Datos emitidos por sistema sobre sumas a devolver sobrantes. |
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Carta solicitud de sobrantes. |
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Reclamos por accidentes de tránsito. |
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Recepción de aviso de accidente. |
10 minutos. |
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Declaración personal de los hechos ocurridos en el evento. |
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Documentos comprobantes de ocurrencia de accidente emitidos por alguna Autoridad que se hiciera presente al lugar de los hechos (Parte Oficial de Tránsito o Boleta de Citación o Constancia de traslado de Cruz Roja Costarricense o Paramédicos, Aviso de accidente por Automóviles Voluntario entregado en el evento por el Inspector del INS) |
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Identificación o cédula de identidad del declarante. |
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Reapertura de casos. |
10 minutos. |
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Identificación. |
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Reconocimiento de pasajes y viáticos. |
20 minutos. |
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Boleta de consulta emitida por el INS en donde se indique el reconocimiento. |
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Comprobantes de traslado o viáticos (facturas, recibos, notas de empresa de autobuses). |
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Identificación. |
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Pago de subsidio salarial. |
30 minutos. |
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Planillas C.C.S.S. (reporte de las planillas presentadas por el patrono de los últimos tres meses antes del accidente) |
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Declaración personal del impuesto sobre la renta (período anterior a la fecha del evento). |
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Facturas timbradas |
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Boleta de incapacidad emitida por los médicos del INS. |
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Hoja de información laboral (formulario emitido por el SOA y que debe ser completado por el patrono). |
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Comprobantes de reporte de planillas de Riesgos del trabajo de ser requerido. |
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Cálculo y pago de impedimentos. |
15 días hábiles. |
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Identificación. Extranjeros: Documento oficial
aprobado por el Gobierno de Costa Rica que contenga esta información. Menores de edad: Certificado de Nacimiento (en caso de ser extranjero, debe ser refrendado por el país de origen) y cédula de identidad o documento oficial aprobado por el Gobierno de Costa Rica de la madre, padre o quien demuestre ser el tutor legal del menor. |
En el caso de los menores los documentos se trasladan al Juzgado para su aprobación por lo que el tiempo de duración puede ser mayor a dos meses. |
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Pago a empresas en convenio. |
15 días hábiles. |
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Detalle de cobro por empleado (# de identificación, nombre completo, periodo y monto a cobrar). |
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Boleta de incapacidad emitida por médicos del INS. |
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Planillas C.C.S.S. de los últimos tres meses antes del accidente, por empleado lesionado. |
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Depósito judicial a menores por impedimento. |
10 días hábiles. |
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Mandamiento Judicial. |
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Cálculo del impedimento. |
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Certificado de nacimiento del menor (si se trata de extranjero, debe venir refrendado por el país de origen) |
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Documentos que demuestren la patria potestad o la tutela de menor. |
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Fotocopia de cédula de identidad del apoderado del menor. |
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Determinación de beneficiarios por muerte. |
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