Considerando:
I.—Que
la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivo aplica para todas las
instituciones de los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás
entes públicos y en su artículo 41 establece que “Todas las instituciones
deberán contar con un archivo central y con los archivos de gestión necesarios
para la debida conservación y organización de sus documentos”.
II.—Que la Ley General de Control Interno, N° 8292, establece
en el “Artículo 16.—Sistemas de información. Deberá contarse con
sistemas de información que permitan a la administración activa tener una
gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de
actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente,
recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la
organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir
cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá
estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que
deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones
informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la
información registrada”.
III.—Leyes
como la Ley N° 8220 de Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos y la Ley
N° 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos son
vinculantes al fondo documental que produce el Consejo Nacional de Rectores.
IV.—Que a la fecha es necesaria la organización técnica y
profesional del acervo documental del Consejo Nacional de Rectores.
V.—Que en virtud de lo
anteriormente expuesto se hace necesario dictar una normativa para la
organización interna de los documentos. Por tanto,
1. Se aprueba y se promulga el
“Reglamento del sistema archivístico institucional del Consejo Nacional de
Rectores” que se anexa.
2. Comuníquese.
REGLAMENTO DEL SISTEMA ARCHIVÍSTICO
INSTITUCIONAL DEL CONSEJO NACIONAL
DE RECTORES
Aprobado en sesión N° 27-13 celebrada el 22 de octubre del 2013,
artículo 3°, inciso a).
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—El Sistema Archivístico Institucional estará formado por
el Archivo Central como rector del sistema y todos los archivos de gestión, ya
sean generales, centralizados o especializados que existan el Consejo Nacional
de Rectores.
Artículo
2º—El Archivo Central del Consejo Nacional de Rectores, depende jerárquicamente
de la Oficina Administrativa.
Artículo 3º—El Archivo Central es la dependencia
encargada de dictar las normas, políticas y procedimientos para la adecuada
administración y gestión de los documentos custodiados en sus archivos, sean
estos en soporte textual, electrónico, gráfico o audiovisual. Esta unidad
estará a cargo de un profesional en Archivística.
Artículo
4º—El encargado del Archivo Central diseñará, coordinará, ejecutará, evaluará,
las políticas archivísticas que mejor se adapten a las necesidades del Consejo
Nacional de Rectores, cumplirá con las funciones establecidas en el artículo 42
de la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos, a saber:
a) Centralizar todo el acervo documental
de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de
remisión de documentos.
b) Coordinar con la Dirección
General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la
institución respectiva.
c) Reunir, conservar,
clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo
documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del
Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.
ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos
necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.
d) Velar por la aplicación de
políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución
que labore en los archivos de gestión.
e) Colaborar en la búsqueda de
soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de
gestión de la entidad.
f) Los archivistas que laboren
en el archivo central deberán asistir a la asamblea general de archivistas,
cada año.
g) Solicitar asesoramiento
técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.
h) Integrar el comité a que se
refiere el artículo 33 de la Ley N° 7202.
i) Solicitar a la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar
documentos. El jefe formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32
de la presente ley.
j) Rendir un informe anual a la
Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la
institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta
Administrativa del Archivo Nacional.
k) Entregar a la Dirección
General del Archivo Nacional una copia de los instrumentos de descripción, en
los que esté registrada toda la documentación.
l) Cualquier otra por
disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
Artículo 5º—El encargado del Archivo Central velará por el
cumplimiento de este reglamento, atenderá las funciones técnico-administrativas
y profesionales propias de su cargo. Elaborará anualmente un plan de trabajo,
así como informes de labores mensuales y gestionará recursos para cubrir las
necesidades del Archivo Central.
Artículo 6º—Para contextualizar el presente Reglamento, se establecen
las siguientes definiciones:
Clase
documental: Es el soporte en el cual se encuentra la
información. Los cuales son textual, legible por máquina (electrónico), gráfico
y audiovisual.
Clasificación
de documentos: La clasificación es la técnica mediante la cual se
identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de
acuerdo con el Cuadro de Clasificación y Ordenación de Documentos.
Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos:
Es el órgano de la Dirección General del Archivo Nacional encargado de dictar
las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con el valor
científico-cultural.
Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos: Comité conformado por el encargado del Archivo Central, el Asesor
Legal, el Jefe Administrativo y el Titular subordinado del área donde
pertenecen los documentos a valorar. Le corresponde evaluar y determinar la
vigencia administrativa y legal de sus documentos.
Conservación
de documentos: Conservar es la función cuyo objeto específico es
evitar, detener y reparar el deterioro y los daños sufridos por los documentos,
incluyendo la aplicación de métodos y técnicas de preservación y restauración.
Descripción
de documentos: Se entenderá por descripción documental el proceso
que realiza el archivista para alimentar los instrumentos que facilitarán el
conocimiento, el control y el acceso a los fondos documentales.
Documento: Un documento es una información registrada que ha sido producida o
recibida en la ejecución, realización o término de una actividad institucional
o personal, cualquiera que sea su soporte (papel, película, cintas, magnéticos,
electrónicos, etc.) y que engloba el contenido, el contexto y la estructura
permitiendo probar la existencia de la actividad por la que fue creado.
Fondo
documental: “Conjunto de documentos, con independencia de su
tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados
por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y
funciones como productor” (Dirección General del Archivo Nacional).
Ordenación
de documentos: La ordenación es la asignación de números o letras
que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico
correspondiente.
Selección
de documentos: Seleccionar es el método mediante el cual se
analiza el valor de los documentos en sus diferentes etapas, y se determina su
eliminación o su conservación.
Serie
documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte
del subfondo de un fondo y que se caracterizan por
tener elementos semejantes entre sí, basados en el tipo documental.
Subfondo documental: Subdivisión del fondo, consistente en un conjunto de documentos
relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas
de la institución u organismo que lo origina y cuando esto no es posible, con
agrupaciones, geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia
documentación.
Tabla
de plazos de conservación de documentos:
Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o
recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus
características y se fija el valor administrativo y legal.
Tipo
documental: Unidad documental producida por un organismo en el
desarrollo de una competencia concreta, con características específicas, cuyo
formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.
Transferencia
documental: Es el proceso mediante el cual la documentación
que ha finalizado su trámite administrativo, es transferida al Archivo Central
para ser conservada y facilitada. Si se determina con valor científico
cultural, luego es transferida al Archivo Nacional.
Usuario
interno: Funcionario de CONARE, que este expresamente
figurando en la planilla de la institución que requiera los servicios de
información de los documentos que se custodian en la Institución.
Usuario
externo: Persona física de cualquier procedencia que
requiera los servicios de información de los documentos que se custodian en el
CONARE.
CAPÍTULO II
De la administración de los
archivos
Artículo 7º—Todos los jerarcas, jefaturas y demás personal que labore
para el Consejo Nacional de Rectores, son responsables de la adecuada
manipulación y cuido de los documentos a su cargo.
Artículo
8º—Cada archivo de gestión debe tener un encargado(a), quien organizará,
conservará, facilitará los documentos y pondrá en práctica las políticas y
procedimientos emanadas por el Archivo Central, para la adecuada administración
de los mismos. Dicho nombramiento le corresponde establecerlo al titular
subordinado del Programa, División o Unidad.
Artículo
9º—Tanto el Archivo Central como los archivos de gestión contarán con los
recursos materiales y la infraestructura adecuada para la conservación de los
documentos.
Artículo
10.—El depósito del Archivo Central y los de los archivos de gestión, deben
contar con la medidas de seguridad para asegurar la integridad de los
documentos, y su protección contra el vandalismo y la manipulación indebida, en
cualquier soporte que se encuentren los documentos.
Artículo
11.—El encargado del Archivo Central debe participar
en seminarios, jornadas y congresos archivísticos o cualquier otro tipo de
capacitación, con el fin de estar actualizado con las nuevas técnicas de
Archivo.
Artículo
12.—Le corresponderá al Archivo Central capacitar a
los encargados(as) de los archivos de gestión en las áreas de administración y
organización de los documentos.
Artículo
13.—Es responsabilidad del Archivo Central la
divulgación de las políticas y procedimientos en materia archivística en la
institución.
CAPÍTULO III
De la organización de los
documentos
Artículo 14.—Los documentos serán
clasificados de acuerdo con el sistema ORFUAS (orgánico-funcional-asuntos). La
estructura del sistema ORFUAS se publicará en el Cuadro de Clasificación y
Ordenación de Documentos, producido por el Archivo Central. Esta clasificación
se revisará mínimo una vez al año para actualizarla de acuerdo con los cambios
que haya sufrido la estructura orgánica de CONARE o la
estructura del estado costarricense.
Artículo
15.—Para la ordenación de los documentos se seguirá el
método de ordenación identificado en el Cuadro de Clasificación y Ordenación de
Documentos para cada serie documental.
Artículo
16.—La descripción documental se realizará en los Archivos de Gestión mediante
los registros de entrada y salida de documentos y en el Archivo Central por
medio de los inventarios documentales basados en la Norma General Internacional
de Descripción Archivística-ISAD-G.
CAPÍTULO IV
De la selección, eliminación
y conservación
de
documentos
Artículo 17.—La selección, eliminación y
conservación documental se realizará de acuerdo a lo establecido en la Tabla de
Plazos de Conservación. La evaluación y determinación de la vigencia
administrativa y legal de la tabla le corresponderá realizarla al Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. La declaratoria del
valor científico cultural le corresponderá establecerla a la Comisión Nacional
de Selección y Eliminación de Documentos.
Artículo
18.—La elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación le corresponde
elaborarla al encargado de cada archivo de gestión, de acuerdo con el
Instructivo para la elaboración de Tablas de Plazos de Conservación, producido
por la Dirección General del Archivo Nacional y demás disposiciones emanadas
del Archivo Central.
Artículo 19.—El Comité Institucional de Selección y
Eliminación de Documentos está formado por el encargado del Archivo Central, el
Jefe Administrativo, el Asesor Legal y jefe, director o encargado del área productora
de la documentación a valorar.
Artículo
20.—Cualquier funcionario que conozca que se están
eliminando de documentos irregularmente, tiene la responsabilidad de
denunciarlo, ante las autoridades competentes.
CAPÍTULO V
De las transferencias
documentales
Artículo 21.—La transferencia de documentos
del archivo de gestión al Archivo Central se realizará de acuerdo con el tiempo
establecido en la Tabla de Plazos de Conservación. En ausencia de dicha tabla
los documentos serán enviados cuando hayan cumplido 3 años de vida.
Artículo
22.—Las transferencias de documentos de los archivos
de gestión al Archivo Central se realizan una vez al año, de acuerdo al orden y
la fecha que se establezca en el cronograma de transferencias.
Artículo
23.—El encargado(a) del archivo de gestión es el
responsable de elaborar la lista de remisión para la transferencia de
documentos, esta se enviará junto con los documentos. El recibido de los
documentos será provisional, hasta tanto se coteje la lista contra los
documentos en el procedo de descripción documental que realiza el Archivo
Central.
Artículo
24.—Cuando se dé el cierre de una oficina, los
documentos de ésta pasarán al Archivo Central debidamente organizados y de
acuerdo al procedimiento de trasferencias documentales. En caso de que al
cierre de la oficina no hubiese encargado del Archivo de Gestión, el encargado
del Archivo de Gestión del departamento superior inmediato es el que debe hacer
la preparación de los documentos y la transferencia al Archivo Central.
Artículo
25.—En general, el fondo documental del Consejo
Nacional de Rectores es de acceso libre, siempre y cuando la información
contenida en los documentos sea de interés público. La información de carácter
restringido, debe ser identificada para no ser mostrada a terceros, esta
restricción debe estar basada en la legislación existente. La restricción de
acceso a la información le corresponde estudiarla y determinarla al Comité
Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
Artículo 26.—Los encargados de los archivos de
gestión y el Archivo Central tienen la obligación de brindar en forma eficaz y
eficiente la información que soliciten los usuarios internos y externos,
utilizando los registros e inventarios de los documentos existentes.
Artículo
27.—El encargado(a) del archivo de gestión debe llenar
el Registro de préstamo de documentos cada vez que facilite un documento.
Artículo 28.—El encargado
del Archivo Central debe llenar la Boleta de préstamo de documentos cada vez
que se preste un documento y solicitar al usuario que llene los datos que le
corresponden.
Artículo
29.—La consulta de documentos en el Archivo Central
para los usuarios externos se realizará solamente en la sala que el Archivo
destine para ese fin.
Artículo
30.—El préstamo de documentos a los usuarios internos
será únicamente para uso en las oficinas del CONARE y por un máximo de diez
días hábiles. Pasado este período se debe presentar el documento de nuevo al
archivo para su devolución o para renovar el préstamo. Cuando un usuario cambie
de puesto o cese de sus funciones en el CONARE, debe devolver todos los
documentos que tenga en calidad de préstamo a los diferentes archivos donde los
solicitó ocho días antes de su movimiento.
Artículo
31.—Los documentos no pueden salir de la institución
ya que se consideran patrimonio de la misma. Solo con la autorización expresa
Director de OPES o la Jefatura Administrativa, se puede proceder a su salida.
Dicho trámite se debe comunicar al Archivo Central en forma escrita para su
respectivo registro.
Artículo
32.—Le corresponderá al Archivo Central tener
actualizada la base de datos, que contendrá la información de todos los
documentos que custodia a nivel de unidad documental.
Artículo
33.—Los encargado(a)s de los archivos de gestión deben
utilizar y llenar todos los campos de los registros de entrada y salida de
documentos, ya que este es el instrumento que da fe de los documentos que
custodia cada programa o división.
CAPÍTULO VII
De la conservación de
documentos
Artículo 34.—Los archivos deberán contar con
las medidas de seguridad y la infraestructura adecuadas (local, estantería,
materiales, mobiliario, equipo técnico y contra incendios) que permita una
buena conservación de los documentos. Cada uno de estos archivos deberá contar
al menos con tres áreas definidas: administrativa, de consulta y de depósito.
Artículo
35.—El Archivo Central debe cumplir y velar por la ejecución de las medidas de
conservación que indica el artículo 71 del Reglamento de la Ley N° 7202 del
Sistema Nacional de Archivos, a saber:
a) Solo tendrán acceso a los
depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con
previa autorización.
b) Será prohibido fumar dentro de
los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación.
c) Preferiblemente los
documentos serán guardados en cajas libres de ácido.
d) La estantería, cajas y los
documentos deberán someterse a limpieza periódica.
e) Se utilizarán en los
depósitos niveles bajos de luz artificial.
f) Los niveles de luz natural
deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito.
g) Los niveles de humedad
relativa deben encontrarse en lo posible entre un 45% y un 55%.
h) La temperatura en los
depósitos deberá fluctuar en lo posible entre los 18ºC y 22ºC.
i) Las paredes, suelos y cielo
raso serán preferiblemente de material no flamable.
j) Existirán las alarmas de
incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción
necesarios.
k) Los documentos no deben
colocarse en el suelo para evitar su deterioro.
l) En los depósitos debe existir
un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad.
m) Se deben
realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que
afecten la documentación.
n) En aquellos locales donde
existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar.
ñ) La estantería de los depósitos
tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de
10 cm entre el suelo y el primer estante.
o) Los
pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los
secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.
p) Debe velarse porque a los
documentos se les dé el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en
general.
Artículo 36.—Cualquier funcionarios del
Consejo Nacional de Rectores deben evitar colocar los documentos en el suelo,
hacerles tachaduras, utilizar indiscriminadamente las grapas y prensas y, en
general cualquier manipulación que atente contra la integridad del documento.
CAPÍTULO VIII
Documentos digitales y electrónicos
Artículo 37.—La incursión de las tecnologías
de la información y la comunicación se debe dar en apego a los requerimientos
institucionales establecidos por la Oficina Administrativa, la Ley N° 6454 de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento,
además de la Directriz con regulaciones técnicas sobre la administración de los
documentos producidos por medios automáticos de la Dirección General del
Archivo Nacional.
Artículo
38.—La incursión de la digitalización de documentos,
del documento electrónico, así como de cualquier otra tecnología presente o
futura que afecte el manejo documental, deberá ser autorizada por la
Administración bajo las especificaciones técnicas que el Archivo Central y el
Centro de Tecnologías de la Información y Comunicación establezcan
respectivamente en materia de gestión documental y tecnologías de la
información.
Artículo
39.—Para la incursión de las Tecnologías de la
Información y Comunicación, el CONARE adquirirá un Sistema de Gestión Documental
Institucional, que garantice la generación, almacenamiento, acceso,
autenticidad y conservación según los plazos establecidos para los documentos
en la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos. Se deben unificar los
programas y sistemas informáticos presentes en la gestión documental para
garantizar así la compatibilidad de la información en todas las oficinas del
CONARE.
Artículo
40.—El equipo y los programas se deben de actualizar
periódicamente de acuerdo con la demanda tecnológica y las necesidades que se
presenten en la gestión documental.
Artículo
41.—Los documentos con valor permanente o con valor
científico cultural se producirán en soporte papel y se digitalizan si es de
caso, para que esta información esté disponible en el sistema de gestión
documental institucional.
Artículo
42.—La migración de la información a nuevos soportes,
debe estar a cargo de personal altamente capacitado, con el fin de evitar la
obsolescencia tecnológica.
CAPÍTULO IX
Disposiciones finales y
transitorias
Artículo 43.—Todo funcionario del Consejo
Nacional de Rectores está obligado a acatar las disposiciones que en este
reglamento se le establecen.
Artículo
44.—El incumplimiento por parte de cualquier funcionario del Consejo Nacional
de Rectores en lo que establece el presente reglamento y las políticas, normas,
manuales y procedimientos que en materia archivística se dicten, será
sancionado de conformidad con lo que establece la Ley N° 7202 y su Reglamento,
así como cualquier otra disposición legal infringida.
Artículo
45.—El presente documento se actualizará conforme
cambio o caduque alguna disposición aquí reglamentada. Dichos cambios serán
propuestos por el encargado del Archivo Central y autorizados por la Jefatura
Administrativa y la Dirección de OPES, para la respectiva aprobación por parte
del Consejo Institucional.
Transitorio
único.—La Oficina Administrativa, contará con un plazo de doce meses contados
a partir de la publicación de este reglamento, para realizar el reglamento para
el uso de certificados, firma digital y documentos electrónicos en el CONARE,
tomando en consideración al Archivo Central en lo que a Gestión Documental se
refiere y demás dependencias que por su naturaleza intervienen en dicha
temática.
Jonathan
Alexis Chaves Sandoval.—1 vez.—(IN2013080616).
Considerando:
I.—Que el artículo 13 de la Ley de la Administración Financiera de la
República y Presupuestos Públicos, Ley N° 8131 de 18 de setiembre del 2001,
publicada en La Gaceta N° 198 de 16 de octubre del 2001, dispone que “Sin
perjuicio de las previsiones que deba tomar la Administración, todo encargado
de recaudar custodiar o administrar fondos y valores públicos deberá rendir
garantía con cargo a su propio peculio, en favor de la Hacienda Pública o la
entidad respectiva, para asegurar el correcto cumplimiento de los deberes y
obligaciones de los funcionarios. Las leyes y los reglamentos determinarán las
clases y los montos de las garantías, así como los procedimientos aplicables a
este particular, tomando en consideración los niveles de responsabilidad, el
monto administrado y el salario del funcionario.”
II.—Que el artículo 110, inciso l), de esa misma Ley establece
como hecho generador de responsabilidad administrativa “El nombramiento de
un servidor con facultades de uso y disposición de recursos públicos, que no
reúna las condiciones exigidas por el ordenamiento jurídico o los manuales y
las reglamentaciones internas, o darle al servidor posesión del cargo sin
rendir previamente la caución que ordena esta ley.”
III.—Que
el artículo 10 de la Ley General de Control Interno N° 8292 establece que será
responsabilidad del jerarca y de los titulares subordinados establecer,
mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional y
el artículo 15 inciso b) numeral ii estipula como parte de los deberes de tales
funcionarios el de documentar, mantener actualizados y divulgar internamente
tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros
asuntos “la protección y conservación de todos los activos institucionales.”
IV.—Que
las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), el
punto 4.6.1., establecen que “El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben establecer, actualizar y divulgar las regulaciones y
demás actividades de control pertinentes para promover y vigilar el
cumplimiento, en todos sus extremos, de las obligaciones relacionadas con la
rendición de garantías a favor de la Hacienda Pública o de la institución por
los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos y
valores institucionales.”
V.—Que en atención a las
directrices emitidas por la Contraloría General de la República en resolución
N° R-CO-10-2007 de las 13:00 horas del 19 de marzo del 2007, publicada en La
Gaceta N° 64 del 30 de marzo del mismo año, para el caso del CONARE, como
órgano integrante de la Hacienda Pública, debe dictarse un reglamento interno
en materia de cauciones. Por tanto,
1. Se aprueba y se promulga el
“Reglamento sobre la rendición de cauciones en favor del Consejo Nacional de
Rectores (CONARE)” que se anexa.
2. Comuníquese
REGLAMENTO SOBRE LA RENDICIÓN DE CAUCIONES
EN FAVOR DEL CONSEJO NACIONAL DE RECTORES
(CONARE)
Aprobado en sesión N° 27-13 celebrada el 22 de octubre del 2013,
artículo 3°, inciso a).
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—Ámbito de aplicación. Las disposiciones contenidas
en este Reglamento son aplicables a todos aquellos funcionarios del CONARE y
programas adscritos, que administren, recauden y custodien fondos o valores
públicos o que por la naturaleza de sus funciones y responsabilidades deban
caucionar.
Artículo
2º—Finalidad de la caución. La caución tiene como finalidad garantizar
el resarcimiento de eventuales daños y perjuicios que el caucionante
responsable, en el ejercicio de sus funciones, pueda producir al patrimonio del
CONARE, sin que ello limite la eventual responsabilidad civil.
Artículo
3º—Forma de rendir la caución. La caución se hará mediante la
suscripción con cargo al peculio del funcionario obligado a rendir caución, de
un seguro o póliza de fidelidad ante el Instituto Nacional de Seguros, o las
entidades o empresas aseguradoras autorizadas para el ejercicio de sus
funciones.
Dicha
póliza será a favor del CONARE, quien ostenta la personería jurídica; y cesará
por la renuncia aceptada, suspensión o remoción del funcionario obligado a
contraerla.
Artículo
4º—Del plazo de las garantías. Las garantías ofrecidas por los
funcionarios que estén obligados a rendir caución, se mantendrán vigentes
durante todo el tiempo que ocupen sus cargos, así como por el lapso de
prescripción de la responsabilidad civil o mientras se encuentre pendiente un
procedimiento administrativo por daños y perjuicios.
Artículo
5º—Momento para rendir la caución. La garantía a favor del CONARE debe
ser suscrita dentro de los primeros quince días de aceptar el cargo.
Corresponderá al Departamento de Gestión del Talento Humano velar porque la
persona obligada haya rendido la garantía correspondiente dentro de ese plazo,
sin perjuicio de las responsabilidades que corresponden al jerarca y a los
titulares subordinados.
CAPÍTULO II
De los caucionantes
Artículo 6º—Funcionarios obligados a rendir garantía. Deberán
rendir garantía o caución todos los funcionarios que recauden, custodien o
administren fondos y valores públicos o sus equivalentes, independientemente
del número de plaza, nombre de la plaza o nombre del cargo, ya sea que ostenten
un nombramiento definido o indefinido, de acuerdo con los siguientes niveles de
responsabilidad:
a. Nivel A (gerencial)
b. Nivel B. (jefaturas)
c. Nivel C. (operativo)
Artículo 7º—Caucionantes del nivel
A. En este nivel deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos,
durante todo el tiempo de su nombramiento, los funcionarios que con puesto de
Clase Director y los miembros de los órganos colegiados que posea la
institución. Entre ellos:
· Consejo Institucional
(Rectores de las universidades signatarias al CONARE)
· Consejo del SINAES
· Director de OPES
· Director del Estado de la
Nación
· Director del CENAT
· Director del CENIBIOT
· Director del SINAES
· Jefe Administrativo
· Jefe del CETIC
Artículo 8º—Caucionantes del nivel
B. En este nivel, deben rendir caución para el ejercicio de sus cargos las
Jefaturas y funcionarios que desempeñen alguno de los puestos o funciones que
se citan a continuación:
· Subjefe Administrativo
· Jefatura de Área de Desarrollo
Institucional (Planificación)
· Jefe del Departamento de
Talento Humano
· Jefe del Departamento de
Proveeduría
· Jefe del Departamento de
Gestión Financiera
· Jefe del Departamento de
Mantenimiento
· Contador
· Administrador Presupuestario
· Administradores de programas
(SINAES, Estado de la Nación, CeNAT, CeniBiot)
· Administrador de Fondos del
Sistema
· Administrador de la Sede
Interuniversitaria de Alajuela
Artículo 9º—Caucionantes del nivel
C. En este nivel, deben rendir caución quienes desempeñen alguno de los
puestos o funciones que se citan a continuación:
· Tesorero
· Analista
de Gestión del Talento Humano (encargado de planillas)
· Encargado del Almacén
· Funcionarios
que emitan declaración jurada según Ley N° 8422.
· Todos
aquellos funcionarios no incluidos en los niveles A o B que cumplan con lo
estipulado en el artículo 6 del presente reglamento. Para ello, el Departamento
de Gestión del Talento Humano, por resolución razonada, podrá sujetar a caución
otro puesto adicional; firme la resolución, el funcionario contará con quince
días hábiles para cumplir con la respectiva obligación.
Artículo 10.—De los funcionarios interinos.
Los funcionarios obligados a rendir garantía o caución, que hayan sido
nombrados en su puesto o cargo a tiempo definido en cualquiera de sus
modalidades, deberán rendir garantía para los puestos o cargos descritos en
este reglamento, desde el inicio de su nombramiento.
Artículo
11.—Simultaneidad de funciones sujetas a caución.
El funcionario de un puesto que por Decreto, Ley o disposición interna le
corresponda asumir otras funciones donde se recaude, administre o custodie
fondos públicos, deberá rendir una única caución y por el monto mayor.
Artículo
12.—Obligación de mantener garantía por cambio de
nombre de puesto. Los funcionarios que ocupen los puestos citados en los
artículos 7, 8 y 9 de este reglamento y los otros que a juicio del CONARE estén
obligados a rendir garantía, se encuentran obligados a mantener la caución
cuando por alguna razón el nombre o título de la clase o puesto que ocupan sea
variado, siempre que se mantenga la naturaleza de las funciones que realizan.
Artículo
13.—Funcionarios ad-honorem. Los funcionarios o
miembros de consejo que ejerzan cargos públicos en condición ad-honorem, y que
realicen funciones de recaudación, custodia o administración de fondos públicos
deberán rendir garantía o caución, salvo disposición expresa en contrario.
Artículo
14.—Revisión del listado de funcionarios obligados
a caucionar. Una vez al año, el Departamento de Gestión Financiera junto al
Departamento de Gestión del Talento Humano revisarán
el listado de funcionarios obligados a caucionar, para lo cual deberá de
considerar, entre otros, los siguientes aspectos:
a. La existencia, en forma
separada o combinada de las funciones y actividades de administrar, custodiar o
recaudar fondos y valores públicos.
b. La confiabilidad y eficacia
del sistema de control interno y el grado de riesgo de acuerdo con la
valoración realizada por la Administración.
c. El nivel de la
responsabilidad y el monto o bienes a cargo o administrado por el funcionario.
En caso que se compruebe que algún funcionario que no ocupa alguno de
los puestos mencionados anteriormente, realiza una o varias de las funciones
previstas en el artículo 13 de la Ley de la Administración Financiera de la
República y Presupuestos Públicos, esto es, la de recaudar, custodiar o
administrar fondos y valores públicos, deberá rendir la respectiva caución en
favor del CONARE, previo requerimiento escrito por parte del Departamento de
Gestión del Talento Humano.
CAPÍTULO III
Del monto a caucionar
Artículo 15.—Cálculo y actualización de
los montos de la caución. En la fijación y actualización de los montos de
las cauciones, se utilizará como parámetro el salario base establecido en la
Ley N° 7337 del 5 de mayo de 1993, publicado por la Corte Suprema de Justicia
en el Boletín Judicial cada inicio de año.
Anualmente el Departamento de Gestión Financiera,
utilizando el mismo parámetro, actualizará el monto a caucionar para cada
nivel, actualización que será comunicada por escrito tanto a los funcionarios caucionantes como al Departamento de Recursos Humanos en el
momento en que se deba proceder a la renovación de la caución correspondiente.
Los funcionarios que deban ajustarse al nuevo monto de la caución, contarán al
efecto con un plazo máximo de veinte días hábiles contados a partir de la
notificación de dicho comunicado. Según el nivel de responsabilidad, el cálculo
de los montos de las cauciones se hará de la siguiente manera:
Nivel A: Quienes desempeñen puestos
clasificados dentro del nivel A, deberán rendir una caución equivalente a cinco
salarios base.
Nivel
B: Aquellos funcionarios que desempeñen puestos
clasificados dentro del nivel B, deberán rendir una caución equivalente a tres
y medio salarios base.
Nivel
C: Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del
nivel C, deberán rendir una caución equivalente a dos y medio salarios base.
Artículo 16.—Ajuste de la caución. El caucionante que por algún motivo sea trasladado de un
puesto a otro, que implique una nueva ubicación en la clasificación por niveles
de responsabilidad, deberá ajustar la caución conforme a la nueva situación,
para lo cual contará con un plazo máximo de veinte días hábiles.
CAPÍTULO IV
De la administración,
custodia
y
ejecución de las cauciones
Artículo 17.—Competencia del Departamento
de Gestión del Talento Humano.
a. Velar porque los funcionarios
obligados rindan la garantía correspondiente dentro de los plazos y condiciones
establecidas en el presente reglamento.
b. Revisar anualmente el listado
de funcionarios obligados a rendir garantía al CONARE.
c. Notificar
por escrito al caucionante, con un mínimo de veinte
días hábiles de anticipación, del momento en que debe renovar o actualizar la caución.
