Dirección de Artes
Gráficas
Objetivo: Administrar las áreas
productivas del proceso de artes gráficas de la Imprenta Nacional,
guardando la debida discrecionalidad sobre la materia que atiende.
Funciones:
·
Diseñar,
supervisar la ejecución de investigaciones, proyectos, estudios, análisis,
herramientas de control y otras actividades propias del área profesional de
su competencia.
·
Participar
en el planeamiento, dirección, coordinación y supervisión de labores
profesionales técnicas y administrativas de la institución.
·
Analizar
comportamiento de gastos anuales de materia prima y elaborar requerimientos
de acuerdo con las proyecciones de venta que genere el departamento de
Gestión Comercial.
·
Analizar
sistemas, procedimientos de trabajo y proponer los ajustes y cambios
pertinentes.
·
Realizar
propuestas para el mejoramiento continuo de los diferentes procesos de
producción.
·
Coordinar,
supervisar y controlar la elaboración y ejecución del presupuesto de la
producción de las artes gráficas.
·
Planear,
organizar, dirigir, coordinar, supervisar y ejecutar las actividades que se
desarrollan en el campo de la producción.
Departamento de
Pre-Prensa
Objetivo: Planear, programar, dirigir,
coordinar, evaluar y supervisar las actividades del proceso de Pre-prensa, con la finalidad de generar productos y
servicios de calidad, físicos o digitales.
Funciones:
·
Dirigir
y supervisar los diferentes trabajos que ingresen al departamento.
·
Realizar
inspecciones aleatorias en los procesos de levantado de texto, corrección y
formación de diario, además de las unidades de arte y diseño e impresión
digital y fotomecánica.
·
Elaborar
informes técnicos de producción y de los aspectos que le competen.
·
Plantear
metas y objetivos de su área de trabajo, cumpliendo con lo requerido
anualmente en el Plan Operativo Institucional.
·
Coadyuvar
en la creación del presupuesto ordinario, extraordinario y superávit,
específicamente en lo respectivo a su área productiva, de acuerdo con las
estadísticas de consumo anual.
·
Ejecutar
otras actividades relacionadas con el proceso de producción.
Unidad de Arte,
Diseño e Impresión Digital
Objetivo: Brindar a los clientes el
servicio de diseño gráfico y diagramación, con el fin de satisfacer sus
necesidades.
Funciones:
·
Revisar
el material físico y digital antes de ser aprobado para ser procesado.
·
Procesar
el material recibido por la Dirección de Comercialización y Divulgación.
·
Realizar
el diseño gráfico y diagramación del trabajo de acuerdo con las
especificaciones técnicas solicitadas por el cliente.
·
Realizar
las correcciones del trabajo que requiera el cliente después de la revisión
de la prueba.
·
Imprimir
los documentos de bajos tirajes solicitados por el cliente.
Unidad de
Fotomecánica
Objetivo: Montar e imponer las órdenes
de producción que ingresen a la Unidad.
Funciones:
·
Revisar
las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.
·
Realizar
el montaje e imposición (manual o digital) de las órdenes de producción que
ingresen.
·
Realizar
los cálculos de papel necesarios para la impresión de las órdenes de
producción.
·
Procesar
las planchas en el equipo de quemado (CTP).
Departamento de
Prensa
Objetivo: Planear, programar, dirigir, coordinar,
evaluar y supervisar las actividades del proceso de prensa, con la
finalidad de generar productos y servicios de calidad, físicos o digitales.
Funciones:
·
Dirigir
y supervisar los diferentes trabajos que ingresen a sus áreas de trabajo.
·
Realizar
inspecciones aleatorias a los tonos de color, de acuerdo con las muestras,
características de trabajo versus muestras aprobadas, tamaños de impresión,
entre otros.
·
Elaborar
informes técnicos de producción y de los aspectos que le competen.
