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¿Debo
registrarme en la página de la Imprenta Nacional para tramitar documentos
en los Diarios Oficiales?
Sí, cualquier persona que desee tramitar
documentos en La Gaceta y el Boletín Judicial vía Internet debe registrarse en el sitio web
llenando un formulario con sus datos personales e indicando un correo y una
contraseña para el acceso. Los enlaces para el registro se encuentran en la
parte inferior de la pantalla como se muestra en esta imagen.
¿Debo
registrarme en la página de la Imprenta Nacional para acceder a los Diarios
Oficiales?
La Imprenta Nacional no cuenta con ningún
sistema de suscripción, ni registro para realizar consultas u obtener
información de los Diarios Oficiales. El acceso a estos documentos es
totalmente gratuito.
¿Cómo
me registro si soy de una institución pública?
En este caso la pregunta que debe hacerse
es si su institución trabaja con crédito o contado para hacer los pagos de
las publicaciones.
Si el pago es de contado puede registrarla
usted mismo. Si el pago es mediante la modalidad de crédito (por orden de
compra), el jefe de la unidad solicitante debe enviar un oficio o un correo
dirigido a la jefatura de la Unidad de Diarios Oficiales (Stephanie Zamora,
szamora@imprenta.go.cr y Franco Alfaro, falfaro@imprenta.go.cr) con la
solicitud de registro para el o los funcionarios que consideren. Los datos
que debe aportar son los siguientes:
-Nombre completo.
-Número de Cédula.
-Correo electrónico
-Rol deseado
¿Cuáles
son los roles creados para cuentas de usuarios de instituciones públicas y
sus funciones?
Existen dos tipos de roles:
-Solicitante
Institucional: Persona que genera la solicitud y
cotiza. También conocido como tramitador.
-Encargado
Financiero Institucional: Persona que aprueba lo
que hace el tramitador e incluye la información del pago en la solicitud.
También conocido como Aprobador.
Nota: Una misma persona puede tener un rol especifico o ambos roles si
así lo desea la institución solicitante. El oficio puede enviarlo de manera
física con la respectiva firma y sello al encargado de la Unidad de Diarios
Oficiales (Stephanie Zamora y Franco Alfaro), o por correo electrónico con
la respectiva firma digital de quien autoriza la creación de dichos
perfiles a szamora@imprenta.go.cr y falfaro@imprenta.go.cr Cuando se crea el usuario en portal, el cliente recibe un correo de
confirmación en donde se brinda un enlace para establecer la contraseña.
Este algunas veces llega como correo no deseado por lo que se debe de
indicar al cliente.
¿Qué
hago si no me llega el correo de confirmación del registro en la página
web?
Tenga cuidado al digitar su correo.
Asegúrese que el correo que inscribió sea el mismo que usted utiliza.
Revise el buzón de correo no deseado en su cuenta de correo electrónico.
Por último, intente ingresar al sistema de la página web con los datos
registrados.
Si su cuenta fue creada desde Imprenta
Nacional porque usted pertenece a una institución de gobierno con crédito
en las publicaciones revise que el documento enviado a la Jefatura de
Diarios Oficiales de la Imprenta Nacional contenga correctamente sus datos.
Revise el buzón de correo no deseado en su cuenta de correo electrónico.
Por último, intente ingresar al sistema de la página web con los datos
registrados.
¿Por
qué no puedo ingresar a la página web?
Asegúrese de ingresar al sitio www.imprentanacional.go.cr y en caso de ser
necesario realice alguna de las siguientes opciones:
Elimine las cookies del navegador.
Refresque la página web oprimiendo la
tecla F5 o haciendo clic en la flecha que forma un círculo (como se ve en
la imagen de abajo).
Navegador Google
Chrome
Navegador Microsoft Edge
¿Por
qué no puedo entrar a la página con la firma digital?
En ocasiones puede haber problemas para
ingresar con la firma digital, en este caso el cliente puede ingresar con
el correo registrado y la contraseña.
Si el problema es de la configuración de
la firma digital debe llamar al 2528-4949 o ingresar a la página
web www.soportefirmadigital.com
porque la Imprenta Nacional no brinda soporte sobre esta herramienta
tecnológica.
La compra de la tarjeta de Firma Digital
incluye soporte técnico por el tiempo de vigencia. Este soporte le permite
contar con el apoyo de personal especializado.