La ausencia de recordatorio no exime al caucionante
de su deber de renovación de la caución.
d. Incorporar al expediente
personal, una copia del documento de póliza rendida por el funcionario.
Artículo 18.—Competencia del Departamento
de Gestión Financiera. Competerá al Departamento de Gestión Financiera la
administración general de las cauciones que se rindan a favor del CONARE, y
para ello deberá:
a. Calcular y mantener
actualizados los montos que por concepto de las garantías deben rendir los caucionantes.
b. Comunicar anualmente al
Departamento de Gestión del Talento Humano los montos actualizados que por
concepto de las garantías deben rendir los caucionantes.
c. Asesorar y recomendar a las
instancias correspondientes las medidas que correspondan con el propósito de
mantener los montos de garantía apropiados.
d. Recibir, custodiar y
verificar la efectividad de los documentos que comprueban la presentación de
garantías por parte de los caucionantes,
estableciendo para ello los controles y medidas de seguridad pertinentes.
e. Informar al Departamento de
Recursos Humanos y al superior jerárquico, cualquier incumplimiento observado
en el proceso de caución.
f. Tomar las medidas
adicionales que le correspondan para el resarcimiento de daños y perjuicios
irrogados por el caucionante al patrimonio del
CONARE, cuando la responsabilidad del caucionante
haya sido declarada conforme lo establece el ordenamiento jurídico.
g. Mantener un registro
actualizado de los caucionantes que contenga al
menos: nombre, puesto, tipo de garantía, número de póliza, grupo al que
pertenece, monto desglosado de la prima, monto asegurado, fecha de emisión y
vencimiento de la garantía y estado actual en cuanto a su vigencia.
h. Promover o realizar, según
sea el caso, los trámites de ejecución de la garantía, cuando proceda, o
cancelarla cuando el funcionario cese en la institución.
Artículo 19.—Denuncia de un ilícito.
Cuando un funcionario detecta que el caucionante en
el ejercicio de sus funciones incurre en un acto ilícito que genere pérdida,
defraudación o perjuicio sobre los fondos en efectivo, valores o equivalentes,
bajo su responsabilidad; dará aviso a la instancia competente para realizar la
investigación respectiva.
Artículo
20.—Ejecución de la garantía. Ejecución de la
garantía. La ejecución de la garantía deberá ir precedida de un procedimiento,
de conformidad con las disposiciones de la Ley General de la Administración
Pública, en virtud del cual quede demostrada la falta del funcionario caucionante y se ordene el resarcimiento de los daños y
perjuicios irrogados al CONARE, sin perjuicio de las responsabilidades de orden
administrativo, civil o penal que correspondan. En el transcurso del proceso de
ejecución, la Administración está facultada para acceder la información ante
las instancias que tramitaron la garantía. Cuando la garantía sea insuficiente,
el CONARE valorará el caso en concreto, con el fin de acudir a la vía ejecutiva
simple a efecto de cobrar el saldo pendiente.
CAPÍTULO V
De las obligaciones del caucionante
Artículo 21.—Deberes de los caucionantes. El caucionante
debe:
· Informar a la instancia
encargada de la administración financiera de cualquier cese de funciones en el
puesto, ya sea temporal o permanente.
· Acatar lo estipulado en el
artículo 13 de la Ley N° 8131 de Administración Financiera y Presupuestos
Públicos, y en el presente reglamento.
· Renovar la caución cuando le
corresponda.
Los funcionarios llamados a caucionar, deberán tomar las medidas
adecuadas y constantes para controlar la exactitud de las cuentas del dinero y
de los valores a su cargo, además de aplicar las medidas establecidas por el
sistema de control interno institucional.
Asimismo
si la caución se ejecuta antes de cumplirse su periodo de vigencia, el
funcionario deberá rendir nuevamente una caución con la finalidad de que no
quede ningún periodo de tiempo sin la correspondiente protección.
CAPÍTULO VI
Sanciones
Artículo 22.—Incumplimiento en la
rendición de la caución. Si el funcionario obligado a rendir la caución, no
suscribiere la misma, o bien no mantuviere vigente dicha caución por el período
requerido, constituirá causal para el cese en el cargo sin responsabilidad
patronal, todo conforme lo dispuesto en el artículo 120 de la Ley de la
Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, previa
garantía del debido proceso.
Artículo
23.—Caución rendida por un monto inferior. Si
la caución fuere rendida por un monto inferior al establecido, la Unidad
designada según lo dispuesto en el artículo 12, del presente reglamento,
comunicará al respectivo funcionario para que en un plazo improrrogable no
mayor a quince días hábiles, proceda a rendir la caución por el monto previsto,
presentando dentro de ese plazo la documentación respectiva, bajo el entendido
de que su omisión o incumplimiento determinará la aplicación de las medidas
disciplinarias establecidas por la Ley de Control Interno N° 8292.
Artículo
24.—Medidas adicionales para el resarcimiento de
daños y perjuicios. La Administración deberá tomar medidas adicionales para
el eventual resarcimiento de daños y perjuicios ocasionados por el caucionante contra el patrimonio de la Institución, cuando
la responsabilidad del funcionario haya sido probada, sin perjuicio culpa o
dolo no lleve un control adecuado y por ende le ocasione un perjuicio económico
a la Institución, será solidariamente responsable administrativa, civil y
penalmente, según se determine.
Artículo
25.—Sanción por omisión de denuncia de un hecho
ilícito. Cuando un funcionario tiene conocimiento de que un caucionante realiza un mal manejo de los fondos de
efectivo, valores o equivalentes y no lo denuncia será solidariamente
responsable administrativa, civil y penalmente, según se determine.
Artículo
26.—Responsabilidad solidaria. El encargado del
control de las garantías o cauciones que por culpa o dolo no informe cualquier
anomalía será solidariamente responsable del perjuicio ocasionado.
CAPÍTULO VII
Disposiciones finales y
transitorias
Artículo 27.—Vigencia. Rige a partir
de su publicación.
Transitorio único.—Los funcionarios que a la fecha de entrada en
vigencia de este Reglamento estén obligados a caucionar, contarán con un plazo
de un mes calendario para gestionar la caución y presentar una copia a la
dependencia competente según el presente reglamento.
Jonathan
Alexis Chaves Sandoval.—1 vez.—(IN2013080618).
Considerando:
I.—Que la Ley de la Administración Financiera de
la República y Presupuestos Públicos en su artículo 13 y el Reglamento a la Ley
de Contratación Administrativa en su artículo 133, establecen la existencia de
cajas chicas para atender determinados rubros, así también establece la
necesidad institucional de regular el uso de las mismas.
II.—Que
con fundamento en Normas de Control Interno para el Sector Público
(N-2-2009-CO-DFOE), publicado en La Gaceta N° 26 del 6 de febrero del
2009 se deben emitir disposiciones reglamentarias sobre el fondo de Caja Chica.
Por tanto,
1. Se aprueba y se promulga el
“Reglamento general del fondo de Caja Chica para Consejo Nacional de Rectores (CONARE)”
que se anexa.
2. Comuníquese.
REGLAMENTO GENERAL DEL FONDO DE CAJA
CHICA PARA CONSEJO NACIONAL DE RECTORES
Aprobado en sesión N° 27-13 celebrada el 22 de octubre del 2013,
artículo 3°, inciso a).
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º—El presente reglamento establece
las disposiciones generales que regulan la asignación, operación y control del
fondo de la Caja Chica del Consejo Nacional de Rectores (CONARE).
Artículo
2º—Para efectos de este reglamento se entenderá por:
Arqueo: Mecanismo de control que se utiliza para comprobar que los
documentos y efectivo contenidos en el fondo de caja chica, correspondan el
monto autorizado.
Comprobante
de Caja Chica: Documento que acredita y da validez a
transacciones comerciales en la compra de bienes y servicios, que sirve de
prueba para un desembolso en efectivo.
Factura: Es un comprobante o recibo de una adquisición de un producto o una
prestación de servicios, por parte de una persona que funge como título
ejecutivo conforme con el Código de Comercio.
Fondo
de Caja Chica: Es un fondo fijo de dinero para realizar gastos
menores, atendiendo a situaciones no previsibles oportunamente y para adquirir
bienes y servicios de las partidas, grupos y subpartidas
aprobadas en el Clasificador por objeto del gasto del sector público para
compras de carácter indispensable y urgente, de conformidad con lo que
establece la normativa y legislación nacional de aplicación vigente.
Liquidación
de vale de Caja Chica: Es el reembolso al Fondo
de Caja Chica de los dineros sobrantes y comprobantes de respaldo producto de
la compra de bienes y servicios.
Reintegro: Es el reembolso al fondo de Caja Chica de los dineros erogados y
utilizados en la compra de bienes y servicios amparados en comprobantes.
Vale
de Caja Chica: Documento temporal a utilizar en adelantos de
dinero para la compra de algún bien o servicio.
Artículo
3º—La ejecución del gasto es un procedimiento de excepción de la Ley de
Contratación Administrativa y su Reglamento, y por tanto limitado a casos de
verdadera urgencia y necesidad, de acuerdo a lo indicado en el presente
reglamento. Los bienes que se adquieran por este medio no deben existir en el
inventario de suministros del CONARE.
Artículo
4º—No se podrá adquirir activos fijos por medio del fondo de Caja Chica.
Artículo 5º—Cualquier liquidación o creación de un
fondo de Caja Chica debe ser autorizado por el CONARE, fundamentado en un
estudio debidamente motivado de las necesidades y estimación de los gastos a
sufragar, por parte del Departamento de Gestión Financiera. De conformidad con
las disposiciones del Decreto Ejecutivo N° 32874.
Artículo
6º—El Jefe de la Oficina Administrativa comunicará al personal de la
institución mediante nota, el nombre y número de cédula de la persona designada
en Tesorería como responsable directa por la custodia y operación del fondo de
Caja Chica.
Artículo
7º—Todo bien o servicio adquirido con Fondos de Caja Chica requieren tramitar
el formulario de vale o comprobante de Caja Chica según corresponda. El
Comprobante de Caja Chica debe ser autorizado por el Jefe de la División o
Director de Programa que solicita el bien o servicio y con la firma del
encargado de aprobar el contenido presupuestario. Además este formulario debe
ser firmado por el responsable de la custodia del fondo.
Artículo 8º—Como mecanismo de control interno, toda
compra de bienes y servicios o pagos que se realicen por medio del fondo de
Caja Chica deberán contar con el debido contenido presupuestario; en el caso de
los programas, el vale de Caja Chica debe contar con el visto bueno
presupuestario. En caso de ausencia de los encargados de los vistos buenos
presupuestarios de los programas, será el Jefe del Departamento de Gestión
Financiera quien autorice el vale de Caja Chica. El comprobante de Caja Chica debe
registrarse en el sistema provisto por la institución antes de solicitar el
pago o liquidación correspondiente al responsable de la Caja Chica.
Artículo
9º—El responsable del fondo de Caja Chica deberá mantener un registro
actualizado de las firmas de los Jefes de división y Directores de Programas
autorizados para aprobar el comprobante de Caja Chica, así como de los
funcionarios que verifican el contenido presupuestario y registran el gasto en
el sistema de control del presupuesto.
Artículo 10.—Los funcionarios responsables del uso
de los fondos de Caja Chica responderán por los actos imputables por dolo,
culpa o negligencia en el manejo de los fondos y por el incumplimiento de las
disposiciones de este reglamento, con sanciones disciplinarias conforme a lo
dispuesto por la Ley General de la Administración Pública, la Ley General de
Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos , la Ley de
Control Interno, sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que pudieran
corresponder.
CAPÍTULO II
Asignación de recursos
Artículo 11.—La aprobación del CONARE para la
creación del Fondo de Caja Chica deberá estar sustentada en un estudio de
necesidades y una estimación de los gastos a sufragar por medio de dicho fondo.
Artículo
12.—Las operaciones y trámites de reintegro de fondos
se podrán realizar por medio de cheque o por el medio que determine la Jefatura
de la Oficina Administrativa.
Artículo
13.—La modificación del monto del fondo de Caja Chica se ajustará
automáticamente en un 10% anual con respecto al límite de Contratación Directa
de acuerdo con la publicación en la Gaceta por parte de la Contraloría General
de la República.
CAPÍTULO III
Funcionamiento
Artículo 14.—La ubicación física del fondo de
Caja Chica deberá disponer de la seguridad y medios de protección adecuados
para la custodia del dinero, valores y documentos que en la misma se manejen.
Artículo
15.—El fondo de Caja Chica mantendrá únicamente dinero
y los justificantes que respalden los trámites de compra de bienes y servicios
a saber: vale de caja Chica, comprobante de Caja Chica, facturas originales,
tiquetes o comprobantes de las compras.
Artículo
16.—Se prohíbe al encargado del fondo de Caja Chica:
a) Mezclar dinero, documentos,
cheques, valores particulares u otros documentos que no tengan relación alguna
con el fondo.
b) Efectuar pagos de sueldos o
salarios.
c) Cambiar cheques personales.
d) Cualquier cambio de valores o
dinero a funcionarios de la Institución o particulares.
e) Utilizar estos fondos para
usos personales o préstamos a terceros.
f) No acatar las disposiciones
establecidas en este reglamento y demás normativa regulatoria aplicable.
Artículo 17.—En caso de detectarse usos irregulares o indebidos con
los fondos de Caja Chica o incumplimiento a la normativa aplicable, deberá
comunicarse esta situación al superior jerárquico inmediato del funcionario que
cometa la falta, para que se realice la investigación respectiva que permita
proceder con la amonestación verbal, en caso de ser reincidente la amonestación
escrita y si es necesario recomendar el debido proceso donde se establezcan las
responsabilidades administrativas, civiles o penales de conformidad con Ley.
Artículo
18.—En ausencia temporal del responsable del fondo de Caja Chica, el Jefe del
Departamento de Gestión Financiera asumirá la responsabilidad correspondiente
previo arqueo realizado en su presencia por el Jefe o Subjefe de la Oficina
Administrativa.
En
caso de cese de funciones del responsable del fondo de Caja Chica, el Jefe del
Departamento de Gestión Financiera realizará el arqueo correspondiente y
asumirá la responsabilidad hasta que sea cubierto el puesto.
Artículo
19.—En el mes de diciembre de cada año un día antes
del cierre institucional se liquidarán todos los adelantos y documentos
soportes pendientes del fondo para ese año de tal manera que para el siguiente
año no podrán aceptarse adelantos o erogaciones con fecha del año finalizado;
la diferencia será depositada en la Cuenta Corriente a nombre del Consejo
Nacional de Rectores (CONARE).
El
fondo de Caja Chica se girará integro al responsable al regreso del cierre
institucional.
CAPÍTULO IV
Adelantos y liquidación de
pagos
Artículo 20.—Todos los bienes o servicios
adquiridos con fondos de Caja Chica requieren para su trámite de los
formularios: Vale de Caja Chica o Comprobante de Caja Chica. Estos documentos
deben contener toda la información ahí indicada y deberán formar parte de los
documentos de respaldo de la liquidación.
Artículo
21.—El vale se tramitará formalmente con base en la
solicitud del usuario, para lo cual debe cumplir con:
a) Fecha.
b) Firma y nombre (con los dos
apellidos).
c) Visto bueno del encargado del
presupuesto del programa que realiza la solicitud.
d) Firma del responsable de la
Caja Chica.
e) Concepto de compra del bien o
servicio.
f) Monto en colones del vale de
Caja Chica.
Artículo 22.—Se podrán autorizar erogaciones
a través del fondo de Caja Chica por un monto que no supere el límite del 10%
del monto total asignado al fondo.
Artículo
23.—La liquidación de los adelantos por compras con
fondo de Caja Chica deberá producirse a más tardar al tercer día a partir del
retiro del dinero. En caso que el vale se liquide en fecha posterior a la
autorizada el responsable del fondo y/o Jefe responsable de su supervisión o
quién corresponda, comunicará el asunto al superior jerárquico del funcionario
que solicitó el vale para que, conforme se indica en el artículo 17 de este
Reglamento, se inicie el procedimiento disciplinario que corresponda.
Artículo
24.—Los adelantos y liquidaciones por concepto de viáticos al interior del
país, que eventualmente se cancelan con fondos de Caja Chica, se regirán de
conformidad con el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios
Públicos de la Contraloría General de la República y se utilizarán los
formularios respectivos. En caso de incumplimiento del reglamento se procederá
con el procedimiento disciplinario indicado en el artículo 17.
Artículo
25.—Todos los gastos con fondo de Caja Chica deben de
estar respaldados por una factura debidamente emitida a nombre del Consejo
Nacional de Rectores (CONARE). La misma debe cumplir con las disposiciones
establecidas por la Dirección General de la Tributación Directa.
Se
aceptarán tiquetes de caja registradora únicamente acompañados de la respectiva
factura comercial.
Tratándose de adelantos de gastos de viaje al interior pagados con fondo de Caja Chica, debe existir el
respectivo formulario de liquidación de gastos de viaje acorde con lo que
establece el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transportes para Funcionarios
Públicos emitido por la Contraloría General de la República con los
justificantes del caso.
Artículo 26.—La factura
debe cumplir con los siguientes requisitos:
a) Confeccionada en original a
nombre del Consejo Nacional de Rectores (CONARE).
b) Indicar los bienes o servicios
adquiridos, su precio y el total.
c) Tener el sello cancelado,
firma y número de cédula jurídica de la casa comercial proveedora o de la
persona que suministra el bien o el servicio prestado.
d) No debe presentar borrones o
tachaduras ni alteraciones que hagan dudar de su legitimidad.
e) Debe estar timbrada por
Tributación Directa o con la indicación de que está dispensada de ese trámite.
f) Los tiquetes de caja que se
emitan en sustitución de la factura deberán, además de cumplir con los puntos
anteriores, contener impreso el nombre de la casa comercial, cédula jurídica,
dirección y teléfono.
Artículo 27.—No se cancelarán facturas y/o
comprobantes con fecha diferente al periodo presupuestario en ejecución.
No
se realizarán pagos por servicios profesionales a través del fondo de Caja
Chica.
Artículo
28.—Al funcionario que tenga pendiente un vale de Caja
Chica, no se le tramitará otro hasta tanto no liquide el anterior.
CAPÍTULO V
Reembolsos al fondo
Artículo 29.—El responsable de la custodia y operación del fondo de
Caja Chica será el encargado de tramitar los reintegros del mismo, con la
aprobación de la Jefatura del Departamento de Gestión Financiera; adjunto al
oficio de detalle de reintegro de Caja Chica se presentarán los justificantes
respectivos. Entre los aspectos a verificar están: veracidad de los datos
consignados en los mismos, la relación entre el monto de la factura y el límite
del gasto, la liquidación del adelanto en tiempo, la disponibilidad
presupuestaria y las autorizaciones correspondientes.
Artículo
30.—Los reembolsos a la cuenta del fondo de Caja Chica
se realizarán mediante cheque. En el detalle de reintegro Caja Chica se deberán
acompañar los justificantes respectivos.
Artículo
31.—El cheque que se emita para rembolsar el fondo
debe girarse a nombre del responsable del mismo.
Artículo
32.—Los reembolsos deberán ser tramitados de acuerdo
con el volumen de gastos y garantizando que no se agoten los fondos. El
reintegro debe solicitarse cuando se haya agotado al menos el 70% del fondo.
CAPÍTULO VI
Deberes y responsabilidades
Artículo 33.—Sin perjuicio de los deberes y responsabilidades que
competen al Jefe del Departamento de Gestión Financiera por el establecimiento,
mejora y supervisión de los controles de operación del fondo bajo su tutela,
corresponde al responsable directo del fondo, operar y dar un uso correcto de
esos fondos y cumplir con los controles establecidos.
Artículo
34.—El responsable directo por la operación del fondo de Caja Chica deberá
estar cubierto por una póliza de fidelidad con el Instituto Nacional de Seguros
o cualquier otra aseguradora que sea competente. Dicha garantía, de conformidad
con Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) y la
resolución R-CO-10-2007 del 19 de marzo del 2007, emitidas por la Contraloría
General de la República debe ser cubierta con el propio peculio del
funcionario.
CAPÍTULO VII
Mecanismos de control
Artículo 35.—Será responsabilidad del Jefe del Departamento de Gestión
Financiera, bajo cuya supervisión opera el fondo de Caja Chica, y del
responsable directo del fondo el establecer, evaluar y mantener un adecuado
sistema de control interno acorde con la normativa, legislación y práctica
institucional aplicable.
Artículo
36.—El responsable del fondo de Caja Chica será el
encargado de facilitar a los funcionarios del CONARE, que así lo requieran, los
formularios denominados: “vale de Caja Chica y comprobante de Caja Chica”.
Artículo
37.—El fondo de dinero designado al fondo de Caja
Chica operará por medio del monto fijado en el artículo 13° del presente
reglamento, lo que implicará que el monto total asignado deberá ser igual a la
sumatoria del efectivo en caja, los vales de Caja Chica, los comprobantes de
Caja Chica con sus respectivas facturas y comprobantes soportes de los pagos
efectuados y cualquier reintegro de Caja Chica que se encuentre en trámite.
Artículo
38.—Cuando se registre un sobrante de dinero será
depositado en la cuenta corriente a nombre del Consejo Nacional de Rectores
(CONARE). De registrarse un faltante, deberá de ser asumido y cancelado
inmediatamente por el funcionario responsable de custodia del fondo de Caja
Chica, ello sin perjuicio de las medidas disciplinarias que se pudieran derivar
en caso de anomalías.
Artículo
39.—La Jefatura del Departamento de Gestión Financiera
programará en forma aleatoria arqueos mensuales al fondo de Caja Chica. Estos
arqueos deben ser realizados por funcionarios independientes a su custodia y
operación asignados por la jefatura, estando el responsable de la operación del
fondo de Caja Chica, en la obligación de ofrecer todas las facilidades para que
el trabajo se realice plenamente y en su presencia. Se dejará evidencia de
estos arqueos los cuales deben ser firmados por la persona asignada que efectuó
el arqueo y el responsable de su custodia.
Artículo
40.—De presumirse la mediación de eventos que
constituyan delitos penales en perjuicio del fondo de Caja Chica, el Jefe del
Departamento debe velar por la correcta operación del Fondo. El responsable del
fondo o quién realice la investigación, deberán realizar las acciones
correspondientes de conformidad con lo que se establece en el artículo 17 de
este reglamento, y de ser necesario plantear la denuncia al Ministerio Público
en caso de no haber una solución inmediata al problema detectado.
Artículo
41.—Se sancionará, según lo establecido en el artículo
17, aquellos funcionarios que:
a) Liquiden extemporáneamente
los vales de Caja Chica.
b) No reporten a las instancias
ya definidas, la eventual mediación de eventos delictivos con perjuicio del
fondo de Caja Chica y no promover su investigación.
c) No acaten el artículo 16 o el
24 de este Reglamento, según corresponda.
d) Designen un nuevo responsable
del fondo de Caja Chica sin realizar el arqueo previo.
Artículo 42.—Queda totalmente prohibido
evadir el monto límite de gastos por el fondo de Caja Chica mediante el
fraccionamiento de las compras.
CAPÍTULO VIII
Disposiciones finales
Artículo 43.—Las erogaciones que realice cualquier funcionario del
CONARE con su peculio personal para cancelar bienes y servicios que no sigan
los procedimientos estipulados en este reglamento, o que no cuenten con
disponible presupuestario, serán de su responsabilidad exclusiva, no estando la
Institución en la obligación de reconocer dichos gastos.
Artículo
44.—Los casos no previstos en este reglamento se resolverán de acuerdo con la
Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su
Reglamento, la Ley General de la Administración Pública, Reglamento de Gastos
de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos de la Contraloría General de
la República, Ley de la Contratación Administrativa y su reglamento, ley y
normativa de Control Interno de Contraloría General de la República, demás
leyes conexas, así como jurisprudencia relacionada.
Artículo
45.—Este Reglamento deroga cualquier disposición
normativa de anterior promulgación, de igual o inferior rango que se le oponga.
Artículo
46.—Rige a partir de su publicación.
Jonathan
Alexis Chaves Sandoval.—1 vez.—(IN2013080619).
Considerando:
I.—Que
la Ley de Contratación Administrativa en su artículo 105 establece que en los
entes de la Administración Pública existirá una dependencia encargada de los
procedimientos de contratación administrativa, con la organización y funciones
que, en cada caso, se determinarán por medio de un reglamento interno.
II.—Que mediante la Ley N° 6162 que otorga la personalidad
jurídica al Consejo Nacional de Rectores, publicada en La Gaceta N° 3
del 4 de enero de 1978, y el Convenio de Coordinación de la Educación Superior
Universitaria Estatal en Costa Rica, suscrito en 1982, se crean las bases
jurídicas para la consolidación del CONARE como institución pública que goza de
la misma autonomía universitaria que las universidades estatales.
III.—Que el Consejo Nacional de Rectores requiere de un
reglamento para regular los procedimientos de contratación administrativa y la
administración de los recursos materiales para que sean llevados de la forma
más eficaz y eficiente por los funcionarios de la proveeduría institucional,
creada para que sea la dependencia competente de estos procesos con apego a las
normas y principios en la materia.
IV.—Que las modificaciones a la Ley de Contratación
Administrativa y su Reglamento, según Ley N° 8511 publicada en La Gaceta
N° 128 del 4 de julio del 2006 y el Decreto Ejecutivo N° 33411-H publicado en La
Gaceta N° 210 del 2 de noviembre del 2006, respectivamente, implican
reformas a la anterior legislación cuya consecuencia es la creación de
procedimientos internos y normativa para poder cumplir con los nuevos
lineamientos.
V.—Que dentro de la Oficina Administrativa fue
constituida la Proveeduría Institucional para llevar a cabo los procesos de
contratación administrativa del CONARE demandando su estructura una base legal
para fundamentar sus procedimientos aprobados. Por tanto,
1. Se aprueba y se promulga el
“Reglamento de contratación administrativa del Consejo Nacional de Rectores”
que se anexa.
2. Comuníquese.
REGLAMENTO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
DEL CONSEJO NACIONAL DE RECTORES
Aprobado en sesión N° 27-13 celebrada el 22 de octubre del 2013,
artículo 3, inciso a).
CAPÍTULO I
De los aspectos generales y
definición de términos
Artículo 1º—Objetivo y ámbito de aplicación. El presente
reglamento tiene por objetivo regular el sistema de contratación administrativa
y la administración de recursos materiales en el Consejo Nacional de Rectores,
así como las competencias de las diversas dependencias con funciones asignadas
dentro del sistema.
Artículo
2º—Abreviaturas:
PI: Proveeduría
Institucional
CONARE: Consejo Nacional de
Rectores
LCA: Ley de Contratación
Administrativa
RLCA: Reglamento de la Ley de
Contratación Administrativa
OA: Oficina Administrativa
CL: Comisión de
Licitaciones
OPES: Oficina de Planificación
de la Educación Superior
PAO: Plan Anual Operativo
CGR: Contraloría General de
la República
Artículo 3º—Definiciones. Acto de adjudicación: es el acto
declarativo de derechos por el cual, un órgano competente toma la decisión
final de realizar la(s) adjudicación (es) de un procedimiento de contratación a
un (os) proveedor (es) para un objeto contractual.
Administrador
del contrato: Conformado por un funcionario o un equipo
interdisciplinario para la fiscalización de la correcta ejecución contractual
en contrataciones directas y en licitaciones. En el caso de licitaciones de
mayor complejidad el equipo estará conformado por un representante del usuario
solicitante, el proveedor institucional y la jefatura administrativa, en
contrataciones directas el administrador del contrato siempre será el usuario
solicitante.
Contratación
irregular: Para efectos de este reglamento la contratación
irregular será aquella contratación viciada de nulidad absoluta que comprometió
presupuestariamente a la institución y que no siguió los procedimientos
ordinarios y de excepción establecidos en la ley de contratación administrativa
y su reglamento y las políticas internas que emana la Proveeduría
Institucional.
Dependencia: Cada una de las partes en las que se divide la Institución, sin
importar el nivel jerárquico o dimensión.
Expediente
Administrativo: Archivo histórico, impreso
o digital, de un determinado proceso, que físicamente estará custodiado en la
Proveeduría Institucional, la cual lo mantendrá foliado y debidamente
actualizado.
Fragmentación
Ilícita o Fraccionamiento: Es cuando, contándose con
los recursos necesarios en un mismo momento dentro del presupuesto ordinario y
habiéndose planificado las necesidades administrativas concretas, se realiza
más de una contratación para el mismo objeto, con los efectos de evadir un
procedimiento más complejo. No se considerará fragmentación ilícita los casos
donde se ha fragmentado de manera planificada y ha sido descrita en el programa
de compras.
Instancia
competente de la adjudicación: Es la instancia competente
que toma la decisión final en un acto de adjudicación para un trámite de
contratación.
Jerarca: Para efectos de cualquier procedimiento de contratación
administrativa se entenderá como el jerarca al Consejo Institucional conformado
por los rectores de las Universidades signatarias al CONARE.
Objeto
contractual: Se refiere a todo objeto mueble, inmueble,
material o servicio cuyo propósito es satisfacer las necesidades de la
Institución.
Plan
Anual Operativo: Instrumento para la
planificación de corto plazo en la que se concretan los objetivos, metas,
indicadores y acciones que se deberán ejecutar durante el período anual, en él
se precisan los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para
obtener los resultados esperados y se identifica las dependencias responsables
de la obtención de estos fines.
Programa: Dependencia de carácter institucional y sistémico con libertad de
cátedra, aprobada por consenso del Consejo Institucional con una organización
directiva mediante un órgano consultor o directivo que posee asignación de
recursos financieros con cargo al presupuesto institucional.
Proveeduría
Institucional: Dependencia técnica especializada creada para
asumir los procedimientos de contratación administrativa y la administración de
los recursos materiales de la institución, en apego a los principios que rigen
la materia, la normativa vigente y los procedimientos internos.
Registro
de Proveedores: Instrumento para la
inscripción de personas físicas y jurídicas que desean tener contratos con la
institución y participar como oferentes en los procesos de contratación. Este
instrumento sirve para consulta, registro y actualización de datos de los
Proveedores.