·
Plantear
juntamente con la dirección de producción, las metas y objetivos de su área
de trabajo, cumpliendo con lo requerido anualmente en el Plan Operativo
Institucional.
·
Coadyuvar
en la creación del presupuesto ordinario, extraordinario y superávit,
específicamente en lo respectivo a su área productiva, de acuerdo con las
estadísticas de consumo anual.
·
Ejecutar
otras actividades relacionadas con el proceso de producción.
Unidad de
Litografía
Objetivo: Imprimir una imagen de alta
calidad, consistente, clara y definida, formando un producto de calidad.
Funciones:
·
Revisar
las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.
·
Recibir
y revisar de la Unidad de Fotomecánica las planchas para impresión.
·
Asignar
las órdenes de producción de acuerdo con las especificaciones técnicas del
trabajo.
·
Imprimir
los trabajos bajo los estándares definidos en la Unidad.
·
Revisar
que la calidad del impreso sea uniforme en el tiraje total de los pliegos.
·
Trasladar
el trabajo en proceso al Departamento de Post Prensa, para su acabado
final.
Departamento de
Post-Prensa
Objetivo: Planear, programar, dirigir,
coordinar, evaluar y supervisar las actividades del proceso de Post-prensa, con la finalidad de generar productos y
servicios de calidad, físicos o digitales.
Funciones:
·
Dirigir
y supervisar los diferentes trabajos que ingresen a sus áreas de trabajo.
·
Realizar
inspecciones aleatorias a los trabajos que deben ser convertidos a producto
final, revisando el tipo de pegado, encuadre de los cortes, los acabados
finales, entre otros.
·
Elaborar
informes técnicos de producción y de los aspectos que le competen.
·
Plantear
metas y objetivos de su área de trabajo, cumpliendo con lo requerido
anualmente en el Plan Operativo Institucional.
·
Coadyuvar
en la creación del presupuesto ordinario, extraordinario y superávit,
específicamente en lo respectivo a su área productiva, de acuerdo con las
estadísticas de consumo anual.
·
Ejecutar
otras actividades relacionadas con el proceso de producción.
Unidad de
Encuadernación
Objetivo: Brindar el acabado final a
los productos en proceso para su entrega al cliente.
Funciones:
·
Revisar
las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.
·
Programar
y calibrar los equipos de acuerdo con las especificaciones de la orden de
producción.
·
Ejecutar
las etapas de: coleccionado, pegado, cosido, armado, perforado, anillado,
estampado, laminado y descartonado de los
productos que lo requieran, ya sea en el proceso automático o rústico.
·
Mantener
controles sobre los sobres de producción que ingresan a la unidad.
Unidad de
Guillotinas
Objetivo: Realizar el corte del papel
durante el proceso de producción con el fin de dar el servicio a las
diferentes unidades.
Funciones:
·
Revisar
las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.
·
Revisar
las cantidades de papeles o cartulinas recibidas de la Unidad Almacén y
Distribución.
·
Brindar
servicios de corte de papel a los departamentos solicitantes de materia
prima para impresión.
·
Programar
y calibrar los equipos de acuerdo con las especificaciones del corte.
·
Cortar
materia prima, también cortes intermedios y finales a trabajos ya impresos.
Unidad de
Dobladoras
Objetivo: Realizar el doblado del
trabajo asignado para cumplir con las especificaciones de la orden de
producción.
Funciones:
·
Revisar
las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.
·
Programar
y calibrar los equipos de acuerdo con las especificaciones del doblado,
tomando en cuenta el tipo de papel a utilizar.
·
Realizar
el doblado del papel, de acuerdo a las
especificaciones de la orden de producción.
Unidad de
Formación de Folletos
Objetivo: Dar el acabado final a los
trabajos que requieran de este proceso, sean estos Diarios Oficiales u
órdenes de producción.
Funciones:
·
Revisar
las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.
·
Programar
y calibrar los equipos de acuerdo con las especificaciones de la orden de
producción.