¿Cómo
cambiar la contraseña para ingresar al sistema de publicaciones?
Si olvidó la contraseña el sitio web
cuenta con la opción para restablecer una contraseña por medio de un correo
que se le envía a la dirección que registró. Oprima el enlace que dice
Restablecer en la página de ingreso donde digita su correo y contraseña,
como se muestra en la siguiente imagen:
Seguidamente introduzca el correo
electrónico que inscribió en el sitio web y haga clic en el cuadro donde
dice No soy un robot.
En la ventana que aparece seleccione las
imágenes que le pide y oprima el botón verificar.
Cuando se cierra esa ventana oprima el
botón naranja que dice Enviar.
Finalmente, debe revisar su buzón de
correo para finalizar el cambio de contraseña.
Le llegará un correo notificador notificacionesimprenta@imprenta.go.cr en el cual hay
un enlace que lo llevará a modificar su clave. Si no encuentra el correo
verifique que no esté en la bandeja de correo no deseado (spam).
A continuación, siga las instrucciones que
se indican, como se observa en la imagen de abajo.
Debe incluir una nueva contraseña y
confirmarla.
Como se ve en la imagen de abajo se indica
una contraseña generada por el sistema, la cual aparece en el espacio de la
contraseña actual y luego los espacios para la nueva contraseña. La clave
debe ser alfanumérica, mayor a seis caracteres y si utiliza mayúsculas o
minúsculas debe digitarse igual a la hora de ingresar.
Ejemplo de clave: Pedro1875
Al
finalizar lo llevará a su perfil de portal y podrá seguir con su uso.
¿Para
qué sirve el número de solicitud?
Cada vez que usted tramita un documento en
nuestra página web se le asigna un número de solicitud o ID, este número es
de referencia para realizar búsquedas dentro del sitio web o hacer
consultas sobre su solicitud de publicación. El sitio web guarda un historial de todas las solicitudes que usted realice, en caso de
que no recuerde el número de solicitud.
¿Por
qué no puedo subir el documento a tramitar?
Existen
varias razones que podrían dificultar el proceso de subir el documento a
tramitar algunas de ellas son:
-El documento no está firmado
digitalmente: para realizar el trámite de
publicación en el sitio web se requiere que el documento sea firmado con
firma digital por el firmante que aparece en el texto del documento. Si
usted es el firmante y posee firma digital ingrese al siguiente enlace
donde se le mostrará como firmar documentos digitales: (Enlace al
instructivo).
-El documento está firmado con el
certificado de autenticación: las firmas digitales
cuentan con dos certificados uno de autenticación (para autenticarse como
usuario en un sitio web) y el otro de firma (para firmar documentos
digitales). En el caso del sitio web de Imprenta Nacional usted debe firmar
los documentos con el certificado de firma, esta opción solo aparece cuando
usted firma documentos en el programa Word. Para llegar a esa opción debe
ingresar al menú de Inicio/Información/Proteger documento/Agregar una firma
digital y en la pantalla que aparece oprimir el botón "Cambiar". Luego verá
los dos certificados de la firma digital con su nombre y una leyenda que
dice "Haga clic aquí para ver las propiedades".
-El sitio web solo acepta documentos en
formato PDF editable y Word versiones superiores
al 2003, es decir, en formato *.docx.
-El documento que intenta subir es una imagen
insertada en un Word o un PDF imagen, en muchos
casos son escaneos del documento original. En estos casos el sitio web no
puede realizar el conteo de caracteres para cotizar.
-El documento perdió la firma digital, este problema es muy común cuando se trabaja con documentos en
Word, debido a que cuando se abren y se utiliza la opción "Guardar como" el
programa muestra una advertencia indicando que el documento perderá la
firma. Siempre debe tener en cuenta esta advertencia para evitarlo es mejor
realizar copias del archivo y no utilizar la opción de "Guardar".
-La firma digital está vencida. Las firmas digitales tienen una vigencia de cuatro años, por lo
que debe revisar la fecha de vencimiento en https://www.soportefirmadigital.com/sfdj/validate.aspx?lang=es Esta es una herramienta de la página de soporte de firma digital
para "verificación de capacidad de firma", el cual consta de cuatro pasos.