Trámite
de contratación: Se refiere al
procedimiento de contratación administrativa previsto en la ley (Contratación
Directa, Licitación Abreviada, Licitación Pública).
Dependencia
Solicitante: Es la dependencia que tiene asignado contenido
presupuestario institucional para la adquisición de bienes y servicios.
Artículo 4º—Régimen jurídico. La contratación
administrativa que realice el CONARE se regulará por la Constitución Política,
la Ley N° 6162 del CONARE, la LCA y el RLCA, la jurisprudencia vinculante de la
Contraloría General de la República en materia de contratación pública, la Ley
General de Control Interno, las normas contenidas en este reglamento, los
carteles de los procedimientos de contratación y los respectivos contratos.
Artículo
5º—Sumisión a las leyes y tribunales nacionales. Las personas físicas y
jurídicas, nacionales o extranjeras, públicas o privadas, que tengan relación
contractual con el CONARE, quedan sometidas al ordenamiento jurídico
costarricense en materia de la contratación administrativa y a los tribunales
nacionales para la resolución de disputas.
Artículo 6º—Prohibición de contratar. En toda
contratación que realice el CONARE se deberá indicar en el expediente y en el
Registro de Proveedores la declaración al régimen de prohibición previsto en la
LCA y su reglamento; o bien debe realizar cuando corresponda el levantamiento
de prohibición de conformidad con dicha normativa.
Artículo
7º—Del refrendo contralor o aprobación interna. El CONARE deberá aplicar
lo dispuesto en el “Reglamento de Refrendo de las contrataciones de la
Administración Pública” para el trámite de refrendo contralor y la aprobación
interna de la Asesoría Legal del CONARE en cuanto a la definición del tipo de
refrendo o aprobación, trámite a seguir para el envío y los demás alcances del
reglamento.
Artículo
8º—Agotamiento de la vía administrativa. Corresponderá a cada instancia
competente de la adjudicación según lo descrito en el artículo 31 de este
reglamento, resolver los recursos de revocatoria que se presenten en contra de
los diversos actos de adjudicación. Los recursos de apelación serán resueltos
por la Contraloría General de la República en los supuestos establecidos en la
Ley de Contratación Administrativa.
CAPÍTULO II
De la Proveeduría
Institucional
Artículo 9º—Definición de la Proveeduría Institucional. La
Proveeduría Institucional del CONARE es la dependencia técnica especializada
creada para asumir los procedimientos de contratación administrativa y la
administración de los recursos materiales de la institución, en apego a los
principios que rigen la materia, la normativa vigente y los procedimientos
internos.
Artículo
10.—Naturaleza. El Departamento de Proveeduría
es la instancia responsable de administrar los Bienes y servicios regulado por
la Ley de Contratación Administrativa, Ley de Administración Pública, la Ley de
Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y sus
reglamentos, que comprende la tramitación de los procedimientos de contratación
administrativa, de almacenamiento y distribución de bienes y el levantamiento y
confección del inventario permanente de todos los activos del CONARE.
Artículo
11.—Objetivo general. Gestionar los Recursos
Materiales y la Contratación Administrativa del CONARE.
Artículo
12.—Objetivos específicos:
· Realizar y coordinar con los
usuarios los procesos ordinarios y de excepción que engloba la actividad
contractual de la Institución.
· Programar las contrataciones
de bienes y servicios proyectadas para cada período presupuestario.
· Proponer las políticas que
contenga los requisitos y procedimientos a seguir en relación con los procesos
de contratación administrativa y la administración de recursos materiales.
· Administrar los bienes del
almacén aplicando técnicas de manejo de inventarios.
· Asesorar y capacitar a los
usuarios en temas de la contratación administrativa y la administración de
recursos materiales.
· Administrar
y custodiar el Registro de Proveedores de la Institución.
Artículo 13.—Competencias. La
Proveeduría Institucional deberá ser la dependencia administrativa responsable
por la:
· Contratación Administrativa:
Contrataciones directas, Licitaciones Públicas y abreviadas, entre otras.
· Recepción y despacho de
materiales suministros en el Almacén Institucional.
· Programación, control y
registro de compras.
Para ello deberá contar con toda la plataforma informática que brinda
asistencia para las transacciones y la toma de decisiones, así como también
contar con la participación de todas las instancias técnicas, jurídicas,
presupuestarias, financieras y administrativas para el óptimo servicio que
brinda.
Artículo
14.—Tareas generales de la Proveeduría
Institucional. Las tareas generales de la Proveeduría Institucional son las
siguientes:
1. Elaborar el plan anual de
compras proyectado para cada período presupuestario que deberá publicar en el
Diario Oficial La Gaceta en el primer mes de dicho período.
2. Recibir
las decisiones iniciales de contratar así como consolidar las solicitudes de
bienes y/o servicios de los distintos usuarios en casos de compras que se
puedan agrupar sea porque son de uso común o porque corresponde a la
programación de compras de acuerdo a la aplicación de criterios relativos al
mercado, disponibilidad de proveedores comunes, economías a escala, etc.
3. Establecer lineamientos que
contengan los requisitos y procedimientos a seguir en relación con los procesos
de contratación administrativa.
4. Administrar, custodiar el
Registro de Proveedores de la institución y establecer los lineamientos y
acciones administrativas, técnicas, informáticas para que este funcione
óptimamente y esté a la disposición del usuario en general.
5. Definir el procedimiento de
contratación administrativa a seguir de acuerdo al plan de compras
institucional y conforme a la normativa vigente.
6. Elaborar los pliegos de
condiciones y solicitudes de cotización de cada tipo de contratación según el
objeto contractual del que se trate y de acuerdo al grado de complejidad.
7. Realizar las invitaciones en La
Gaceta o en forma directa según sea el caso para participar a todos los
potenciales oferentes conforme a la normativa vigente.
8. Recibir, preparar y efectuar
los actos de apertura de las ofertas para los distintos procedimientos de
compra.
9. Realizar
y coordinar todo el proceso de análisis de las ofertas, con las instancias
técnicas correspondientes, los órganos especializados, la asesoría jurídica
cuando lo amerite y demás colaboradores en el proceso de selección de la mejor
oferta.
10. Realizar las
adjudicaciones de los procesos de contratación cuando corresponda de acuerdo al
tipo de procedimiento definido.
11. Tramitar y
adjudicar los remates y subastas de acuerdo al rango de adjudicación por la cuantía
del negocio.
12. Actualizar,
incorporar y mantener actualizado el expediente de todas las contrataciones de
conformidad con lo establecido en el RLCA.
13. Atender los
recursos de objeción al cartel, revocatoria y apelación conforme a la normativa
vigente en cuanto a plazos y dentro del ámbito de su competencia.
14. Aprobar las
modificaciones, adiciones y nuevas contrataciones conforme al derecho de
modificación unilateral que otorga la LCA y su reglamento.
15. Aplicar las
sanciones de apercibimiento, inhabilitación, multas, cláusulas penales,
resoluciones, rescisiones y ejecución de garantías de participación y
cumplimiento, previa observancia del debido proceso.
16. Llevar
un registro de sanciones e inhabilitaciones de proveedores para consulta en futuras
invitaciones de contrataciones y para suministrar información al usuario en
general.
17. Dar apoyo y
capacitación a los usuarios solicitantes para el involucramiento de los
funcionarios en los procesos de contratación administrativa y emitir criterios
técnicos y posturas institucionales en el tema de la administración de recursos
materiales y la contratación pública.
18. Administrar
los bienes del almacén quienes ejecutarán la recepción, almacenamiento y
despacho de los bienes que se encuentren. Deberá aplicar las técnicas de manejo
de inventarios ya que será el auxiliar contable para las cuentas respectivas.
19. Mantener a
derecho la custodia o devolución de las garantías de participación y
cumplimiento aplicando lo dispuesto en la LCA y su reglamento.
20. Tramitar y
analizar las solicitudes de revisión o reajuste de precios de los distintos
procedimientos de contratación.
21. Utilizar los
medios electrónicos y digitales para los procesos de compra, invitaciones,
resoluciones, comunicaciones oficiales, de conformidad con la normativa
vigente.
22. Participar en
lo relativo a contratación administrativa y a la administración de recursos
materiales en los convenios marco que suscriba el CONARE, y comprometan
recursos institucionales.
Artículo 15.—Organización de la
Proveeduría Institucional. La Proveeduría Institucional dependerá
jerárquicamente de la Jefatura Administrativa de OPES-CONARE, y está
constituida por:
· Un proveedor institucional
quien fungirá como Jefe de la Dependencia, responsable representar o delegar la
participación de la Proveeduría en las Comisiones o Equipos de trabajo
asignados por sus superiores o el Consejo.
· Personal competente para
realizar las labores de:
· Coordinación y ejecución de
los procesos de contratación administrativa.
· Los procesos derivados del
Almacén Institucional para la custodia, entrega y administración del inventario
de bienes catalogados como de almacén, así como el despacho y etiquetado de los
activos fijos.
· Los
procesos de programación, control de la actividad contractual y actividades
secretariales según lo programado.
Artículo 16.—Funciones del personal.
El personal que integra la Proveeduría Institucional desempeñará las funciones
establecidas en el Manual de Puestos de la Oficina Administrativa, aprobado por
el Consejo.
Artículo
17.—De la programación de adquisiciones proyectada.
En la formulación del plan anual las dependencias solicitantes deberán incluir
la información de bienes y servicios del año correspondiente. Al respecto se
deberá conocer el presupuesto institucional aprobado por la Contraloría General
de República con indicación del programa ejecutor, el desglose por objeto de
gasto y el tipo de bien o servicio por adquirir, así como contemplar la
información de modificaciones y presupuestos extraordinarios.
La
Proveeduría Institucional deberá, posterior a la comunicación del presupuesto
aprobado, publicar el programa de adquisiciones proyectado de conformidad con
la LCA y su reglamento y realizar las modificaciones cada vez que existan
modificaciones al presupuesto ordinario.
Toda
aquella compra que no esté contemplada en el plan de adquisiciones proyectado e
implique una modificación al mismo para la realización del trámite
correspondiente, requiere de una justificación técnica en la solicitud del
usuario por parte de la dependencia ejecutora. El plan de compras puede sufrir
cambios en la planificación de las contrataciones previa publicación en el
Diario Oficial La Gaceta.
Artículo
18.—Estructura del programa de adquisiciones.
El programa de adquisiciones será definido al inicio de cada año entre el
proveedor institucional y el funcionario que ejecuta las labores de
programación y control. Tendrá las siguientes características:
· Calendarización de los
procesos de licitación pública, licitación abreviada, contratación directa, en
este apartado se deben incluir las diferentes agrupaciones o tipos de
contratación, tanto de bienes como de servicios.
· Criterios de agrupación: los
criterios aplicados de tiempo, la fragmentación lícita, la planificación de
bienes en almacén, activos fijos y tipos de bienes en común o sea las familias
de bienes y servicios de acuerdo a sus semejanzas en la características del
objeto contractual y la disponibilidad de proveedores similares en el mercado
para suplir dichos bienes y servicios.
· Fechas límites establecidas
para la presentación de solicitudes de bienes y servicios, facturas y cierre
del almacén.
CAPÍTULO III
De los procesos de
Contratación Administrativa
Artículo 19.—De la disponibilidad
presupuestaria previa a la solicitud de bienes y servicios. De conformidad
con la LCA y su reglamento la dependencia solicitante debe realizar el trámite
de solicitud de bienes y servicios con la debida aprobación del contenido
presupuestario realizada por las dependencias responsables de la ejecución y
control del presupuesto institucional.
Artículo
20.—Decisión inicial. Las solicitudes de bienes
y/o servicios que emitan las dependencias deberán ajustarse a los
requerimientos de la LCA y del RLCA, toda vez que constituye en la decisión
inicial en el caso de contrataciones directas.
Para los casos donde se establece el procedimiento
en licitaciones, el usuario deberá adjuntar una resolución inicial del
procedimiento de contratación que deberá ser adjuntada al expediente
respectivo. En el caso donde la solicitud presenta errores u omisiones, será
devuelta a la dependencia solicitante con indicación expresa del plazo para su
corrección. Una vez recibida la decisión inicial, la proveeduría deberá recibir
la documentación respectiva, registrarla y confeccionar el expediente en los
términos del RLCA y conforme al manual de procedimientos aprobado por el
CONARE.
Artículo
21.—Depuración de especificaciones y definición del
objeto contractual. Los bienes y servicios que se contratan serán aquellos
definidos de la manera más concisa, concreta, específica con la indicación
expresa de todas las características técnicas que le atribuyen.
Es
responsabilidad del usuario en coordinación con la proveeduría la preparación
suficiente de las condiciones del concurso y la determinación de la finalidad
pública que se persigue así como los requerimientos técnicos del bien.
En
aquellos equipos y programas tecnológicos, equipos y materiales de laboratorio,
material bibliográfico o cualquier otro bien especializado, las depuraciones de
especificaciones las realiza la dependencia competente.
Artículo
22.—De los procedimientos ordinarios, de excepción
y tipos de contratos. La Proveeduría Institucional realizará los siguientes
procedimientos ordinarios y de excepción conforme a la cuantía del negocio o en
los supuestos establecidos en la LCA y su Reglamento:
Procedimientos
ordinarios:
· Licitación Pública: Es el
procedimiento ordinario de carácter concursal que será establecido conforme a
los límites establecidos de cuantía o de acuerdo a la tipología del contrato
según los supuestos de la normativa vigente.
· Licitación Abreviada: Es un
procedimiento ordinario de carácter concursal de menor rigurosidad que la
Licitación Pública que será establecido conforme a los límites establecidos de
cuantía o de acuerdo a la tipología del contrato según los supuestos de la
normativa vigente.
· Remate: Es el procedimiento
ordinario de carácter concursal al que puede recurrir alternativamente la
Administración para vender o arrendar bienes muebles e inmuebles.
Procedimientos de excepción:
· Contrataciones Directas de
escasa cuantía: Son las contrataciones que por su limitado volumen y trascendencia
económica de conformidad con los límites establecidos, se pueden tramitar según
el procedimiento establecido en la LCA y su Reglamento.
· Contrataciones Directas
incompatibles con el concurso: Son las contrataciones directas efectuadas por
la Administración que por su naturaleza o circunstancias concurrentes no puede
o no es conveniente adquirirse por medio de un concurso, así como las que
habilite la Contraloría General de la República.
Así mismo la Proveeduría podrá utilizar estos procedimientos según lo
dispuesto en la LCA y su Reglamento para celebrar los siguientes tipos de
contratos:
· Licitación con financiamiento
· Licitación con precalificación
· Subasta a la baja
· Subasta a la baja electrónica
· Convenio marco”
Artículo 23.—Selección del procedimiento
de contrataciones. La selección del procedimiento de contrataciones se
realiza como resultado de la consolidación de las solicitudes de compra de
bienes y / o servicios de manera semanal o de acuerdo a la programación de
compras para ciertos artículos en específico. Para esta tarea es obligación del
proceso de programación y control valorar además los criterios de agrupación de
artículos y / o servicios para una mejor utilización de los recursos
institucionales.
Artículo
24.—Elaboración de carteles y llamado a participar.
La elaboración de carteles y pliegos de condiciones de los distintos
procedimientos de contratación administrativa se harán con base en la
información aportada en la solicitud de bienes y / o servicio y estará a cargo
de la proveeduría quien deberá elaborar para cada expediente de contratación un
cronograma de actividades el cual definirá períodos de ejecución para cada
actor. Este documento deberá ser actualizado oportunamente en cada etapa, su
omisión se considerará falta grave y podrá acarrear responsabilidad
disciplinaria del funcionario a cargo de esta actividad.
El
llamado a participar se realizará conforme lo dispuesto en la LCA, su
reglamento y los procedimientos internos aprobados por el CONARE.
Artículos
25.—Plazos para la recepción de ofertas. Los
plazos para la recepción de ofertas serán establecidos por la proveeduría
institucional dependiendo del tipo de bien y/o servicio respetando lo dispuesto
en la LCA y su reglamento.
Artículos
26.—Apertura de las ofertas. Una vez concluido
el plazo de recepción de ofertas la proveeduría institucional tendrá a su cargo
la apertura de las ofertas que se realiza frente a los oferentes que así lo
deseen y se levantará un acta para consignar la información más importante de
cada plica. La información que debe contener esta acta será determinada por la
jefatura de la proveeduría.
Artículo
27.—De los trámites bajo el supuesto de
contratación directa concursales. Para los supuestos de compras directas
concursales tipificados en la LCA, la proveeduría dirigirá el proceso de compra
y podrá cursar la respectiva invitación a no menos de tres proveedores tomados
del registro de proveedores institucional, con la indicación expresa del plazo
para la recepción de ofertas u cotización el cual puede oscilar entre cuatro
horas (debe acreditar la justificación en el acto de adjudicación de la
urgencia para utilizar este plazo) y cinco días hábiles. Las ofertas pueden ser
presentadas personalmente, correo electrónico, correo certificado o por vía fax,
las demás disposiciones legales se rigen por la normativa vigente. Las unidades
solicitantes pueden participar en el proceso de compra la cual debe hacerse en
coordinación con la proveeduría y bajo los lineamientos que ella establezca
para la elaboración del pliego de condiciones, la invitación a potenciales
oferentes, el estudio de las ofertas presentadas y la recomendación de
adjudicación.
El
acto de adjudicación deberá dictarse en un plazo máximo de diez días hábiles,
prorrogable por otro período igual a partir del día de la recepción de ofertas,
los proveedores podrán interponer recurso de revocatoria dentro del plazo de
dos días hábiles siguientes a su notificación. En los casos declarados como
urgentes no habrá recurso alguno.
Artículo
28.—De los trámites de contratación directa para
los casos de excepción. En los casos de las contrataciones directas de
excepción a los procedimientos ordinarios previstos en el RLCA, el usuario
solicitante deberá obligatoriamente acreditar en la solicitud de usuario las
razones suficientes para la aplicación del supuesto. Deberá coordinar y
asesorarse en todo momento con la Proveeduría Institucional para la utilización
de este supuesto en el entendido de que esta es la mejor forma para la
consecución del interés público.
Artículo
29.—De la contratación directa de muy escasa
cuantía. Se define la contratación directa de muy escasa cuantía en el
supuesto cuando la estimación del negocio de acuerdo a la programación que
realiza el funcionario de programación y control es de hasta un 10% del tope
máximo para definir la contratación directa concursal del artículo 136 del
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. En estos casos se puede
realizar en forma directa con un proveedor seleccionado del registro de
proveedores de la institución y tomando en cuenta la rotación correspondiente.
Para ello la unidad de contrataciones confeccionará un cartel sencillo o
solicitud de cotización, invitará al proveedor correspondiente, analizará la
oferta seleccionada bajo criterios formales, técnicos y financiero para
posteriormente emitir un cuadro de análisis y posteriormente la resolución de
adjudicación motivada que será firmada por el proveedor institucional. La
contratación directa de muy escasa cuantía no aplicará para los supuestos de
atención de situaciones originadas de una deficiente gestión administrativa
producto de una mala planificación sino que será contrataciones programadas por
el funcionario de programación y control y realizadas por el funcionario
responsable de contrataciones.
Artículo
30.—De los estudios técnicos. La proveeduría
institucional solicitará en los casos donde se considere necesario durante la
etapa de estudio de las ofertas o en la ejecución contractual, los criterios y
estudios técnicos a las dependencias solicitantes y/o las dependencias
especializadas en la función del objeto contractual a fin de contar con los
elementos necesarios de aceptación o rechazo de las ofertas u otra situación
derivada de una contratación en particular. Estas unidades estarán en la
obligación de brindar el apoyo necesario dentro de los lineamientos
establecidos para la contratación.
Artículo
31.—Del acto de adjudicación y de las instancias
competentes de adjudicación. La proveeduría institucional administrará el
procedimiento de contratación hasta la fase de adjudicación, realizará las
gestiones necesarias para la coordinación y seguimiento en esta fase del
proceso. A continuación se definirá los procedimientos de contratación y las
instancias competentes para firmar cada uno de los actos de adjudicación:
· Contrataciones directas de
escasa cuantía definidas en la RLCA, son aquellas contrataciones directas
descritas en dicho reglamento cuya cuantía del negocio no sobrepase el tope
mínimo para la definición de una licitación abreviada, la instancia competente
para dictar la resolución de adjudicación es el Proveedor Institucional, en
ausencia de éste será la Jefatura Administrativa.
· Los procedimientos definidos
como Licitaciones Públicas la instancia competente para dictar el acto de
adjudicación es el Consejo Institucional mediante acuerdo en firme, la Comisión
de Licitaciones deberá rendir un dictamen de recomendación de adjudicación que
será incorporado en el acuerdo.
· Los procedimientos definidos
como Licitaciones Abreviadas y las contrataciones de excepción descritas el
RLCA cuando la cuantía del negocio supere el límite inferior para la definición
de la Licitación Abreviada, la instancia competente para dictar el acto de
adjudicación es el Consejo Institucional mediante acuerdo en firme, la Comisión
de Licitaciones deberá rendir un dictamen de recomendación de adjudicación que
será incorporado en el acuerdo.
Estas mismas instancias son las competentes para declarar infructuosas
o desiertas las licitaciones según sea el caso.
Artículo 32.—Recepción,
almacenamiento y distribución. El Almacén de la Proveeduría Institucional
deberá llevar un registro de la mercancía que ingresa y sale para su
distribución. El funcionario responsable del almacén recibirá toda la mercancía
que será almacenada para su posterior distribución con excepción de aquella que
la jefatura de la proveeduría no considera necesario. Deberá tener un control
de las existencias de aquellos materiales de stock que son uso común para toda
la institución y solicitar el abastecimiento de estos ante la proveeduría para
su posterior compra mediante registros automatizados de control de existencias.
CAPÍTULO IV
Del Registro de Proveedores
Artículo 33.—Concepto. El Registro de
Proveedores es un instrumento de consulta obligatoria a nivel institucional en
el que se inscribirán las personas físicas y jurídicas que desean participar en
los procesos de contratación administrativa de manera que se encuentren
debidamente acreditados y evaluados en forma integral en cuanto a su historial,
sanciones, capacidad técnica, financiera, jurídica y cualquier otra condición
que resulte indispensable para una adecuada selección del contratista de cara a
la satisfacción del interés público.
Artículo 34.—Organización
del Registro de Proveedores. La Proveeduría Institucional es la responsable
de la administración del registro de proveedores, el cual estará organizado en
expedientes físicos con la información que ésta solicita a través de un listado
de requisitos.
La
Proveeduría Institucional mantendrá un respaldo automatizado de los datos de
cada proveedor mediante la plataforma informática necesaria para el registro y
consulta a nivel institucional.
Artículo
35.—Información del Registro de Proveedores. El
registro estará compuesto por los datos que aporten los proveedores según
requisitos definidos por la Proveeduría Institucional, dicha información es de
libre acceso para los usuarios que deseen consultarlo a nivel interno del
CONARE y al público en general. En este registro se debe anotar las sanciones e
inhabilitaciones para futuras contrataciones divulgando apropiadamente dicha
información a quién corresponda. La administración podrá celebrar acuerdos de
intercambio de información con otras entidades del sector público.
Artículo
36.—Invitación a incorporación y formulario de
inscripción. La proveeduría institucional invitará una vez al año, mediante
publicación en el Diario Oficial a formar parte del Registro de Proveedores.
Artículo
37.—De la actividad comercial del proveedor.
Para la inscripción en el Registro de Proveedores, el interesado también deberá
aportar una descripción detallada de los bienes y/o servicios que ofrece para
las consultas respectivas en los momentos en que se procede a las invitaciones
conforme a la normativa. La administración no asumirá ninguna responsabilidad
por la exactitud o veracidad de la información que se le suministre, de frente
al propio solicitante o terceros, ni con respecto al uso de patentes, marcas,
derechos de uso y distribución de bienes o servicios, de modo que se asume que
el solicitante cuenta con los requisitos legales en el país o en el extranjero
y con capacidad jurídica para contratar con la administración.
Artículo
38.—Revisión de requisitos. La solicitud de
inscripción debe ser presentada en la Proveeduría Institucional, la cual será
confrontada con los requisitos del formulario y en caso de existir
incumplimientos o inconsistencias se les previene para su subsanación. La
numeración que tendrá al momento de la inscripción será la misma que la cédula
de identidad en las personas físicas, cédula jurídica para las personas
jurídicas, pasaporte para los proveedores extranjeros físicos y para las
personas jurídicas extranjeras se asignará un número consecutivo que controlará
la proveeduría.
Artículo
39.—Vigencia de la información y actualización.
La información general del proveedor así como del bien o servicio que ofrece
tendrá una vigencia de dos años contados a partir de la fecha de la
incorporación al registro. Una vez vencida la información del proveedor la
Proveeduría Institucional prevendrá por escrito tan pronto como detecte esta
circunstancia por vía fax o por medios electrónicos indicando el vencimiento de
la información y solicitando la presentación de los documentos de actualización
en caso de que existan cambios en los datos suministrados. Si no existieran
cambios el proveedor debe indicar que la información permanece invariable.
Esta prevención otorgará un plazo máximo de cinco
días hábiles para su contestación sea por escrito o por medios electrónicos
salvo aquellos documentos formales de personería jurídica o certificación
pública de la naturaleza de las cuotas o acciones las cuales tienen que
presentarse originales. De no atender la prevención se tomará como proveedor
inactivo y no se tomará en cuenta para futuras contrataciones.
Artículo
40.—Calificación previa. En aquellos casos
donde resulte más conveniente para la administración, podrá tener registros
precalificados para ciertos bienes o servicios. Se evaluará aspectos como la
experiencia manifiesta, puntualidad de entrega en tiempo y en forma, calidad de
respaldo de las garantías, tiempo de respuesta, disponibilidad de repuestos y
talleres de mantenimiento, certificados de calidad, cursos de manejo de
alimentos e higiene y dispondrá si mantiene o no al proveedor en su registro.
La administración aplicará el siguiente procedimiento:
· La Proveeduría definirá
paulatinamente sus áreas de interés para la precalificación.
· Se elaborará un pliego de
requisitos que debe reunir la empresa.
· Se comunicará a las empresas
que ya consten en el registro como potenciales oferentes del bien o se invitará
mediante una publicación en un diario de circulación nacional.
· Se les otorgará un plazo que
no podrá ser menor a 10 ni mayor a 30 días hábiles para aportar los requisitos
de idoneidad.
· La administración definirá la
inscripción en el plazo establecido en la invitación.
· Una vez determinada la lista
de elegibles se procederá a dar de baja a los que no hayan cumplido con los
requisitos.
Artículo 41.—Casos especiales. Cuando
las circunstancias de mercado como la exclusividad o unicidad generen inopia
durante la contratación de un bien y / o servicio, se admitirá la oferta de
proveedores invitados que no estén inscritas en el registro, siempre y cuando
aporten la información legal correspondiente.
Artículo
42.—Proveedor inactivo. Se tendrá como
proveedor inactivo aquel que aunque haya registrado sus datos se negare a
actualizar la información del registro cuando la administración así lo haya pedido.
Artículo
43.—Exclusión del registro. Serán causales de
exclusión del registro de proveedores:
· La muerte de la persona física
o la extinción de la persona jurídica.
· La manifestación expresa por
escrito del proveedor inscrito.
· Los
que hayan sido inhabilitados de conformidad con la LCA.
· Por la no sujeción del
proveedor a los estándares o requisitos que indicare la administración mediante
reglamentos o normas técnicas emanadas de los órganos competentes.
· La comprobación de falsedad en
cualquiera de los datos suministrados por el proveedor.
Artículo 44.—Uso y rotación del Registro
de Proveedores. La proveeduría garantizará una adecuada rotación de los
potenciales oferentes al momento de crear
las invitaciones para los diferentes procedimientos de contratación. Deberá
apoyarse en una debida automatización del registro para crear estas consultas a
manera de reportes.
CAPÍTULO V
Rescisión, resolución y
régimen sancionatorio
Artículo 45.—De la rescisión y resolución contractual. La
Proveeduría Institucional será la encargada de la coordinación y ejecución del
proceso de rescisión, resolución contractual. En los casos de resolución,
rescisión contractual se conformará el órgano director del procedimiento el
cual estará conformado en todo momento por el Asesor Jurídico, la Jefatura
Administrativa y el proveedor institucional. Los órganos competentes para
resolver y rescindir los contratos serán los siguientes:
En
licitaciones públicas el competente para resolver o rescindir los contratos
será el Consejo Institucional mediante acuerdo en firme, adjuntando la
resolución que dicte la Comisión de Licitaciones.
En
licitaciones abreviadas y contrataciones directas autorizadas por la
Contraloría o tramitadas bajo la excepción de la normativa cuando la cuantía
del negocio supera el límite inferior de la licitación abreviada: el competente
para resolver o rescindir los contratos será el Consejo Institucional.
En
contrataciones directas de escasa cuantía o por excepción cuando la cuantía del
negocio es menor al límite inferior para la Licitación Abreviada: el competente
para resolver o rescindir los contratos será el proveedor institucional en
ausencia de éste será la Jefatura Administrativa.
Artículo
46.—Del régimen sancionatorio. La Proveeduría
Institucional deberá realizar el debido procedimiento establecido en la Ley
General de la Administración Pública y el acto administrativo sancionatorio
será tomado por el Proveedor Institucional en ausencia de éste será la Jefatura
Administrativa. Las sanciones ejecutadas formarán parte del expediente del
registro de proveedores y serán notificadas a las instancias competentes.
La
aplicación de multas, cláusulas penales y sanciones serán bajo los términos
explicados en los carteles de contratación.
En
el caso de los funcionarios cuando se compruebe previo debido proceso, que un
funcionario no cumplió con las funciones y obligaciones definidas para su
competencia en materia de contratación administrativa sea por negligencia,
culpa grave o dolo, será sancionado de conformidad con la normativa
institucional, esto incluye las contrataciones consideradas como irregulares.
Artículo
47.—Vigencia. Rige a partir de su publicación.