·
Realizar
el compaginado, grapado y refilado de los productos que lo requieran.
Unidad de
Tipografía
Objetivo: Realizar acabados e
impresiones tipográficas a los productos que lo requieran.
Funciones:
·
Revisar
las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.
·
Programar
y calibrar los equipos de acuerdo con las especificaciones de la orden de
producción.
·
Imprimir,
numerar, perforar, troquelar, estampar y plecar
los productos que lo requieran.
Dirección de Servicios
y Diarios Oficiales
Objetivo: Generar un proceso de
transformación y mejora continua en los servicios y productos brindados por
la Imprenta Nacional, con el fin de adaptarlos a los nuevos requerimientos
provocados por los cambios sociales y culturales con relación a la
disrupción digital y a su incidencia en el modelo del negocio.
Funciones:
·
Dirigir,
planificar, coordinar y supervisar las actividades de los departamentos que
componen esta dirección. (Diarios Oficiales y Gestión Comercial).
·
Proponer
proyectos de innovación que mejoren los servicios institucionales de cara a
la transformación digital proveniente de nuestro mercado meta y por ende
liderar aquellos cambios que los procesos internos requieren para su
adaptación.
·
Dirigir,
autorizar y gestionar las actividades de alto nivel requeridas para la
ejecución de los proyectos y de los servicios resultantes de estos, una vez
aprobados por las autoridades correspondientes.
·
Delegar,
empoderar y reorganizar a los encargados y personal de los departamentos
bajo su tutela, incluidas las actividades informáticas de Promoción y
Divulgación, así como de toda la cadena del proceso de Diarios Oficiales,
con el fin de equilibrar las cargas de trabajo, en busca de una mayor
eficiencia y eficacia en la prestación de los servicios.
·
Realizar
propuestas y ejecutar los cambios necesarios para el mejoramiento continuo
de los diferentes procesos bajo su dirección.
·
Brindar
asesoría a los niveles jerárquicos superiores, medios y operativos cuando
estos lo soliciten, en las materias que conciernen y se delimitan en los
alcances de esta dirección.
·
Evaluar
los resultados finales de los estudios, proyectos, ofertas y contratos de
productos o servicios que hayan gestionado sus departamentos según los
requerimientos de los clientes externos o internos de la Institución.
·
Coordinar
y delegar la elaboración de las proyecciones de ventas anuales a partir de
los supuestos según el comportamiento del mercado y proporcionarlas para
que la Dirección de Artes Gráficas correspondiente para analizar y elaborar
los requerimientos de materia prima y mano de obra.
·
Coordinar
con la Dirección de Artes Gráficas el seguimiento a los trabajos de
impresión solicitados por las entidades del Estado.
·
Autorizar
y delegar las actividades promocionales y de divulgación requeridas.
·
Dar
seguimiento a los convenios vigentes con instituciones del Estado ligados
con servicios.
·
Asegurar
el control y el servicio de las diferentes áreas del proceso de Diarios
Oficiales de principio a fin.
·
Coordinar
con las diferentes áreas involucradas en el proceso productivo, la elaboración
de los requerimientos solicitados.
·
Velar
por el cumplimiento del plan de la Dirección a su cargo.
·
Otros
afines a su puesto a solicitud del Jerarca o de las altas autoridades
institucionales.
Departamento de
Diarios Oficiales
Objetivo: Desarrollar estrategias y
ejecutar acciones que permitan brindar un servicio de excelencia en la
atención, procesamiento y publicación de los documentos destinados a los Diarios
Oficiales, generando e implementando a la vez nuevas ideas de mejora
continua en beneficio de los usuarios.
Funciones:
·
Coordinar,
supervisar y evaluar las labores desarrolladas por las cinco unidades a su
cargo, buscando las acciones preventivas y correctivas que mejoren los
procesos de atención al cliente y de publicación de los Diarios Oficiales.
