Objetivos, funciones y departamentos

Junta Administrativa

Junta Administrativa

Objetivo: dirigir, controlar, administrar y tomar decisiones con respecto a los recursos de la Imprenta Nacional.

Funciones: según artículo 9 del Decreto No. 3937 G Reglamento a la ley de la Junta Administrativa:

·       Fijar las líneas generales de sus actuaciones.

·       Resolver los problemas inherentes a sus labores.

·       Seleccionar la publicación de leyes de interés público.

·       Aprobar los reglamentos internos de la Imprenta Nacional.

·       Estudiar el material que van a utilizar (conocimientos previos de los asuntos a tratar en cada sesión).

·       La Junta podrá convocar a las sesiones a técnicos o funcionarios, de reconocida capacidad en la materia respectiva, cuando sea necesario por la índole del tema a tratar.

·       Realizar todos los fines u objetivos específicos señalados en la Ley No. 5394.

Secretaría de la Junta Administrativa

Objetivo: asistir administrativamente a la Junta Administrativa en el trabajo secretarial que conlleva cada sesión.

Funciones:

·       Tomar el acta de cada sesión.

·       Transcribir y distribuir los acuerdos de Junta.

·       Archivar y custodiar los libros de actas.

Auditoría Interna

Objetivo: prestar un servicio profesional de asesoría constructiva y de protección a la Administración, para que alcance sus metas y objetivos con mayor eficiencia y eficacia.

Funciones:

·       Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional, incluidos fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar. Asimismo, efectuar semestralmente auditorías o estudios especiales sobre fondos y actividades privadas, de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en el tanto estos se originen en transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional.

·       Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno de su competencia institucional, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.

·       Verificar que la administración activa tome las medidas de control interno señaladas en esta Ley, en los casos de desconcentración de competencias, o bien la contratación de servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar regularmente la operación efectiva de los controles críticos, en esas unidades desconcentradas o en la prestación de tales servicios.

·       Asesorar, en materia de su competencia, al jerarca del cual depende; además, advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.

·       Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

·       Preparar los planes de trabajo, por lo menos de conformidad con los lineamientos que establece la Contraloría General de la República.

·       Elaborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la auditoría interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.

·       Mantener debidamente actualizado el reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna.

·       Las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones que establece el artículo 34 de esta Ley.

Dirección General

Objetivo: administrar el funcionamiento y operación de la institución velando por los bienes y la correcta aplicación de la normativa que la regulan, entre ellas la Ley General de la Administración Pública, para brindar un servicio a la población que responda a la seguridad jurídica de los habitantes del país.

Funciones:

·       Dictar, coordinar y supervisar las políticas institucionales generales y velar por que los objetivos estratégicos, metas y presupuesto vayan encaminados a cumplir con dichas políticas.

·       Coordinar y supervisar la ejecución de políticas, métodos y procedimientos administrativos.

·       Velar por el cumplimiento de las políticas y objetivos estratégicos institucionales.

·       Velar por la correcta aplicación de la normativa que nos regula, entre ellas la Ley General de la Administración Pública, Enriquecimientos Ilícito, Control Interno, Contratación Administrativa, acuerdos, directrices, entre otros.

·       Velar porque los acuerdos de la Junta Administrativa se cumplan.

Nivel Staff

Asesoría Legal

Objetivo: Velar, como órgano staff del control de legalidad, porque las actuaciones administrativas que se someten a su conocimiento se ajusten al Principio de Legalidad.

Funciones:

·       Emisión de criterios jurídicos.

·       Atención de consultas de los diferentes departamentos que conforman la institución.

·       Redacción, tramitación o revisión de reglamentos internos, ejecutivos y autónomos, en el caso de los reglamentos internos se reciben de las áreas encargadas del proceso que se desea reglamentar los proyectos de reglamento para su revisión de legalidad y de la adecuación normativa que requieran, para remitirlo para aprobación a la Junta Administrativa.

·       Elaborar y revisar la legalidad de resoluciones administrativas, decretos, reglamentos, proyectos, informes, normas, contratos, convenios, actas, acuerdos, circulares, y otros documentos e instrumentos técnicos similares de naturaleza jurídica de interés institucional que se someten a conocimiento.

·       Elaborar Informes sobre proyectos de ley. (Ministro-Asamblea Legislativa).

·       Elaboración e información sobre contingentes y previsiones.

·       Elaborar convenios de cooperación interinstitucionales y cartas de entendimiento.

·       Asesorar en las sesiones de la Junta Administrativa.

·       Confeccionar resoluciones administrativas referentes a recursos de revocatoria, apelación, revisión, nulidades, reclamos, y otras similares que se someten a conocimiento.

·       Fungir como órgano director en procedimientos administrativos ordinarios disciplinarios, y otros similares, según las disposiciones del artículo 76 del Reglamento Autónomo de Organización y Servicios de la Imprenta Nacional, la Ley General de la Administración Pública, y normativa conexa.

·       Realizar informes ante la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, con motivo de Recursos de Amparo.

·       Asesoría y gestión jurídica en general, con motivo de gestiones de despido, reclamos ante el Tribunal de Servicio Civil, reclamos administrativos de cobro, audiencias, procesos judiciales, denuncias penales, y otros asuntos de índole jurídico de interés institucional.

·       Asesoría y gestión jurídica en general, ante diversos órganos públicos administrativos o despachos jurisdiccionales, sobre asuntos de interés institucional.

·       Redacción y tramitación de reglamentos internos, ejecutivos y autónomos.

·       Fungir como un órgano contralor y fiscalizador, al emitir las correspondientes aprobaciones internas, sobre toda contratación administrativa que así lo requiere, de conformidad con el Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, emitido por la Contraloría General de la República, publicado en La Gaceta Nº 202 del 22 de octubre del 2007, y reformado mediante Resolución R-DC-31-2012 de 07 de marzo del 2012, publicada en el Alcance Digital Nº 32 a La Gaceta N° 55 de 16 de marzo del 2012.

·       Dirección de procesos judiciales de conformidad con Ley de Creación, Ley Nº 5394 de 5 de noviembre de 1973, reformada por Ley Nº 8305 de 19 de setiembre del 2002, la cual otorga a la Imprenta una naturaleza jurídica de órgano con desconcentración máxima del Ministerio de Gobernación y Policía, con personalidad jurídica instrumental para contratar bienes y servicios. Con motivo de esa personificación, conforme al artículo 12.2 Código Procesal Contencioso Administrativo, en tanto la Imprenta sea el autor de la conducta administrativa objeto del proceso tiene participación en juicio como parte demandada, o como actor en los procesos de cobro judicial. Señala en ese sentido el artículo 12.2 del citado código.

·       Colaborar en el procedimiento de contratación que realiza la Imprenta Nacional como oferente de los servicios.

Contraloría de Servicios

Objetivo: Atender, de manera oportuna y efectiva, las gestiones que presenten las personas usuarias ante la Contraloría de Servicios sobre los servicios que brinda la Institución.