Jonathan Alexis Chaves Sandoval.—1 vez.—(IN2013080622).
REGLAMENTO PARA LA TRANSFERENCIA, USO,
CONTROL
Y LIQUIDACIÓN DE LOS RECURSOS GIRADOS
A SUJETOS PRIVADOS CON CONVENIO DE COOPERACIÓN
Y
TRANSFERENCIA DE RECURSOS VIGENTE CON EL
PATRONATO
NACIONAL DE LA INFANCIA PARA
LA
PREVENCIÓN, PROTECCIÓN Y ATENCIÓN
DE
PERSONAS MENORES DE EDAD
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo
1º—El presente reglamento tiene como objeto establecer las regulaciones
para la asignación, giro, uso, control y fiscalización de los recursos girados
por el PANI a los sujetos privados que mediante convenio debidamente suscrito y
vigente ejecuten proyectos de cooperación para la prevención, promoción,
defensa, atención y protección de los derechos humanos de las personas menores
de edad.
Artículo 2º—Para efectos del
presente reglamento se entenderán por:
1. PANI: Patronato Nacional de la
Infancia.
2. Junta Directiva: La Junta Directiva del PANI.
3. Presidencia Ejecutiva: La Presidencia Ejecutiva del PANI.
4. Gerencia Técnica: Gerencia Técnica del PANI según Ley
Orgánica del PANI.
5. Gerencia de Administración: Gerencia de Administración del
PANI según Ley Orgánica del PANI.
6. Departamento Financiero Contable: El Departamento Financiero
Contable del Patronato Nacional de la Infancia, como dependencia de la Gerencia
de Administración competente para realizar la fiscalización de las
transferencias.
7. Asesoría Jurídica: Asesoría Jurídica del Patronato Nacional
de la Infancia.
8. Oficina de Transferencias y Control: Dependencia del
Departamento Financiero Contable, competente para realizar la gestión de giro y
control interno de los recursos que se transfieren a los sujetos privados.
9. Departamento de Acreditación:
Dependencia de la Gerencia Técnica del PANI competente para realizar las
funciones de supervisión y asesoría técnica de los programas ejecutados por las
Organizaciones no gubernamentales, se encarga además del trámite de registro,
control y verificación de la población atendida.
10. Contraloría: Contraloría
General de la República
11. Auditoría: Auditoría Interna
del Patronato Nacional de la Infancia, componente orgánico del sistema de
control interno.
12. Organización no gubernamental
(ONG): Entidad de carácter privado sin fines de lucro que jurídicamente
adoptan diferentes estatus, tales como asociación, fundación, corporación y
cooperativa, entre otras formas. Cuando estas organizaciones reciban o
administren recursos del Estado, se convierten en sujetos de derecho público en
cuanto a las responsabilidades por la administración de dichos fondos.
13. Programas de atención:
Modalidades de atención públicos o privados que brindan atención a personas
menores de edad para la garantía de sus derechos y su desarrollo integral.
14. Centros de Atención Integral
(CIDAI): Modalidades de atención diurna, de carácter preventivo en el apoyo
a la familia, donde los niños, niñas y adolescentes, asisten para su cuido
diario, en horarios diurno o nocturno. Estos centros brindan servicios a
personas menores de edad, acordes con las áreas de educación, recreación, salud
y el desarrollo personal social, para lo cual cuentan con un modelo de
atención.
15. Centros de Alimentación (CAL):
Son modalidades de atención diurna orientadas a brindar una alimentación y
nutrición apropiada a niños, niñas y adolescentes, mediante un servicio de alimentación
que favorezca su proceso de desarrollo. Tiene un carácter preventivo según el
modelo de atención definido.
16. Centros de Atención de
Tratamiento Especial Ambulatorio: Programas donde los niños, niñas y
adolescentes, asisten en horario diurno, para recibir tratamiento psicológico,
médico u otro específico según su modelo de atención.
17. Programas
de Protección Integral de modalidad residencial con o sin énfasis en
tratamiento: Son alternativas de protección donde se brinda atención
integral a las personas menores de edad que han sido separadas de sus núcleos
familiares debido a la violación de sus derechos. La atención incluye las áreas
de cuidado diario, salud, recreación, educación y atención profesional.
18. Programas especiales de
prevención, promoción y defensa: Dirigidos a la prevención, promoción y
defensa de los derechos de la niñez y la adolescencia que cuenten con el aval
de la Gerencia Técnica y la Presidencia Ejecutiva
19. Hogares Solidarios
Subvencionados: Son hogares de protección que ofrecen la posibilidad de
integrar en una familia a un niño, niña o adolescente, que requiere de
protección especial. Pueden ser de la misma familia extensa de la persona menor
de edad o personas de la comunidad, en ambos casos deben ser debidamente evaluados
por la oficina local competente. A estas familias se les confiere el cuido
provisional o depósito judicial de una persona menor de edad o grupo de
hermanos, y asumen la obligación de ofrecerle las condiciones necesarias para
potenciar su desarrollo y garantizar sus derechos.
20. Representante
del Hogar Solidario: Persona física del grupo familiar que firma el
convenio del Hogar Solidario que brinda la protección a la persona (s) menor
(es) de edad a su cargo y quien asume obligaciones en relación con el PANI,
tanto en cuanto a la atención y protección de dicha persona (s) como en
relación con el uso de los recursos que son transferidos al Hogar Solidario.
21. Cupos: Número de espacios
destinado para personas menores de edad que el PANI subvencionará en los
programas.
22. Sujetos privados:
Organizaciones no gubernamentales y personas físicas representantes de los
hogares solidarios.
23. Convenio:
Convenio de Cooperación y de Fiscalización de recursos que consigna el acuerdo
escrito de voluntades entre el PANI y los representantes de las ONG y de los
hogares solidarios subvencionados, tendientes a establecer los mecanismos y las
contraprestaciones técnicas y financieras de cooperación recíproca y de
fiscalización técnica y financiera por parte del PANI para el uso correcto de
los recursos según los fines del convenio.
24. Modelo de Costos:
Estructura creada por el PANI en la que se detallan los distintos componentes
del costo total de atención mensual de una persona menor de edad según
modalidad y especialidad de atención.
25. Subsidio:
Porcentaje del costo total que se financia por persona menor de edad según
modalidad de convenio y especialidad y que se gira a las organizaciones no
gubernamentales y hogares solidarios subvencionados que hayan suscrito un convenio
con el PANI. El subsidio podrá ser diferenciado según el modelo de costos,
perfil de población y aprobado previamente por la Junta Directiva.
26. Bono educativo:
Corresponde a un giro anual que podrá realizar el PANI con el fin de apoyar los
gastos propios de la educación formal, no formal, técnica o profesional,
estimulación temprana o necesidades especiales educativas de las personas
menores de edad atendidos.
27. Bono Navideño: Corresponde a
un giro anual que podrá realizar el PANI con el fin de apoyar los gastos de la
época de navidad.
28. Recursos Extraordinario:
Transferencia de recursos de orden extraordinario que realiza el PANI a los
sujetos privados previa aprobación de la Junta Directiva.
29. Proyectos específicos:
Transferencia de recursos a las organizaciones no gubernamentales para cumplir
con proyectos, actividades o acciones suscritos mediantes convenios específicos
de interés del PANI y sujetos a la normativa de la presente reglamentación.
30. Permiso
de Habilitación: Permiso otorgado por el Consejo de Atención Integral
adscrito al Ministerio de Salud Pública (CAI), según Ley Nº 8017, a los centros
de atención integral públicos, privados y mixtos para personas hasta de doce
años de edad.
31. Permiso Sanitario de
Funcionamiento: Certificado extendido por el Ministerio de Salud, para
autorizar el funcionamiento de un establecimiento que atiende población mayor
de 12 años.
32. Permiso de Funcionamiento:
Autorización otorgada por parte del PANI a través del Departamento de
Acreditación para que un Sujeto privado o público ejecute un programa de
atención dirigido a personas menores de edad conforme a la reglamentación
vigente establecida para tales efectos.
33. Atención Integral: Proceso
de atención directa de las personas menores de edad, que en el marco de la
doctrina de la protección integral debe garantizar el cumplimiento de todos sus
derechos, considerar su períodos evolutivo de desarrollo y todos los aspectos
vinculados con su desarrollo integral, físico, biológico, mental, psicológico,
educativo, moral, social, jurídico, recreativo, deportivo y espiritual, entre
otros.
34. Protección Integral:
Conjunto de acciones, políticas, planes y Programas que con Prioridad Absoluta
se dictan y ejecutan desde el Estado, en el marco de un sistema nacional de
protección para garantizar que todos los Niños, Niñas y Adolescentes gocen de
manera efectiva y sin discriminación de sus derechos.
35. Estados Financieros:
Contiene dos estados contables básicos: El Balance General y Estado de Pérdidas
y Ganancias firmados por el Contador que los preparó y por el representante
legal del sujeto privado, necesariamente acompañados de una certificación
emitida por un Contador Público Autorizado, en la cual se haga constar que las
cifras que presentan dichos estados financieros corresponden a las que están
contenidas en los registros contables de la entidad.
36. Libro contables: son aquellos libros debidamente legalizados, donde se
registran en forma ordenada y cronológica, las distintas operaciones
adecuadamente sustentadas, que realizan las Organizaciones de acuerdo a normas
y principios contables, las leyes laborales, tributarias y otras vigentes. La
legislación mercantil establece cuáles son los libros contables obligatorios
para las organizaciones.
El
Diario es el libro contable donde se recogen, día a día, los hechos económicos
de la Organización.
El libro
Mayor es el libro contable donde se recogen los hechos económicos de la
Organización ya no en función de su fecha de realización, sino a la cuenta que
se ha visto afectada.
El libro
de inventarios y balances es aquel en el cual periódicamente se asientan los
estados financieros de la Organización, los cuales comprenden: Balance de
Comprobación, Balance de Situación y Estado de Resultados.
37. Facturas, comprobantes
y respaldos de los gastos: Los justificantes que respaldan la adquisición
de bienes y servicios deberán ser confeccionados por la respectiva casa
comercial en original, a nombre de la Organización. Las facturas deben
especificar la fecha, detalle del bien o servicio adquirido, cantidad, monto
unitario, monto total. Las mismas no deben contener borrones, alteraciones y
estar en buen estado de conservación, además, deberán cumplir con los
requisitos establecidos por la Dirección General de Tributación Directa. Para
los casos de un tiquete de caja u otro tipo de comprobante que sustituya a la
factura, éstos deberán cumplir con los requisitos establecidos por la Dirección
General de Tributación. En toda factura, tiquete o comprobante se debe incluir
la recepción a conformidad de los bienes y servicios por parte del responsable,
nombre del responsable, firma y fecha. Se le estampará un sello que tenga la
leyenda “pagado con cheque, efectivo o transferencia electrónica, número y
fecha de pago”.
38. Unidades de Desarrollo:
Parámetro que establece la Contraloría General de la República para definir los
siguientes requisitos cuándo el monto total de la transferencia supere dicho
parámetro:
a) Presentar estados financieros dictaminados por
un Contador Público Autorizado.
b) Contar con la aprobación previa de los presupuestos ordinarios y
extraordinarios por parte de la Contraloría General de la República.
39. Plan de Trabajo: Es el
documento que prepara la ONG y que contiene la formulación de los objetivos y
metas que justificarán la solicitud de los recursos al mayor detalle posible
vinculado al monto de gasto que significa cada meta. El plan de trabajo oficial
es el que apruebe la Junta Directiva de cada organización no gubernamental.
40. Presupuesto: Documento
presupuestario preparado por la ONG que refleja la expresión financiera o
cuantitativa del plan de trabajo para lo cual utilizarán los clasificadores de
ingresos y egresos del Sector Público por tratarse de fondos del Estado.
41. Liquidación de cuentas:
Informe que deberá presentar la ONG al PANI según la periodicidad que se
consigne en el convenio sobre el uso de los fondos, los informes se referirán a
la ejecución del presupuesto del programa o proyecto, así como al logro de los
objetivos planteados en el respectivo plan de trabajo anual sobre el uso de los
fondos.
42. Boleta
de identificación del niño, niña o adolescente y su familia:
Formulario que debe contener cada expediente de la persona menor de edad en los
centros de Alimentación Y en los centros de atención integral, que brinde
información general sobre la persona menor de edad y su familia.
43. Boletas
de Ingreso y Egreso: Formulario de información general según formato dado
por el Sistema de Información del Departamento de Acreditación, que deben
remitir adjunto a los listados de población mensual, lo que permite registrar
el subsidio y verificar la permanencia. Se aplica a todos los programas.
CAPÍTULO II
De la transferencia de recursos a sujetos
privados no gubernamentales
Artículo
3º—En el mes de febrero de cada año, el Departamento de Acreditación y el
Departamento Financiero comunicarán a las ONG´S, los formatos establecidos y
requisitos exigidos en esta etapa para su posterior revisión y verificación.
Artículo
4º—Las organizaciones no gubernamentales deberán enviar al Departamento de
Acreditación del PANI antes del 31 de mayo de cada año, los planes de trabajo y
presupuesto conjuntamente con los requisitos que estén definidos por
lineamientos institucionales conforme a lo que exige la Contraloría General de
la República para su estudio y asignación de recursos para el siguiente
ejercicio económico.
Artículo 5°—A más
tardar al último día del mes de julio de cada año, el Departamento de
Acreditación hará un estudio para determinar la cantidad de cupos por aprobar a
cada sujeto privado que brinda atención a personas menores de edad en
vulnerabilidad social. Para la determinación de dichos cupos se tomará como
base el criterio institucional con fundamentos técnicos validados por la
Gerencia Técnica. La aprobación definitiva de la propuesta de los cupos a cada
sujeto privado le corresponderá a la Gerencia Técnica.
Artículo
6º—El Departamento de Acreditación en coordinación con el Departamento
Financiero, comunicarán a la Gerencia de Administración, antes del 05 de
setiembre de cada año, el detalle de las organizaciones no gubernamentales que
cumpliendo con todos los requisitos establecidos en el presente reglamento,
podrán recibir recursos para lo cual indicarán la población y el monto anual
estimado. La Gerencia de Administración procederá a la inclusión de la lista
recomendada en el proyecto de plan de trabajo y presupuesto ordinario
institucional del año siguiente, que deberá contar con la aprobación de la
Junta Directiva antes del 30 de setiembre.
Artículo 7º—La verificación
previa a la asignación del presupuesto por parte del PANI deberá ser aplicado
también en aportes adicionales cuando corresponda el financiamiento por la vía
de presupuestos extraordinarios o modificaciones presupuestarias, incluyendo la
financiación de proyectos específicos distintos a los programas ordinarios
financiados en el Presupuesto anual del PANI.
CAPÍTULO III
Asignación
y giro de los recursos a las ONG
Verificación del cumplimiento de requisitos previos a
la suscripción del convenio para el giro de los recursos.
Artículo
8º—El PANI suscribirá convenios para la transferencia de recursos con los
sujetos privados a cargo de programas de atención que cumplan con los
siguientes requisitos:
Contar
con el permiso de funcionamiento del Ministerio de Salud, según la normativa
vigente conforme a la Ley General de Salud y normas concomitantes.
Aportar certificación de que
los sujetos privados se encuentran al día en el pago de cuotas obrero
patronales con la Caja Costarricense del Seguro Social y FODESAF.
Aportar certificación de
personería jurídica vigente, como máximo de un mes de emitida, que incluya
expresamente la fecha de vencimiento del nombramiento del representante legal
de la organización.
Aportar certificación de
reformas o modificaciones a los estatutos de los sujetos privados verificadas
en los últimos doce meses, si las hubiere.
Aportar certificación de
reformas o modificaciones de los estatutos de la ONG inscritas en el Registro
Nacional efectuadas en los últimos doce meses, si las hubiere.
Aportar copia de la cédula de
identidad del representante legal, salvo si ésta ya constara dentro del
expediente de los sujetos privados y no estuviere vencida.
Haber cumplido con la
presentación de la liquidación y estados financieros en relación con los
recursos transferidos por el PANI, según lo establecido en el convenio del año
anterior y en el presente reglamento.
Contar con la recomendación
favorable de los Departamentos de Acreditación y Financiero Contable para la
transferencia de recursos para un nuevo periodo, establecidas en los informes
de evaluación anual que realicen dichas dependencias.
Cumplir lo establecido sobre
regulaciones aplicables a los sujetos privados que reciben partidas específicas
y transferencias del Presupuesto Nacional así como transferencias por
beneficios patrimoniales, gratuitos o sin contraprestación alguna, de entidades
u órganos públicos; o que por disposición de ley, deben presentar su
presupuesto para la aprobación de la Contraloría General de la República.
Contar con el permiso de
funcionamiento que otorga el PANI según la normativa vigente.
Certificación
extendida por el Departamento Financiero de haber cumplido con la presentación
de las aprobaciones de presupuestos anteriores por parte de la Contraloría
General, la constancia de estar al día en la presentación de la liquidación
presupuestaria, los estados financieros y manejo de recursos en cuenta
corriente exclusiva y registros independiente, en relación con los recursos
transferidos por el PANI. Asimismo, el Departamento Financiero aportará al Departamento
de Acreditación la certificación de fondos que garantice la disponibilidad
presupuestaria del convenio a suscribir, así como el documento que indique que
la ONG se encuentra debidamente inscrita en el Sistema Integral de Planes y
Presupuesto (SIPP) de la Contraloría General de la República.
Artículo
9º—Corresponderá al Departamento de Acreditación y al Departamento Financiero
Contable, corroborar la existencia y vigencia de la documentación e información
señalada en el artículo anterior, y dictaminar cuales organizaciones cumplen
con la totalidad de tales requisitos, así como de aquellos establecidos por la
Contraloría General para la suscripción de convenios para el giro de recursos
públicos. El dictamen técnico favorable respectivo, se incorporará en el
expediente de cada ONG.
A partir
del dictamen técnico anterior, de lo establecido en el presupuesto
institucional y de los criterios técnicos y financieros pertinentes, el
Departamento de Acreditación y el Departamento Financiero Contable, con el aval
de la Gerencia Técnica y la Gerencia de Administración, elaborarán la propuesta
oficial de las organizaciones con la que se suscribirán convenios de
transferencia de recursos, del porcentaje del costo total de la atención por
niño y niña que subsidiará la institución según las modalidades de convenio en
materia de protección especial, del detalle de los recursos a girar a cada
organización, con el número de cupos propuesto para cada programa y el período
específico por el que se suscribiría cada convenio.
El
Departamento Financiero Contable aportará al Departamento de Acreditación la
certificación de fondos que garantice la existencia de los recursos
correspondientes para dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en los
convenios propuestos.
El Departamento de
Acreditación y el Departamento Financiero Contable definirán los requerimientos
y condiciones técnicas y financieras que deben incorporar los convenios a
suscribir con cada modalidad de programa.Artículo 10.—El dictamen técnico y financiero favorable citado en el
artículo anterior, se incorporará en el expediente respectivo de la ONG y el
Departamento de Acreditación lo enviará a la Asesoría Jurídica conjuntamente
con la siguiente documentación:
a) Contar con el permiso de funcionamiento
emitido por el Ministerio de Salud conforme la Ley General de Salud.
b) Aportar certificación de que las ONG se encuentren al día en el pago
de las cuotas obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social y el
FODESAF.
c) Aportar certificación de personería jurídica vigente, como máximo
de un mes de emitida, que incluya expresamente la fecha de vencimiento del
nombramiento del representante legal de la organización.
d) Aportar certificación de reformas o modificaciones de los estatutos
de la ONG inscritas en el Registro Nacional efectuadas en los últimos doce
meses, si las hubiere.
e) Aportar copia de la cédula de identidad del representante legal,
salvo si ésta ya constara dentro del expediente de la ONG y no estuviere
vencida.
f) Certificación extendida por el Departamento Financiero de haber
cumplido con la presentación de las aprobaciones de presupuestos anteriores por
parte de la Contraloría General, la constancia de estar al día en la
presentación de la liquidación presupuestaria, los estados financieros y manejo
de recursos en cuenta corriente exclusiva y registros independiente, en
relación con los recursos transferidos por el PANI. Asimismo, el Departamento
Financiero aportará al Departamento de Acreditación la certificación de fondos
que garantice la disponibilidad presupuestaria del convenio a suscribir, así
como el documento que indique que la ONG se encuentra debidamente inscrita en
el Sistema Integral de Planes y Presupuesto (SIPP) de la Contraloría General de
la República.
g) Contar con el permiso de funcionamiento que otorga el PANI según la
normativa vigente.
El
Departamento de Acreditación si luego de la revisión del expediente observa
incumplimiento total o parcial de alguno de los requisitos deberá prevenir en
un plazo de 5 días hábiles a la ONG para que subsane las omisiones o
incumplimientos detectados.
El convenio de cooperación y fiscalización
de recursos transferidos a las
ONG
Artículo 11.—Antes del día 30
de octubre de cada año, salvo condiciones especiales, el Departamento de Acreditación
trasladará a la Asesoría Jurídica, los expedientes de aquellas organizaciones
con las que se ha propuesto suscribir convenios. A dichos expedientes se deben
adjuntar, el dictamen técnico favorable, la certificación de fondos
correspondiente, un listado de las organizaciones con la que se propone
suscribir convenios, la propuesta del porcentaje del costo total de la atención
por niño y niña que subsidiará la institución según las modalidades de convenio
con las organizaciones no gubernamentales, la propuesta de los recursos a girar
a cada organización según modalidad, con el detalle del número de cupos
propuesto para cada programa y el período específico por el que se suscribirá
cada convenio, lo cual debe estar aprobado por la Junta Directiva.
La Asesoría Jurídica
confeccionará el convenio o la adenda respectiva de conformidad con los insumos
aprobados por la Junta Directiva Institucional, además gestionará la firma y la
correspondiente aprobación interna.
Artículo
12.—Corresponde a la Asesoría Jurídica revisar que el expediente enviado por el
Departamento de Acreditación contemple todo lo indicado en el artículo
anterior, así como la formulación de las clausulas correspondientes a los cupos
autorizados, el porcentaje del costo por persona menor de edad según la
estructura de costos, límite del presupuesto autorizado para las
transferencias, el estado de las ONG con la Caja Costarricense de Seguros
Social y FODESAF y demás cláusulas de rigor que considere pertinentes.
Asimismo, corresponde a la Asesoría Jurídica elevar las propuestas de los
convenios y adendas a la Junta Directiva para su aprobación. Posteriormente, la
Asesoría Jurídica confeccionará cada convenio, gestionará sus respectivas
firmas y la aprobación interna de los mismos.
Artículo 13.—El
convenio dejará claramente señalados los objetivos del financiamiento, el
compromiso de la ONG de llevar los registros de la transferencia del PANI en
forma separada y en cuenta corriente exclusiva en un banco perteneciente al
Estado para cada uno de los programas de la ONG que financie el PANI. Quedará
además plasmado en el convenio, la periodicidad en que deben remitir los
informes técnicos y financieros de la rendición de cuentas y las sanciones por
incumplimiento para lo cual la Junta Directiva aprobará los Convenios Marco y
las Adendas respectivas (Anexo 10 Convenios marco y adendas)
Artículo 14.—El
plazo de vigencia de los convenios se establece por un año y podrá ser
prorrogado por la Administración mediante la suscripción de adendas, hasta un
plazo máximo de tres años, es decir, un total de cuatro años.
Artículo 15.—Corresponde a la
Junta Directiva, con recomendación de la Presidencia Ejecutiva aprobar el
porcentaje del costo total que subsidiará según las modalidades de convenio
previo informe que elaborará el Departamento de Acreditación y el Departamento
Financiero con el visto bueno de la Gerencia Técnica y la Gerencia de
Administración. El informe deberá contener el estudio de la viabilidad y
sostenibilidad financiera del porcentaje recomendado a la Junta Directiva, así
como las justificaciones técnicas y económicas que amparen la solicitud. Para
ello, deberán actualizar anualmente el monto del citado costo de atención
tomando en cuenta entre otros aspectos, el aumento de la inflación anual y la disponibilidad
presupuestaria del PANI.
La aprobación del supra citado
informe, será el insumo que se incorporará en los convenios marco para cada una
de las modalidades o en las adendas respectivas.
Artículo
16.—Cuando el convenio se suscriba por primera vez, la
Oficina de Transferencias y Control procederá en forma inmediata a realizar el
primer giro de los recursos según la fecha de vigencia del convenio y conforme
a los cupos aprobados en el convenio.
Los giros siguientes se
realizarán conforme a los listados de población atendida que remita el
Departamento de Acreditación a la Oficina de Transferencias y Control, oficina
que realizará los ajustes negativos por menor cantidad de población atendida,
ajustes que se aplicarán en el mes siguiente.
Dicha planilla se genera una
vez recibidos y procesados los informes de población atendida correspondientes,
en los primeros quince días hábiles del mes siguiente al atendido. El cálculo
del monto del subsidio a pagar por cada persona menor de edad atendida y de nuevo
ingreso, se hará a partir de la fecha de ingreso del niño, niña o adolescente a
la ONG, según la información reportada en la planilla supracitada.
Artículo 17.—La Oficina de
Transferencias y Control del Departamento Financiero-Contable, verificará de
previo al giro de los recursos que la ONG se encuentra declarada como patrono
activo y al día o en arreglo judicial certificado así por la CCSS. Igualmente,
estar al día con el pago de la cuota a favor del FODESAF.
De encontrarse morosa o con
alguna irregularidad ante la CCSS o FODESAF, la oficina de Transferencias y
Control, comunicará dicha situación a la ONG y advertirá a la ONG sobre la
imposibilidad de girar los recursos hasta que no se cumpla con dichos
requisitos.
Sobre el financiamiento por cupos y planilla para el
pago
del subsidio a las ONG por
persona menor de edad
Artículo
18.—El monto de los recursos presupuestados a cada ONG
dependerá del número de cupos aprobados para el programa en un período
específico. Trimestralmente, el Departamento Financiero-Contable informará al
Departamento de Acreditación sobre los remanentes de la partida presupuestaria
donde se imputan las transferencias a las ONG para que el Departamento de
Acreditación proponga la distribución de dichos remanentes según estudios
técnicos previos. Esta propuesta deberá ser avalada por la Gerencia Técnica.
Artículo
19.—En cualquiera de las modalidades de los diversos
programas, cuando la persona menor de edad egrese del programa y su cupo sea
ocupado y sustituido inmediatamente por otro niño o niña, se reconocerá el pago
como el de un mismo y único cupo.
Artículo 20.—Tratándose
de programas con modalidad de centros de atención integral, con horario diurno,
no se descontará del monto a girar, la inasistencia de personas menores de edad
por un máximo de 5 días, siempre y cuando se demuestre al PANI que el niño o
niña no ha dejado de pertenecer al programa subvencionado y que la ausencia no
es imputable al programa.
Artículo
21.—En el caso de los centros de atención integral con horario diurno , los
programas deberán contar con un expediente de cada niño, niña o adolescente que
contenga además de los lineamientos comunicados oficialmente por el
Departamento de Acreditación, un estudio socioeconómico con los criterios
establecidos por dicho Departamento y elaborado por un licenciado(a)
incorporado(a) al Colegio de Trabajo Social, o en su defecto una ficha de
información social o instrumento elaborado por otra institución del Estado, que
permita contar con criterios objetivos para definir el otorgamiento del
subsidio por parte del PANI y el monto de la cuota que deben aportar los padres
de familia o representantes legales si corresponde a sus ingresos.
En el caso de los Centros de
Alimentación, los programas deberán contar con un expediente de cada niño, niña
o adolescente que contengan los lineamientos oficialmente comunicados por el
Departamento de Acreditación, lo que además incluye la Boleta de Identificación
del niño, niña o adolescente exclusiva para los Centros de Alimentación (Anexo
9), que evidencia la necesidad del niño, niña o adolescente de recibir el
servicio y de ser considerado dentro de los cupos subsidiados por el PANI.
En el caso de los centros de
atención residencial los programas deberán contar con un expediente de cada
niño, niña o adolescente que contengan: La medida de protección o el documento
legal que respalde el proceso especial de protección en el que se encuentra la
persona menor de edad y demás documentos según lineamientos oficialmente
comunicados por el Departamento de Acreditación. Asimismo, deberán contar con
los informes psicológicos y los planes de atención en relación con la
permanencia de la persona menor de edad, acorde con el Modelo de Atención.
Cuando se trate de centros de
atención especializada, tales como tratamientos de adicción a drogas o de
capacitación formativa para personas menores de edad cuyos padres ejerzan la
autoridad parental en forma adecuada no requerirá la medida de protección o
documento legal de la Oficina Local del PANI. En estos casos cuando así la
situación socioeconómica de la familia de la persona menor de edad lo amerite,
el PANI, podrá subvencionar a estas personas menores de edad, previo valoración
socioeconómica que haga la ONG, valoración que deberá contar con la aprobación
del Departamento de Acreditación.
Artículo 22.—El
subsidio por parte del PANI será realizado en virtud de días efectivos de
permanencia de las personas menores de edad en la modalidad de alternativa
diurna y residencial que se trate, de tal forma que resultará improcedente el
pago de aquellos días en que el programa se encuentre cerrado o sin servicio, a
excepción los días declarados feriados por ley o como días de asueto decretados
por el Gobierno de la República.
Artículo
23.—En el caso de los proyectos específicos presentados por ONG que financie
programas, actividades y proyectos de prevención, promoción y defensa,
requerirán primero de la aprobación de la Gerencia Técnica del plan de trabajo,
presupuestos, cronograma, población beneficiaria y zona territorial que cumpla
con los objetivos y metas en alianza con el PANI. La ONG en estos casos deberá
aportar la contrapartida que ofrece para el cumplimiento conjunto de los
objetivos propuestos, la cuenta corriente bancaria exclusiva donde administrará
los fondos del PANI, así como cumplir con el resto de normativa que señala este
Reglamento y las disposiciones y circulares de la Contraloría General de la
República. La Gerencia Técnica coordinará con la Gerencia de Administración la
existencia de disponible presupuestario previo al envío del expediente a la
Asesoría Jurídica, la cual cumplirá con lo indicado en el presente reglamento y
requerirán como el resto de las modalidades, la aprobación previa de la Junta
Directiva. Igualmente, se someterán a los controles internos que este
Reglamento dicte.