·
Desarrollar
estrategias enfocadas a brindar nuevos servicios tanto estandarizados como personalizados,
atendiendo necesidades específicas, en conjunto con otras unidades de los
departamentos afines tales como Mercadeo y Promoción e Innovación Digital.
·
Elaborar
diversos informes relacionados con los trámites que se realizan y sobre los
controles de productividad de todos los procesos y el personal que
participa en la elaboración de los Diarios Oficiales.
·
Mantener
el control administrativo de las unidades a su cargo y el personal que los
conforma.
·
Consolidar
los requerimientos, planes, presupuestos y contrataciones, verificando el
cumplimiento de requisitos en esta materia, provenientes de las unidades a
su cargo con el fin de suplir los elementos necesarios para ejercer y
mejorar la ejecución de las funciones del departamento.
·
Proponer
y desarrollar los proyectos que puedan mejorar tanto la plataforma de
servicios físicos y digitales, así como la eficiencia y eficacia de cada
una de sus unidades.
·
Velar
por las acciones administrativas y de relación con los clientes que deban
ejecutarse para impulsar los convenios de interoperabilidad con otras
Instituciones públicas y su puesta en marcha.
·
Atender
y realizar las directrices e instrucciones recibidas de las autoridades
superiores.
·
Desarrollar
y mantener en conjunto con las áreas de formación y publicación de los
diarios la programación y priorización de los documentos a ser publicados.
·
Coordinar
con la unidad de tesorería y el departamento financiero las actividades de
control atinente a los ingresos que se producen a partir de las
transacciones realizadas en las unidades de atención al público a su cargo.
Unidad de
Captación Central
Objetivo: Garantizar la excelencia en
la atención de los servicios de publicaciones en los Diarios Oficiales, en
forma oportuna desde la sede central y el Portal Web.
Funciones:
·
Recibir,
custodiar y tramitar la documentación pública y privada, para su
publicación en los Diarios Oficiales, a partir de cualquiera de los canales
y formatos dispuestos, sean físicos, electrónicos o Portal Web.
·
Revisar
que los documentos que se reciban sean originales y estén firmados por el
responsable de la publicación, además verificar redacción, reconocimiento
legal, sellos y firmas respectivas, entre otros, y devolver los documentos
que no cumplen con lo requerido.
·
Escanear
y cargar al sistema de control los documentos que no ingresen en formato
digital.
·
Atender
el servicio de consultas a los clientes y usuarios sobre documentos
tramitados y publicaciones realizadas por medio de la óptima atención
eficaz de todos los canales de comunicación dispuestos para ese fin, ya
sean telefónicos, de texto, chat, Whatsapp,
formularios de asistente virtual y multimedios.
·
Cotizar
el costo de los documentos para publicar en los Diarios Oficiales y dar
seguimiento al cliente por medio de cualquiera de los canales dispuestos
por la Institución para ese fin.
·
Controlar
con las instituciones del Estado los saldos de las órdenes de compra
abiertas y verificar que cada solicitud esté respaldada por su respectiva
orden de compra.
·
Atender
y dar seguimiento a los procesos que se presenten mediante el sistema de
compras públicas SICOP con respecto a las publicaciones si los hubiera.
·
Custodiar
y efectuar controles cruzados de los timbres fiscales que se utilizan para
las publicaciones a los Diarios Oficiales.
·
Generar
la facturación de los servicios de publicaciones y los reportes diarios de
facturación.
·
Tramitar
y dar seguimiento a las solicitudes de publicaciones de crédito y contado.
·
Tramitar
y dar seguimiento a los documentos devueltos por las unidades del proceso
de publicación de los diarios para gestionar sus carencias con los clientes
emisores o involucrados.
·
Generar
las estadísticas e informes de todas las transacciones y servicios que se
brindan al público.
·
Coordinar
el seguimiento de los servicios de publicaciones en conjunto con las otras
unidades de procesamiento para la formación y publicación de los diarios.