Funciones:

·       Vigilar el cumplimiento del derecho que asiste a las personas usuarias de recibir respuesta pronta a gestiones referidas a servicios, presentadas ante las organizaciones que los brindan, todo dentro de los plazos establecidos en la ley o en los reglamentos internos aplicables.

·       Impulsar y verificar el cumplimiento de la efectividad de los mecanismos y procedimientos de comunicación a las personas usuarias, de manera tal que les permita contar con información actualizada en relación con los servicios que ofrece la organización respectiva, sus procedimientos y los modos de acceso.

·       Promover, ante el jerarca o ante las unidades administrativas, mejoras en los trámites y procedimientos del servicio que se brinda, con el fin de proponer recomendaciones y se propicie el mejoramiento continuo e innovación de los servicios que presta la Imprenta Nacional.

Unidad de Planificación Institucional (UPI)

Objetivo: Coordinar los procesos de Planificación y Control para apoyar los niveles jerárquicos en la toma de decisiones, mediante un sistema de programación estratégica y operativa.

Funciones:

·       Asesorar al superior jerárquico en la formulación de políticas, lineamientos y directrices sobre el accionar institucional, facilitando la toma de decisiones.

·       Implementar los lineamientos técnicos y metodológicos para la elaboración del Plan Operativo Institucional (POI) y los Planes Anuales Operativos (PAO interno) de la institución.

·       Coordinar y contribuir en las tareas tendientes a la formulación y adopción de planes y política institucional.

·       Colaborar en la elaboración de los Planes relacionados con el Presupuesto Institucional.

·       Diseñar e implementar las metodologías de evaluación sistemática de la ejecución de los planes y política y efectuar estudios de verificación de resultados de dichos planes sistemáticamente.

·       Mantener la supervisión y control de los procesos del Control Interno y SEVRI institucional, ambos incluidos dentro de la Unidad de Planificación.

·       Promover el logro de los objetivos institucionales mediante el desarrollo del proceso de planeación y evaluación participativa y de forma integral.

Nivel Apoyo

Unidad de Salud Ocupacional

Objetivo: Promover y mantener el mayor grado de bienestar físico, mental y social del personal, en su entorno laboral, así como vigilar todos aquellos factores de riesgo que puedan perjudicar su salud.

Funciones:

·       Mantener actualizado el inventario de los riesgos laborales que existen en la Imprenta.

·       Calificar el nivel de riesgo laboral presente en cada proceso de trabajo.

·       Asesorar técnicamente a la Dirección General y jefaturas en el campo de la salud ocupacional.

·       Efectuar la investigación de cada accidente que ocurra en el centro de trabajo, generando las estadísticas correspondientes.

·       Elaborar campañas de seguridad y salud ocupacional a todos los niveles de la empresa.

·       Elaborar e implementar el Plan y programa de Salud Ocupacional.

·       Acatar las recomendaciones de la Comisión de Salud Ocupacional.

·       Velar por el cumplimiento de la normativa existente en materia de Salud Ocupacional.

·       Dar seguimiento y reportar resultados de los objetivos y metas planteados en el plan de salud ocupacional.

Unidad de Control de Calidad

Objetivo: Supervisar la calidad de la producción mediante muestreos aleatorios en los diferentes procesos productivos, con el fin de lograr que los mismos cumplan con los estándares de calidad establecidos.

Funciones:

·       Orientar al personal operativo sobre aspectos de calidad aplicada a los procesos, para lograr un producto terminado según las características y especificaciones requeridas por los clientes.

·       Velar por la calidad del producto conforme a las especificaciones de la orden de producción.

·       Supervisar la calidad de los productos y materia prima, a través de intervenciones aleatorias, en coordinación con las jefaturas de Producción y Comercialización.

·       Mantener actualizados los archivos y estadísticas necesarios para el adecuado seguimiento de los diferentes procesos productivos.

·       Supervisar inspecciones con equipos especiales para el Control de Calidad, como procedimiento de medición, de verificación y control, para la identificación y corrección de errores en cada uno de los procesos.

·       Desarrollar e implementar las normas y estándares de calidad que corresponda a cada proceso productivo, producto en proceso y materia prima.

·       Elaborar y evaluar los informes de errores o defectos de producción para constatar el cumplimiento según los objetivos planeados y tomar oportunamente las medidas correctivas.

Departamento de Informática

Objetivo:Asesorar a los niveles directivos en la adquisición de nuevas tecnologías que coadyuven en el logro de sus proyectos para cumplir los objetivos estratégicos de la institución, velando porque los sistemas de información se desarrollen e implementen en forma eficiente y segura acorde a los requerimientos de nuestros usuarios, dando servicios de mantenimiento y soporte técnico que permita el uso de nuevas herramientas sirvan de apoyo para la toma de sus decisiones. 

Funciones:

·       Brindar asesoría a los niveles directivos en proyectos de T.I. y en la adquisición de nuevas tecnologías para alcanzar los objetivos estratégicos.

·       Velar porque los sistemas de información se desarrollen e implementen en forma eficiente, acorde a los requerimientos de los usuarios.

·       Asesorar en el uso de herramientas de información para la toma de decisiones.

·       Brindar mantenimiento a las aplicaciones existentes.

·       Implementar sistemas de seguridad informática que permitan la protección de la información en las áreas de trabajo.

·       Brindar consultoría y dar mantenimiento técnico a los sistemas que dan soporte a la publicación de los diarios oficiales en formato digital.

·       Controlar y dar mantenimiento de la red en general de la institución.

·       Desarrollar nuevos sistemas que permitan automatizar y agilizar la labor de las diferentes áreas de trabajo.

·       Analizar, diseñar, desarrollar pruebas y capacitación para la implantación de los sistemas que requiera la institución.

·       Dar capacitación a los usuarios.

Dirección Administrativa-Financiero

Objetivo: Coordinar, supervisar, evaluar y planificar los procesos administrativos y financieros de la institución.

Funciones:

·       Coordinar, planificar, dirigir y supervisar las actividades de las áreas a su cargo. (Financiero, Recursos Humanos, Proveeduría y Servicios Generales).

·       Coordinar y supervisar la prestación de servicios del área administrativa para el efectivo desarrollo y logro de los objetivos institucionales.

·       Controlar y supervisar el fiel cumplimiento de los objetivos asignados a cada área de trabajo de las que tutela, para que se logre cumplir con la misión institucional.

·       Asumir la jefatura de las unidades administrativas subalternas en ausencia de los titulares.

·       Realizar propuestas para el mejoramiento continuo de los diferentes procesos del área administrativa, y de la institución en general.

·       Planificar, controlar y supervisar, los contratos suscritos con proveedores que brindan los servicios de limpieza, vigilancia, mensajería y medico de empresa.

·       Brindar asesoría a los niveles jerárquicos superiores, medios y operativos cuando estos lo soliciten.

·       Velar por el cumplimiento del plan de la Dirección a su cargo.

Departamento Financiero

Objetivo: Brindar la información necesaria y asesorar en el campo Financiero-Contable a la Administración de la institución, para que se tomen las mejores decisiones.

Funciones:

·       Verificar y controlar los fondos que ingresan a la institución.