CAPÍTULO IV
Medios de pago autorizados a las organizaciones
no gubernamentales
Artículo
24.—Para efectos del presente reglamento y bajo los
principios de eficiencia y seguridad serán reconocidos como medios de pago de
los sujetos privados, los siguientes instrumentos:
a) Cheques de cuenta corriente bancaria
b) Pago electrónico (transferencia de pago electrónico) y;
c) Tarjeta de Débito corporativa a nombre de la ONG.
Artículo 25.—Toda erogación realizada por los medios
establecidos en el artículo anterior, deberá contar con la aprobación de los
responsables de la firma mancomunada de la cuenta corriente, para la cual los
sujetos privados deberán establecer los mecanismos de control necesarios que
garanticen el uso correcto de dichos recursos.
CAPÍTULO V
Sobre el destino de los recursos transferidos por el
PANI
a las organizaciones no
gubernamentales
Artículo
26.—Las organizaciones no gubernamentales deberán
destinar los recursos económicos aportados por el PANI en los fines
establecidos claramente en los convenios y adendas vigentes entre las partes,
clasificándose en las siguientes áreas:
a) Infraestructura y espacio físico: Comprenderá
el mantenimiento preventivo y correctivo del área física del programa, para
garantizar la atención integral de los niños, niñas y adolescentes tomando en
cuenta su edad, condiciones y necesidades particulares.
b) Educación: Compra de equipo y materiales didácticos, artículos y
accesorios requeridos tanto para la educación formal y no formal y de
capacitación para la población menor de edad atendida.
c) Salud: Se reconocerá aquellos artículos para la compra de
botiquines y sus implementos, medicamentos especiales, ayudas técnicas
requeridas para personas con una deficiencia física y no son cubiertas por el
sistema de seguridad social, así como la compra de servicios de especialidades
y sub-especialidades médicas.
d) Recreación: Compra de accesorios, equipo y artículos de carácter
deportivo, recreativo, artístico, lúdico, etc. Compra de servicios en
actividades recreativas, artísticas, deportivas, o de otra índole.
e) Alimentación: Se relaciona específicamente
con todos los recursos alimentarios requeridos para brindar una adecuada
alimentación a las personas menores de edad según diversas variables como la
edad, talla, peso, condición de salud, entre otros.
f) Higiene Personal y del Hogar: Incluye artículos de higiene personal
y de limpieza para el uso diario en el programa.
g) Vestuario: Incluye la compra de ropa, zapatos y otras prendas de
uso personal.
h) Cuido Diario: Incluye el pago de servicios
públicos tales como acueductos, electricidad, telefónico, pago de impuestos y
servicios municipales, (los cuales deben estar inscritos a nombre de la
organización), tasas de peaje, así como combustibles, pasajes, servicio de
Internet (con contrato a nombre de la organización), compra y mantenimiento
preventivo y correctivo de todos los equipos, artículos, enseres, mobiliario y
otros requeridos para brindar la cobertura a todas las áreas, actividades y
procesos contemplados en los modelos de atención vigentes. En lo referente al
servicio telefónico no será reconocido aquel gasto que implique una erogación
económica por llamadas internacionales, así como cargos a líneas 900.
i) Atención Directa: Contratación o compra de
servicios profesionales, técnicos y de apoyo para cualquier actividad vinculada
a la atención integral de las personas menores de edad.
j) Compra de equipo y mobiliario relacionado con la atención directa
de la población.
Artículo
27.—En ningún caso podrán destinarse los recursos
girados por el PANI a fines comerciales o políticos u otros distintos a los
contemplados en los convenios y adendas suscritos entre la ONG y el PANI.
Artículo 28.—Las
ONG utilizarán los clasificadores de ingresos y de egresos aprobados por la
Contraloría General de la República en la elaboración de los presupuestos que
debe remitir para su aprobación.
CAPÍTULO VI
Control interno de los recursos transferidos por el
PANI
a las organizaciones no
gubernamentales
Artículo
29.—De conformidad con esta reglamentación, la cuenta
corriente establecida será de uso exclusivo en la cual se deberá administrar
separadamente y por cada programa, las operaciones que corresponden al PANI,
por lo que no se podrán efectuar depósitos provenientes de otras fuentes y
propósitos, asimismo las erogaciones realizadas por cualquier medio de pago
será único y exclusivamente para enfrentar gastos que se estipulan en el convenio
de cooperación vigente. Bajo ninguna circunstancia se emitirán cheques a nombre
de “caja”.
Artículo 30.—Se
prohíbe a las ONG trasladar los fondos depositados por el PANI a otras cuentas
corrientes.
Artículo 31.—Las
organizaciones no gubernamentales emitirán en forma oportuna y mensual los
Estados Financieros correspondientes. Igualmente deberán mantener a disposición
del Departamento Financiero Contable y de la Auditoría Interna del PANI sus
Libros Contables actualizados, los cuales deberán ser llevados por un contador
privado debidamente incorporado y activo en su Colegio. Dichos estados deberán
cumplir con las disposiciones establecidas por la Contraloría General de la
República para los sujetos privados. En relación con los aportes otorgados por
el PANI, se deberá efectuar el registro en forma separada, de manera tal que se
permita identificar los ingresos y los gastos aplicados con recursos de la
entidad.
Artículo 32.—Las
organizaciones no gubernamentales dispondrán de un control auxiliar para el
manejo de la cuenta corriente que ha sido asignada a los recursos que
transfiere el PANI. El mismo deberá llevarse en forma consecutiva por cheque
emitido, transferencia bancaria o electrónica, así como el registro de los
movimientos, débitos y créditos que afecten el saldo.
Artículo 33.—Las
ONG garantizarán la emisión en forma oportuna de las conciliaciones bancarias
de la cuenta corriente correspondiente, las cuales deberán contar con la firma
del contador privado que las emite y archivarse en orden cronológico. Se deberá
aportar en los documentos que contiene el informe de cuentas que debe enviarse
al PANI semestralmente.
Artículo 34.—Las ONG deberán
establecer los mecanismos de archivo necesarios para la custodia, protección y
manejo de la información contable en general, así como de toda la documentación
atinente a las liquidaciones presentadas al PANI, de conformidad con los plazos
que al efecto establece la Ley General de Archivo.
Artículo 35.—Toda erogación
que realice la ONG con recursos transferidos por el PANI será respaldada por la
factura comercial debidamente autorizada por la Dirección General de
Tributación del Ministerio de Hacienda o en caso de planilla ordinaria, con el
comprobante respectivo. Estas facturas y comprobantes, deberán estar archivados
en forma mensual y respetando el orden consecutivo del número de cheque o pago
electrónico. Los documentos de respaldo deben ser originales, con la razón
social del proveedor, número de factura o comprobante, fecha, cantidades,
detalle de lo adquirido, precio unitario, y totales, sello de cancelado. Deberá
ser emitido a nombre de la ONG. La factura o comprobante de pago además, deberá
presentar el número de documento del medio de pago, así como la firma de
recibido conforme del bien o servicio por parte del funcionario responsable.
Bajo ningún motivo se aceptarán facturas remarcadas, alteradas o con tachones.
Artículo 36.—Las
ONG deberán contar con un expediente de todos los trabajadores, activos o
salientes de la organización, donde se registre como mínimo: Nombre completo,
cédula de identidad o residencia, nacionalidad, dirección, teléfono, cargo que
desempeña, salario, fecha de ingreso, y fecha de egreso. Dicho expediente
estará a la disposición del PANI cuando así se requiera.
Artículo 37.—Las ONG deberán
contar además de un registro actualizado de proveedores, donde se detalle como
mínimo: El nombre del establecimiento comercial, dirección exacta, teléfono,
nombre del propietario, cédula jurídica del negocio o cédula de identidad del
propietario, así como el nombre del beneficiario o razón social a quien se
emiten los cheques, transferencia bancaria o transferencia electrónica.
Artículo
38.—Las ONG en la adquisición de bienes y servicios,
cumplirá con los principios indicados en el Capítulo I, Sección Segunda de la
Ley de la Contratación Administrativa, y sus reformas, y en el Capítulo II del
Reglamento General de la Contratación Administrativa, y demás principios
indicados por la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, en el
voto N° 998-98.
Artículo 39.—Las ONG estarán
en la obligación de mantener adecuados controles sobre el inventario del
equipo, mobiliario o activos adquiridos con los fondos aportados por el PANI,
en cuanto a uso, registro, depreciación, desuso y denuncias judiciales en casos
de robo o sustracción entre otros posibles delitos.
CAPÍTULO VII
De los informes de rendición de cuentas
Artículo 40.—Las ONG deberán
efectuar una liquidación presupuestaria semestral de acuerdo con los
formularios establecidos por el Departamento Financiero Contable del PANI, los
cuales deben ser debidamente firmados por las autoridades correspondientes de
la ONG.
Artículo 41.—Las
ONG deberán aportar la siguiente información en la liquidación semestral:
a) Cuadro de datos generales de los sujetos privados (Anexo 1)
b) Fotocopia de la personería jurídica con un máximo de un mes de
expedida.
c) Lista de miembros de la Junta Directiva.
d) Detalle del personal directamente vinculado a la atención a la
persona menor de edad (Anexo 2)
e) Fotocopia de las Planillas Mensuales para el
Movimiento de los Trabajadores emitidas por la Caja Costarricense de Seguro
Social.
f) Detalle de ingresos (Anexo 3)
g) Detalle de las áreas (Anexo 4)
h) Detalle de egresos o gastos (Anexo 5)
i) Original de Estados Financieros mensuales (Balance General, Estado
de Resultados, Balance de Situación y notas a los estados financieros) según
las disposiciones comunicadas por la Contraloría General de la República.
j) Conciliación bancaria
mensual (original) firmada por el contador privado.
k) Fotocopia de Estados Bancarios del período evaluado.
l) Detalle de adquisiciones de mobiliario y equipo (Anexo 6)
Artículo 42.—Las fechas
límite para la presentación ante el Departamento Financiero de la liquidación
de los recursos transferidos por el PANI es entre el 1º de enero al 30 de junio
de cada año, iniciará a partir del día 15 y hasta el 30 de julio de cada año.
En el
caso de los recursos transferidos entre el 1º de julio y el 31 de diciembre de
cada año, la fecha límite para la presentación de la citada liquidación será a
partir del día 15 y hasta el 30 de enero de año siguiente.
Artículo 43.—La
ONG acompañará la liquidación con el informe de evaluación técnica sobre el
cumplimiento del plan de trabajo del semestre.
Artículo 44.—En
caso de que las ONG no cumplan en el tiempo determinado con la liquidación de
los fondos transferidos, se detendrán los giros correspondientes a los meses
siguientes. Una vez presentada la liquidación, los giros se reanudarán a los
treinta días posteriores a la fecha de presentación de la liquidación, siempre
y cuando la liquidación haya sido dictaminada favorablemente.
Artículo 45.—La
reanudación del giro de los recursos, indicada en el artículo anterior,
contemplará el pago de los gastos ejecutados por la ONG durante el tiempo en
que se haya suspendido el giro, siempre y cuando se haya prestado efectivamente
el servicio. Para cuando la suspensión del giro obedeció a otras razones, lo
correspondiente a los gastos que se realizaron durante la suspensión del giro
de los recursos será autorizado hasta contar con la resolución de pago que
emitirá la Presidencia Ejecutiva, la cual deberá contar con un informe de los
Departamentos de Acreditación y Financiero Contable donde se verifique que las
poblaciones y los gastos realizados fueron conformes a los objetivos del
convenio.
Artículo 46.—El
saldo de los recursos no gastados por la ONG, en el primer semestre será
acumulado para el segundo semestre. Pero los saldos que se presenten en la
liquidación del segundo semestre deberán depositarse en la Caja de la Oficina
de Tesorería del PANI o bien, mediante transferencia electrónica a la cuenta
corriente establecida para tales efectos por la institución, debiendo la ONG en
tal caso, presentar a la Oficina de Transferencias y Control, fotocopia del
documento bancario de dicha transferencia.
Artículo 47.—El
bono educativo se girará en la primera quincena del mes de enero de cada año
por el Departamento Financiero Contable según la cantidad de cupos autorizados
por convenio y sujeto a liquidación.
Artículo 48.—Los
recursos aportados por el PANI bajo el concepto de Bono Educativo deberán ser
liquidados por la ONG a más tardar el 31 de marzo del año correspondiente. Si
este día se tratara de un día no hábil, la liquidación se realizará en el día
hábil inmediato a este. En caso de que la ONG no haya utilizado la totalidad de
los recursos por no haber completado los cupos autorizados, lo cual se habrá de
confrontar con el listado de personas menores de edad atendidas en el mes de
febrero. La ONG estará en la obligación de reintegrar al PANI aquel saldo no
ejecutado presentando el recibo del depósito a las cuentas del PANI,
conjuntamente con la liquidación correspondiente.
Artículo 49.—En
caso de transferencias extraordinarias por parte del PANI para proyectos
específicos, la liquidación se efectuará conforme las fechas estipuladas en el
convenio o adenda correspondiente o mediante disposición previamente
establecida. Los saldos no ejecutados seguirán el procedimiento de devolución
establecido en el artículo anterior del presente reglamento.
Artículo 50.—Para los
proyectos específicos y programas dirigidos a la promoción, defensa y
prevención de los derechos de las personas menores de edad, deberán cumplir con
lo indicado en el presente Reglamento según los formatos también reglamentados
en la presente normativa, sin detrimento de otras disposiciones que dicten las
Gerencias Técnica y de Administración.
CAPÍTULO VIII
De la suspensión de recursos a sujetos privados no
gubernamentales
que brindan atención a
personas menores de edad
Artículo
51.—El PANI podrá suspender o revocar el giro de los fondos transferidos a las
ONG de conformidad con lo establecido en el Reglamento de Permisos de Funcionamiento
y Supervisión de Programas Públicos y Privados vinculados a la Atención de
Personas Menores de edad. Además, el PANI podrá suspender o revocar el
beneficio concedido, cuando compruebe que los sujetos privados se han apartado
de los fines asignados, así como aplicar la sanción prevista conforme a los
párrafos primero y segundo del artículo 7 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República.
En todos los casos, la
decisión final de suspender temporalmente o revocar la transferencia de recursos
o de hacer transferencias parciales, la adoptará la Presidencia Ejecutiva y
deberá estar precedida de una audiencia por escrito a la ONG que se trate, para
que dentro del plazo de cinco días a partir de su notificación se refiera a los
hechos y plantee sus alegatos.
En caso
de ser necesario, para la adopción de dicha decisión final la Presidencia
Ejecutiva podrá ordenar otras investigaciones o diligencias sumarias a efecto
de contar con mayores elementos para su resolución.
El acto final deberá ser
notificado a la ONG que se trate, y contra éste cabrá Recurso de Revocatoria
ante la Presidencia Ejecutiva, el cual se deberá interponer dentro del plazo de
tres días a partir de su comunicación.
En la decisión final la
Presidencia Ejecutiva podrá disponer que la ONG reintegre los recursos
desviados, en caso de que se llegasen a determinar incumplimiento de las
obligaciones establecidas mediante convenio o reglamentariamente, o bien
irregularidades en el manejo de los recursos transferidos a la organización.
Si se determinare la
existencia de conductas de tipo delictivo, el PANI procederá a denunciar
judicialmente los hechos ante el Ministerio Público y ante los entes externos
si así correspondiera.
En caso de que se determine
que los incumplimientos o irregularidades en el manejo de los recursos
transferidos no existieren o que se debieron a meros errores numéricos o de
digitación, la Presidencia Ejecutiva ordenará reanudar los pagos, así como el
reintegro de las sumas retenidas a la organización, más los intereses
correspondientes según la tasa de interés legal vigente fijada por el Banco
Central de Costa Rica para los certificados de depósito a plazo a seis meses.
Artículo 52.—El
PANI tendrá la facultad de suspender unilateralmente y ante causam
el giro de los recursos cuando se incurra en las siguientes causales:
a) No encontrarse al día en el pago de las cuotas
obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social y las
correspondientes al FODESAF, labor que debe verificar oportunamente el Departamento
Financiero.
b) No contar con el permiso de funcionamiento del Ministerio de Salud o
del PANI
c) No encontrarse al día en la presentación de las liquidaciones
semestrales, incluyendo las del Bono Educativo o proyectos específicos, labor
que debe verificar oportunamente el Departamento Financiero.
d) No haber realizado la devolución de recursos correspondientes a
saldos no ejecutados, labor que debe verificar oportunamente el Departamento
Financiero.
e) Incumplir cualquier otra directriz, disposición, recomendaciones y
criterios de índole financiera o técnica que les haya notificado los
Departamentos de Financiero y Acreditación, así como aquellos entes externos
competentes.
f) Incumplir con los plazos estipulados y previamente comunicados por
el Departamento de Acreditación, para la presentación debida de las listas de
población, labor que debe comunicar oportunamente el Departamento de
Acreditación al Departamento Financiero.
Tales
suspensiones automáticas, serán notificadas mediante resolución de medida
cautelar ante causam. (Anexo 11).
Artículo 53.—Cuando
se dé la suspensión automática, por las anteriores causales, el Departamento
que emitió la suspensión, analizará la prueba ofrecida por la ONG, a fin de
valorar la revocatoria de la medida cautelar o bien remitir el expediente a la
Presidencia Ejecutiva, con la recomendación de mantener la suspensión del giro
de los recursos o la definitiva terminación del convenio.
La Presidencia Ejecutiva
mediante acto final, resolverá sobre la suspensión temporal o la terminación
del convenio de los fondos públicos autorizados y sobre el reintegro al PANI de
los recursos desviados. Contra el acto final procede el Recurso de Revocatoria
ante la Presidencia Ejecutiva, el cual se deberá interponer dentro del plazo de
tres días a partir de su notificación.
En caso de ser necesario, para
la adopción de dicha decisión, la Presidencia Ejecutiva podrá ordenar prueba
para mejor resolver.
Si se determinara la
existencia de irregularidades en el manejo de los fondos públicos, el PANI
procederá a denunciar judicialmente los hechos ante el Ministerio Público o
ante los entes externos si así correspondiera. Dicha denuncia deberá
interponerla el Departamento que conoce la materia objeto de la misma, sea esta
técnica o financiera.
En caso de suspensión temporal
o terminación del convenio que amparó la transferencia de recursos a una
organización, el Departamento de Acreditación y la Gerencia Técnica deberán
valorar las acciones a tomar en relación con la reubicación o no de las
personas menores de edad abrigadas.
CAPÍTULO IX
Responsabilidades del PANI
Artículo
54.—La Oficina de Transferencias y Control, del
Departamento Financiero Contable deberá cumplir lo siguiente:
a) Girar a las ONG los recursos financieros
establecidos en el convenio de cooperación, de acuerdo con el cronograma de
pagos previamente acordado.
b) Implementar los mecanismos de control, supervisión y asesoría para
verificar la correcta utilización y destino de todos los beneficios que otorga.
c) Verificar que las ONG cumplan con la normativa que el PANI
establezca en materia de fiscalización y control de los beneficios otorgados a
las mismas para la atención de las personas menores de edad.
d) Verificar que las ONG ejerzan actividades de control, para el mejor
cumplimiento de sus funciones, respetando su libertad de iniciativa.
e) Informar a las instancias superiores, cuando compruebe que la ONG
se ha apartado de los fines asignados, siguiendo el debido proceso.
Artículo
55.—El Departamento de Acreditación deberá cumplir con
lo siguiente:
a. Brindar información a las organizaciones sobre
el procedimiento, requisitos requeridos para el trámite de firma, asignación y
giro de recursos económicos a través de los convenios de cooperación que se
deban suscribir.
b. Orientar a las organizaciones sobre el uso de los recursos en
relación a la atención que debe darse a las personas menores de edad atendidas
según la modalidad del programa.
c. Recibir, revisar y tramitar los listados de las personas menores de
edad atendidas, remitir al Departamento Financiero Contable para el giro de los
recursos económicos con el fin de garantizar que se ajustan a los lineamientos
y procedimientos dados en la selección de los beneficiarios de los servicios,
deberá monitorear el registro y uso de los cupos autorizados según el convenio
o adenda que se suscriba según los distintos sistemas de información.
d. Realizar la supervisión técnica, asesoría,
capacitación técnica y el seguimiento de los programas autorizados para
funcionar, con convenio de cooperación y transferencia de recursos a través de
visitas de campo y otras técnicas y métodos definidos por el Departamento de
Acreditación y avalados por la Gerencia Técnica, que permiten evaluar los
avances, fortalezas o debilidades que presentan los programas a cargo de las
ONG.
e. Brindar asesoría y acompañamiento a las ONG,
así como capacitación en situaciones específicas para que brinden servicios de
calidad en la atención de las personas menores de edad según los fines por los
cuales fueron autorizados y conforme con la legislación vigente en materia de
niñez y adolescencia.
f. Investigar las denuncias que se presenten sobre presuntas
violaciones a los derechos de niños, niñas y adolescentes atendidos en los
programas, u otros incumplimientos del mismo, así como las sospechas razonables
que, al respecto, pudieran surgir en el proceso de supervisión técnica.
g. Brindar a la Gerencia Técnica, informes semestrales sobre los
procesos de supervisión.
h. Realizar evaluaciones anuales en cada una de
las modalidades de alternativas existentes, brindando especial atención en
aquellas que se hayan determinado debilidades en su gestión. Al efecto, en los
últimos quince días del mes de noviembre de cada año el Departamento de
Acreditación presentará un plan para el año siguiente, el cual deberá ser
aprobado por la Gerencia Técnica.
i. Verificar que las alternativas residenciales
en sus modelos de atención cuenten con componentes de motivación y contención
idóneos de acuerdo con los perfiles bajo su protección.
j. Establecer lineamientos claros en los procedimientos de ingreso y
egreso de personas menores de edad de las alternativas residenciales.
k. Establecer mecanismos de coordinación interinstitucional con otros
entes rectores en la asignación y supervisión de programas especializados, para
garantizar la complementariedad de los recursos económicos que otras instancias
públicas realizan.
CAPÍTULO X
Responsabilidades de las organizaciones no
gubernamentales
Artículo
56.—Serán obligaciones de las ONG con las que se haya
suscrito convenio de transferencia de recursos las siguientes:
a) Destinar los recursos económicos aportados por
el PANI exclusivamente para los fines del convenio, presupuesto y plan de
trabajo que dio origen al giro de los recursos.
b) Aportar, como contraparte, los recursos restantes del costo de
atención de cada persona menor de edad, según el Modelo de Costos vigente.
c) Contar con personal profesional y
administrativo suficiente, idóneo y con experiencia, para brindar los distintos
servicios que requieran las personas menores de edad. Dicho personal no deberá
tener antecedentes judiciales o de otra índole, por situaciones de abuso,
maltrato u otros hechos violatorios de los derechos de las personas menores de
edad. El sujeto privado deberá presentar anualmente la lista de los
colaboradores o funcionarios que brindarán servicios en cada uno de sus
programas.
d) Contar con un expediente de cada uno de sus
funcionarios así como de un registro actualizado de los proveedores de la
misma.
e) En el caso de las ONG que brindan atención residencial, éstas
deberán remitir semestralmente a la Oficina Local encargada de la situación de
cada persona menor de edad, un Informe de Evolución de la situación psico-social de la misma. El citado informe se realizará
con base en la guía que suministrará el Departamento de Acreditación.
f) Facilitar y coordinar con el PANI la supervisión, fiscalización y
acompañamiento técnico del programa de parte de éste último. Todos los
requerimientos técnicos aplicables a la atención integral de las personas
menores de edad a cargo del sujeto privado serán los que contenga el Modelo de
Atención para Alternativas de Protección de niños, niñas y adolescentes,
aprobado para este programa.
g) Remitir al Departamento de Acreditación y al Departamento
Financiero Contable, un Plan anual de Trabajo y Presupuesto según los
requisitos establecidos. Dicho Plan de Trabajo deberá incluir las
recomendaciones de la evaluación del Plan del año anterior y cubrir los
proyectos a realizar en cada uno de los procesos que se indican en el Modelo de
Atención para Alternativas Residenciales y Diurnas.
h) La ONG deberá contar con un expediente de cada persona menor de
edad, en el que conste la atención integral y los documentos referentes
necesarios.
En el caso de las ONG que
brinden servicios de atención diurna, Centros de atención Integral cada vez que
se proceda con el ingreso de una persona menor de edad a su programa, éstos
deberán presentar al Departamento de Acreditación el estudio socioeconómico de
Niños, Niñas y Adolescentes elaborado por un profesional en Trabajo Social
incorporado al colegio profesional correspondiente, en el mes al que
corresponde el listado, con el propósito de definir el perfil de los niños y
niñas beneficiarios y la necesidad o no de recibir el aporte económico
respectivo del PANI. En su defecto, podrá presentarse la ficha técnica o
instrumento que para tales efectos establezca el PANI. En el caso de los
centros de alimentación deberá presentar la Boleta de Identificación del niño,
niña o adolescente exclusiva para los Centros de Alimentación (Anexo 9), que
evidencia la necesidad del niño, niña o adolescente de asistir al servicio.
i) En el caso de las ONG que brinden servicios de atención diurna,
deberán establecer los controles internos y procedimientos adecuados para el
cobro de las cuotas a los padres de familia, así como el registro de las sumas
efectivamente ingresadas.
j) En el caso de las ONG que brinden servicios de atención diurna,
deberán contar con los servicios de una persona encargada de las labores de
cobro, recaudación y registro de las cuotas de los padres de familia, así como
de las compras generales de productos alimenticios, artículos de limpieza y
cualquier otro necesario para brindar el servicio.
k) Poseer una cuenta bancaria exclusiva para el programa, en un banco
estatal, para administrar los fondos económicos transferidos por el PANI, según
lo establecido en el artículo 5 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República.
l) Disponer de un control auxiliar para el manejo de la cuenta
corriente que se asigne a los recursos económicos que transfiere el PANI.
m) Emitir oportunamente las conciliaciones bancarias de
la cuenta corriente disponible para el programa, las cuales deberán estar firmadas
por el contador privado y archivarse en orden cronológico.
n) Establecer los mecanismos de archivo necesarios para la custodia,
protección y manejo de los estados bancarios, así como de toda la documentación
atinente a las liquidaciones presentadas al PANI.
o) Archivar los comprobantes de pago en forma mensual, respetando el
orden cronológico de los documentos emitidos, los cuales deberán ser
originales, contar con detalle de los bienes adquiridos, precio unitario, razón
social del proveedor, fecha y sello que indique el número de cheque o cualquier
otro medio de pago, así como el origen de los fondos con que fue cancelada,
además constar la firma de recibido conforme, por parte de algún funcionario
responsable.
p) Cumplir con los requisitos establecidos por la Contraloría General
de la República para sujetos privados que reciben beneficios patrimoniales.
q) Cumplir con los requisitos establecidos en el presente Reglamento.
r) Cualquier otra que tenga como fin el cumplimiento del objeto del
convenio.
CAPÍTULO XI
De la transferencia de recursos a los hogares
solidarios subvencionados
Artículo
57.—La transferencia de recursos a los Hogares
Solidarios será formalizada a través de convenios de transferencia de recursos.
Dichos convenios o sus adendas serán suscritos por parte del representante
legal del PANI de la Oficina Local competente y por el representante del Hogar
Solidario.
Será obligación de la Oficina
Local brindar el seguimiento mensual a cada uno de los hogares solidarios
subvencionados, que estén bajo su competencia jurisdiccional así como controlar
en la medida de sus posibilidades que los bonos navideños y extraordinarios que
se giren sean utilizados en las necesidades propias de las personas menores de
edad.
Artículo 58.—El
Hogar Solidario Subvencionado recibirá el aporte mensual por parte del PANI,
previo estudio psico-social elaborado por la Oficina
Local.
Artículo 59.—Para
la apertura y subvención de un Hogar Solidario Subvencionado la Oficina Local
correspondiente deberá remitir al Departamento Financiero Contable lo
siguiente:
a) Boleta de
aval dada por la Coordinación de la Oficina Local (Dirección Regional en los
casos que se requiera) respectiva que debe constar en el expediente de la
persona menor de edad.
b) Medida de Protección o Resolución legal que fundamente el ingreso y
permanencia de la persona menor de edad.
c) Certificación emitida por un Banco Estatal (no mayor de un mes) con
el número de cuenta de ahorro en colones, el nombre de la persona responsable
de la misma, número de cédula o residencia y cuenta cliente.
d) Fotocopia de la cédula de identidad o documento de identidad
migratorio de los depositarios.
e) Certificación de recursos disponibles extendida previamente por el
Departamento Financiero Contable.
f) Constancia de nacimiento de las personas menores de edad.
g) Epicrisis médica en caso de que la
persona menor de edad presente discapacidad.
Artículo
60.—El monto mensual del subsidio será aquel que la
Junta Directiva del Patronato Nacional de la Infancia apruebe anualmente y será
depositado por medio de la Caja Única del Estado. Asimismo, para este fin se
reconocerá la apertura de cuentas de ahorros o cuenta corriente.
Artículo 61.—Para el
reconocimiento de pago del Hogar Solidario, la Oficina Local deberá remitir en
los primeros diez días hábiles de cada mes, al Departamento Financiero-
Contable, el formulario denominado “Planilla de Pago e Información Mensual para
Hogares Solidarios Subvencionados” (Anexo 7).
Artículo 62.—En
el mes de diciembre y conforme a la disponibilidad presupuestaria del PANI, la
Oficina de Transferencias y Control, podrá realizar un giro adicional por
concepto de bono navideño, correspondiente a una subvención mensual para cubrir
los pagos propios de la época navideña.
El PANI, conforme a la disponibilidad
presupuestaria podrá autorizar bonos extraordinarios a los hogares solidarios
subvencionados.