·
Efectuar
las actividades de control definidas para los ingresos que se reciben por
medio de la captación y venta realizada en su unidad.
Unidad de
Captación Desconcentrada
Objetivo: Garantizar la excelencia en
la atención de los servicios de publicaciones en los Diarios Oficiales, en
forma oportuna desde una localización distinta a la sede central.
Funciones:
·
Recibir,
custodiar y tramitar la documentación pública y privada, para su
publicación en los Diarios Oficiales, a partir de los canales dispuestos en
su ubicación.
·
Revisar
que los documentos que se reciban sean originales y estén firmados por el
responsable de la publicación, además verificar redacción, reconocimiento
legal, sellos y firmas respectivas, entre otros, y devolver los documentos
que no cumplen con lo requerido.
·
Escanear
y cargar al sistema de control los documentos que no ingresen en formato
digital.
·
Atender
el servicio de consultas a los clientes y usuarios sobre documentos
tramitados y publicaciones realizadas por medio de los canales dispuestos
en esa oficina.
·
Cotizar
el costo de los documentos para publicar en los Diarios Oficiales y dar
seguimiento al cliente por medio de cualquiera de los canales dispuestos en
la oficina desconcentrada para ese fin.
·
Custodiar
y vender al público productos tales como alcances, leyes, serie de
publicaciones oficiales u otros disponibles y controlar su inventario
local.
·
Custodiar
y efectuar controles cruzados de los timbres fiscales que se utilizan para
las publicaciones a los Diarios Oficiales.
·
Generar
la facturación de los servicios de publicaciones y los reportes diarios de
facturación.
·
Tramitar
las solicitudes de publicaciones de contado que ingresan desde esa unidad.
·
Efectuar
las actividades de control definidas para los ingresos que se reciben por
medio de la captación y venta realizada en su unidad.
·
Generar
informes de las transacciones y servicios que se brindan al público desde
esa oficina.
Unidad de Formateo
de Documentos
Objetivo: Desarrollar las gestiones de
levantado de formateo, depuración de documentos, escaneo sólo en casos
especiales, diagramación y revisión de los documentos en cualquiera de sus
formatos y presentaciones para ser publicados en los Diarios Oficiales.
Funciones:
·
Verificar
las prioridades de los documentos que se van a publicar en los Diarios
Oficiales.
·
Utilización
y seguimiento del sistema de control de documentos digitales establecido
para ese fin.
·
Verificar
que los documentos recibidos de Diarios Oficiales cuenten con los
requisitos establecidos para su publicación, de lo contrario realizar el
procedimiento de devolución a la unidad de captación de Diarios Oficiales
para su respectivo seguimiento y solución.
·
Dar
formato a los documentos e imágenes a publicar en los Diarios Oficiales.
·
Verificar
y asignar la cantidad de veces que debe ser publicado un documento, así
como completar los datos requeridos en el pie de cada documento para su
apropiada identificación.
·
Escanear
y/o digitar los documentos que por excepción no ingresen en formato digital
o con inconvenientes que deban ser depurados y los cuales no pudieron ser
devueltos.
·
Revisar
el documento elaborado antes de darle continuidad al siguiente proceso.
Unidad de Calidad
de los Diarios
Objetivo: Gestionar y asegurar la
calidad de los documentos que van a ser publicados en los Diarios Oficiales
y órdenes de producción que lo requieran por medio de la comparación,
revisión y corrección de cada documento.
Funciones:
·
Verificar
la completitud de los documentos por medio de la comparación entre
originales y aquellos formateados y depurados por la unidad anterior en el
flujo de producción.
·
Utilización
y seguimiento del sistema y carpetas de control de documentos digitales
establecido para el fin de leer y corregir los textos que se han recibido
desde la Unidad de Formateo de Documentos.
·
Verificar
la calidad de las tareas de formateo de documentos, escaneado, diagramación
y revisión de los documentos en el proceso de publicación de Diarios
Oficiales.