·       Efectuar los pagos a proveedores por compra de bienes y servicios.

·       Tramitar, registrar e informar, todo lo relacionado con las cuentas por cobrar de la institución.

·       Organizar, dirigir, planificar y controlar la elaboración del presupuesto anual, en conjunto con la Unidad de Planificación.

·       Confeccionar y registrar mensualmente los asientos contables.

·       Elaborar los Estados Financieros Institucionales.

·       Controlar y supervisar el Sistema de Costos.

·       Coordinar con las diversas áreas la metodología a utilizar para mantener actualizado el Sistema de Costos.

Unidad de Tesorería

Objetivo: Verificar y controlar los fondos que ingresan a la Institución, así como efectuar los pagos a proveedores por compra de bienes y servicios.

Funciones:

·       Facturar y cobrar crédito y contado de los productos y servicios de la institución.

·       Realizar el pago de los compromisos institucionales.

·       Incluir los anticipos de Clientes.

·       Incluir los ingresos de las oficinas de diarios Oficiales.

·       Confeccionar las Transferencias y Cheques.

·       Control de la caja chica.

·       Custodiar en forma definitiva las garantías de participación, recibidas de la Proveeduría.

Unidad de Crédito y Cobro

Objetivo: Tramitar, registrar e informar, todo lo relacionado con las cuentas por cobrar de los Ministerios, Instituciones Autónomas y Municipalidades, correspondientes a los servicios en artes gráficas y publicaciones en los diarios oficiales (La Gaceta y en el Boletín Judicial), entre otros.

Funciones:

·       Facturar todos los servicios que se brindan bajo la modalidad de crédito.

·       Gestionar el cobro y cancelación de facturas.

·       Tramitar la apertura y mantenimiento de créditos.

·       Efectuar la conciliación y actualización de los saldos por cliente de cada una de las cuentas por cobrar.

·       Efectuar los cierres mensuales de Cuentas por Cobrar a Corto y Largo Plazo.

Unidad de Contabilidad y Presupuesto

Objetivo General: Lograr una mayor eficiencia operativa y estratégica del área contable y presupuestaria, con el fin de brindar información financiera oportuna, eficiente y eficaz.

Objetivos estratégicos:

·       Administración del Presupuesto Operacional de la Institución aplicando efectiva y eficientemente las normas legales y normativas de Control Interno que rigen esa materia.

·       Mantener la información contable actualizada, automatizada e interactuada con los Auxiliares contables.Cumplir con la información contable para clientes externos e internos.

Funciones:

·       Elaboración de informes presupuestarios: Informes mensuales, trimestrales de la ejecución y la liquidación presupuestarias al 31 de diciembre

·       Elaborar el presupuesto extraordinario y diversas modificaciones al presupuesto de la Institución

·       Formular el Presupuesto Ordinario de la Imprenta Nacional y su inclusión en el módulo de Formulación Presupuestaria del Ministerio de Hacienda

·       Elaborar y digitar los correspondientes gastos y devengados presupuestarios de la plantilla del sistema SIGAF

·       Aprobar las Solicitudes de Contratación en SICOP, Cajas Chicas, Reportes de Necesidades y diversos movimientos presupuestarios.

·       Alimentar diariamente el sistema automatizado de Presupuesto, en lo referente a los compromisos, desembolsos e información pertinente para mantener los saldos al día y que puedan ser usados por los usuarios para la toma de decisiones.

·       Elaborar la plantilla de la conciliación entre la cuenta presupuestaria y la información del SIGAF

·       Emitir y elaborar los reportes e informes mensuales y trimestrales de los Estados financieros a la Dirección General de la Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda.

·       Elaborar y presentar las declaraciones de impuestos anuales

·       Informar a las distintas áreas las nuevas directrices o procedimientos sobre el tema presupuestario y contables

·       Elaborar y presentar las declaraciones mensuales del IVA, el 2% renta, declaración D-155 y D-150

·       Elaborar las conciliaciones Bancarias de las cuentas de la Imprenta Nacional

·       Registrar y aprobar todos los pagos, transferencias y todos aquellos movimientos que afecten el movimiento de fondos públicos.

·       Dar seguimiento al cumplimiento de los informes de auditoría Interna.

·       Velar por la depuración de cuentas de los estados financieros con el fin de que la información proporcionada sea la correcta para la toma de decisiones.

·       Registrar y Controlar los auxiliares de las cuentas de los estados financieros que lo requieren.

Departamento de Proveeduría

Objetivo: Tramitar los procedimientos de Contratación Administrativa de interés para la Junta Administrativa de la Imprenta Nacional, así como los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico de bienes y llevar un inventario permanente de todos los activos con su respectiva placa.

Funciones:

·       Recibir, tramitar y custodiar los expedientes relacionados con las diversas contrataciones.

·       Atender consultas que le formulen las diversas personas públicas o privadas relacionadas con trámites de contratación.

·       Realizar las labores de planeamiento y/o programación que correspondan para el mejor desempeño del departamento.

·       Coordinar y transcribir el cartel o pliego de condiciones en licitaciones y compras directas, y tramitar el procedimiento hasta la emisión de la orden de compra, en el sistema electrónico de compras gubernamentales.

·       Tramitar los procedimientos de remate para vender o arrendar bienes muebles, inmuebles, o semovientes.

Unidad de Almacén y Distribución

Objetivo: Velar por el adecuado Ingreso, Registro, Almacenamiento, Control y Distribución de todos los materiales, artículos y productos que son adquiridos por los diferentes departamentos y unidades de la Imprenta Nacional para el apropiado y oportuno cumplimiento de sus funciones, así como del giro normal y general de la Institución en cuanto al cumplimiento de sus metas y objetivos.

Funciones:

·       Recibir, verificar, custodiar y registrar todos aquellos materiales, productos, mercancías y bienes adquiridos por las diferentes áreas de la institución.

·       Almacenar, custodiar y distribuir en condiciones físicas, técnicas y de seguridad apropiada y bajo un adecuado sistema de control e inventario, los bienes adquiridos por la institución.

·       Mantener el inventario permanente y actualizado de todos los bienes propiedad de la Imprenta, conforme los criterios técnicos establecidos al efecto.

·       Aplicar la normativa vigente existente en esta materia dictada por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA), del Ministerio de Hacienda.

Unidad de Contrataciones

Objetivo: Realizar las gestiones atinentes a la contratación de bienes y servicios requeridos por la Imprenta Nacional, de manera eficiente, en apego al principio de legalidad y al ordenamiento jurídico vigente.

Basado en el Reglamento de proveedurías Institucionales 2023.

Para el adecuado funcionamiento de la unidad de Contratación Administrativa, podrán crearse las subdivisiones administrativas internas y comisiones de apoyo que resulten necesarias, las cuales, conforme a la Ley General de Contratación Pública, deberán realizar en el sistema digital unificado, correspondiéndole las siguientes funciones:

Funciones:

·       Tramitar los procedimientos de contratación pública, desde la elaboración del pliego de condiciones hasta la emisión del respectivo contrato o pedido o formalización contractual.