Artículo
63.—Cuando una persona menor de edad egrese de una alternativa de Hogar
Solidario Subvencionado, el depositario del Hogar Solidario deberá informar de
forma inmediata a la Oficina Local competente de dicho egreso, excepto, cuando
sea la Oficina Local, la que promueva el egreso. En ambos casos, corresponderá
a la Oficina Local solicitar a la Oficina de Transferencias y Control, en forma
inmediata, la exclusión de la persona menor de edad de la planilla de pago del
programa, dicha comunicación se hará mediante la remisión de oficio y el
formulario “Boleta de Beneficiarios Excluidos de Hogares Solidarios
Subvencionados” (Anexo 8) que indique:
a) Nombre completo de la persona menor de edad.
b) Nombre completo del representante del Hogar Solidario registrado en
planillas.
c) El motivo de la exclusión.
d) Fecha precisa a partir de la cual se debe de excluir.
Artículo
64.—Las exclusiones por mayoría de edad serán
realizadas por la Oficina de Transferencias y Control de forma automática. La
Oficina Local en el formulario “Planilla de Pago e Información Mensual para
Hogares Solidarios Subvencionados” deberá mostrar en la columna de egreso la
fecha de dicha exclusión.
Artículo 65.—En
caso de que la Oficina de Transferencias y Control reciba una comunicación de
exclusión de una persona menor de edad de un Hogar Solidario cuando ya se ha
realizado el pago, la Oficina Local correspondiente deberá gestionar ante el
representante del Hogar Solidario el reintegro inmediato, para lo cual la
Oficina Local deberá remitir a la Oficina de Transferencias y Control los
siguientes documentos:
a) Acta de devolución debidamente firmada por el
depositario (a) y el representante legal
de la Oficina Local, y;
b) Copia del depósito bancario.
Artículo
66.—En caso de fallecimiento del representante del Hogar Solidario o de la
persona menor de edad protegida en dicha alternativa de protección, el dinero
girado en el mes correspondiente a la fecha del fallecimiento no deberá
reintegrarse al PANI.
En caso de fallecimiento del
representante del Hogar Solidario, la Oficina Local encargada del seguimiento
del caso deberá gestionar en forma inmediata el cambio del subsidio al nuevo
depositario y la suscripción de un convenio, si así procediere. En caso de
fallecimiento de la persona menor de edad, previa solicitud de la oficina local
se podrá apoyar a la familia con gastos para el funeral equivalentes a dos
salarios mínimos establecidos por el Ministerio de Trabajo y de Seguridad
Social.
Artículo 67.—Todos
los expedientes de personas menores de edad protegidos en Hogares Solidarios
deberán contar con los siguientes documentos:
a) Certificación de recursos emitida por el
Departamento Financiero Contable.
b) Informe Psicosocial.
c) Medida de protección o resolución legal que respalde el proceso
especial de protección, en el que se encuentra la persona menor de edad.
d) Aval por parte del Coordinador de la Oficina Local o Director
Regional.
e) Original del Convenio de Cooperación y Transferencia de Recursos
entre el PANI y el Hogar Solidario y sus adendas.
f) Certificación de nacimiento de la persona menor de edad protegida
por el Hogar Solidario.
g) Fotocopia de la cédula de identidad del representante del Hogar
Solidario y de su cónyuge o conviviente en caso de uniones de hecho, si los
hubiere.
h) Fotocopia de la certificación de la cuenta cliente emitida por la
entidad financiera.
i) Epicrisis
de la persona menor de edad con discapacidad.
Artículo
68.—A los hogares solidarios nuevos se les podrá reconocer por una única vez,
un monto por concepto de gastos de instalación, previa solicitud de la Oficina
Local competente, el cual debe incorporarse en la planilla de pago mensual
correspondiente. Dicho monto será igual al de la subvención mensual por persona
menor de edad.
Disposiciones finales
Artículo
69.—La Gerencia de Administración y el Departamento de Acreditación en
coordinación con la Gerencia Técnica brindarán todas las facilidades para la
constante capacitación en la presente normativa así como recomendar las
actualizaciones que se requieran para el buen funcionamiento de esta
reglamentación.
Artículo 70.—Deróguese
el Reglamento de Transferencias a Sujetos Privados publicado en La Gaceta
Nº 24, del cuatro de febrero de dos mil diez.
Artículo 71.—Disposición
transitoria: Para todos aquellos convenios y adendas establecidos para el giro
de transferencias a organizaciones no gubernamentales que hayan sido
debidamente autorizados antes del 31 de diciembre del 2013 y que consideren
Costo Fijo y Costo Variable, continuará aplicando lo establecido en el artículo
14 del “Reglamento para la transferencia, uso, control y liquidación de los
recursos girados a sujetos privados con convenio de cooperación y transferencia
de recursos vigente con el PANI, para la atención integral de personas menores
de edad”, publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 24 del jueves 4 de
febrero del 2010, que indica:
“Artículo 14.—El giro de los recursos a los programas
privados residenciales y los diurnos que funcionan como Centros de Atención
Integral Diurna, será realizado por el PANI en dos componentes denominados
Costo Fijo y Costo Variable. Ambos representan un porcentaje del costo de
atención según la modalidad de atención que brinde el sujeto privado. Tanto el
porcentaje de cada uno de los componentes como el costo de atención serán
definidos por el PANI, de conformidad con lo indicado en el párrafo segundo del
artículo sétimo el presente Reglamento. Lo anterior, no exceptúa cualquier otro
mecanismo o procedimiento que el PANI considere pertinente utilizar.”
ANEXOS
ANEXO
1
Datos Generales de la
Organización
ANEXO
2
Detalle de Personal de
Atención Directa
ANEXO
3
Informe de Ingresos
ANEXO
4
Detalle por Áreas
ANEXO
5
Detalle de Egresos
ANEXO
6
Adquisición de Equipo y
Mobiliario
ANEXO
7
Planilla de Pago e Información
Mensual Hogares Solidarios
ANEXO
8
Boleta de Exclusión de
Beneficiarios Hogares Solidarios
ANEXO
9
Boleta de Identificación del
Niño, Niña, Adolescente exclusiva para Centros de Alimentación-CAL y CIDAI
ANEXO
10
Convenio Marco y Adendas
ANEXO
11
Resolución de Medida Cautelar
ante CAUSAM
Para
ver imágenes solo en La Gaceta con
firma digital
A. Información General
Nombre
y apellidos de la persona menor de edad: ___________.
Sexo:
F ( ) M ( )
Fecha
del nacimiento: día/___/mes/____/ año/______/.
Fecha
de ingreso al programa: día/___/mes/____/año/_____/.
Fecha
de egreso del programa: día/___/mes/____/año/_____/.
Dirección
del lugar de residencia de la persona menor de edad: Provincia__________
Cantón___________ Distrito___________
Otras
señas___________________________________________
Nombre
y apellidos del padre, madre o encargado de la persona menor de edad:
________________________________________
B. Cuadro de composición del grupo familiar
(incluir en el cuadro a la persona menor de edad)
|
Nombre
|
Edad
|
Parentesco
|
Escolaridad
|
Ocupación
|
Salario
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|
|
C. Información en Salud
Cuenta
la persona menor de edad con carné del Seguro Social:
Sí _____ No_____
Indique
el nombre del establecimiento de salud al que asiste la persona menor de edad:__________________________________
Presenta
la persona menor de edad algún problema de salud, para el que recibe atención y
tratamiento de forma periódica:
Si ______ Cuál(es)
_______________________
No______
D. Ingreso económico familiar
De las personas que trabajan
cuanto es el aporte de cada una a la economía familiar.
Ingreso
familiar mensual: ¢_______________________
Egresos familiar mensual
¢_______________________
Educación ¢_______________
Alimentación: ¢_______________
Transporte público:
¢_______________
Servicios públicos: (agua,
luz, teléfono) ¢_______________
Vestido y calzado:
¢_______________
Recreación ¢_______________
Otros (especifique):
¢_______________
Vivienda: Propia con préstamo
¢_______________
Alquiler ¢_______________
Otros___________________________________________
Recomendaciones
para brindar o no el subsidio del PANI, por parte del director (a) del programa
con el VB de la Junta Directiva de la Asociación.
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
Bajo
gravedad de juramento damos fe de que la información contenida en el presente
documento es real y correcta.
______________________ ____________________________
Director
(a) del programa VB Presidente de Junta
Directiva
_____________________________________________________
Firma del padre, madre o encargado de la persona menor
de edad
Fecha________________________________________________
VB
Supervisor Departamento de Acreditación. (Aval técnico para el pago)
FECHA
NOTA: Consideraciones
importantes:
Este
documento deberá incorporarse, debidamente lleno al expediente de cada persona
menor junto con la siguiente documentación:
Constancia
de nacimiento de la persona menor de edad
Copia
del carné de vacunas
Copias
de los recibos de servicios públicos, particularmente agua, luz y teléfono u
otros documentos relevantes a la condición económica.
Boleta
de Ingreso. (Formato del Sistema de Información del Departamento de
Acreditación).
Boleta
de Egreso cuando corresponde. (Formato del Sistema de Información del
Departamento de Acreditación.
ANEXO 10
Convenios Marco y Adendas para
las modalidades “Centros Infantiles Diurnos de Atención Integral (CIDAI)” y
“Residencial”
CONVENIO DE COOPERACIÓN Y TRANSFERENCIA DE RECURSOS ENTRE EL PATRONATO
NACIONAL DE LA INFANCIA Y LA ASOCIACIÓN________________,
PROGRAMA________________, EN LA MODALIDAD DE CENTRO INFANTIL DIURNO DE ATENCION
INTEGRAL DE PERSONAS MENORES DE EDAD.
Entre nosotros, (nombre y
calidades del Presidente Ejecutivo), en mi condición de Presidente Ejecutivo y
Representante Legal del PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA, institución
con cédula jurídica número tres-cero cero siete-cero cuarenta y dos mil treinta
y nueve, personería que consta en el acta de la Sesión Ordinaria número _____,
Artículo _______, del Consejo de Gobierno celebrada el ___________ de _______
del año __________, por el período legal correspondiente, publicado en el
Alcance número __________ del Diario Oficial La Gaceta número
____________ del _________ de ________ del __________, en adelante denominado PANI, y __________________, mayor,
_____________, ______________, con cédula de identidad número
______________________, vecina de ______________________, en su condición de
Presidenta con facultades de Apoderada __________l sin límite de suma de la
asociación ____________, entidad con cédula jurídica número
____________________, en adelante denominada la ASOCIACIÓN, inscrita en el Registro Nacional bajo el
expediente número _____________, personería inscrita en la Sección de Personas
del Registro Nacional bajo los Tomos ____________; Folios: ____________;
Asientos:_____________; hemos convenido en celebrar el presente CONVENIO DE
COOPERACIÓN Y TRANSFERENCIA DE FONDOS, el cual se regirá en lo conducente
por lo establecido en la Convención sobre los Derechos del Niño, Código de la
Niñez y la Adolescencia, Ley Orgánica del Patronato Nacional de la Infancia,
Manual de Normas y Procedimientos para la Verificación y Control Técnico
Financiero de las Organizaciones no Gubernamentales de Estadía Transitoria y
Diurnas con convenio de cooperación vigente con el Patronato Nacional de la Infancia,
el Reglamento para la Transferencia, Uso y Liquidación de Recursos transferidos
a sujetos privados para la atención de personas menores de edad.
Considerando:
Primero: Que el Plan Estratégico
Institucional (PEI) establece como uno de los ejes de acción del PANI para el
periodo comprendido entre los años … , el Eje de Protección, entendido como el
conjunto de acciones que emprenden tanto el PANI, junto a otras instituciones
públicas y actores con la sociedad civil, para guardar la integridad física y emocional
de las personas menores de edad cuando el ejercicio de la autoridad parental o
la ausencia de la misma, atenta contra los derechos de esas personas. Dentro de
ese eje se tiene como desafío estratégico la aplicación del enfoque de derechos
y del paradigma de protección integral, a las personas menores de edad que han
sido separadas de sus familias y que se encuentren bajo alguna de las
alternativas de protección, así como el fortalecimiento de la coordinación y
articulación de esfuerzos entre el PANI y las diferentes organizaciones de la
sociedad civil que brindan protección a las personas menores de edad en
vulnerabilidad social.
Segundo: Que el propósito del presente convenio es el de establecer los
mecanismos de cooperación recíproca relacionados con la atención de las
personas menores de edad, para la garantía de sus derechos, de conformidad con
la legislación vigente y la Doctrina de la Protección Integral.
Tercero: Que es atribución del PANI brindar asistencia técnica y
protección a la niñez, la adolescencia y la familia en situación de
vulnerabilidad social, así como promover la participación organizada de la
sociedad civil, las instituciones estatales y las organizaciones sociales en
los procesos de estudio y análisis en materia de derechos y deberes de las
personas menores de edad.
Cuarto: Que las Organizaciones No Gubernamentales son
importantes socios del PANI en la protección de los niños, niñas y
adolescentes en condición de vulnerabilidad social, al brindarles atención
integral a través de alternativas de protección privadas que procuran la
máxima potencialización de las personas menores de
edad en sus diferentes áreas de desarrollo, tales como la afectiva, la
emocional, la educacional, la recreativa, la deportiva y de salud, entre otras,
de manera tal, que logren convertirse en adultos independientes.
Quinto: Que el artículo 38 de la Ley Orgánica número 7648
del Patronato Nacional de la Infancia autoriza al PANI a realizar
transferencias de fondos con cargo a su presupuesto a organismos públicos,
privados y personas físicas con la autorización y la supervisión de la
Contraloría General de la República. Estos recursos serán utilizados
exclusivamente para implementar y ejecutar programas en beneficio de la niñez,
la adolescencia y la familia.
Sexto:
Que LA ASOCIACIÓN cuenta con el permiso de
funcionamiento correspondiente otorgado por el PANI a su programa
denominado ________________ (para los efectos del presente convenio, en
adelante denominado “el programa”), el cual se encuentra ubicado en
_____________________________, teniéndosele como organización autorizada para
brindar atención diurna a personas menores de edad, hijos e hijas de padres que
laboran fuera del hogar y requieren de los servicios que brinda LA
ASOCIACIÓN para la atención de sus hijos.
Sétimo: Que el PANI cuenta con el Reglamento de Permisos de Funcionamiento y
Supervisión de Programas Públicos y Privados vinculados a la Atención de
Personas Menores de edad, el cual fue aprobado por la Junta Directiva de la
institución mediante acuerdo tomado en el Artículo 010), Aparte 01 de su Sesión
Ordinaria número 2008-0043, celebra el día 06 de octubre de 2008, el cual es de
acatamiento obligatorio para todas los sujetos privados con los cuales se
suscriba convenio de transferencia de recursos para la atención de personas
menores de edad.
Octava: Que asimismo el PANI cuenta con el Reglamento para la Transferencia,
Uso y Liquidación de Recursos transferidos a sujetos privados para la atención
de personas menores de edad.
Novena: Tanto el PANI como LA ASOCIACIÓN
deben velar por que los criterios de ingreso y la atención de los niños y niñas
no sean discriminatorios ni contrarios a la dignidad humana. Así mismo, deberán
velar por que los reglamentos internos con que cuente el programa no deberán
ser contrarios a los derechos de las personas menores de edad y deben tener
como fundamento el Interés Superior de éstas.
Décima: Que LA ASOCIACIÓN reconoce al PANI
como ente estatal rector en materia de niñez y adolescencia, al que le
corresponde, entre otras atribuciones, velar por la protección integral de las
personas menores de edad en condición de vulnerabilidad, de conformidad con lo
establecido en la Constitución Política, la Ley Orgánica del PANI y demás
normativa internacional y nacional vigente.
Cláusulas:
Primera. Del objeto del
convenio. Establecer mecanismos de cooperación recíproca para garantizar la
protección integral de las personas menores de edad, de acuerdo con lo
establecido en la legislación vigente, el enfoque de los derechos humanos de
las personas menores de edad, los preceptos establecidos por la Doctrina de la
Protección Integral, y en el marco de la responsabilidad y participación
organizada de la sociedad civil en los procesos de protección y atención
integral de las personas menores de edad.
Segunda. De las obligaciones del PANI: Serán obligaciones del PANI en el marco del presente convenio, las
siguientes:
a) Girar oportunamente a las ONG los recursos
financieros establecidos en el convenio de cooperación, de acuerdo con el
cronograma de pagos previamente acordado.
b) Implementar los mecanismos de control, supervisión y asesoría para
verificar la correcta utilización y destino de todos los beneficios que otorga.
c) Verificar que las ONG cumplan con la normativa que el PANI establezca
en materia de fiscalización y control de los beneficios otorgados a las mismas
para la atención de las personas menores de edad.
d) Verificar que las ONG ejerzan actividades de control, para el mejor
cumplimiento de sus funciones, respetando su libertad de iniciativa.
e) Informar a las instancias superiores, cuando compruebe que la ONG
se ha apartado de los fines asignados, siguiendo el debido proceso.
f) Proceder a cancelar los retrasos que por razones de aprobaciones de
la Contraloría General de los presupuestos ordinarios de las ONG impidan el
giro oportuno a estas organizaciones, siempre y cuando estén ampliamente
justificadas las razones del atraso, se comprueben por parte del Departamento
de Acreditación, las listas de poblaciones atendidas antes de la aprobación de
la Contraloría y se certifique el contenido presupuestario. Lo anterior,
también aplicará para el caso de atrasos originados por procesos internos. En
todos los casos, el acto del giro retroactivo de recursos anteriores a dichas
aprobaciones corresponderá a la Presidencia Ejecutiva por la vía de resolución.
Segunda. De las obligaciones de la asociación: Serán obligaciones de LA ASOCIACIÓN las siguientes:
A) Brindar atención integral a
los niños y niñas bajo su protección, cumpliendo con los modelos de atención
vigentes y aprobados por el PANI y de acuerdo con los requisitos
técnicos establecidos en el presente convenio.
B) Contar con personal profesional y de atención
necesaria e idónea para el cumplimiento y ejecución efectiva del modelo de
atención aprobado por el PANI.
C) LA
ASOCIACIÓN permitirá la supervisión, fiscalización y acompañamiento técnico
del PANI. Todos los requerimientos técnicos aplicables a la atención
integral de las personas menores de edad a cargo de LA ASOCIACIÓN, serán
los que contenga el Modelo de Atención para Centros Diurnos de Atención
Integral a Niños, Niñas y Adolescentes.
D) Remitir
al Departamento de Acreditación, el Plan anual de Trabajo y presupuesto
del año siguiente. Dicho Plan de Trabajo deberá incluir las recomendaciones de
la evaluación del Plan del año anterior y cubrir los proyectos a realizar en
cada uno de los procesos que se indican en el Modelo de Atención de Centros
Diurnos de Atención Integral a Niños, Niñas y Adolescentes, adjuntando además
la nómina de funcionarios de la organización.
E) La Asociación deberá contar con un expediente en el que se documente
verazmente información básica de orden socio económico, a convenir con el
Departamento de Acreditación del PANI, de cada persona menor de edad que
ingrese a la alternativa. Tal información servirá durante los procesos de
supervisión que realice el Departamento de Acreditación del PANI, a efecto de
medir el perfil de la población que la institución se encuentra subsidiando. Servirá
también para conocer los parámetros bajo los cuales la Asociación define el
monto del aporte de los padres de familia a la organización, a efecto de la
contraprestación que le corresponde en este convenio.
F) LA ASOCIACIÓN deberá establecer los controles internos y
procedimientos adecuados para el cobro de las cuotas a los padres de familia,
así como el registro de las sumas efectivamente ingresadas.
G) LA ASOCIACIÓN se compromete a contar con los servicios de una
persona encargada de las labores de cobro, recaudación y registro de las cuotas
de los padres de familia, así como de las compras generales de productos
alimenticios, artículos de limpieza y cualquier otro necesario para brindar el
servicio.
H) Destinar los recursos económicos girados por el PANI
exclusivamente para la atención integral de los niños, niñas y adolescentes,
pudiendo ser empleados en las siguientes áreas: Estructura y espacio físico
(sólo mantenimiento), Atención Cotidiana, salud, cultura y educación de la
población.
I) Aportar los recursos financieros restantes
para brindar la adecuada atención a las personas menor de edad abrigadas por el
programa.
Tercera. Del
Ingreso de las personas menores de edad al programa:
El
ingreso de niños y niñas al programa se regirá por los siguientes requisitos y
procedimientos:
A) Todo ingreso de niños o niñas al programa de LA
ASOCIACIÓN, deberá cumplir con el perfil definido de previo por ésta.
B) En caso de referencias de ingreso de personas menores de edad por
parte de una Oficina Local del PANI, ésta última deberá suministrar el
respectivo estudio socio económico.
C) El ingreso de una persona menor de edad al programa se decidirá de
común acuerdo con la Dirección de la alternativa de protección o con el equipo
técnico de la misma.
E) Tratándose de Instituciones de Bienestar Social sin Fines de Lucro, LA
ASOCIACIÓN se compromete a dar prioridad a la atención de niños y niñas en
condición de vulnerabilidad social.
Cuarta. Transferencia de
recursos: El PANI girará mensualmente a LA
ASOCIACIÓN la suma de ¢ ________ colones por cada persona menor de edad
atendida, hasta un cupo máximo autorizado de ___________personas menores de
edad. Dicho monto representa el ___________ (…%) del costo total de
atención definido según el “Estudio de Costo por Niño en LA ASOCIACIÓN”,
aprobado por la Junta Directiva del PANI, el modelo de atención
aplicable y la tasa de inflación publicada por el Banco Central de Costa Rica.
Dichas sumas serán transferidas a la cuenta… denominada “…”. Corresponderá
a LA ASOCIACIÓN aportar la contraparte definida según el modelo de
costos vigente, el cual será revisado anualmente por el PANI.
El subsidio que girará el PANI
por cada persona menor de edad atendida, sea la suma de ¢ ________
(_____________________) se desglosa de la siguiente forma:
a) Un …% (sea la suma de ¢
________ colones por persona menor de edad atendida) corresponderá a COSTOS
FIJOS, porcentaje que se pagará según el número de cupos autorizados a LA
ASOCIACIÓN, independientemente del número de personas menores de edad atendidas
en el mes; por lo que LA ASOCIACIÓN recibirá mensualmente un aporte fijo
de ¢_________ (_________________) mensuales.
b) Un …%
(sea la suma de ¢ _________ colones por persona menor de edad atendida)
corresponderá a COSTOS VARIABLES, porcentaje que se pagará según el
número de días de permanencia de las personas menores de edad atendidas, según
el costo diario; por lo que LA ASOCIACIÓN recibirá mensualmente un
aporte variable según lo reportado en la lista de población, la cual debe estar
fundamentada en las medidas de protección recibidas por LA ASOCIACIÓN.
c) En caso de que LA ASOCIACIÓN, durante
un periodo de dos meses consecutivos no cumpliese con el cupo máximo autorizado
según lo estipulado en la presente cláusula, el PANI, a través del
Departamento de Acreditación, realizará un estudio con el fin de conocer las
razones de tal situación, dicho estudio incluirá el criterio de la organización
y recomendara las medidas correctivas que correspondan, incluidas la reducción
del número de cupos o del monto del subsidio mensual. Es estos últimos casos,
dará audiencia previa por escrito a LA ASOCIACIÓN para que dentro del
plazo de cinco días hábiles a partir de la notificación correspondiente, se
refiera por escrito a los hechos. Una vez efectuado el análisis del estudio
elaborado y de haber escuchado a LA ASOCIACIÓN, el Departamento de
Acreditación elevará el informe respectivo a la Presidencia Ejecutiva con el
fin de que ésta tome la decisión que considere conveniente.
Quinta. De la autorización de
pago: Los giros de los recursos establecidos en la
cláusula anterior, serán realizados una vez recibidos y tramitados los informes
de población atendida correspondientes por parte de LA ASOCIACIÓN, los
cuales deberán ser presentados por ésta ante el Departamento de Acreditación.
Sexta. De la suspensión del giro
de recursos. Salvo los casos de
suspensión automática del giro de recursos establecidos en la presente
cláusula, el PANI podrá suspender el giro de los subsidios transferidos a LA
ORGANIZACIÓN, de conformidad con lo establecido en la Sección IV del
Capítulo III del Reglamento de Permisos de Funcionamiento y Supervisión de
Programas Públicos y Privados vinculados a la Atención de Personas Menores de
edad.
En
todos los casos, la decisión de suspender definitivamente o temporalmente el
pago o de pagar parcialmente los recursos que adopte la Presidencia Ejecutiva
deberá estar precedida de una audiencia por escrito a LA ASOCIACIÓN para
que dentro del plazo de quince días a partir de su notificación se refiera a
los hechos y plantee sus alegatos. Asimismo, en caso de ser necesario, la
Presidencia Ejecutiva podrá ordenar otras investigaciones o diligencias
sumarias a efecto de contar con mayores elementos para adoptar la decisión
final, la cual deberá ser notificada a LA ASOCIACIÓN, siendo que en
contra de la misma cabrá el curso de revocatoria, el cual se deberá interponer
dentro del plazo de tres días a partir de la comunicación del acto.
En la decisión final la Presidencia Ejecutiva podrá disponer el
reintegro de los recursos desviados, en caso de que se llegase a determinar
incumplimiento de las obligaciones derivadas del presente convenio o
irregularidades en el manejo de los recursos transferidos a LA ASOCIACIÓN. Si
se determinare la existencia de conductas de tipo delictivo, el PANI procederá
a denunciar judicialmente los hechos ante el Ministerio Público y ante los
entes externos si así correspondiera.
En caso de que de la investigación se determine que los
incumplimientos o irregularidades en el manejo de los recursos transferidos no
existieren o que se debieron a meros errores de guarismos, la Presidencia
Ejecutiva ordenará reanudar los pagos, así como el reintegro de las sumas
retenidas a LA ASOCIACIÓN, más los intereses correspondientes según la
tasa de interés legal vigente fijada por el Banco Central de Costa Rica, por
concepto de la investigación practicada.
LA ASOCIACIÓN se compromete a rendir los informes que el PANI le
solicite, así como presentar oportunamente las liquidaciones de las sumas
giradas. De no cumplir con lo anterior se podrá ordenar la suspensión
automática de las transferencias, tal como lo dispone el artículo 7 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y en caso de que se
determine que hubo conductas de tipo delictivo se remitirá el informe
respectivo al citado órgano fiscalizador para lo que corresponda. En todos los
casos de irregularidades comprobadas, los giros serán suspendidos, siendo que
según la gravedad de la situación, si LA ASOCIACIÓN no toma
inmediatamente las acciones correctivas del caso, el presente convenio será
rescindido una vez que se encuentre firme el acto que así o disponga y las
personas menores de edad abrigadas por el programa de LA ASOCIACIÓN serán
reubicados en otras alternativas de protección. Aunado a lo anterior, en este
caso el PANI revocará la autorización de funcionamiento de LA
ASOCIACIÓN y según la gravedad podrá solicitar su disolución administrativa
y judicial. En todos los casos de irregularidades comprobadas, LA ASOCIACIÓN
responderá también civilmente por las sumas desviadas, costas y daños y
perjuicios que se hubieren causado a la Hacienda Pública. Si se determina la
existencia de conductas de tipo delictivo se remitirá el informe respectivo al
Ministerio Público, para que proceda según corresponda.
Serán causales que darán por incumplido el presente convenio y que,
por ende, facultarán al PANI para suspender automáticamente el giro de
los subsidios a LA ASOCIACIÓN, las siguientes:
a) No encontrare al día en el
pago de las cuotas obrero patronales con la Caja Costarricense del Seguro
Social;
b) No contar con el permiso de funcionamiento o
certificado de habilitación que otorgan las oficinas regionales o el Consejo de
Atención Integral del Ministerio de Salud respectivamente, según sea el caso,
salvo que LA ASOCIACIÓN demuestre que las razones por las cuales no
cuenta con tales permisos no le son imputables y presente constancia emitida
por la autoridad competente de que el trámite para contar con los mismos se encuentra
iniciado y en proceso;
c) No encontrarse al día en la presentación de
las liquidaciones semestrales del Departamento Financiero Contable;
d) Tener su personería jurídica vencida. En tales
casos, el Departamento Financiero Contable procederá con suspensión de los
giros de las transferencias de forma automática e inmediata y;
e) Incumplir cualquier otra directriz o
disposición de índole financiera que emita el PANI u otros entes
externos.
Sétima. Mecanismos de
fiscalización, verificación y control financiero. LA ASOCIACIÓN acepta la fiscalización del PANI en
relación con el uso de los recursos transferidos, así como la capacitación y
acompañamiento de su personal o colaboradores que el PANI considere
necesarios y convenientes. Ello con el propósito de asegurar el correcto uso de
los recursos girados. Esta fiscalización se ejecutará por el Departamento
Financiero Contable y la Auditoría Interna, y para efectos de contribuir a
dicha fiscalización, LA ASOCIACIÓN se obliga a:
a. Tener
a disposición del Departamento Financiero Contable y de la Auditoría Interna
del PANI sus libros contables actualizados, los cuales deberán ser
llevados por un Contador Privado incorporado al Colegio Profesional
correspondiente y los comprobantes y facturas que respaldan cada una de las
operaciones.
b. Poseer una cuenta bancaria exclusiva para el
programa en un banco estatal, para administrar los fondos económicos
transferidos por el PANI, según lo establecido en el artículo 5 de la
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
c. Disponer de un control auxiliar para el manejo
de la cuenta corriente que se asigne a los recursos económicos que transfiere
el PANI
d. Emitir oportunamente las conciliaciones
bancarias de la cuenta corriente disponible para el programa, las cuales
deberán estar firmadas por el contador privado y archivarse en orden
cronológico.
e. Establecer los mecanismos de archivo
necesarios para la custodia, protección y manejo de los estados bancarios, así
como de toda la documentación atinente a las liquidaciones presentadas al PANI.
f. Archivar los comprobantes de pago en forma
mensual, respetando el orden de los cheques emitidos, los cuales deberán ser
originales, contar con detalle de los bienes adquiridos, precio unitario, razón
social del proveedor, fecha y sello que indique el número de cheque y el origen
de los fondos con que fue cancelada, así como firma de recibido conforme por
parte de algún funcionario responsable.
g. Contar con un expediente de cada uno de los
funcionarios de LA ASOCIACIÓN, así como de un registro actualizado de
los proveedores de la misma.
