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¿Cuál es el precio para
publicar en los Diarios Oficiales?
El
precio depende de la cantidad de centímetros cuadrados que conforman el
documento para publicar. El precio por centímetro cuadrado es de Ȼ66.
La
tarifa fue aprobada por la Junta Administrativa de la Imprenta Nacional en
la sesión ordinaria N° 30, celebrada el 3 de
diciembre del 2019, mediante el Acuerdo N°
7459-12-2019, publicado en el Diario
Oficial La Gaceta N° 233 del 6 de diciembre
del 2019, página 10.
Además,
la metodología para la fijación de las tarifas de las publicaciones en los
Diarios Oficiales fue publicada en el Diario
Oficial La Gaceta N° 231 del 12 de diciembre del 2018,
página 2.
¿Cuáles
son los requisitos para la recepción de documentos cuando el pago es de
contado?
Todo
documento que se presente en forma física (entiéndase papel) o digital (con
firma digital), deberá cumplir con los siguientes requisitos:
-Documento
100% legible (letra clara, sin tachones).
-Documento
original, ya sea impreso o digital.
-Nombre
completo y cargo del responsable de la publicación al final del documento
(como parte del texto a publicar).
-Firma
del responsable del documento (firma digital o física).
-Sello
cuando corresponda.
-El
documento no debe incluir sellos o firmas dentro del texto a publicar.
-Presentar
el respaldo digital del documento a publicar en formato de Word (.docx) o
PDF editable.
¿Cuáles
son los requisitos para la recepción de documentos cuando el pago es de
crédito?
Es
importante que sepa que estos requisitos aplican únicamente para
instituciones del Estado. Todo documento que se presente en forma
física (entiéndase papel) o digital (con firma digital) deberá cumplir con
lo siguiente:
-Solicitud
de publicación (impresa o digital).
-Certificación
presupuestaria, impresa o digital, debidamente firmada, indicando el saldo
disponible.
-Orden
de compra o contrato de SICOP.
-Documento
100% legible (letra clara, sin tachones).
-Nombre
completo y cargo del responsable de la publicación al final del documento
(como parte del texto a publicar).
-Firma
del responsable del documento (firma digital o física).
-Sello
cuando corresponda.
-El
documento no debe incluir sellos o firmas dentro del texto a publicar.
-Presentar
el respaldo digital del documento a publicar en formato de Word (.docx) o
PDF editable.
-Si
el documento es presentado con firma digital esta debe contar con las
credenciales correspondientes. Asimismo, el nombre del responsable del
documento debe coincidir con la firma digital. Solo en casos autorizados la
firma responsable puede ser diferente al de la firma digital.
¿Cuáles
son las características de los documentos para cotizar?
La
Imprenta Nacional cotiza bajo la modalidad por espacio (cm²) según la
publicación del Diario
Oficial La Gaceta N° 238 del 21 de diciembre
de 2018, página 43. Por ese motivo, asegúrese de cumplir con las siguientes
características para no tener problemas con la cotización del documento:
-Tipo
de letra:
Times New Roman.
-Tamaño
de letra:
12 puntos.
-Alineación
del texto:
justificado.
-Márgenes: superior 2.5 cm,
inferior 2.5 cm, izquierdo 3 cm, derecho 3 cm.
-Interlineado: sencillo.
-Tamaño
de papel:
8.5" x 11" (carta).
-Evite
encabezados y pies de página; incluya únicamente el texto a publicar.
-Coloque
la firma y el sello cerca del texto a publicar.
¿Cómo puedo cotizar el trámite
de publicación de un documento en los Diarios Oficiales?
Para
cotizar la publicación de un documento tiene tres opciones:
-Presentar
el documento original impreso (firmado) en las oficinas de la Imprenta
Nacional en la Uruca o el Registro Nacional y solicitar esa información.
-Registrarse
en nuestro sitio web con un correo y una contraseña en el apartado de Trámites
en Línea en la página de inicio de nuestro sitio web y realizar hasta
el paso de cotización.