·
Llevar
a cabo el proceso de lectura y corrección de los textos de los documentos
procedentes de la Unidad de Formateo de Documentos y/o el departamento de
Gestión Comercial, contra los originales físicos o digitales.
·
Enviar
los documentos leídos y revisados, por medio del sistema informático
dispuesto para ese propósito hacia la unidad de Formación de Diarios, para
su publicación definitiva.
Unidad de
Formación de Diarios
Objetivo: Diagramar los Diarios
Oficiales que van a ser publicados de acuerdo con el orden de formación
establecido, así como generar y subir al servidor respectivo para
publicación los Diarios Oficiales en sus respectivos formatos digitales.
Funciones:
·
Utilización
y seguimiento del sistema de control de documentos digitales establecido
para ese fin y con este verificar que los documentos físicos y digitales
recibidos del proceso de Calidad de los Diarios hayan sido incluidos en el
sistema.
·
Diagramar
y dar formato a cada Diario Oficial con los sistemas disponibles.
·
Revisar
que la diagramación de los documentos e imágenes a publicar cumplan con el
orden y normas establecidos.
·
Llevar
a cabo la programación continua de los Diarios Oficiales con la relación a
los documentos, sus plazos, priorizaciones y alcances definidos por la
Dirección respectiva en coordinación con la jefatura de Diarios Oficiales.
·
Efectuar
el formateo final de cada Diario Oficial con los documentos y los archivos
digitales que debe ser enviado a firma digital, de acuerdo con las
características de accesibilidad y presentación requeridas para la Web.
·
Llevar
el control de los Diarios Oficiales publicados y sus documentos asociados,
conforme a sus plazos y veces, así como su actualización en el sistema de
control.
Departamento de Gestión
Comercial
Objetivo: Promover estrategias de
divulgación y venta de bienes y servicios que ofrece la Imprenta Nacional a
las instituciones del Estado y al público en general, garantizando la
excelencia en la atención al cliente a través de servicios y productos,
tanto innovadores como tradicionales, incluyendo aquellos que fomentan la
responsabilidad social y cultural.
Funciones:
·
Coordinar
y supervisar la realización de estudios de mercado según los requerimientos
de la Dirección de Servicios y Diarios Digitales, del área de producción y
de nuestros clientes.
·
Velar
porque se haga el seguimiento a los trabajos solicitados, desde la
aprobación del arte hasta la entrega del producto final en despacho.
·
Coordinar,
supervisar y planificar las diversas actividades promocionales durante el
año, con el fin de incrementar las ventas de productos y servicios de
impresión y otros ligados con las artes gráficas que puede brindar la
Institución.
·
Coordinar
la elaboración del Plan de Mercadeo y de Ventas Anual.
·
Supervisar
la actualización del Catálogo de Productos y Servicios.
·
Coordinar,
organizar, controlar y evaluar las acciones de la comunicación corporativa.
·
Llevar
a cabo las gestiones de la mezcla promocional de productos y servicios, así
como de divulgación requerida.
·
Supervisar
la elaboración de estudios para proyecciones de ventas y adquisición de
materia prima.
·
Mantener
y dar seguimiento de los convenios suscritos con la institución sobre
productos y servicios sujetos a comercialización.
·
Consolidar
los requerimientos, planes, presupuestos de gastos y contrataciones,
verificando el cumplimiento de requisitos en esta materia, provenientes de
las unidades a su cargo con el fin de suplir los elementos necesarios para
ejercer y mejorar la ejecución de las funciones del departamento.
·
Proponer
y desarrollar proyectos que puedan mejorar la prestación de servicios que
se ofrecen, así como la eficiencia y eficacia de cada una de sus unidades.
·
Administración
general del Portal Web Institucional y gestión de requerimientos, así como
velar por los contratos para su mantenimiento y mejora continua.