Octava. De las liquidaciones
semestrales. LA ASOCIACIÓN
deberá presentar semestralmente al PANI, una liquidación de conformidad
con lo establecido en el Reglamento para la Transferencia, Uso y Liquidación de
Recursos transferidos a sujetos privados para la atención de personas menores
de edad.
La fecha límite para la presentación de la
liquidación de los recursos transferidos por el PANI a LA ASOCIACIÓN en
el primer semestre del año… iniciará a partir del día quince de julio y hasta
el treinta de julio de dicho año. La liquidación de los recursos transferidos
en el segundo semestre iniciará a partir del día quince de enero y hasta el
treinta de enero, ambos del año dos mil… En caso de que LA ASOCIACIÓN no
cumpla en el tiempo determinado con la liquidación, se detendrán los giros
correspondientes a los meses siguientes. Una vez presentada la liquidación, los
giros se reanudarán a los treinta días posteriores a la fecha de presentación
de la liquidación. En caso de que el presente convenio sea prorrogado, la fecha
límite para la liquidación de los recursos correspondientes al primer semestre
del año, será del quince al treinta de julio del año correspondiente.
Novena. De la vigencia del
convenio:.
El presente convenio tendrá vigencia a partir del día primero de enero y hasta
el treinta y uno de diciembre, ambos del año dos mil…, y podrá ser prorrogado
mediante adendas por periodos convenidos hasta por un máximo de tres años,
siempre y cuando se den las siguientes circunstancias: a) Que exista acuerdo
entre las partes; b) Que haya disponibilidad de recursos financieros
presupuestados por parte del PANI y; c) que la Junta Directiva del PANI apruebe
dichas modificaciones. Si al momento de acordar la prórroga hubiese
modificaciones a alguna de las cláusulas restantes del presente convenio, estas
se harán constar en el adenda de prórroga.
Décima. Prórrogas: El Departamento de Acreditación deberá
presentar a la Presidencia Ejecutiva del PANI, al finalizar el año dos mil…, un
informe anual relativo a la labor de LA ASOCIACIÓN durante dicho año, el
cual servirá como insumo para definir la procedencia o no de la firma de
adendas para la prórroga del presente convenio.
Serán requisitos indispensables para la procedencia de prórrogas
mediante adenda las siguientes: a) Informe de supervisión anual por parte del
Departamento de Acreditación favorable; b) Contar con personería jurídica
vigente; c) Contar con el permiso de funcionamiento o habilitación emitido por
la dependencia correspondiente del Ministerio de Salud vigente; d) Estar al día
en el pago de las cuotas obrero patronales a la Caja Costarricense del Seguro
Social; e) No haber incumplido ninguna de las estipulaciones establecidas en el
presente convenio.
Décima
Primera. De la eficacia:
De conformidad con lo estipulado en los artículos 20 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, 6 párrafo primero y 17 del Reglamento
sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, publicado en
la Gaceta Nº 202 del 22 de octubre del 2007, la eficacia de este convenio será
a partir de la Aprobación Interna al mismo, emitida por la Asesoría Jurídica
del Patronato Nacional de la Infancia.
Décima Segunda. Documentos
que forman parte de este convenio: Se tendrán como parte integral del presente
convenio los siguientes documentos: a) El Reglamento de Permisos de
Funcionamiento y Supervisión de Programas Públicos y Privados vinculados a la
Atención de Personas Menores de edad; b) El “Manual de Normas y Procedimientos
para la Verificación y Control Técnico-Financiero de las Organizaciones No
Gubernamentales de Estadía Transitoria y Diurnas con Convenio de Cooperación
Vigente con el Patronato Nacional de la Infancia” publicado en el Diario
Oficial La Gaceta, Número ciento cincuenta y tres del doce de agosto de dos mil
dos, son parte integral de este convenio; c) el Reglamento para la
Transferencia, Uso y Liquidación de Recursos transferidos a sujetos privados
para la atención de personas menores de edad.
Décima Tercera. Estimación: Por su naturaleza el presente convenio se estima en la suma de
¢________ (_____________).
En fe de lo anterior y
plenamente conforme, firmamos en San José, en dos documentos originales de
igual texto y valor en San José, el día ____________ del año dos mil……
…………………………………… ………………………………
Presidenta/e Ejecutiva/o Presidenta
Patronato Nacional (nombre
de la Asociación)
de la Infancia
_____________________/
/__________________
CONVENIO DE COOPERACIÓN Y
TRANSFERENCIA DE RECURSOS ENTRE EL PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA Y LA
ASOCIACIÓN _________________, PROGRAMA ________________, EN LA MODALIDAD DE
ALTERNATIVA RESIDENCIAL PARA LA ATENCION DE PERSONAS MENORES DE EDAD.
Entre nosotros,
…………………………………………………en su condición de Presidenta Ejecutiva y Representante
Legal del PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA, institución con cédula
jurídica número tres-cero cero siete-cero cuarenta y dos mil treinta y nueve,
personería que consta en …en adelante denominado PANI, y _____________, , cédula de identidad número
_____________, vecina de San José, en su condición de Presidenta(e) con
facultades de Apoderada General sin límite de suma de LA ASOCIACIÓN no
Gubernamental, denominada ______________, entidad con cédula jurídica
número: .., en adelante denominada LA
ASOCIACIÓN, inscrita en el Registro Nacional bajo el expediente número
……………………………………….; hemos convenido en celebrar el presente CONVENIO DE
COOPERACIÓN Y TRANSFERENCIA DE FONDOS, el cual se regirá en lo conducente
por lo establecido en la Convención sobre los Derechos del Niño, el Código de
la Niñez y la Adolescencia, la Ley Orgánica del Patronato Nacional de la
Infancia, el Manual de Normas y Procedimientos para la Verificación y Control
Técnico Financiero de las Organizaciones no Gubernamentales de Estadía
Transitoria y Diurnas con convenio de cooperación vigente con el Patronato
Nacional de la Infancia, el Reglamento para la Transferencia, Uso y Liquidación
de Recursos transferidos a sujetos privados para la atención de personas
menores de edad y por las siguientes cláusulas:
Considerando:
Primero: Que el Plan Estratégico Institucional (PEI)
establece como uno de los ejes de acción del PANI para el periodo comprendido
entre los años …, el Eje de Protección, entendido como el conjunto de acciones
que emprenden tanto el PANI, junto a otras instituciones públicas y actores con
la sociedad civil, para guardar la integridad física y emocional de las
personas menores de edad cuando el ejercicio de la autoridad parental o la
ausencia de la misma, atenta contra los derechos de esas personas. Dentro de
ese eje se tiene como desafío estratégico la aplicación del enfoque de derechos
y del paradigma de protección integral, a las personas menores de edad que han
sido separadas de sus familias y que se encuentren bajo alguna de las
alternativas de protección, así como el fortalecimiento de la coordinación y
articulación de esfuerzos entre el PANI y las diferentes organizaciones de la
sociedad civil que brindan protección a las personas menores de edad en
vulnerabilidad social.
Segundo: Que el propósito del
presente convenio es el de establecer los mecanismos de cooperación recíproca
relacionado con la atención de las personas menores de edad que se encuentran
bajo el cuido de LA ASOCIACIÓN, para la garantía de sus derechos, de
conformidad con la legislación vigente y la Doctrina de la Protección Integral.
Tercero: Que es atribución del PANI
brindar asistencia técnica y protección a la niñez, la adolescencia y la
familia en situación de vulnerabilidad social, así como promover la
participación organizada de la sociedad civil, las instituciones estatales y
las organizaciones sociales en los procesos de estudio y análisis en materia de
derechos y deberes de las personas menores de edad.
Cuarto: Que las Organizaciones No
Gubernamentales, son importantes socios del PANI en la protección de los
niños, niñas y adolescentes en condición de vulnerabilidad social, al
brindarles atención integral a través de alternativas de protección privadas
que, tal y como lo hace LA ASOCIACIÓN, procuran la máxima potencialización de éstas en sus diferentes áreas de
desarrollo, tales como la afectiva, la emocional, la educacional, la
recreativa, la deportiva y de salud, entre otras, de manera tal, que logren
convertirse en adultos independientes.
Quinto: Que el artículo 38 de la Ley Orgánica número 7648
del Patronato Nacional de la Infancia autoriza al PANI a realizar
transferencias de fondos con cargo a su presupuesto a organismos públicos,
privados y personas físicas con la autorización y la supervisión de la
Contraloría General de la República. Estos recursos serán utilizados
exclusivamente para implementar y ejecutar programas en beneficio de la niñez,
la adolescencia y la familia.
Sexto: Que LA ASOCIACIÓN cuenta con el permiso de
funcionamiento correspondiente otorgado por el PANI a su programa
denominado __________________ (para los efectos del presente convenio,
en adelante denominado “el programa”), el cual se encuentra ubicado en
______________________, teniéndosele como organización autorizada para brindar
atención integral a niñas y niños con edades comprendidas al momento de su
ingreso, entre los ________ y ________ años. Asimismo, el Modelo de Atención de
la ASOCIACIÓN cuenta con la correspondiente aprobación del PANI.
Sétimo: Que el PANI cuenta con el
Reglamento de Permisos de Funcionamiento y Supervisión de Programas Públicos y
Privados vinculados a la Atención de Personas Menores de edad, que es de acatamiento
obligatorio para todas los sujetos privados con los cuales se suscriba convenio
de transferencia de recursos para la atención de personas menores de edad.
Octava: Que asimismo el PANI cuenta
con el Reglamento para la Transferencia, Uso y Liquidación de Recursos
transferidos a sujetos privados para la atención de personas menores de edad.
Novena: Tanto el PANI como LA ASOCIACIÓN
deben velar por que los criterios de ingreso y la atención de los niños y niñas
no sean discriminatorios ni contrarios a la dignidad humana. Así mismo, deberán
velar por que los reglamentos internos con que cuente el programa no deberán
ser contrarios a los derechos de las personas menores de edad y deben tener
como fundamento el Interés Superior de éstas.
Décima: Que LA ASOCIACIÓN reconoce al PANI
como ente estatal rector en materia de niñez y adolescencia, al que le
corresponde, entre otras atribuciones, velar por la protección integral de las
personas menores de edad en condición de vulnerabilidad, de conformidad con lo
establecido en la Constitución Política, la Ley Orgánica del PANI y demás
normativa internacional y nacional vigente.
Cláusulas:
Primera. Del objeto del
convenio. Establecer los mecanismos de cooperación recíproca para garantizar la
protección especial y la atención directa de las personas menores de edad,
cuando el ejercicio abusivo de la autoridad parental o la ausencia de la misma,
atenta contra sus derechos y obliga a separarlos de sus familias. Lo anterior,
conforme a la legislación vigente, al enfoque de los derechos humanos de las
personas menores de edad, a los preceptos establecidos por la Doctrina de la
Protección Integral, y en el marco de la responsabilidad y participación
organizada de la sociedad civil en los procesos de protección integral y especial
de las personas menores de edad.
Segunda. De las obligaciones del
PANI: Serán obligaciones del PANI en el marco del presente
convenio, las siguientes:
a) Girar oportunamente a las ONG los recursos
financieros establecidos en el convenio de cooperación, de acuerdo con el
cronograma de pagos previamente acordado.
b) Implementar los mecanismos de control, supervisión y asesoría para
verificar la correcta utilización y destino de todos los beneficios que otorga.
c) Verificar que las ONG cumplan con la normativa que el PANI
establezca en materia de fiscalización y control de los beneficios otorgados a
las mismas para la atención de las personas menores de edad.
d) Verificar que las ONG ejerzan actividades de control, para el mejor
cumplimiento de sus funciones, respetando su libertad de iniciativa.
e) Informar a las instancias superiores, cuando compruebe que la ONG
se ha apartado de los fines asignados, siguiendo el debido proceso.
f) Proceder a cancelar los retrasos que por razones de aprobaciones de
la Contraloría General de los presupuestos ordinarios de las ONG impidan el
giro oportuno a estas organizaciones, siempre y cuando estén ampliamente
justificadas las razones del atraso, se comprueben por parte del Departamento
de Acreditación, las listas de poblaciones atendidas antes de la aprobación de
la Contraloría y se certifique el contenido presupuestario. Lo anterior,
también aplicará para el caso de atrasos originados por procesos internos. En
todos los casos, el acto del giro retroactivo de recursos anteriores a dichas
aprobaciones corresponderá a la Presidencia Ejecutiva por la vía de resolución.
Tercera. De las obligaciones de
la asociación: Serán obligaciones de LA ASOCIACIÓN las
siguientes:
a) Brindar atención integral a
los niños, niñas y adolescentes por ella abrigados, cumpliendo con los modelos
de atención propios de la organización, aprobados por el PANI, y con los
requisitos técnicos establecidos en el presente convenio.
b) Destinar los
recursos económicos aportados por el PANI exclusivamente para la
atención integral de los niños, niñas y adolescentes abrigados, considerando
las siguientes áreas: Infraestructura (sólo mantenimiento), Educación, Salud,
Recreación, Alimentación, Higiene Personal y del Hogar, Vestido, Cuidado Diario
(Incluye servicios públicos) y la Atención Directa (incluye atención
profesional). En ningún caso podrán destinarse los recursos girados por el PANI
a fines comerciales, políticos o distintos de los expresamente establecidos en
el presente convenio.
c) Aportar, como contraparte, los recursos
restantes del costo de atención de cada persona menor de edad, según el Modelo
de Costos vigente y de acuerdo con el monto del subsidio otorgado por el PANI,
según lo establecido en la cláusula sétima del presente convenio.
d) Contar con personal suficiente, idóneo y
con experiencia, para la atención integral de las personas menores de edad
según el modelo de atención que le fue aprobado y el número de personas menores
de edad atendidas. Dicho personal deberá estar libre de antecedentes judiciales
o de otra índole, por situaciones de abuso, maltrato u otros hechos violatorios
de los derechos de las personas menores de edad.
e) Remitir
trimestralmente a la Oficina Local encargada de la situación de cada
persona menor de edad abrigada, un Informe de evolución del proceso de atención
integral de cada niño, niña y adolescente. Lo anterior opera para las
situaciones de procesos con menos de seis meses de permanencia y con medida
administrativa. Las situaciones que se encuentren bajo procesos judiciales el
Informe se hará al menos cada seis meses y en el caso de procesos de larga
permanencia por encontrarse las personas menores de edad declaradas en abandono
el Informe se hará al menos una vez al año. En el caso de las atenciones
especializadas (tratamiento) se deberá coordinar lo pertinente consecuente con
el Plan de atención de la persona menor de edad y la familia.
El
citado informe se realizará con base en la guía que suministrará el
Departamento de Acreditación.
f) Facilitar y coordinar con el PANI la
supervisión, fiscalización y acompañamiento técnico del programa de parte de
éste último. Todos los requerimientos técnicos aplicables a la atención
integral de las personas menores de edad a cargo de LA ASOCIACIÓN, serán
los que contenga el Modelo de Atención para Alternativas de Protección de
niños, niñas y adolescentes aprobado para este programa.
g) Remitir
al Departamento de Acreditación, al treinta y uno de mayo de cada año el
Plan anual de Trabajo y presupuesto del año siguiente., incluyendo los
requisitos legales técnicos y financieros establecidos en la circular 14299 y
14300 u otras disposiciones dadas por la Contraloría General de la Republica
Dicho Plan de Trabajo deberá incluir las recomendaciones de la evaluación del
Plan del año anterior y cubrir los proyectos a realizar en cada uno de los
procesos que se indican en el Modelo de Atención para Alternativas
Residenciales.
h) LA ASOCIACIÓN contará con un expediente
único para cada persona menor de edad atendida, en el que deberá constar toda
la documentación pertinente, relativa a la atención integral del niño, niña o
adolescente de acuerdo con los parámetros establecidos por el PANI. En dicho
expediente debe constar todo el proceso desde el ingreso, permanencia y egreso
según las fases del modelo de atención de la organización.
Cuarta. Del
ingreso de las personas menores de edad al programa:
El ingreso de personas menores de edad al programa de LA ASOCIACIÓN
será decidido, entre la Oficina Local del PANI responsable del caso y LA
ASOCIACIÓN. Para realizar los ingresos, incluido el ingreso por motivos de
emergencia, únicamente se requerirá aportar a LA ASOCIACIÓN, copia de la
medida de protección de abrigo temporal o de la resolución administrativa o
judicial que sustente la ubicación de la persona menor de edad. En casos muy
excepcionales, donde condiciones particulares impiden al PANI dictar la medida
de protección en el momento oportuno y existe una urgencia inminente de
protección para la persona menor de edad, por mutuo acuerdo la Asociación y
el PANI podrían acordar la ubicación en el programa, en el entendido de que
la responsabilidad la asume el PANI y de que la medida de protección deberá ser
dictada a más tardar el día hábil inmediato siguiente a la ubicación. En todas
las situaciones debe privar el interés superior de la persona menor de edad.
REVISAR
En caso de que ambas partes acuerden el ingreso de una persona menor
de edad, el PANI deberá aportar a LA ASOCIACIÓN, en un plazo
máximo de cinco días hábiles a partir del ingreso efectivo del niño, niña o
adolescente, los siguientes documentos:
Informe(s) sobre la situación psico-socio-legal
de la (s) persona (s) menor (es) de edad y su familia.
Certificación
de nacimiento de la (s) persona (s) menor (es) de edad. En caso de personas
menores de edad indocumentadas, en un plazo máximo de tres meses a partir del
ingreso el PANI deberá aportar algún documento de identidad de las mismas.
Informe
médico epicrisis o documentos sobre la condición de
salud del niño o niña actualizados.
Última
nota del curso lectivo u otros documentos relacionados con el rendimiento
escolar de la persona menor de edad.
Cuando una Oficina Local o dependencia competente del PANI solicite
cupo a la Asociación para el ingreso de personas menores de edad, en
situaciones que no son catalogadas por la institución como emergencias, la
Asociación contará con un plazo máximo de tres días hábiles para dar respuesta
sobre la solicitud planteada. La oficina Local deberá remitir a la Asociación la
documentación requerida por la organización establecidos en la CLÁUSULA CUARTA.
En caso de rechazar la solicitud la Asociación deberá justificar las razones en
que sustentan su posición. En casos catalogados de emergencia, la asociación
deberá dar respuesta al PANI de la manera más expedita posible según la
emergencia lo requiera. En caso de rechazo también deberá justificarse lo
pertinente.
En aquellos casos en que la Asociación rechace una solicitud de
ingreso, si la Oficina Local solicitante no se encuentra conforme con la
justificación dada y considera que por perfil y modelo la persona menor edad
debió haber sido aceptada, se informará de lo pertinente al Departamento de
Acreditación quien valorará el caso dando audiencia a LA ASOCIACIÓN
(Programa). Una vez efectuado el estudio y en caso de que el Departamento
de Acreditación considere que el rechazo fue injustificado, elevará el asunto a
la Presidencia Ejecutiva con el fin de que ésta tome o proponga a Junta
Directiva las acciones que considere pertinentes.
Cuando la Asociación resuelve positivamente
una solicitud de ingreso la Oficina Local del PANI solicitante deberá realizar
las gestiones pertinentes a efecto de que ejecutar la ubicación de forma
inmediata.
Quinta. De las visitas a las
personas menores de edad: Las personas menores de edad abrigadas por el programa de LA
ASOCIACIÓN tendrán el derecho de ser visitadas por parte de sus familiares
u otras personas afectivamente cercanas. Lo anterior, previa autorización
emitida por la Oficina Local del PANI encargada del caso o bien, por la
Autoridad Judicial competente. Con el fin de facilitar dichas visitas, ambas
partes de comprometen a cumplir las siguientes
reglas:
a) El PANI
informará por escrito a LA ASOCIACIÓN de la autorización de la
visita a la (s) persona (s) menor (es) de edad bajo su protección y coordinará
las fechas y horas en que las mismas serán llevadas a cabo. En todo caso
corresponderá a LA ASOCIACIÓN informar y preparar emocionalmente a la
(s) persona (s) menor (es) de edad para la realización de tales visitas.
b) LA ASOCIACIÓN
establecerá las condiciones de seguridad, ambientales, y de protección
necesarias para garantizar que las visitas se realicen adecuadamente y en
estricto apego a los derechos de las personas menores de edad. En caso de que
esto no pueda ser garantizado por LA ASOCIACIÓN, ésta coordinará con la
Oficina Local competente la realización de la visita.
c) Todas las visitas a personas menores de edad
deberán ser supervisadas por un profesional, ya sea de LA ASOCIACIÓN o del
PANI, previa coordinación.
d) En caso de suspensión de las visitas, el PANI
deberá informar previamente y por escrito a LA ASOCIACIÓN,
adjuntando copia de la resolución administrativa o judicial que fundamente
dicha decisión.
Sexta. Del egreso de las
personas menores de edad:
El egreso de personas menores de edad del programa, se decidirá de
común acuerdo entre la Oficina Local del PANI responsable del caso y el
Director (a), el equipo técnico o el encargado del programa de LA ASOCIACIÓN,
debiéndose cumplir los siguientes requisitos y procedimientos:
a) La Oficina Local y el
programa deberán previamente, coordinar y preparar emocionalmente a la persona
menor de edad para su egreso.
b) La Oficina Local notificará o comunicará la
resolución administrativa o judicial que motive el egreso de las personas
menores de edad.
c) En caso de
discrepancia en cuanto al egreso, la Oficina Local del PANI podrá
realizar el mismo mediante acto administrativo debidamente fundamentado. No
obstante lo anterior, LA ASOCIACIÓN podrá plantear su discrepancia ante
la Presidencia Ejecutiva, dentro del plazo de tres días a partir de la
comunicación de tal decisión. La Presidencia Ejecutiva contará con cinco días
hábiles para resolver lo pertinente a partir de la fecha de interposición de la
discrepancia, salvo casos calificados en los que por la complejidad de la
situación se deba extender el plazo para resolver, lo cual deberá ser motivado
mediante acto administrativo notificado a LA ASOCIACIÓN. En caso de
utilizarse este procedimiento, salvo mejor criterio de la Presidencia
Ejecutiva, el egreso de la persona menor de edad se suspenderá hasta tanto esa
dependencia jerárquica haya resuelto lo pertinente, todo en consideración del
interés superior de la persona menor de edad. En caso de egresos no autorizados
de personas menores de edad, LA ASOCIACIÓN deberá informar de inmediato
esta situación a la Oficina Local del PANI competente, y al Departamento
de Acreditación e interponer la denuncia ante autoridad policial, administrativa
o judicial según corresponda. LA ASOCIACIÓN no podrá decidir
unilateralmente el egreso de la persona menor de edad del Programa en ningún
caso, así como tampoco podrá adoptar medidas o actuaciones que propicien dicho
egreso.
Séptima. Discusiones técnicas de
casos: En el caso de los procesos de protección con medida
administrativa de abrigo temporal vigente dictada por seis meses o menos,
deberán establecerse trimestralmente discusiones de casos que permitan a la
ASOCIACIÓN y al PANI coordinar lo pertinente en relación con el estado y
avances de los procesos legales y psico-sociales de
la persona menor de edad y su familia. En los casos que se tramitan en sede
judicial esta coordinación deberá realizarse al menos cada seis meses y en el
caso de procesos de larga permanencia por encontrarse la personas menores de
edad declaradas en abandono estas coordinaciones deberán realizarse al menos
una vez al año. Cuando existan situaciones complejas o criterios encontrados en
cuanto a la situación psicológica, social o legal de las personas menores de
edad abrigadas, cualquiera de las partes podrá solicitar a la otra la
realización de sesiones de análisis del caso extraordinarias, en las cuales
participarán los profesionales de la oficina local del PANI encargada
del caso y los de LA ASOCIACIÓN. Ello con el fin de coordinar acciones
dirigidas a la resolución de tales situaciones. La solicitud de discusión de
caso deberá realizarse en un plazo no mayor a cuatro días hábiles a partir del
momento en que se reciba la comunicación de la parte solicitante. Los acuerdos
tomados deberán quedar plasmados en un acta que será firmada por los
profesionales participantes.
Octava. Transferencia de
recursos: El PANI girará mensualmente a LA
ASOCIACIÓN la suma de __________ colones por cada persona menor de edad
atendida, hasta un cupo máximo autorizado de ______ personas menores de
edad. Dicho monto representa el… por ciento (…%) del costo total de
atención definido según el “Modelo de Costos por Niño en Alternativas de Protección”,
aprobado por la Junta Directiva del PANI. Dichas sumas serán
transferidas a la cuenta… denominada “….”. Corresponderá a LA
ASOCIACIÓN aportar la contraparte definida según el modelo de costos
vigente, el cual será revisado anualmente por el PANI.
El subsidio que girará el PANI por cada persona menor de edad
atendida, sea la suma de ¢ ___________ colones se desglosa de la
siguiente forma:
a) Un …% (sea la suma de ¢
__________ colones por persona menor de edad atendida) corresponderá a COSTOS
FIJOS, porcentaje que se pagará según el número de cupos autorizados a LA
ASOCIACIÓN, independientemente del número de personas menores de edad
atendidas en el mes; por lo que LA ASOCIACIÓN recibirá mensualmente un
aporte fijo de ¢ __________ (_______________DE COLONES) mensuales.
b) Un …% (sea la suma de ¢ ___________
colones por persona menor de edad atendida) corresponderá a COSTOS VARIABLES,
porcentaje que se pagará según el número de días de permanencia de las personas
menores de edad atendidas, según el costo diario; por lo que LA ASOCIACIÓN
recibirá mensualmente un aporte variable según lo reportado en la lista de
población, la cual debe estar fundamentada en las medidas de protección o
resoluciones judiciales que fundamenten el ingreso y permanencia de las
personas menores de edad, recibidas por LA ASOCIACIÓN.
c) En caso de que LA ASOCIACIÓN, durante
un periodo de dos meses consecutivos no cumpliese con el cupo máximo autorizado
según lo estipulado en la presente cláusula, el PANI, a través del
Departamento de Acreditación, realizará un estudio con el fin de conocer las
razones de tal situación, dicho estudio incluirá el criterio de la organización
y recomendará las medidas correctivas que correspondan, incluidas la reducción
del número de cupos o del monto del subsidio mensual. Es estos últimos casos,
dará audiencia previa por escrito a LA ASOCIACIÓN para que dentro del
plazo de cinco días hábiles a partir de la notificación correspondiente, se
refiera por escrito a los hechos. Una vez efectuado el análisis del estudio
elaborado y de haber escuchado a LA ASOCIACIÓN, el Departamento de
Acreditación elevará el informe respectivo a la Presidencia Ejecutiva con el
fin de que ésta tome la decisión que considere conveniente.
Novena.
De
la autorización de pago: Los giros de los recursos establecidos en la cláusula anterior, serán
realizados por mes en forma inmediata a la vigencia del convenio. En el caso de
aquellos convenios que entren en vigencia a principio de año, el monto correspondiente
al primer mes de subsidio, por la suma equivalente al cupo total convenido con
la organización considerando costo fijo y variable se ejecutará en los primeros
quince días del mes de enero. A partir del segundo mes, el pago se ajustará, en
su costo variable, de acuerdo con los listados de personas menores de edad
atendidas el mes anterior, remitidos por parte de LA ASOCIACIÓN y
debidamente tramitados por el Departamento de Acreditación.
Décima. Giro
extraordinario por bono educativo: El PANI realizará, por una
única vez, un giro extraordinario a LA ASOCIACIÓN, por concepto de Bono
Educativo a efecto de que la Asociación respalde los gastos propios que realiza
en educación formal, no formal, técnica o profesional y de estimulación y
terapia para el desarrollo de las personas menores de edad atendidas, según el
perfil de población y su modelo de atención. Consecuentemente, este bono
educativo deberá ser utilizado exclusivamente en los fines antes señalados.
Dicho giro se realizará en la segunda quincena del mes de enero del año dos mil
doce, y será equivalente al cuarenta y siete punto
sesenta y dos por ciento (47,62%) del costo total de atención mensual
definido para la organización el cupo máximo establecido. El giro
extraordinario por bono educativo que se realice deberá ser liquidado por LA
ASOCIACIÓN, de forma separada a más tardar el treinta y uno de marzo del
año dos mil nueve.
Undécima. De
los informes de la población atendida para efectos de pago: Los informes de población atendida para
efectos de pago de la subvención económica, deberán ser entregados para su
respectivo trámite en el Departamento de Acreditación en los primeros tres días
hábiles de cada mes. El informe constará del listado de la población a cargo de
LA ASOCIACIÓN el cual indicará la siguiente información: a) Nombre de la
persona menor de edad; b) fecha de nacimiento; c) fecha de ingreso; d) fecha de
emisión de la medida de protección o resolución judicial correspondiente; e)
oficina local a cargo; f) fecha de egreso; g) informe de la condición de salud
y en caso de tener alguna discapacidad; indicar de qué tipo; h) además deberá
incluirse toda la información solicitada en la boleta de recolección para el
Sistema de Información de Alternativas de Protección Departamento de Acreditación
sólo en los casos en que se presente nuevos ingresos o egresos de niños, niñas
y o adolescente. El informe deberá ser firmado por el representante legal de LA
ASOCIACIÓN o por el fiscal de la misma, sin perjuicio de que la Junta
Directiva por acuerdo firme y acreditado ante el PANI designe otra
persona de la Junta Directiva o de la Administración de LA ASOCIACIÓN
que en forma subsidiaria suscriba dichos informes. Este informe tendrá carácter
de declaración jurada y surtirá todos sus efectos según la ley. Si se
detectaran anomalías en el informe de población, tales como el reporte de
personas menores de edad que no se encuentran ingresados o que ya han cumplido
la mayoría de edad, la institución procederá al rebajo correspondiente en el
giro inmediato siguiente al momento de la deducción, sin perjuicio de lo
estipulado en las cláusulas novena y décima del presente convenio.