-Enviar
un correo a publicacionespj@imprenta.go.cr si tiene que publicar
documentos del Poder Judicial, para ello debe indicar el número de
expediente a tramitar. Este correo no es para cotizar otro tipo de
documentos.
¿Cuáles
son las formas de pago permitidas?
Contado:
-Pago
con tarjeta de crédito o débito (Mastercard, Visa, AMEX) en ambas oficinas.
-Efectivo
(solo en las oficinas centrales de la Uruca).
-Transferencia
bancaria o cheque (solo en las oficinas centrales de la Uruca).
-Depósito
bancario (en ambas oficinas).
Crédito:
-Solo
para instituciones del Estado (trámite solo en las oficinas centrales de la
Uruca).
¿Cuál
es el trámite de solicitud de crédito (pago por orden de compra) para
instituciones del gobierno?
Para
solicitar la apertura de crédito (pago por orden de compra) para los
servicios de publicaciones en los Diarios Oficiales y el servicio de
Producción Gráfica (artes gráficas) debe contar con los siguientes
requisitos:
-La
institución solicitante debe ser del Estado, adscrita a algún Ministerio,
Institución Autónoma, Municipalidad o cuya razón esté dirigida a un
servicio social, comunal, educativo y/o sin fines de lucro.
-Enviar
un oficio dirigido a la Junta Administrativa de la Imprenta Nacional
solicitando el crédito, mismo que debe estar firmado por el jerarca de la
institución o el representante legal de la misma (gerente, director
ejecutivo, presidente, entre otros). El oficio debe indicar la razón social
a la cual debe emitirse la factura, dirección exacta, teléfono y nombre del
departamento y la persona donde se debe entregar la factura, el nombre de
la persona responsable del trámite de cancelación (teléfono y correo
electrónico), modo de pago transferencia.
-Adjuntar
fotocopia de la personería jurídica.
-Adjuntar
fotocopia de la cédula de identidad del representante legal.
-Adjuntar
declaración que indique que conoce y acepta las políticas de crédito de la
Imprenta Nacional, establecidas en el Reglamento General de Políticas de
Crédito y Cobro de la Imprenta Nacional, publicado en el Diario
Oficial La Gaceta N° 222 del martes 16 de
noviembre del 2010.
-Adjuntar
declaración que indique que no se encuentra en estado de insolvencia y que
dispone de suficiente liquidez presupuestaria y financiera para responder a
los compromisos adquiridos.
-Para
efectos de crédito debe presentar una orden de compra por un monto
específico y al terminarse dicho monto debe emitir una nueva orden por la
misma cantidad, de lo contrario, se recibirá la orden de compra, la cual se
aprobará como un ajuste.
Nota: el oficio debe ser
remitido a la Unidad de Crédito y Cobro en el Departamento Financiero de la
Imprenta Nacional.
Cualquier
duda o consulta sobre este trámite puede comunicarse con el Departamento
Financiero al 2296-9570 ext. 157.
¿Cuánto tiempo tarda en publicarse
un documento en los Diarios Oficiales?
El
trámite tarda de 8 a 15 días hábiles desde el momento que realiza el pago
en ventanilla o se aprueba la solicitud en el sitio web. Solo los
documentos de Contratación Administrativa, ARESEP y sucesorios, entre
otros, cuentan con plazos de tiempo establecidos por ley.
¿Cómo consulto la fecha de mi
publicación?
Para
consultar la fecha de una publicación debe utilizar el buscador que está en
la página de inicio o en los menús de La Gaceta y el Boletín Judicial en la
parte superior de la pantalla. En la ventana emergente seleccione la
pestaña del Diario Oficial que desea consultar y marque la opción de # doc
en Imprenta Nacional. Luego digite el número de documento que se le asignó
en la factura de pago en ventanilla (conformado por el año y seis dígitos
más, por ejemplo: 2018XXXXXX)
En
el resultado obtenido seleccione la versión PDF y al abrir el archivo
digite CTRL + F + número de documento (para dirigirse a la publicación
dentro del archivo del Diario Oficial).
Si
usted tramitó el documento en nuestra página web puede ver el número de
documento y la fecha de publicación en la pestaña de "Información de la
Publicación".
