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¿Debo registrarme en la página
de la Imprenta Nacional para tramitar documentos en La Gaceta?
Sí,
cualquier persona que desee tramitar documentos en La Gaceta vía Internet debe registrarse en el sitio web
llenando un formulario con sus datos personales e indicando un correo y una
contraseña para el acceso. También puede registrarse con su firma digital.
¿Debo registrarme en la página
de la Imprenta Nacional para acceder a La Gaceta?
La
Imprenta Nacional no cuenta con ningún sistema de suscripción, ni registro
para realizar consultas u obtener información de La Gaceta. El acceso a
estos documentos es totalmente gratuito.
¿Si
soy de una institución pública y tramito documentos con pago de crédito
(orden de compra) el registro es igual?
No,
si el pago es mediante la modalidad de crédito (por orden de compra), el
jefe de la unidad solicitante debe enviar un oficio o correo dirigido a la
jefatura de la Unidad de Publicaciones (Stephanie Zamora y Alonso Murillo)
al correo consultas@imprenta.go.cr,
con la solicitud de registro para el o los funcionarios que consideren (más
detalles en la sección de "Catálogo
de Trámites" en el menú "Quiénes Somos").
¿Cuáles son los roles creados
para cuentas de usuarios de instituciones públicas y sus funciones?
Existen
dos tipos de roles:
-Solicitante Institucional: Persona que genera
la solicitud y cotiza. También conocido como tramitador.
-Encargado Financiero
Institucional: Persona que aprueba lo que hace el tramitador e incluye la
información del pago en la solicitud. También conocido como Aprobador.
Nota: Una misma persona puede
tener un rol especifico o ambos roles si así lo desea la institución
solicitante.
¿Qué hago si no me llega el
correo de confirmación del registro en la página web?
-Tenga
cuidado al digitar su correo.
-Asegúrese
que el correo que inscribió sea el mismo que usted utiliza.
-Revise
el buzón de correo no deseado en su cuenta de correo electrónico.
-Por
último, intente ingresar al sistema de la página web con los datos
registrados.
Si
su cuenta fue creada desde Imprenta Nacional porque usted pertenece a una
institución de gobierno con crédito en las publicaciones revise que el
documento enviado a la Jefatura de Publicaciones de la Imprenta Nacional
contenga correctamente sus datos. En estos casos la cuenta quedará activa a
partir de la notificación al cliente mediante el correo consultas@imprenta.go.cr
-Si
intentó todas las opciones anteriores escriba un correo a consultas@imprenta.go.cr
¿Para qué sirve el número de solicitud?
Cada
vez que usted tramita un documento en nuestra página web se le asigna un número
de solicitud o ID, este número es de referencia para realizar búsquedas
dentro del sitio web o hacer consultas sobre su solicitud de publicación. El sitio web guarda un historial de todas las
solicitudes que usted realice, en caso de que no recuerde el número de
solicitud.
¿Por qué no puedo subir el documento a
tramitar?
Existen varias razones que podrían dificultar
el proceso de subir el documento a tramitar algunas de ellas son:
-El
documento no está firmado digitalmente: para realizar el trámite de
publicación en el sitio web se requiere que el documento sea firmado con
firma digital por el firmante que aparece en el texto del documento.
-El
documento está firmado con el certificado de autenticación: las firmas digitales
cuentan con dos certificados uno de autenticación (para autenticarse como
usuario en un sitio web) y el otro de firma (para firmar documentos
digitales). En el caso del sitio web de Imprenta Nacional usted debe firmar
los documentos con el certificado de firma, esta opción solo aparece cuando
usted firma documentos en el programa Word.
-El
sitio web solo acepta documentos en formato PDF editable y Word versiones
superiores al 2003, es decir, en formato *.docx.
-El
documento que intenta subir es una imagen insertada en un Word o un PDF
imagen, en muchos casos son escaneos del documento original. En estos casos
el sitio web no puede realizar el conteo centímetros cuadrados para
cotizar.
-El
documento perdió la firma digital: este problema es muy común cuando se
trabaja con documentos en Word, debido a que cuando se abren y se utiliza
la opción "Guardar como" el programa muestra una advertencia indicando que
el documento perderá la firma. Siempre debe tener en cuenta esta advertencia.
Para evitarlo es mejor realizar copias del archivo y no utilizar la opción
de "Guardar".
-La
firma digital está vencida: las firmas digitales tienen una vigencia de
cuatro años, por lo que debe revisar la fecha de vencimiento en https://www.soportefirmadigital.com/sfdj/validate.aspx?lang=es
También puede revisar la fecha de vencimiento
en los programas de Word y Adobe Acrobat.
¿Qué
pasa si tengo problemas con la firma digital?
Si
necesita ayuda con la configuración de la firma digital debe llamar
al 2528-4949 o ingresar a la página web www.soportefirmadigital.com
ya que el ente encargado de esta herramienta tecnológica es el Banco
Central y ellos han habilitado esas vías de comunicación para dar soporte
al usuario.
¿Qué tipo de documentos puedo
adjuntar a la solicitud de publicación?