·       Recibir, revisar y analizar los documentos que amparen o estén relacionados con la actividad de la Proveeduría Institucional y verificar conforme al ordenamiento jurídico el tipo de contratación que corresponda.

·       Realizar la apertura de ofertas en cada uno de los procedimientos de contratación publicados.

·       Analizar las ofertas recibidas en los procedimientos de contratación con base en los términos que contemple el pliego de condiciones de la licitación, ya sea por sí misma o mediante coordinación con la Asesoría Legal respectiva.

·       Aplicar el sistema de evaluación de ofertas a las plicas que resulten elegibles de conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones respectivo.

·       Proponer la recomendación para emitir el acto final en cada uno de los procedimientos de contratación pública.

·       Verificar y dar seguimiento a la vigencia de las garantías de cumplimiento y de cualquier otra índole, que otorguen los adjudicatarios de los procedimientos de contratación pública que promueva la Proveeduría Institucional.

·       Emitir y notificar el contrato o pedido.

·       Gestionar la formalización contractual para la respectiva suscripción del contrato, así como la obtención del refrendo del Órgano Contralor o de refrendo interno, cuando corresponda.

·       Generar el documento de ejecución presupuestaria denominado pedido, para el pago de los contratos continuos que se mantienen vigentes.

·       Gestionar los procedimientos de adquisición de servicios o compra de bienes, por medio de compras consolidadas tales como los convenios marco que efectúe la Dirección de Contratación Pública, aplicando las normas que rigen en la materia.

·       Realizar todos los trámites requeridos relativos a las exenciones de impuestos que resulten aplicables y al desalmacenaje de las mercancías correspondientes.

·       Controlar y fiscalizar el correcto funcionamiento del Subsistema de Almacenamiento y Distribución de Bienes.

·       Las demás funciones que le sean asignadas por sus superiores jerárquicos o el ordenamiento jurídico.

Departamento de Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos

Objetivo:  Administrar de forma eficiente y oportuna los procesos de gestión de Recursos Humanos, aplicando las políticas y normativa que emite la Dirección General de Servicio Civil y otros entes relacionados en esta materia, para contribuir al logro de los objetivos institucionales.

Funciones:

·       Realizar estudios de reasignación, recalificación de puestos, asignación de puestos, cambio de especialidad de puestos, atenencias, entre otros, para mejorar la condición laboral del personal.

·       Resolver recursos de revocatoria planteados ante el Departamento.

·       Realizar concursos internos y externos para contratar el personal idóneo de la institución.

·       Controlar el proceso de evaluación del periodo de prueba y evaluación del desempeño.

·       Tramitar movimientos de personal que conllevan nombramientos interinos, en propiedad, ascensos, entre otros.

·       Confeccionar anteproyecto de presupuesto, en lo relativo a la relación de puestos, de los bienes y servicios, que requiera el Departamento.

·       Realizar la gestión para el pago de prestaciones a los funcionarios de la Institución.

·       Coordinar la gestión del proceso de remuneraciones para los funcionarios de Institución.

·       Realizar los estudios de reingreso de las personas funcionarias a la Institución.

·       Coordinar la detección de necesidades de capacitación, así como organizar, controlar y evaluar las actividades de capacitación implementadas.

·       Establecer el costo de los beneficios percibidos por los funcionarios de la Institución, según lo establecido en las normas contables (NICSP).

·       Establecer mecanismos de control y realizar una supervisión de la asistencia del personal de la Institución.

·       Custodiar y administrar expedientes personales.

Departamento de Servicios Generales

Objetivo: Proporcionar oportuna y eficientemente, los servicios que requiera la institución en materia de comunicaciones, transporte, correspondencia, archivo, reproducción de documentos, seguridad interna, mensajería, médico de empresa y el suministro de mantenimiento preventivo y correctivo al mobiliario, equipo de oficina, equipo de transporte y maquinaria.

Funciones:

·       Coadyuvar en la formulación del plan de distribución anual del presupuesto del gasto para su aprobación.

·       Coordinar y supervisar la elaboración del programa anual de mantenimiento preventivo y correctivo al mobiliario, equipo de oficina, equipo de transporte y maquinaria.

·       Coordinar y supervisar el servicio de mantenimiento de energía eléctrica, bombas de agua, extractores de aire, gas drenaje y sistemas de vacío.

·       Verificar que la contratación de servicios en general, se realicen con estricto apego a lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

·       Proporcionar el servicio de reproducción y fotocopiado de documentos.

·       Planificar y coordinar la contratación de servicios especializados que permita proporcionar el mantenimiento preventivo y correctivo de equipo especializado.

·       Atender las necesidades de transporte que se requieran en el desempeño de las actividades de la institución.

·       Elaborar proyectos de remodelación, adaptación, reparación y mantenimiento de la red telefónica, recepción y envío de faxes.

Unidad de Transportes

Objetivo: Proporcionar a la institución el servicio de transporte de personas y materiales cuando se requiera.

Funciones:

·       Brindar el servicio de transporte a los funcionarios de la institución, cuando realicen funciones propias de su cargo.

·       Distribuir el producto terminado y los diarios oficiales según corresponda.

·       Mantener la flotilla vehicular de la institución en forma óptima, para el desarrollo de sus funciones.

Unidad de Mantenimiento

Objetivo: Mantener en condiciones óptimas las instalaciones.

Funciones:

·       Efectuar el mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo de las instalaciones físicas, equipo, maquinaria, entre otros.

·       Confeccionar, supervisar y evaluar los contratos de maquinaria que suscriba la institución.

·       Supervisar y coordinar la ejecución de diversos trabajos de remodelación a nivel institucional.

·       Elaborar diversidad de estudios técnicos relacionados con el área a su cargo.

·       Otras labores propias del área a cargo.

Nivel Sustantivo

Dirección de Artes Gráficas

Objetivo: Administrar las áreas productivas del proceso de artes gráficas de la Imprenta Nacional, guardando la debida discrecionalidad sobre la materia que atiende.

Funciones:

·       Diseñar, supervisar la ejecución de investigaciones, proyectos, estudios, análisis, herramientas de control y otras actividades propias del área profesional de su competencia.

·       Participar en el planeamiento, dirección, coordinación y supervisión de labores profesionales técnicas y administrativas de la institución.

·       Analizar comportamiento de gastos anuales de materia prima y elaborar requerimientos de acuerdo con las proyecciones de venta que genere el departamento de Gestión Comercial.

·       Analizar sistemas, procedimientos de trabajo y proponer los ajustes y cambios pertinentes.

·       Realizar propuestas para el mejoramiento continuo de los diferentes procesos de producción.

·       Coordinar, supervisar y controlar la elaboración y ejecución del presupuesto de la producción de las artes gráficas.

·       Planear, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y ejecutar las actividades que se desarrollan en el campo de la producción.

Departamento de Pre-Prensa

Objetivo: Planear, programar, dirigir, coordinar, evaluar y supervisar las actividades del proceso de Pre-prensa, con la finalidad de generar productos y servicios de calidad, físicos o digitales.