¿Qué opciones de búsqueda
tengo para localizar una publicación en los Diarios Oficiales?
Tanto
en La Gaceta como en el Boletín Judicial puede realizar las siguientes
búsquedas:
-Por
número de documento en Imprenta Nacional (número asignado en la factura de
pago o en la solicitud tramitada en la página web, en la pestaña de
"Información de la Publicación").
-Por
número de documento en el Registro Nacional (esta opción es para clientes
que tramitaron documentos en la oficina del Registro entre el 3 de
setiembre del 2009 y el 5 de julio del 2013).
-Por
fecha si sabe cuándo se publicó el documento (este histórico está
disponible en el menú de La Gaceta desde el 2 de enero del 2006 y en el
menú del Boletín Judicial desde el 1 de setiembre del 2005, ambos hasta el
día de hoy).
-Genérica
por palabras clave.
¿Cómo busco los documentos
tramitados a través de CrearEmpresa?
Los documentos que se gestionan a través de la
plataforma digital de CrearEmpresa
pueden ser consultados mediante el número de edicto que brinda el sistema
(ejemplo: CE2017000000) en nuestro sitio web, una vez que este haya sido
publicado. En caso de que requiera el número de documento que asigna la
Imprenta Nacional, puede remitir su consulta al correo consultas@imprenta.go.cr
indicando el número de edicto.
¿Puedo tramitar cualquier tipo
de documento en la oficina del Registro Nacional?
No,
en la oficina del Registro Nacional no se pueden tramitar documentos de
instituciones del gobierno bajo la modalidad de pago a crédito. Además, en
el Registro Nacional no se aceptan pagos en efectivo, solo con tarjeta o
depósito bancario.
¿Cuáles son las opciones para
tramitar documentos a distancia?
Para
tramitar documentos a distancia tiene dos opciones:
-La
página web de la Imprenta Nacional www.imprentanacional.go.cr Para más detalles
sobre este servicio puede ir a la sección de preguntas frecuentes "Trámites
en la Página Web".
-Si
tiene que tramitar algún documento del Poder Judicial (remates, sucesorios,
matrimonios, informaciones posesorias, entre otros) puede enviar un correo
electrónico a publicacionespj@imprenta.go.cr con los siguientes
datos:
-Número
de expediente.
-Nombre
de la persona para cotizar/facturar.
-Número
de cédula.
-Correo
electrónico para registrar en el sistema (de lo contrario se usará la
dirección del correo recibido).
Si
el expediente se encuentra en las oficinas de la Imprenta Nacional se
cotiza y se envía el monto junto con el edicto cotizado y el número de
cuenta bancaria al cliente. Si todo es correcto el cliente deposita el
dinero y envía el comprobante de pago al mismo correo. Finalmente, recibirá
un correo de confirmación con el número de documento y factura para su
conocimiento.
¿Cómo retengo o anulo una
publicación?
Debe
enviar un correo electrónico u oficio con el número de documento a
retener/anular, fecha del trámite y motivo por el cual desea realizar dicha
acción. La dirección de correo para estos efectos es consultas@imprenta.go.cr Si envía un oficio físico debe
dirigirlo a la jefatura de Diarios Oficiales de la Imprenta Nacional.
La
retención o anulación de la publicación dependerá del proceso en que se
encuentre el documento, en el proceso interno de los Diarios Oficiales.
¿Cómo se tramitan las
reposiciones de títulos del Ministerio de Educación Pública (MEP)?
Este
tipo de documentos son enviados por el MEP vía correo electrónico al
interesado y puede tramitarlo en nuestras oficinas de la Uruca y el
Registro Nacional o a través de nuestra página web www.imprentanacional.go.cr solo debe registrarse
con un correo y una contraseña. Luego ingresar al sistema de publicaciones
y realizar las siguientes acciones:
-Seleccionar
en tipo de publicación: reposición título MEP 3 veces.
-Subir
el archivo con firma digital que le envió el MEP.
-Seleccionar
una forma de pago.
-Cotizar
y pagar la publicación.
¿Cómo se tramitan las
concesiones de aguas?