Nuestro
sitio web solo admite documentos en Microsoft Word superiores al año 2003
(estas versiones poseen un formato *.docx) y/o documentos en PDF editables.
Los documentos no pueden ser escaneados.
¿Cuántos
documentos puedo adjuntar a la solicitud?
Sólo
se debe adjuntar un documento por solicitud. En caso de que su documento
sea muy extenso o contenga archivos anexos los puede incluir en la pestaña
de "Otros Anexos". En este caso debe indicar en la pestaña de "Comentarios"
que los documentos adjuntados corresponden a un único documento.
¿Por qué el sitio web no me cotiza el documento
automáticamente?
Si el sitio web no cotiza su documento
automáticamente puede ser porque adjuntó un documento escaneado en formato
PDF o Word. El sitio web no puede detectar caracteres por ser una imagen.
¿Qué es el estado de una
solicitud?
En
cada solicitud que usted realiza en el sitio web se indica el estado de la
publicación, el cual irá cambiando automáticamente conforme avance en el
proceso de trámite. Los estados de la publicación son los siguientes:
-Edición: cuando se están
ingresando los datos de la solicitud.
-Cotizado: cuando se le asigna
un precio a la solicitud de publicación gestionada.
-Aprobado
por el cliente/pagado: cuando el usuario pagó el trámite de publicación
con tarjeta o ingreso los datos del pago si fue por depósito o
transferencia.
-Aprobado
por Imprenta Nacional o en proceso de publicación: cuando el trámite fue aprobado
por Imprenta Nacional y se encuentra pendiente de publicación en La Gaceta.
-Descartada
por el cliente: cuando el usuario descarta por alguna razón la solicitud de
publicación o cuando la solicitud está en estado de edición por más de 30
días naturales.
¿Puedo cambiar el estado de
una solicitud?
No.
El estado de una solicitud no puede ser modificado, ya que este depende del
estado/proceso en el que se encuentra.
¿Cuántas solicitudes puedo
crear?
Si
el solicitante realizó más de 10 solicitudes y las dejó en estado de
edición, el sistema no le permitirá crear más solicitudes hasta tanto
alguna de esas solicitudes sea procesada como cotizada o descartada por el
cliente. Esto es un método de seguridad para controlar el uso de algún
robot - hacker que produzca datos falsos en la base de datos.
¿Las solicitudes tienen
caducidad?
Las
solicitudes serán descartadas automáticamente por el sistema cuando tengan
más de 30 días naturales en estado de edición y/o cotizado.
¿Puedo utilizar cualquier
tarjeta para pagar las publicaciones?
Puede
utilizar cualquier tarjeta de débito o crédito.
¿Por qué fue rechazada mi
solicitud?
La
Imprenta Nacional puede rechazar las solicitudes por las siguientes
razones:
-El
monto cotizado no es correcto.
-El
documento adjunto es una imagen o escaneo.
-La
solicitud cuenta con más de 30 días sin movimiento alguno.
¿Puedo solicitar la devolución
del dinero en caso de que mi solicitud haya sido rechazada por Imprenta
Nacional?
Sí,
para solicitar la devolución de dinero debe completar un formulario digital
y remitirlo con la cédula física o jurídica según corresponda. Además, debe
anexar copia del débito de la tarjeta donde se muestre el número de
autorización o depósito realizado. El formulario debe descargarlo en este enlace
(está completo como ejemplo), luego habilitar la edición, completarlo y
guardar los cambios. Estos documentos debe enviarlos al correo devoluciones@imprenta.go.cr
¿Puedo retener o anular una
publicación?
Sí,
es posible retener o anular una publicación enviando una nota a la
Dirección General de la Imprenta Nacional a través del correo
electrónicodireccion@imprenta.go.cr con el número
de documento a retener/anular, fecha del trámite y motivo por el cual desea
realizar dicha acción.
La
retención o anulación de la publicación dependerá del proceso en que se
encuentre el documento, en el proceso interno de La Gaceta.
¿Qué es el número de documento
y para qué sirve?
El
número de documento es asignado una vez que se realiza el pago del trámite en
ventanilla o se aprueba la solicitud en el sitio web. El número consta de
10 dígitos, en los cuales los cuatro primeros muestran el año en que se
tramitó y los seis dígitos restantes son un consecutivo del trámite interno
en Imprenta. Ejemplo: 2018XXXXXX. Este número se ubica en el comprobante de
pago que le dan en ventanilla, en la factura electrónica o en la página web
en la solicitud realizada dentro de la pestaña "Información de la
Publicación". Con ese número puede realizar la búsqueda del documento en La
Gaceta.
¿Cómo puedo buscar documentos
tramitados de CrearEmpresa?
Los
documentos que se gestionan a través de la plataforma de CrearEmpresa (https://crearempresa.go.cr)
pueden ser consultados en nuestro portal web con el número de edicto que
brinda el sistema (ejemplo: CE2017000000), una vez que este haya sido
publicado. De igual manera en caso de requerir el número de documento que
asigna la Imprenta Nacional, puede remitir su consulta al correo consultas@imprenta.go.cr indicando el número de edicto.
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