A continuación, un ejemplo de la información final que brinda sobre la
firma:
También
puede revisar la fecha de vencimiento en los siguientes programas:
-En el programa Word en el menú Inicio/Información/Proteger documento/Agregar una firma
digital y en la pantalla que aparece oprimir el botón "Cambiar". Luego verá
los dos certificados de la firma digital con su nombre y una leyenda que
dice "Haga clic aquí para ver las propiedades".
-En el Adobe Acrobat (PDF) en el menú Firmar/Firmar Documento o Colocar Firma. Después
selecciona un área del PDF y aparece una ventana en la cual puede ver toda
la información de la firma digital en el botón que dice "Información".
¿Qué pasa si tengo problemas con la
firma digital?
Si necesita ayuda con la configuración de
la firma digital debe llamar al 2528-4949 o ingresar a la página
web www.soportefirmadigital.com ya que el ente encargado de esta herramienta tecnológica es el
Banco Central y ellos han habilitado esas vías de comunicación para dar
soporte al usuario.
¿Qué
tipo de documentos puedo adjuntar a la solicitud de publicación?
Nuestro sitio web solo admite documentos
en Microsoft Word superiores al año 2003 (estas versiones poseen un formato
*.docx) y/o documentos en PDF editables. Los documentos no pueden ser escaneados.
¿Por
qué el sitio web no me cotiza el documento automáticamente?
Si el sitio web no cotiza su documento
automáticamente puede ser por las siguientes razones:
-Seleccionó el tipo de publicación como
compuesto. Por ejemplo: Decreto compuesto.
-Seleccionó la opción de "Su documento
contiene imágenes, tablas o supera las cinco páginas".
-Adjuntó un documento escaneado, el sitio
web no puede leer los caracteres por ser una imagen, en este caso esa
solicitud será rechazada posteriormente.
Para todos los casos anteriores, el portal
remitirá su solicitud para que sea valorada y cotizada manualmente según
corresponda por un funcionario de la Imprenta Nacional.
¿Qué
es el estado de una solicitud?
En cada solicitud que usted realiza en el
sitio web se indica el estado de la publicación, el cual irá cambiando
automáticamente conforme avance en el proceso de trámite. Los estados de la
publicación son los siguientes:
-Edición:
cuando se están ingresando los datos de la solicitud.
-Cotizado:
cuando se le asigna un precio a la solicitud de publicación gestionada.
-Aprobado por el cliente/pagado: cuando el usuario pagó el trámite de publicación con tarjeta o
ingreso los datos del pago si fue por depósito o transferencia.
-Aprobado por Imprenta Nacional o en
proceso de publicación: cuando el trámite fue
aprobado por Imprenta Nacional y se encuentra pendiente de publicación en
los Diarios Oficiales.
-Descartada por el cliente: cuando el usuario descarta por alguna razón la solicitud de
publicación o cuando la solicitud está en estado de edición por más de 30
días naturales.
¿Puedo
cambiar el estado de una solicitud?
No. El estado de una solicitud no puede
ser modificado, ya que este depende del estado/proceso en el que se encuentra.
¿Cuántas
solicitudes puedo crear?
Si el solicitante realizó más de 10
solicitudes y las dejó en estado de edición, el sistema no le permitirá crear
más solicitudes hasta tanto alguna de esas solicitudes sea procesada como
cotizada o descartada por el cliente. Esto es un método de seguridad para
controlar el uso de algún robot - hacker que produzca datos falsos en la
base de datos.
¿Las
solicitudes tienen caducidad?
Las solicitudes serán descartadas
automáticamente por el sistema cuando tengan más de 30 días naturales en
estado de edición y/o cotizado.
¿Puedo
utilizar cualquier tarjeta para pagar las publicaciones?
Puede utilizar cualquier tarjeta de débito
o crédito.
¿Por
qué fue rechazada mi solicitud?
La Imprenta Nacional puede rechazar las
solicitudes por las siguientes razones:
-El monto cotizado no es correcto.
-El documento adjunto es una imagen o
escaneo.
-La solicitud cuenta con más de 30 días
sin movimiento alguno.
¿Cómo
solicito una devolución de dinero en caso de que mi solicitud haya sido
rechazada por Imprenta Nacional?
Para solicitar la devolución de dinero
debe escribir un correo electrónico a devoluciones@imprenta.go.cr con los siguientes datos:
-Nombre completo.