Funciones:

·       Dirigir y supervisar los diferentes trabajos que ingresen al departamento.

·       Realizar inspecciones aleatorias en los procesos de levantado de texto, corrección y formación de diario, además de las unidades de arte y diseño e impresión digital y fotomecánica.

·       Elaborar informes técnicos de producción y de los aspectos que le competen.

·       Plantear metas y objetivos de su área de trabajo, cumpliendo con lo requerido anualmente en el Plan Operativo Institucional.

·       Coadyuvar en la creación del presupuesto ordinario, extraordinario y superávit, específicamente en lo respectivo a su área productiva, de acuerdo con las estadísticas de consumo anual.

·       Ejecutar otras actividades relacionadas con el proceso de producción.

Unidad de Arte, Diseño e Impresión Digital

Objetivo: Brindar a los clientes el servicio de diseño gráfico y diagramación, con el fin de satisfacer sus necesidades.

Funciones:

·       Revisar el material físico y digital antes de ser aprobado para ser procesado.

·       Procesar el material recibido por la Dirección de Comercialización y Divulgación.

·       Realizar el diseño gráfico y diagramación del trabajo de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas por el cliente.

·       Realizar las correcciones del trabajo que requiera el cliente después de la revisión de la prueba.

·       Imprimir los documentos de bajos tirajes solicitados por el cliente.

Unidad de Fotomecánica

Objetivo: Montar e imponer las órdenes de producción que ingresen a la Unidad.

Funciones:

·       Revisar las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.

·       Realizar el montaje e imposición (manual o digital) de las órdenes de producción que ingresen.

·       Realizar los cálculos de papel necesarios para la impresión de las órdenes de producción.

·       Procesar las planchas en el equipo de quemado (CTP).

Departamento de Prensa

Objetivo: Planear, programar, dirigir, coordinar, evaluar y supervisar las actividades del proceso de prensa, con la finalidad de generar productos y servicios de calidad, físicos o digitales.

Funciones:

·       Dirigir y supervisar los diferentes trabajos que ingresen a sus áreas de trabajo.

·       Realizar inspecciones aleatorias a los tonos de color, de acuerdo con las muestras, características de trabajo versus muestras aprobadas, tamaños de impresión, entre otros.

·       Elaborar informes técnicos de producción y de los aspectos que le competen.

·       Plantear juntamente con la dirección de producción, las metas y objetivos de su área de trabajo, cumpliendo con lo requerido anualmente en el Plan Operativo Institucional.

·       Coadyuvar en la creación del presupuesto ordinario, extraordinario y superávit, específicamente en lo respectivo a su área productiva, de acuerdo con las estadísticas de consumo anual.

·       Ejecutar otras actividades relacionadas con el proceso de producción.

Unidad de Litografía

Objetivo: Imprimir una imagen de alta calidad, consistente, clara y definida, formando un producto de calidad.

Funciones:

·       Revisar las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.

·       Recibir y revisar de la Unidad de Fotomecánica las planchas para impresión.

·       Asignar las órdenes de producción de acuerdo con las especificaciones técnicas del trabajo.

·       Imprimir los trabajos bajo los estándares definidos en la Unidad.

·       Revisar que la calidad del impreso sea uniforme en el tiraje total de los pliegos.

·       Trasladar el trabajo en proceso al Departamento de Post Prensa, para su acabado final.

Departamento de Post-Prensa

Objetivo: Planear, programar, dirigir, coordinar, evaluar y supervisar las actividades del proceso de Post-prensa, con la finalidad de generar productos y servicios de calidad, físicos o digitales.

Funciones:

·       Dirigir y supervisar los diferentes trabajos que ingresen a sus áreas de trabajo.

·       Realizar inspecciones aleatorias a los trabajos que deben ser convertidos a producto final, revisando el tipo de pegado, encuadre de los cortes, los acabados finales, entre otros.

·       Elaborar informes técnicos de producción y de los aspectos que le competen.

·       Plantear metas y objetivos de su área de trabajo, cumpliendo con lo requerido anualmente en el Plan Operativo Institucional.

·       Coadyuvar en la creación del presupuesto ordinario, extraordinario y superávit, específicamente en lo respectivo a su área productiva, de acuerdo con las estadísticas de consumo anual.

·       Ejecutar otras actividades relacionadas con el proceso de producción.

Unidad de Encuadernación

Objetivo: Brindar el acabado final a los productos en proceso para su entrega al cliente.

Funciones:

·       Revisar las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.

·       Programar y calibrar los equipos de acuerdo con las especificaciones de la orden de producción.

·       Ejecutar las etapas de: coleccionado, pegado, cosido, armado, perforado, anillado, estampado, laminado y descartonado de los productos que lo requieran, ya sea en el proceso automático o rústico.

·       Mantener controles sobre los sobres de producción que ingresan a la unidad.

Unidad de Guillotinas

Objetivo: Realizar el corte del papel durante el proceso de producción con el fin de dar el servicio a las diferentes unidades.

Funciones:

·       Revisar las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.

·       Revisar las cantidades de papeles o cartulinas recibidas de la Unidad Almacén y Distribución.

·       Brindar servicios de corte de papel a los departamentos solicitantes de materia prima para impresión.

·       Programar y calibrar los equipos de acuerdo con las especificaciones del corte.

·       Cortar materia prima, también cortes intermedios y finales a trabajos ya impresos.

Unidad de Dobladoras

Objetivo: Realizar el doblado del trabajo asignado para cumplir con las especificaciones de la orden de producción.

Funciones:

·       Revisar las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.

·       Programar y calibrar los equipos de acuerdo con las especificaciones del doblado, tomando en cuenta el tipo de papel a utilizar.

·       Realizar el doblado del papel, de acuerdo a las especificaciones de la orden de producción.

Unidad de Formación de Folletos

Objetivo: Dar el acabado final a los trabajos que requieran de este proceso, sean estos Diarios Oficiales u órdenes de producción.

Funciones:

·       Revisar las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.

·       Programar y calibrar los equipos de acuerdo con las especificaciones de la orden de producción.

·       Realizar el compaginado, grapado y refilado de los productos que lo requieran.

Unidad de Tipografía

Objetivo: Realizar acabados e impresiones tipográficas a los productos que lo requieran.

Funciones:

·       Revisar las especificaciones técnicas de las órdenes de producción.

·       Programar y calibrar los equipos de acuerdo con las especificaciones de la orden de producción.

·       Imprimir, numerar, perforar, troquelar, estampar y plecar los productos que lo requieran.

Dirección de Servicios y Diarios Oficiales

Objetivo: Generar un proceso de transformación y mejora continua en los servicios y productos brindados por la Imprenta Nacional, con el fin de adaptarlos a los nuevos requerimientos provocados por los cambios sociales y culturales con relación a la disrupción digital y a su incidencia en el modelo del negocio.

Funciones:

·       Dirigir, planificar, coordinar y supervisar las actividades de los departamentos que componen esta dirección. (Diarios Oficiales y Gestión Comercial).