Una
vez recibida la notificación de la Dirección de Agua debe registrarse en la página web
de la Imprenta Nacional con el correo que registró en esa Dirección y una
contraseña. Al ingresar al sistema de publicaciones debe seleccionar la
opción "Continúe su trámite aquí" que se encuentra a la izquierda de la
pantalla. En la siguiente pantalla digite en número de referencia el número
de expediente asignado en la Dirección de Agua o en el espacio que dice
correo electrónico escribir la cuenta de correo que dio en dicha dirección
para recibir notificaciones.
Una
vez que obtenga el resultado puede corroborar que el documento sea el
correcto en la casilla que dice "Documento" en el enlace "ver archivo".
Luego oprima la primera casilla de la izquierda que dice "Crear Solicitud".
La página web lo llevará a otra pantalla donde se selecciona automáticamente
el tipo de publicación y se adjunta el documento, solo debe indicar la
forma de pago. Después cotiza y paga la publicación.
¿Cómo
contrato el servicio de publicaciones en los Diarios Oficiales a través del
Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)?
Para
realizar la contratación de las publicaciones en los Diarios Oficiales en
SICOP debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
-Objeto
del contrato: "Servicio de publicaciones en los Diarios Oficiales".
-Modalidad
del contrato y prestación del servicio: únicamente debe establecerse
"según demanda", en concordancia con la directriz DGABCA-0002-2019, de la
Dirección General de Administración de Bienes y Contratación
Administrativa, del Ministerio de Hacienda.
Finalizado
el proceso de contratación según demanda mediante el SICOP, todas las
solicitudes de publicación en los Diarios Oficiales deberán ser tramitadas
por medio del sitio web de la Imprenta Nacional, o bien, de forma
presencial en las oficinas centrales ubicadas en la Uruca (plataforma de
servicios), en apego a los procedimientos establecidos, así como en lo
señalado en la circular DGABCA-0101-2016 (punto 5), de la Dirección General
de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de
Hacienda.
Todo
documento que se presente en forma física (entiéndase papel) o digital (con
firma digital), deberá cumplir con los siguientes requisitos:
-Solicitud
de publicación (impresa o digital).
-Certificación
presupuestaria, impresa o digital, debidamente firmada, indicando el saldo
disponible.
-Orden
de compra.
-Documento
100% legible (letra clara, sin tachones).
-Nombre
completo y cargo del responsable de la publicación al final del documento
(como parte del texto a publicar).
-Firma
del responsable del documento (firma digital o física).
-Sello
cuando corresponda.
-El
documento no debe incluir sellos o firmas dentro del texto a publicar.
-Si
el documento es presentado con firma digital, esta debe contar con las
credenciales correspondientes. Asimismo, el nombre del responsable del
documento debe coincidir con la firma digital. Solo en casos autorizados la
firma responsable puede ser diferente al de la firma digital.
La
coordinación del servicio de publicaciones deberá canalizarse por medio del
Departamento de Diarios Oficiales de la Imprenta Nacional.
-Tarifa: para el contrato que
se formaliza en SICOP, el monto que se oferta corresponderá al monto que
defina la institución solicitante. No se ofertará el servicio por líneas
individuales que correspondan a documentos específicos a publicar. En este
caso, tome en cuenta que cada solicitud de publicación en los Diarios
Oficiales que tramite en el sitio web de la Imprenta Nacional, o bien, de forma
presencial, deberá cotizarse individualmente; ya que la tarifa varía según
las características propias de cada documento a publicar.
Es
importante aclarar que la oferta que la Imprenta Nacional presenta en
SICOP, para efectos del contrato según demanda, no detallan montos por
concepto del Impuesto al Valor Agregado (IVA). Sin embargo, cada cotización
que el cliente tramite posteriormente detallará el rubro que le corresponda
por dicho impuesto.
-Plazos: los plazos para las
publicaciones son establecidos por la Imprenta Nacional y la legislación
vigente, de acuerdo con el tipo de documento a publicar. Por este motivo,
la contratación que se tramita en SICOP no debe especificar tiempos en días
hábiles o naturales.