-Número de cédula.
-Número de solicitud efectuada en el sitio
web.
-Motivo por el cual solicita la
devolución.
-Número de cuenta cliente (este número
consta de 17 dígitos y es distinto al número de cuenta bancaria).
-Nombre del banco al que pertenece la
cuenta.
¿Cómo
retengo o anulo una publicación?
Si no desea continuar con el trámite de
publicación por alguna razón, pero ya realizó el pago correspondiente en la
página web o en las oficinas de la Uruca o el Registro Nacional. Debe
enviar un correo a consultas@imprenta.go.cr o un
oficio a la jefatura de Diarios Oficiales de la Imprenta Nacional (Stephanie
Zamora y Franco Alfaro) con el número de documento a retener/anular, fecha
del trámite y motivo por el cual desea realizar dicha acción. Una vez
rechazada la solicitud debe solicitar una devolución de dinero al correo devoluciones@imprenta.go.cr con los datos indicados en la
pregunta anterior.
¿Cómo
obtengo el comprobante de pago?
En este momento la Imprenta Nacional no
emite comprobantes de pago vía electrónica. Para obtenerlo debe solicitarlo
directamente a nuestro Departamento Financiero en las oficinas de la Uruca,
detrás del Almacén Capris o en la oficina descentralizada en el Registro Nacional
en Curridabat. Debe tomar en cuenta que solo se darán comprobantes cuando
la solicitud se encuentre en estado "En proceso de publicación".
¿Qué
es el número de documento y para qué sirve?
El número de documento es asignado una vez
que se realiza el pago del trámite en ventanilla o se aprueba la solicitud
en el sitio web. El número consta de 10 dígitos, en los cuales los cuatro
primeros muestran el año en que se tramitó y los seis dígitos restantes son
un consecutivo del trámite interno en Imprenta. Ejemplo: 2018XXXXXX. Este
número se ubica en el comprobante de pago que le dan en ventanilla o en la
página web en la solicitud realizada dentro de la pestaña "Información de
la Publicación". Con ese número puede realizar la búsqueda del documento en
los Diarios Oficiales.
¿Cómo
se tramitan las reposiciones de títulos del Ministerio de Educación Pública
(MEP)?
Este tipo de documentos son enviados por
el MEP vía correo electrónico al interesado y puede tramitarlo en nuestras
oficinas de la Uruca y el Registro Nacional o a través de nuestra página
web www.imprentanacional.go.cr solo debe registrarse con un
correo y una contraseña. Luego ingresa a la opción "Crear Solicitud" que
está a la izquierda de la pantalla y realiza las siguientes acciones:
-Seleccionar en tipo de publicación:
reposición título MEP 3 veces.
-Subir el archivo con firma digital que le
envió el MEP.
-Seleccionar una forma de pago.
-Cotizar y pagar la publicación.
¿Cómo
se tramitan las concesiones de aguas?
Una vez recibida la notificación de la
Dirección de Agua debe registrarse en la página web
de la Imprenta Nacional con el correo que registró en esa Dirección y una
contraseña. Al ingresar al sistema de publicaciones debe seleccionar la
opción "Continúe su trámite aquí" que se encuentra a la izquierda de la
pantalla. En la siguiente pantalla digite en número de referencia el número
de expediente asignado en la Dirección de Agua o en el espacio que dice
correo electrónico escribir la cuenta que dio en esa dirección para recibir
notificaciones.
Obtenido el resultado puede corroborar que
el documento sea el correcto en la casilla que dice "Documento" en el
enlace "ver archivo". Luego oprima la primera casilla de la izquierda que
dice "Crear Solicitud". La página web lo llevará a otra pantalla donde se
selecciona automáticamente el tipo de publicación y se adjunta el
documento, solo debe indicar la forma de pago. Después cotiza y paga la
publicación.
¿Cómo
puedo buscar documentos tramitados de CrearEmpresa?
Los documentos que se gestionan a través
de la plataforma de CrearEmpresa (https://crearempresa.go.cr)
pueden ser consultados en nuestro portal web con el número de edicto que
brinda el sistema (ejemplo: CE2017000000), una vez que este haya sido
publicado. De igual manera en caso de requerir el número de documento que
asigna la Imprenta Nacional, puede remitir su consulta al correo consultas@imprenta.go.cr indicando el número de edicto.
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