·       Proponer proyectos de innovación que mejoren los servicios institucionales de cara a la transformación digital proveniente de nuestro mercado meta y por ende liderar aquellos cambios que los procesos internos requieren para su adaptación.

·       Dirigir, autorizar y gestionar las actividades de alto nivel requeridas para la ejecución de los proyectos y de los servicios resultantes de estos, una vez aprobados por las autoridades correspondientes.

·       Delegar, empoderar y reorganizar a los encargados y personal de los departamentos bajo su tutela, incluidas las actividades informáticas de Promoción y Divulgación, así como de toda la cadena del proceso de Diarios Oficiales, con el fin de equilibrar las cargas de trabajo, en busca de una mayor eficiencia y eficacia en la prestación de los servicios.

·       Realizar propuestas y ejecutar los cambios necesarios para el mejoramiento continuo de los diferentes procesos bajo su dirección.

·       Brindar asesoría a los niveles jerárquicos superiores, medios y operativos cuando estos lo soliciten, en las materias que conciernen y se delimitan en los alcances de esta dirección.

·       Evaluar los resultados finales de los estudios, proyectos, ofertas y contratos de productos o servicios que hayan gestionado sus departamentos según los requerimientos de los clientes externos o internos de la Institución.

·       Coordinar y delegar la elaboración de las proyecciones de ventas anuales a partir de los supuestos según el comportamiento del mercado y proporcionarlas para que la Dirección de Artes Gráficas correspondiente para analizar y elaborar los requerimientos de materia prima y mano de obra.

·       Coordinar con la Dirección de Artes Gráficas el seguimiento a los trabajos de impresión solicitados por las entidades del Estado.

·       Autorizar y delegar las actividades promocionales y de divulgación requeridas.

·       Dar seguimiento a los convenios vigentes con instituciones del Estado ligados con servicios.

·       Asegurar el control y el servicio de las diferentes áreas del proceso de Diarios Oficiales de principio a fin.

·       Coordinar con las diferentes áreas involucradas en el proceso productivo, la elaboración de los requerimientos solicitados.

·       Velar por el cumplimiento del plan de la Dirección a su cargo.

·       Otros afines a su puesto a solicitud del Jerarca o de las altas autoridades institucionales.

Departamento de Diarios Oficiales

Objetivo: Desarrollar estrategias y ejecutar acciones que permitan brindar un servicio de excelencia en la atención, procesamiento y publicación de los documentos destinados a los Diarios Oficiales, generando e implementando a la vez nuevas ideas de mejora continua en beneficio de los usuarios.

Funciones:

·       Coordinar, supervisar y evaluar las labores desarrolladas por las cinco unidades a su cargo, buscando las acciones preventivas y correctivas que mejoren los procesos de atención al cliente y de publicación de los Diarios Oficiales.

·       Desarrollar estrategias enfocadas a brindar nuevos servicios tanto estandarizados como personalizados, atendiendo necesidades específicas, en conjunto con otras unidades de los departamentos afines tales como Mercadeo y Promoción e Innovación Digital.

·       Elaborar diversos informes relacionados con los trámites que se realizan y sobre los controles de productividad de todos los procesos y el personal que participa en la elaboración de los Diarios Oficiales.

·       Mantener el control administrativo de las unidades a su cargo y el personal que los conforma.

·       Consolidar los requerimientos, planes, presupuestos y contrataciones, verificando el cumplimiento de requisitos en esta materia, provenientes de las unidades a su cargo con el fin de suplir los elementos necesarios para ejercer y mejorar la ejecución de las funciones del departamento.

·       Proponer y desarrollar los proyectos que puedan mejorar tanto la plataforma de servicios físicos y digitales, así como la eficiencia y eficacia de cada una de sus unidades.

·       Velar por las acciones administrativas y de relación con los clientes que deban ejecutarse para impulsar los convenios de interoperabilidad con otras Instituciones públicas y su puesta en marcha.

·       Atender y realizar las directrices e instrucciones recibidas de las autoridades superiores.

·       Desarrollar y mantener en conjunto con las áreas de formación y publicación de los diarios la programación y priorización de los documentos a ser publicados.

·       Coordinar con la unidad de tesorería y el departamento financiero las actividades de control atinente a los ingresos que se producen a partir de las transacciones realizadas en las unidades de atención al público a su cargo.

Unidad de Captación Central

Objetivo: Garantizar la excelencia en la atención de los servicios de publicaciones en los Diarios Oficiales, en forma oportuna desde la sede central y el Portal Web.

Funciones:

·       Recibir, custodiar y tramitar la documentación pública y privada, para su publicación en los Diarios Oficiales, a partir de cualquiera de los canales y formatos dispuestos, sean físicos, electrónicos o Portal Web.

·       Revisar que los documentos que se reciban sean originales y estén firmados por el responsable de la publicación, además verificar redacción, reconocimiento legal, sellos y firmas respectivas, entre otros, y devolver los documentos que no cumplen con lo requerido.

·       Escanear y cargar al sistema de control los documentos que no ingresen en formato digital.

·       Atender el servicio de consultas a los clientes y usuarios sobre documentos tramitados y publicaciones realizadas por medio de la óptima atención eficaz de todos los canales de comunicación dispuestos para ese fin, ya sean telefónicos, de texto, chat, Whatsapp, formularios de asistente virtual y multimedios.

·       Cotizar el costo de los documentos para publicar en los Diarios Oficiales y dar seguimiento al cliente por medio de cualquiera de los canales dispuestos por la Institución para ese fin.

·       Controlar con las instituciones del Estado los saldos de las órdenes de compra abiertas y verificar que cada solicitud esté respaldada por su respectiva orden de compra.

·       Atender y dar seguimiento a los procesos que se presenten mediante el sistema de compras públicas SICOP con respecto a las publicaciones si los hubiera.

·       Custodiar y efectuar controles cruzados de los timbres fiscales que se utilizan para las publicaciones a los Diarios Oficiales.

·       Generar la facturación de los servicios de publicaciones y los reportes diarios de facturación.

·       Tramitar y dar seguimiento a las solicitudes de publicaciones de crédito y contado.

·       Tramitar y dar seguimiento a los documentos devueltos por las unidades del proceso de publicación de los diarios para gestionar sus carencias con los clientes emisores o involucrados.

·       Generar las estadísticas e informes de todas las transacciones y servicios que se brindan al público.

·       Coordinar el seguimiento de los servicios de publicaciones en conjunto con las otras unidades de procesamiento para la formación y publicación de los diarios.

·       Efectuar las actividades de control definidas para los ingresos que se reciben por medio de la captación y venta realizada en su unidad.

Unidad de Captación Desconcentrada

Objetivo: Garantizar la excelencia en la atención de los servicios de publicaciones en los Diarios Oficiales, en forma oportuna desde una localización distinta a la sede central.

Funciones:

·       Recibir, custodiar y tramitar la documentación pública y privada, para su publicación en los Diarios Oficiales, a partir de los canales dispuestos en su ubicación.

·       Revisar que los documentos que se reciban sean originales y estén firmados por el responsable de la publicación, además verificar redacción, reconocimiento legal, sellos y firmas respectivas, entre otros, y devolver los documentos que no cumplen con lo requerido.