·
Coordinar
las acciones administrativas y comerciales que mejoren la relación con los
clientes de las artes gráficas.
·
Desarrollo
y confección del libro de marca institucional.
·
Atender
y realizar las directrices e instrucciones recibidas de las autoridades
superiores.
·
Elaborar
diversos informes y datos estadísticos relacionados con la gestión a su
cargo.
Unidad de Mercadeo
y Promoción
Objetivo: Desarrollar acciones que
brinden a nuestros clientes diversidad de opciones en productos y servicios
que ofrece la institución, posicionando la imagen institucional, a través
de diversas estrategias de mercadeo y promoción.
Funciones:
·
Elaborar
estudios para proyecciones de ventas y recomendaciones para la adquisición
de materia prima por parte de la Dirección de Artes Gráficas.
·
Elaborar
el Plan de Mercadeo y Ventas Anual, valiéndose de las proyecciones a partir
de supuestos, tendencias y el comportamiento del mercado.
·
Realizar
los modelos para la confección de ofertas, convenidos y contratos de
productos o servicios según los requerimientos captados de los clientes
externos o internos de la Institución.
·
Realizar
estudios de mercado tanto sobre clientes cautivos como sobre nuevos nichos
con el fin de emitir recomendaciones para la compra de equipo y maquinaria
a la Dirección de Artes Gráficas.
·
Diseñar
y mantener actualizado el catálogo de productos y servicios, además,
proponer mejoras y novedades sobre este.
·
Participar
en las ferias y actividades de promoción que se requieran.
·
Realizar
campañas promocionales e informativas sobre diversas áreas del negocio, así
como de servicios y productos que brinda la Institución.
·
Atención
personalizada a clientes actuales y potenciales, para ofrecerles los
servicios y productos que brinda la Institución.
·
Generar
y defender nuevas ideas de servicios y productos para el mercado meta,
además de buscar nuevos nichos de mercado.
·
Planificar
las diversas actividades promocionales y feriales durante el año.
·
Llevar
a cabo las diversas actividades promocionales y ferias asignadas, con el
fin de incrementar las ventas de productos y servicios de artes gráficas,
además divulgar nuevos servicios relacionados con los Diarios Oficiales o
nuevos servicios que ofrezca la Institución.
·
Participar
activamente en la confección y actualización del Catálogo de Productos y
Servicios.
Unidad de Trámites
Comerciales
Objetivo: Tramitar, formalizar y dar
seguimiento a todos los trabajos de Impresos Comerciales y servicios de
artes gráficas que solicitan nuestros clientes.
Funciones:
·
Analizar,
recibir y formalizar de forma ágil y oportuna las solicitudes de trabajo o
servicios solicitados por los clientes.
·
Atender
y dar seguimiento a los procesos de contratación que se presentan mediante
el sistema de compras públicas SICOP con respecto a los concursos de artes
gráficas e impresión que gestionan los clientes por ese medio.
·
Elaborar
cotizaciones o presupuestos, según requerimientos de los clientes.
·
Dar
seguimiento a las solicitudes de trabajo de artes gráficas, ofertas y
adjudicaciones por medio de los diversos sistemas disponibles para ese
objetivo.
·
Elaborar
y enviar a los clientes las cotizaciones de los trabajos solicitados,
además darles seguimiento.
·
Analizar,
estudiar y coordinar con las áreas productivas involucradas en el proceso
para la elaboración de presupuestos de los trabajos a ser cotizados.
·
Coordinar
con las áreas de artes gráficas el proceso de elaboración de las diversas
órdenes de producción.
·
Dar
seguimiento a las órdenes de producción, desde la aprobación del arte hasta
la entrega del producto final, velando por que la producción cumpla con los
plazos y requerimientos del cliente.
·
Confección
y control de los sobres de producción físicos y digitales.
·
Ingresar
información de los sobres u órdenes de producción al Sistema de Órdenes de
Producción (SOP), que servirá de insumo para el control de los trabajos y las
estadísticas que lleva la Dirección de Artes Gráficas.