-Condiciones
de garantía: la garantía se entiende como el compromiso ineludible de la
Imprenta Nacional de brindar el servicio con calidad, eficiencia,
oportunidad y eficacia. Por la naturaleza de este servicio no mediarán
garantías de cumplimiento o participación.
-Vigencia
de la oferta: las ofertas presentadas por esta institución tendrán una
vigencia de 60 días hábiles.
-Forma
de pago:
se acepta la forma de pago usual del Gobierno, para los casos tramitados
bajo la modalidad a crédito. En caso de no contar con crédito aprobado con
la Imprenta Nacional, la institución solicitante deberá tramitar las
publicaciones con pago de contado.
-Metodología
de cobro: según
el acuerdo N° 7459-12-2019 de la Junta Administrativa
de la Imprenta Nacional, publicado en el Diario
Oficial La Gaceta N° 233 del 6 de diciembre
del 2019, página 10. A partir del 1° de enero del 2020, la tarifa aplicable
a la publicación de documentos en los Diarios Oficiales está establecida en
Ȼ66 (sesenta y seis colones netos) por centímetro
cuadrado. Es decir, que el precio de la publicación dependerá de la
cantidad de centímetros cuadrados que conforman el documento a publicar.
Nota
importante: los precios ofertados por la Imprenta Nacional son reales,
acorde con la normativa vigente, pero no podrán ser definitivos. Esta
condición particular puede implicar que el precio que se oferte sea
distinto al que se encuentre vigente al momento de la adjudicación o firma
del contrato correspondiente, e incluso durante el trámite de las distintas
publicaciones que el cliente requiera. Lo anterior, se explica porque la
Metodología para la Fijación de Tarifas de Diarios Oficiales y Precios de
Artes Gráficas en la Imprenta Nacional (la cual fue publicada en el Diario
Oficial La Gaceta N° 231 del 12 de diciembre
del 2018, página 2) establece que los precios entran en vigor el primer día
hábil de cada año.
El
conservar o mantener invariable un precio que se ofreció o pactó antes de
una variación anual, se constituye en un trato distintivo o diferenciado
respecto a las nuevas tarifas, lo cual no le está permitido a la Imprenta
Nacional, pues eso implicaría que existan clientes a los que se les cobre
precios diferentes por el mismo servicio. La limitación en cuestión tiene
sustento en el informe de la Contraloría General de la República N° DFOE-PG-IF-08-2018, del 22 de junio del 2018,
denominado como Informe de la Auditoría de Carácter Especial Sobre el Costo
de los Servicios Brindados por la Junta Administrativa de la Imprenta
Nacional.
En
el apartado 4.4 del informe citado, la Contraloría dispuso que la Junta
Administrativa de la Imprenta Nacional debe "Resolver acorde a sus
competencias para que la práctica que tiene la Imprenta Nacional de aplicar
tarifas diferenciadas en los servicios que brinda a las instituciones del
sector público que lo solicitan sea eliminada...". En consonancia con ese
mandato, mediante el acuerdo N° 7109-07-2018,
tomado en la sesión
ordinaria N° 15 celebrada el 10 de julio del
2018, se eliminaron las tarifas diferenciadas a partir del 1° de enero del
2019.
De
esta forma, en el momento que se apruebe una variación de precios, esta
debe aplicarse a todos los clientes, incluyendo a los que tengan pendiente
alguna adjudicación a favor de la Imprenta Nacional, en la que se haya
ofertado un precio inferior; así como en los contratos por formalizar, e
inclusive, el nuevo precio será aplicable a todos los clientes que se
encuentren sometidos a una relación contractual formal.
¿A
quién puedo contactar si tengo problemas con los trámites de publicaciones
en los Diarios Oficiales a través de SICOP?
Para
el trámite de contrataciones a través de SICOP contacte al Departamento de
Promoción y Divulgación al teléfono 2296-9570, ext. 167 o al correo jalvarado@imprenta.go.cr
Para
la prestación del servicio (después de notificado el contrato de SICOP)
contacte al Departamento de Diarios Oficiales al teléfono 2296-9570, ext.
108 o al correo szamora@imprenta.go.cr
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