·       Escanear y cargar al sistema de control los documentos que no ingresen en formato digital.

·       Atender el servicio de consultas a los clientes y usuarios sobre documentos tramitados y publicaciones realizadas por medio de los canales dispuestos en esa oficina.

·       Cotizar el costo de los documentos para publicar en los Diarios Oficiales y dar seguimiento al cliente por medio de cualquiera de los canales dispuestos en la oficina desconcentrada para ese fin.

·       Custodiar y vender al público productos tales como alcances, leyes, serie de publicaciones oficiales u otros disponibles y controlar su inventario local.

·       Custodiar y efectuar controles cruzados de los timbres fiscales que se utilizan para las publicaciones a los Diarios Oficiales.

·       Generar la facturación de los servicios de publicaciones y los reportes diarios de facturación.

·       Tramitar las solicitudes de publicaciones de contado que ingresan desde esa unidad.

·       Efectuar las actividades de control definidas para los ingresos que se reciben por medio de la captación y venta realizada en su unidad.

·       Generar informes de las transacciones y servicios que se brindan al público desde esa oficina.

Unidad de Formateo de Documentos

Objetivo: Desarrollar las gestiones de levantado de formateo, depuración de documentos, escaneo sólo en casos especiales, diagramación y revisión de los documentos en cualquiera de sus formatos y presentaciones para ser publicados en los Diarios Oficiales.

Funciones:

·       Verificar las prioridades de los documentos que se van a publicar en los Diarios Oficiales.

·       Utilización y seguimiento del sistema de control de documentos digitales establecido para ese fin.

·       Verificar que los documentos recibidos de Diarios Oficiales cuenten con los requisitos establecidos para su publicación, de lo contrario realizar el procedimiento de devolución a la unidad de captación de Diarios Oficiales para su respectivo seguimiento y solución.

·       Dar formato a los documentos e imágenes a publicar en los Diarios Oficiales.

·       Verificar y asignar la cantidad de veces que debe ser publicado un documento, así como completar los datos requeridos en el pie de cada documento para su apropiada identificación.

·       Escanear y/o digitar los documentos que por excepción no ingresen en formato digital o con inconvenientes que deban ser depurados y los cuales no pudieron ser devueltos.

·       Revisar el documento elaborado antes de darle continuidad al siguiente proceso.

Unidad de Calidad de los Diarios

Objetivo: Gestionar y asegurar la calidad de los documentos que van a ser publicados en los Diarios Oficiales y órdenes de producción que lo requieran por medio de la comparación, revisión y corrección de cada documento.

Funciones:

·       Verificar la completitud de los documentos por medio de la comparación entre originales y aquellos formateados y depurados por la unidad anterior en el flujo de producción.

·       Utilización y seguimiento del sistema y carpetas de control de documentos digitales establecido para el fin de leer y corregir los textos que se han recibido desde la Unidad de Formateo de Documentos.

·       Verificar la calidad de las tareas de formateo de documentos, escaneado, diagramación y revisión de los documentos en el proceso de publicación de Diarios Oficiales.

·       Llevar a cabo el proceso de lectura y corrección de los textos de los documentos procedentes de la Unidad de Formateo de Documentos y/o el departamento de Gestión Comercial, contra los originales físicos o digitales.

·       Enviar los documentos leídos y revisados, por medio del sistema informático dispuesto para ese propósito hacia la unidad de Formación de Diarios, para su publicación definitiva.

Unidad de Formación de Diarios

Objetivo: Diagramar los Diarios Oficiales que van a ser publicados de acuerdo con el orden de formación establecido, así como generar y subir al servidor respectivo para publicación los Diarios Oficiales en sus respectivos formatos digitales.

Funciones:

·       Utilización y seguimiento del sistema de control de documentos digitales establecido para ese fin y con este verificar que los documentos físicos y digitales recibidos del proceso de Calidad de los Diarios hayan sido incluidos en el sistema.

·       Diagramar y dar formato a cada Diario Oficial con los sistemas disponibles.

·       Revisar que la diagramación de los documentos e imágenes a publicar cumplan con el orden y normas establecidos.

·       Llevar a cabo la programación continua de los Diarios Oficiales con la relación a los documentos, sus plazos, priorizaciones y alcances definidos por la Dirección respectiva en coordinación con la jefatura de Diarios Oficiales.

·       Efectuar el formateo final de cada Diario Oficial con los documentos y los archivos digitales que debe ser enviado a firma digital, de acuerdo con las características de accesibilidad y presentación requeridas para la Web.

·       Llevar el control de los Diarios Oficiales publicados y sus documentos asociados, conforme a sus plazos y veces, así como su actualización en el sistema de control.

Departamento de Gestión Comercial

Objetivo: Promover estrategias de divulgación y venta de bienes y servicios que ofrece la Imprenta Nacional a las instituciones del Estado y al público en general, garantizando la excelencia en la atención al cliente a través de servicios y productos, tanto innovadores como tradicionales, incluyendo aquellos que fomentan la responsabilidad social y cultural.

Funciones:

·       Coordinar y supervisar la realización de estudios de mercado según los requerimientos de la Dirección de Servicios y Diarios Digitales, del área de producción y de nuestros clientes.

·       Velar porque se haga el seguimiento a los trabajos solicitados, desde la aprobación del arte hasta la entrega del producto final en despacho.

·       Coordinar, supervisar y planificar las diversas actividades promocionales durante el año, con el fin de incrementar las ventas de productos y servicios de impresión y otros ligados con las artes gráficas que puede brindar la Institución.

·       Coordinar la elaboración del Plan de Mercadeo y de Ventas Anual.

·       Supervisar la actualización del Catálogo de Productos y Servicios.

·       Coordinar, organizar, controlar y evaluar las acciones de la comunicación corporativa.

·       Llevar a cabo las gestiones de la mezcla promocional de productos y servicios, así como de divulgación requerida.

·       Supervisar la elaboración de estudios para proyecciones de ventas y adquisición de materia prima.

·       Mantener y dar seguimiento de los convenios suscritos con la institución sobre productos y servicios sujetos a comercialización.

·       Consolidar los requerimientos, planes, presupuestos de gastos y contrataciones, verificando el cumplimiento de requisitos en esta materia, provenientes de las unidades a su cargo con el fin de suplir los elementos necesarios para ejercer y mejorar la ejecución de las funciones del departamento.

·       Proponer y desarrollar proyectos que puedan mejorar la prestación de servicios que se ofrecen, así como la eficiencia y eficacia de cada una de sus unidades.

·       Administración general del Portal Web Institucional y gestión de requerimientos, así como velar por los contratos para su mantenimiento y mejora continua.

·       Coordinar las acciones administrativas y comerciales que mejoren la relación con los clientes de las artes gráficas.

·       Desarrollo y confección del libro de marca institucional.

·       Atender y realizar las directrices e instrucciones recibidas de las autoridades superiores.

·       Elaborar diversos informes y datos estadísticos relacionados con la gestión a su cargo.