·
Coordinar
y verificar con el Despacho que los productos elaborados hayan sido
entregados en tiempo y forma a los clientes para cerrar las órdenes de
compras y corroborar que la facturación correspondiente sea realizada en
Financiero.
·
Atención
de inconformidades y consultas de los clientes sobre los trabajos
realizados.
·
Seguimiento
postventa de los clientes para corroborar su satisfacción y generar
elementos de lealtad.
Unidad de Despacho
Objetivo: Asegurar la entrega oportuna
y a satisfacción del producto terminado a nuestros clientes.
Funciones:
·
Revisar,
controlar y asegurar las condiciones y cantidades del producto a despachar,
conforme al sobre u orden de producción acordada.
·
Generar
y registrar los documentos de entrega de productos.
·
Entregar
el producto al cliente.
·
Coordinar
el transporte del producto cuando así se haya pactado en el contrato u
orden de compra.
·
Gestionar
el registro del despacho de cada orden entregada en el sistema respectivo
para garantizar la eficacia de la facturación.
·
Otras
funciones relacionadas con la actividad.
Unidad de Innovación
Digital
Objetivo: Adaptar los servicios y
productos a los nuevos requerimientos del mercado, tanto en el ámbito de
Diarios Oficiales como en el mundo de las artes gráficas modernas, acorde a
las tendencias de consumo, propiciando estrategias para mantener la mejora
continua con servicios digitales mediante el Portal Web, dando servicio de
alta calidad, accesibilidad y menor tiempo de respuesta como lo merecen
nuestros clientes y usuarios.
Funciones:
·
Planificar
la ruta de cambios hacia el futuro y la visión digital institucional, para
cualquiera de los servicios y productos que puede ofrecer la Institución.
·
Investigar,
recopilar, desarrollar y poner en práctica las ideas viables sobre
servicios Web, multimedios y para redes sociales que permitan ofrecer
servicios de valor agregado a nuestros clientes.
·
Realizar
los estudios de factibilidad y la documentación para la defensa de los
proyectos de innovación que sean necesarios para poner en marcha las
acciones atinentes a su rango de acción.
·
Desarrollar
las acciones necesarias para reposicionar la plataforma de la Editorial
Digital cuando sea parte de las estrategias organizacionales.
·
Planificar
y coordinar alianzas estratégicas con personas físicas o jurídicas, en la
consecución de facilidades tecnológicas, transferencia de conocimientos y
cualquier otro beneficio de interés para el desarrollo digital de la
Institución, con el fin de mejorar nuestros servicios.
·
Coordinar
con la unidad de Mercadeo y Promoción los estudios de mercado, encuestas y
campañas que se requieran para impulsar o hacer el lanzamiento de nuestros
productos y servicios propuestos o desarrollados.
·
Desarrollar
por medio de diseño gráfico y publicitario moderno, mejoras para los
Diarios Oficiales y los servicios asociados recomendando e implementando
nuevas formas de comunicar las publicaciones y de prestar servicios
incorporando nuevas estrategias para mantener frescas las imágenes,
noticias, textos y multimedios que puede ofrecer el Portal Web y los demás
canales digitales y redes sociales.
·
Proponer
ideas para reinventar la forma de cómo se captan, producen y entregan los
productos y servicios de artes gráficas.
·
Coordinar
con la unidad encargada de la comunicación, así como Mercadeo y Promoción,
las campañas y lanzamientos de nuevos productos, servicios y mejoras
dirigidas al público o a los procesos internos.
·
Velar
por la adopción segura y continua de los nuevos servicios por parte de las
direcciones operativas, por medio de la transformación de la cultura y las
operaciones.
·
Coordinar
y dirigir proyectos para propiciar la mejora continua, que surjan a partir
de las investigaciones sobre las necesidades de los clientes y usuarios.
|