Unidad de Mercadeo y Promoción

Objetivo: Desarrollar acciones que brinden a nuestros clientes diversidad de opciones en productos y servicios que ofrece la institución, posicionando la imagen institucional, a través de diversas estrategias de mercadeo y promoción.

Funciones:

·       Elaborar estudios para proyecciones de ventas y recomendaciones para la adquisición de materia prima por parte de la Dirección de Artes Gráficas.

·       Elaborar el Plan de Mercadeo y Ventas Anual, valiéndose de las proyecciones a partir de supuestos, tendencias y el comportamiento del mercado.

·       Realizar los modelos para la confección de ofertas, convenidos y contratos de productos o servicios según los requerimientos captados de los clientes externos o internos de la Institución.

·       Realizar estudios de mercado tanto sobre clientes cautivos como sobre nuevos nichos con el fin de emitir recomendaciones para la compra de equipo y maquinaria a la Dirección de Artes Gráficas.

·       Diseñar y mantener actualizado el catálogo de productos y servicios, además, proponer mejoras y novedades sobre este.

·       Participar en las ferias y actividades de promoción que se requieran.

·       Realizar campañas promocionales e informativas sobre diversas áreas del negocio, así como de servicios y productos que brinda la Institución.

·       Atención personalizada a clientes actuales y potenciales, para ofrecerles los servicios y productos que brinda la Institución.

·       Generar y defender nuevas ideas de servicios y productos para el mercado meta, además de buscar nuevos nichos de mercado.

·       Planificar las diversas actividades promocionales y feriales durante el año.

·       Llevar a cabo las diversas actividades promocionales y ferias asignadas, con el fin de incrementar las ventas de productos y servicios de artes gráficas, además divulgar nuevos servicios relacionados con los Diarios Oficiales o nuevos servicios que ofrezca la Institución.

·       Participar activamente en la confección y actualización del Catálogo de Productos y Servicios.

Unidad de Trámites Comerciales

Objetivo: Tramitar, formalizar y dar seguimiento a todos los trabajos de Impresos Comerciales y servicios de artes gráficas que solicitan nuestros clientes.

Funciones:

·       Analizar, recibir y formalizar de forma ágil y oportuna las solicitudes de trabajo o servicios solicitados por los clientes.

·       Atender y dar seguimiento a los procesos de contratación que se presentan mediante el sistema de compras públicas SICOP con respecto a los concursos de artes gráficas e impresión que gestionan los clientes por ese medio.

·       Elaborar cotizaciones o presupuestos, según requerimientos de los clientes.

·       Dar seguimiento a las solicitudes de trabajo de artes gráficas, ofertas y adjudicaciones por medio de los diversos sistemas disponibles para ese objetivo.

·       Elaborar y enviar a los clientes las cotizaciones de los trabajos solicitados, además darles seguimiento.

·       Analizar, estudiar y coordinar con las áreas productivas involucradas en el proceso para la elaboración de presupuestos de los trabajos a ser cotizados.

·       Coordinar con las áreas de artes gráficas el proceso de elaboración de las diversas órdenes de producción.

·       Dar seguimiento a las órdenes de producción, desde la aprobación del arte hasta la entrega del producto final, velando por que la producción cumpla con los plazos y requerimientos del cliente.

·       Confección y control de los sobres de producción físicos y digitales.

·       Ingresar información de los sobres u órdenes de producción al Sistema de Órdenes de Producción (SOP), que servirá de insumo para el control de los trabajos y las estadísticas que lleva la Dirección de Artes Gráficas.

·       Coordinar y verificar con el Despacho que los productos elaborados hayan sido entregados en tiempo y forma a los clientes para cerrar las órdenes de compras y corroborar que la facturación correspondiente sea realizada en Financiero.

·       Atención de inconformidades y consultas de los clientes sobre los trabajos realizados.

·       Seguimiento postventa de los clientes para corroborar su satisfacción y generar elementos de lealtad.

Unidad de Despacho

Objetivo: Asegurar la entrega oportuna y a satisfacción del producto terminado a nuestros clientes.

Funciones:

·       Revisar, controlar y asegurar las condiciones y cantidades del producto a despachar, conforme al sobre u orden de producción acordada.

·       Generar y registrar los documentos de entrega de productos.

·       Entregar el producto al cliente.

·       Coordinar el transporte del producto cuando así se haya pactado en el contrato u orden de compra.

·       Gestionar el registro del despacho de cada orden entregada en el sistema respectivo para garantizar la eficacia de la facturación.

·       Otras funciones relacionadas con la actividad.

Unidad de Innovación Digital

Objetivo: Adaptar los servicios y productos a los nuevos requerimientos del mercado, tanto en el ámbito de Diarios Oficiales como en el mundo de las artes gráficas modernas, acorde a las tendencias de consumo, propiciando estrategias para mantener la mejora continua con servicios digitales mediante el Portal Web, dando servicio de alta calidad, accesibilidad y menor tiempo de respuesta como lo merecen nuestros clientes y usuarios.

Funciones:

·       Planificar la ruta de cambios hacia el futuro y la visión digital institucional, para cualquiera de los servicios y productos que puede ofrecer la Institución.

·       Investigar, recopilar, desarrollar y poner en práctica las ideas viables sobre servicios Web, multimedios y para redes sociales que permitan ofrecer servicios de valor agregado a nuestros clientes.

·       Realizar los estudios de factibilidad y la documentación para la defensa de los proyectos de innovación que sean necesarios para poner en marcha las acciones atinentes a su rango de acción.

·       Desarrollar las acciones necesarias para reposicionar la plataforma de la Editorial Digital cuando sea parte de las estrategias organizacionales.

·       Planificar y coordinar alianzas estratégicas con personas físicas o jurídicas, en la consecución de facilidades tecnológicas, transferencia de conocimientos y cualquier otro beneficio de interés para el desarrollo digital de la Institución, con el fin de mejorar nuestros servicios.

·       Coordinar con la unidad de Mercadeo y Promoción los estudios de mercado, encuestas y campañas que se requieran para impulsar o hacer el lanzamiento de nuestros productos y servicios propuestos o desarrollados.

·       Desarrollar por medio de diseño gráfico y publicitario moderno, mejoras para los Diarios Oficiales y los servicios asociados recomendando e implementando nuevas formas de comunicar las publicaciones y de prestar servicios incorporando nuevas estrategias para mantener frescas las imágenes, noticias, textos y multimedios que puede ofrecer el Portal Web y los demás canales digitales y redes sociales.

·       Proponer ideas para reinventar la forma de cómo se captan, producen y entregan los productos y servicios de artes gráficas.

·       Coordinar con la unidad encargada de la comunicación, así como Mercadeo y Promoción, las campañas y lanzamientos de nuevos productos, servicios y mejoras dirigidas al público o a los procesos internos.

·       Velar por la adopción segura y continua de los nuevos servicios por parte de las direcciones operativas, por medio de la transformación de la cultura y las operaciones.

·       Coordinar y dirigir proyectos para propiciar la mejora continua, que surjan a partir de las investigaciones sobre las necesidades de los clientes y usuarios.