Duodécima. De la suspensión del
giro de recursos: Salvo los casos de
suspensión automática del giro de recursos establecidos en el inciso F)
siguiente de la presente cláusula, el PANI podrá suspender el giro de los
subsidios transferidos a la ORGANIZACIÓN, de conformidad con lo
establecido en la Sección IV del Capítulo III del Reglamento de Permisos de
Funcionamiento y Supervisión de Programas Públicos y Privados vinculados a la
Atención de Personas Menores de edad.
En todos los casos, la decisión de suspender definitivamente o
temporalmente el pago o de pagar parcialmente los recursos que adopte la
Presidencia Ejecutiva deberá estar precedida de una audiencia por escrito a LA
ASOCIACIÓN para que dentro del plazo de cinco días a partir de su
notificación se refiera a los hechos y plantee sus alegatos. Asimismo, en caso
de ser necesario, la Presidencia Ejecutiva podrá ordenar otras investigaciones
o diligencias sumarias a efecto de contar con mayores elementos para adoptar la
decisión final, la cual deberá ser notificada a LA ASOCIACIÓN, siendo
que en contra de la misma cabrá Recurso de Apelación, el cual se deberá
interponer dentro del plazo de tres días a partir de la comunicación del acto.
En la decisión final la Presidencia Ejecutiva podrá disponer el
reintegro de los recursos desviados, en caso de que se llegase a determinar
incumplimiento de las obligaciones derivadas del presente convenio o
irregularidades en el manejo de los recursos transferidos a LA ASOCIACIÓN. Si
se determinare la existencia de conductas de tipo delictivo, el PANI procederá
a denunciar judicialmente los hechos ante el Ministerio Público y ante los
entes externos si así correspondiera.
En caso de que de la investigación se determine que los
incumplimientos o irregularidades en el manejo de los recursos transferidos no
existieren o que se debieron a meros errores de guarismos, la Presidencia
Ejecutiva ordenará reanudar los pagos, así como el reintegro de las sumas
retenidas a LA ASOCIACIÓN, más los intereses correspondientes según la
tasa de interés legal vigente fijada por el Banco Central de Costa Rica, por
concepto de la investigación practicada.
LA ASOCIACIÓN se compromete a rendir los
informes que el PANI le solicite, así como presentar oportunamente las
liquidaciones de las sumas giradas. De no cumplir con lo anterior se podrá
ordenar la suspensión automática de las transferencias, tal como lo dispone el
artículo 7 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y en
caso de que se determine que hubo conductas de tipo delictivo se remitirá el
informe respectivo al citado órgano fiscalizador para lo que corresponda. En
todos los casos de irregularidades comprobadas, los giros serán suspendidos,
siendo que según la gravedad de la situación, si LA ASOCIACIÓN no toma
inmediatamente las acciones correctivas del caso, el presente convenio será
rescindido una vez que se encuentre firme el acto que así lo disponga y las
personas menores de edad abrigadas por el programa de LA ASOCIACIÓN serán
reubicados en otras alternativas de protección. Aunado a lo anterior, en este
caso el PANI revocará la autorización de funcionamiento de LA
ASOCIACIÓN y según la gravedad podrá solicitar su disolución administrativa
y judicial. En todos los casos de irregularidades comprobadas, LA ASOCIACIÓN
responderá también civilmente por las sumas desviadas, costas y daños y
perjuicios que se hubieren causado a la Hacienda Pública. Si se determina la
existencia de conductas de tipo delictivo se remitirá el informe respectivo al
Ministerio Público, para que proceda según corresponda.
Serán causales que darán por
incumplido el presente convenio y que, por ende, facultarán al PANI para
suspender automáticamente el giro de los subsidios a LA ASOCIACIÓN, las
siguientes:
a) No encontrare al día en el pago de las cuotas
obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social;
b) No contar con el permiso de funcionamiento o
certificado de habilitación que otorgan las oficinas regionales o el Consejo de
Atención Integral del Ministerio de Salud respectivamente, según sea el caso,
salvo que LA ASOCIACIÓN demuestre que las razones por las cuales no
cuenta con tales permisos no le son imputables y presente constancia emitida
por la autoridad competente de que el trámite para contar con los mismos se
encuentra iniciado y en proceso;
c) No encontrarse al día en la presentación de
las liquidaciones semestrales del Departamento Financiero Contable;
d) Tener su personería jurídica vigente. En tales
casos, el Departamento Financiero Contable procederá con suspensión de los
giros de las transferencias de forma automática e inmediata y;
e) Incumplir cualquier otra directriz o
disposición de índole financiera que emita el PANI u otros entes
externos.
Décima Tercera. Mecanismos de
fiscalización, verificación y control financiero: LA ASOCIACIÓN acepta la fiscalización del PANI en
relación con el uso de los recursos transferidos, así como la capacitación y acompañamiento
de su personal y colaboradores que el PANI considere necesarios y
convenientes. Ello con el propósito de asegurar el correcto uso de los recursos
girados. Esta fiscalización se ejecutará por el Departamento Financiero
Contable y la Auditoría Interna, y para efectos de contribuir a dicha
fiscalización, LA ASOCIACIÓN se obliga a:
a. Tener a disposición del
Departamento Financiero Contable y de la Auditoría Interna del PANI sus
libros contables actualizados, los cuales deberán ser llevados por un Contador
Privado incorporado al Colegio Profesional correspondiente y los comprobantes y
facturas que respaldan cada una de las operaciones.
b. Poseer una cuenta bancaria exclusiva para el
programa en un banco estatal, para administrar los fondos económicos
transferidos por el PANI, según lo establecido en el artículo 5 de la
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.
c. Disponer de un control auxiliar para el manejo
de la cuenta corriente que se asigne a los recursos económicos que transfiere
el PANI.
d. Emitir oportunamente las conciliaciones
bancarias de la cuenta corriente disponible para el programa, las cuales
deberán estar firmadas por el contador privado y archivarse en orden
cronológico.
e. Establecer los mecanismos de archivo necesarios
para la custodia, protección y manejo de los estados bancarios, así como de
toda la documentación atinente a las liquidaciones presentadas al PANI.
f. Archivar los comprobantes de pago en forma
mensual, respetando el orden de los cheques emitidos, los cuales deberán ser
originales, contar con detalle de los bienes adquiridos, precio unitario, razón
social del proveedor, fecha y sello que indique el número de cheque y el origen
de los fondos con que fue cancelada, así como firma de recibido conforme por
parte de algún funcionario responsable.
g. Contar con un expediente de cada uno de los
funcionarios de LA ASOCIACIÓN, así como de un registro actualizado de
los proveedores de la misma.
Décima Cuarta. De las
liquidaciones semestrales: LA ASOCIACIÓN deberá
presentar semestralmente al PANI, una liquidación de conformidad con lo
establecido en el Reglamento para la Transferencia, Uso Control y Liquidación
de Recursos transferidos a sujetos privados para la atención de personas
menores de edad.
La fecha límite para la presentación de la
liquidación de los recursos transferidos por el PANI a LA ASOCIACIÓN en
el primer semestre del año 2012 iniciará a partir del día quince de julio y
hasta el treinta de julio de dicho año. La liquidación de los recursos transferidos
en el segundo semestre iniciará a partir del día 15 de enero y hasta el treinta
de enero, ambos del año 2013. En caso de que LA ASOCIACIÓN no cumpla en
el tiempo determinado con la liquidación, se detendrán los giros
correspondientes a los meses siguientes. Una vez presentada la liquidación, los
giros se reanudarán a los treinta días posteriores a la fecha de presentación
de la liquidación. En caso de que el presente convenio sea prorrogado, la fecha
límite para la liquidación de los recursos correspondientes al primer semestre
del año, será del quince al treinta de julio del año correspondiente.
Décima quinta. De la vigencia
del convenio: El presente convenio tendrá
vigencia a partir del día primero de enero y hasta el treinta y uno de
diciembre, ambos del dos mil…, y podrá ser prorrogado mediante adendas por
periodos convenidos hasta por un máximo de tres años, siempre y cuando se den
las siguientes circunstancias: a) Que exista acuerdo entre las partes; b) Que
haya disponibilidad de recursos financieros presupuestados por parte del PANI
y; c) que la Junta Directiva del PANI apruebe dichas modificaciones. Si
al momento de acordar la prórroga hubiese modificaciones a alguna de las
cláusulas restantes del presente convenio, estas se harán constar en el adenda
de prórroga.
Décima sexta. Prórrogas: El Departamento de Acreditación deberá presentar a la Presidencia
Ejecutiva del PANI, al finalizar el año dos mil doce, un informe anual relativo
a la labor de LA ASOCIACIÓN durante dicho año, el cual servirá como
insumo para definir la procedencia o no de la firma de adendas para la prórroga
del presente convenio.
Serán requisitos indispensables para la procedencia de prórrogas
mediante adenda las siguientes: a) Informe de supervisión anual por parte del
Departamento de Acreditación favorable; c) Informe de cumplimiento de
requisitos propios del control del Depto. Financiero Contable. d)Oficio de
asignación de recursos por parte de las jefaturas del departamento de
Acreditación y el Departamento Financiero Contable en cumplimiento de la
Circular 14299 e) Contar con personería jurídica vigente; f) Contar con el
permiso de funcionamiento o habilitación emitido por la dependencia
correspondiente del Ministerio de Salud vigente; g) Estar al día en el pago de
las cuotas obrero patronales a la Caja Costarricense del Seguro Social; h) No
haber incumplido ninguna de las estipulaciones establecidas en el presente
convenio; f) Cumplir con los requisitos establecidos en las circulares 14299 y
14300 de la Contraloría General de la República.
Décima
Séptima. Del modelo de costos:
La Junta Directiva del PANI revisará anualmente el modelo de cotos de atención
por niño en alternativas de protección, que sirve de base para el cálculo de
las subvenciones que realiza el PANI a las Organizaciones No Gubernamentales
según el perfil de población atienden y su modelo de atención. Lo anterior, a
efecto de actualizarlo anualmente de conformidad con los costos reales de
mercado de los bienes y servicios según los distintos modelos de atención.
Décima
Octava. De la eficacia:
De conformidad con lo estipulado en los artículos 20 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República, 6 párrafo primero y 17 del Reglamento
sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, publicado en
La Gaceta Nº 202 del 22 de octubre del 2007, la eficacia de este
convenio será a partir de la Aprobación Interna del mismo, emitida por la
Asesoría Jurídica del Patronato Nacional de la Infancia.
Décima novena. Documentos que
forman parte de este convenio:
Se tendrán como parte integral del presente convenio los siguientes documentos:
a) El Reglamento de Permisos de Funcionamiento y Supervisión de Programas
Públicos y Privados vinculados a la Atención de Personas Menores de edad; b) El
“Manual de Normas y Procedimientos para la Verificación y Control
Técnico-Financiero de las Organizaciones No Gubernamentales de Estadía
Transitoria y Diurnas con Convenio de Cooperación Vigente con el Patronato
Nacional de la Infancia” publicado en el Diario Oficial La Gaceta, Número
ciento cincuenta y tres del doce de agosto de dos mil dos, son parte integral
de este convenio, el Reglamento para la Transferencia, Uso y Liquidación de
Recursos transferidos a sujetos privados para la atención de personas menores
de edad.
Vigésima. Estimación: Por su naturaleza el presente convenio se estima en la suma de ¢
___________ (_____________________).
En fe de lo anterior y
plenamente conforme, firmamos en San José, en dos documentos originales de
igual texto y valor en San José, el día ____________ del año…………
…………………………………… ………………………………
Presidenta/e Ejecutiva/o Presidenta
Patronato Nacional (nombre
de la Asociación)
de la Infancia
__________________/ /___________________
ADENDUM AL CONVENIO DE COOPERACIÓN Y TRANSFERENCIA DE RECURSOS ENTRE
EL PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA Y LA ASOCIACIÓN________________, PROGRAMA
________________, EN LA MODALIDAD DE CENTRO INFANTIL DIURNO DE ATENCIÓN
INTEGRAL DE PERSONAS MENORES DE EDAD.
Entre nosotros, (nombre y calidades de la Presidenta o Presidente
Ejecutivo )….., en su calidad de PRESIDENTA EJECUTIVA DEL PATRONATO NACIONAL
DE LA INFANCIA, ostentando facultades de apoderada generalísima, sin límite
de suma según lo dispuesto en artículos cinco inciso b) y dieciocho inciso b)
de la Ley Orgánica número 7648, nombramiento tomado en sesión ordinaria número
……….. del Consejo de Gobierno, celebrada el ……… dos mil……, para los efectos de
este adenda, en adelante denominado “PANI”, y (nombre y calidades del
representante legal), en su condición de Presidenta con facultades de Apoderada
__________ sin límite de suma de la asociación ____________, entidad con cédula
jurídica número ____________________, en adelante denominada la ASOCIACIÓN,
inscrita en el Registro Nacional bajo el expediente número _____________,
personería inscrita en la Sección Personas del Registro Nacional bajo los Tomos
_______________; Folios: ______________; Asientos:_____________; hemos
convenido en suscribir la presente adendum al
CONVENIO DE COOPERACIÓN Y TRANSFERENCIA DE FONDOS, suscrito el día ……… de
………del año dos mil …., entre el PANI y LA ORGANIZACIÓN, adendum
con vigencia del primero de enero al treinta y uno de diciembre ambos del dos
mil …, de conformidad con lo siguiente:
Considerando:
Primero: Que en fecha……….. de
…………….del año dos mil …., el PANI y LA ORGANIZACIÓN suscribieron un convenio de
cooperación y transferencia de recursos para la atención, por parte de esa
última, de personas menores de edad en condición de vulnerabilidad social y la
garantía de sus derechos, en la modalidad de Centro de Atención Diurna, de
conformidad con la legislación vigente.
Segundo: Que es atribución del PANI
brindar asistencia técnica y protección a la niñez, la adolescencia y la
familia en situación de vulnerabilidad social, así como promover la
participación organizada de la sociedad civil, las instituciones estatales y
las organizaciones sociales en los procesos de estudio y análisis en materia de
derechos y deberes de las personas menores de edad.
Tercero: Las Organizaciones no
Gubernamentales son importantes socios del PANI en la protección de los niños,
niñas y adolescentes en condición de vulnerabilidad social, al ofrecer a éstos,
atención integral a través de alternativas de protección privadas que, tal y
como lo hace LA ORGANIZACIÓN, procuran que dichas personas logren el máximo
desarrollo en todas sus áreas, tales como la afectiva, la emocional, la
educacional, la recreativa y deportiva y de salud, entre otras, de manera tal
que logren convertirse en adultos independientes y personas de bien.
Cuarto: Que las cláusulas novena y
décima del convenio de cooperación que se adenda, facultan a las partes a
prorrogar el plazo del mismo por períodos iguales hasta un máximo de tres años.
Quinto: Que dada la importancia y
trascendencia de los servicios de atención integral que brinda LA ORGANIZACIÓN
a favor de niños, niñas y adolescentes en condición de vulnerabilidad social,
tanto el PANI como LA ORGANIZACIÓN, a través del presente instrumento han
acordado prorrogar su relación de cooperación por un año más, realizando
además, algunos ajustes al clausulado del convenio de cooperación vigente.
Sexto: Que atendiendo a la necesidad
existente y las recomendaciones emitidas al respecto, la Junta Directiva del
PANI en su Sesión Ordinaria número …, celebrada el día ….del mes de ….. del año dos mil ……, acordó en su
Artículo …), Aparte ….), lo siguiente:…”
Por tanto acordamos:
Primera: Suscribir un adendum al Convenio de
Cooperación vigente entre el PANI y LA ORGANIZACIÓN, suscrito en
fecha………….de………..del año dos mil…, en la modalidad de Centro de Atención
Integral, prorrogando el plazo de vigencia establecido en las cláusulas DÉCIMA
y DÉCIMA PRIMERA del convenio principal, por el periodo comprendido entre el primero
de enero al treinta y uno de diciembre del dos mil….
Segunda: Se
acuerda aumentar en… (%) el monto mensual que el PANI gira a la Asociación, por
lo que se modifica el primer párrafo de la cláusula CUARTA del convenio
principal en los siguientes términos:
“CUARTA:
“TRANSFERENCIA DE RECURSOS: El
PANI girará mensualmente a LA ASOCIACIÓN la suma de
-----------colones por cada persona menor de edad atendida hasta un cupo máximo
autorizado de-------personas menores de edad. Dicho monto representa el… (…%)
del costo total de atención definido según el “Modelo de Costos por Niño en
Alternativas de Protección”, aprobado por la Junta Directiva del PANI.
Dichas sumas serán transferidas de la cuenta… denominada “…”.
Corresponderá a LA ASOCIACIÓN aportar la contraparte definida según el
modelo de costos vigente, el cual será revisado anualmente por el PANI.
El financiamiento del incremento del …(…%) que aumenta el costo de subsidio por
persona menor de edad de un … (…%) a un …(…%) así como el aumento de cupos con
relación al año … y el complemento total no presupuestado en el Proyecto de
Presupuesto Ordinario del PANI para el año … en la modalidad de Residencias Transitorias,
queda sujeta a la aprobación final de la Ley de Presupuesto Ordinario y
Extraordinario de la República para el Ejercicio Económico (…)”.
Tercera: Las cláusulas del convenio principal no modificadas por el presente adendum, se mantienen incólumes.
Cuarta: Como mecanismo de control interno, la eficacia de la
presente adenda está sujeta a la aprobación interna que otorgue la Asesoría
Jurídica Institucional.
Quinta: El presente adendum rige para todos sus
efectos, a partir del primero de enero al treinta y uno de diciembre del año
dos mil….
En fe de lo anterior y plenamente conformes, firmamos en San José, en
dos documentos originales de igual texto y valor en San José, el día………
de………….. del año dos mil …
…………………………………… ………………………………
Presidenta/e Ejecutiva/o Presidenta
Patronato Nacional (nombre
de la Asociación)
de la Infancia
__________________/
/___________________
ADENDUM AL CONVENIO DE COOPERACIÓN Y TRANSFERENCIA DE RECURSOS ENTRE
EL PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA Y LA ASOCIACIÓN_________________, PROGRAMA
________________, EN LA MODALIDAD DE ALTERNATIVA RESIDENCIAL PARA LA ATENCION
DE PERSONAS MENORES DE EDAD.
Entre
nosotros, (nombre y calidades de la Presidenta y Presidente Ejecutivo),
en su calidad de PRESIDENTA EJECUTIVA DEL PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA,
ostentando facultades de apoderada generalísima, sin límite de suma según
lo dispuesto en artículos cinco inciso b) y dieciocho inciso b) de la Ley
Orgánica número 7648, nombramiento tomado en sesión ordinaria número ciento
veintidós del Consejo de Gobierno, celebrada el nueve de octubre del dos mil,
para los efectos de este adenda, en adelante denominado PANI,y nombre y calidades
del representante legal de la ONG), en su condición de Presidenta(o) con
facultades de Apoderada General sin límite de suma de LA ASOCIACIÓN no
Gubernamental, denominada ______________, entidad con cédula jurídica
número: tres- cero cero …, en adelante denominada LA ASOCIACIÓN, inscrita en el
Registro Nacional bajo el expediente número ……………………………………….; hemos convenido
suscribir adendum al Convenio de Cooperación y
Transferencia de recursos suscrito el día………… de ……….del año dos mil once,
entre el PANI y LA ORGANIZACIÓN, con vigencia este adendum
del primero de enero al treinta y uno de diciembre ambos del dos mil …. de conformidad con lo siguiente:
Considerando:
Primero:
Que en fecha ………..de ……..del año dos mil …., el PANI
y LA ORGANIZACIÓN suscribieron un convenio de cooperación y
transferencia de recursos para la atención, por parte de esa última, de
personas menores de edad en condición de vulnerabilidad social y la garantía de
sus derechos, en la modalidad de Alternativa Residencial, de conformidad
con la legislación vigente.
Segundo:
Que es atribución del PANI brindar asistencia
técnica y protección a la niñez, la adolescencia y la familia en situación de
vulnerabilidad social, así como promover la participación organizada de la
sociedad civil, las instituciones estatales y las organizaciones sociales en
los procesos de estudio y análisis en materia de derechos y deberes de las
personas menores de edad.
Tercero:
Las Organizaciones no Gubernamentales son importantes
socios del PANI en la protección de los niños, niñas y adolescentes en
condición de vulnerabilidad social, al ofrecer a éstos, atención integral a
través de alternativas de protección privadas que, tal y como lo hace LA
ORGANIZACIÓN, procuran que dichas personas logren el máximo desarrollo en
todas sus áreas, tales como la afectiva, la emocional, la educacional, la
recreativa, deportiva y de salud, entre otras, de manera tal que logren
convertirse en adultos independientes y personas de bien.
Cuarto:
Que las cláusulas Décima cuarta y Décima quinta del
convenio de cooperación que se adenda, facultan a las partes a prorrogar el
plazo del mismo por períodos iguales hasta un máximo de tres años.
Quinto:
Que dada la importancia y trascendencia de los servicios de atención integral
que brinda LA ORGANIZACIÓN a favor de niños, niñas y adolescentes en
condición de vulnerabilidad social, tanto el PANI como LA
ORGANIZACIÓN, a través del presente instrumento han acordado prorrogar su
relación de cooperación por un año más, realizando un ajustes a la
cláusula octava del convenio de cooperación vigente
Sexto:
Que atendiendo a la necesidad existente y las recomendaciones emitidas
al respecto, la Junta Directiva del PANI en su Sesión Ordinaria número …,
celebrada el día … del mes… del año dos mil …, acordó en su Artículo …), Aparte
…), lo siguiente:”…”
Por tanto acordamos:
Primera: Suscribir adendum
al Convenio de Cooperación vigente entre el PANI y LA ORGANIZACIÓN,
suscrito en fecha……….de………… del año dos mil…, en la modalidad de Alternativa
Residencial, prorrogando, por un año, el plazo de vigencia establecido en
la cláusula DECIMA QUINTA del convenio principal, por el periodo
comprendido entre el primero de enero al treinta y uno de diciembre, ambos del
dos mil….
Segunda: Se acuerda aumentar en… por
ciento (… %) el monto mensual que el PANI gira a la Asociación, por lo que se
modifica el primer párrafo de la cláusula OCTAVA del convenio principal
en los siguientes términos:
“Octava:
“TRANSFERENCIA DE RECURSOS
: El PANI girará mensualmente a la LA
ASOCIACIÓN la suma de … colones (¢…) por cada persona menor de edad
atendida hasta un cupo máximo autorizado de ----personas menores de edad. Dicho
monto representa el…por ciento (…%) del costo total de atención definido según
el “Modelo de Costos por Niño en Alternativas de Protección”, aprobado por la
Junta Directiva del PANI. Dichas sumas serán transferidas de la cuenta…
denominada “…”. Corresponderá a LA ASOCIACIÓN aportar la
contraparte definida según el modelo de costos vigente, el cual será revisado
anualmente por el PANI. El financiamiento del incremento del…% que
aumenta el costo de subsidio por persona menor de edad de un…% a un…% así como
el aumento de cupos con relación al año… y el complemento total no
presupuestado en el Proyecto de Presupuesto Ordinario del PANI para el año… en
la modalidad de Residencias Transitorias, queda sujeta a la aprobación final de
la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el
Ejercicio Económico… (…)”
Tercera: Las
cláusulas del convenio principal no modificadas por el presente adendum, se mantienen incólumes.
Cuarta: Como mecanismo de control
interno, la eficacia del presente adendum está sujeta
a la aprobación interna que otorgue la Asesoría Jurídica Institucional.
Quinta: El presente adendum rige para todos sus efectos, a partir del primero
de enero al treinta y uno de diciembre del año dos mil….
En
fe de lo anterior y plenamente conformes, firmamos en San José, en dos
documentos originales de igual texto y valor en San José, el día… de… del año
dos mil….
…………………………………… ………………………………
Presidenta/e Ejecutiva/o Presidenta
Patronato Nacional (nombre
de la Asociación)
de la Infancia
__________________/ /___________________
ANEXO 11
RESOLUCIÓN DE MEDIDA CAUTELAR
ANTE CAUSAM
PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA. DEPARTAMENTO DE (ACREEDITACIÓN O
FINANCIERO CONTABLE). SAN JOSE, A LAS… HORAS CON… MINUTOS DEL…. DEL MES DE…DEL
DOS MIL…. SE EMITE RESOLUCIÓN DE MEDIDA CAUTELAR ANTE CAUSAM.
Se
le da traslado a la Organización No Gubernamental …………………………………………………… sobre la
suspensión automática de los giros de los recursos autorizados mediante
convenio de fecha …………………. La suspensión es con carácter cautelar, por el
presunto incumplimiento del artículo 50 inciso……………………… del Reglamento de…………….
Se le emplaza a la organización para que en el término de 15 días hábiles, a
partir de la notificación de la presente resolución, remita a este Departamento
los alegatos y las pruebas que considere pertinente a fin de que se revoque la
presente resolución. Notifíquese. Jalila Meza Lázarus u Óscar Cascante Espinoza. Departamento de
Acreditación o Financiero Contable.
San
José. 2 de diciembre del 2013.—Departamento
Suministros, Bienes y Servicios.—Lic. Guiselle Zúñiga
Coto, Coordinadora a. í.—1 vez.—O. C. N°
36721.—Solicitud N° 13000057.—C-1202520.—(IN2013081482).
MUNICIPALIDAD DE TARRAZÚ
El Concejo Municipal de Tarrazú,
mediante el acuerdo N° 8, tomado en la sesión ordinaria 184-2013 celebrada el 6
de noviembre del 2013, aprueba la consulta al proyecto del Reglamento a la Ley
de Regulación y Comercialización de Bebidas con Contenido Alcohólico para el
Cantón de Tarrazú, quedando de la siguiente manera:
La
Municipalidad de Tarrazú consulta proyecto de:
REGLAMENTO DE LA LEY DE REGULACIÓN Y
COMERCIALIZACIÓN
DE BEBIDAS CON
CONTENIDO
ALCOHÓLICO
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo
1º—Objeto. El objeto de este Reglamento es normar la aplicación de la
Ley de “Regulación y Comercialización de Bebidas con Contenido Alcohólico” N°
9047 de 25 de junio de 2012, en aquellos aspectos relacionados con el
otorgamiento de licencias de expendio de bebidas con contenido alcohólico y
sobre otras materias facultadas legalmente en torno a dichas licencias.
Artículo 2º—Definiciones.
Para efectos de este reglamento, se entenderá por:
a. Municipalidad: Municipalidad de Tarrazú.
b. Concejo Municipal: Concejo Municipal de Tarrazú.
c. Órgano Administrativo Municipal para la Ejecución de la Ley 9047:
Órgano administrativo nombrado por el Alcalde para la ejecución de potestades
municipales, según lo establecido en el
Capítulo IV de la Ley 9047, y demás
asignaciones establecidas mediante resolución administrativa.
d. Permiso de Funcionamiento: Autorización que
conforme a las regulaciones aplicables deben obtener los interesados ante
organismos estatales de previo al ejercicio de ciertas actividades.
e. Ley: La Ley de “Regulación y Comercialización de Bebidas con
Contenido Alcohólico” N° 9047 de 25 de junio de 2012.
f. Bebidas con contenido alcohólico: Son los productos que contienen
alcohol etílico en solución y que son aptos para el consumo humano, provenientes
de la fermentación, destilación, preparación o mezcla de productos alcohólicos
de origen vegetal, trátese de cervezas, vinos y licores y de todo producto
considerado como tal de conformidad con las disposiciones legales y
reglamentarias. No se incluyen dentro de esta normativa las preparaciones
farmacéuticas, perfumes, jarabes y los demás productos industriales no
atinentes a la industria licorera, los cuales serán incluidos para efectos sancionatorios por consumo en
sitios públicos.
g. Licencias: Las licencias de expendio de bebidas con contenido
alcohólico, según lo establece el párrafo primero del artículo 3 de la Ley, así
mismo se tienen por incorporadas las definiciones establecidas en el Artículo
II de la mencionada ley.
h. Salones de baile, discotecas: Negocio
comercial cuya actividad principal y permanente, es la realización de
actividades bailables de acceso público con música de cabina o presentación de
orquestas, disco-móviles, conjuntos o grupos musicales.
i. Supermercados: Establecimiento cuya actividad
principal es la venta bajo la modalidad de auto servicio, de una serie de
mercaderías, alimentos y productos para el consumo diario de las personas,
donde cuenta con 15 o más empleados en
planilla.
j. Mini Super: Establecimiento cuya actividad
principal es similar a la de un supermercado, pero cuenta con 14 empleados en
planilla como máximo y tres empleados como mínimo.
k. Centros Comerciales: Se define centro comercial conforme el manual
de valores base unitarios por tipología constructiva en el punto 10.1.8, al
Desarrollo inmobiliario urbano en el que se concentran locales (comerciales,
oficinas o servicios) el cual debe de contar con baterías de servicios
sanitarios separados, lugar de parqueo y demás elementos establecidos por la Municipalidad
y normativas aplicables.
l. Restaurante: Conforme a la clase C de la
tipología establecida en el artículo 4 de la Ley, es un establecimiento
comercial dedicado al expendio de comidas y bebidas de acuerdo a un menú de
comidas con al menos diez opciones alimenticias disponibles (platos fuertes)
para el público durante todo el horario de apertura del negocio y que para
tales efectos cuenta con cocina debidamente equipada, salón comedor, mesas,
vajillas, cubertería, personal de al menos tres personas y espacio de
almacenamiento de alimentos y capacidad de atender simultáneamente como mínimo
20 o más personas sentadas. En ellos no
habrá actividades bailables. Además no se permitirán las barras (entiéndase
barra como mostrador en donde existe expendio y consumo de licor, así como la
permanencia de clientes).
m. Bar, cantina y taberna: Todo negocio cuya
actividad comercial principal es el expendio de bebidas alcohólicas para el
consumo al detalle y dentro del establecimiento, en los cuales se podrá tener
barras para el servicio de venta, consumo y permanencia de clientes, y esporádicamente se podrán presentar
actividades artísticas. Asimismo, se tienen por incorporadas las
definiciones establecidas en el artículo 2 de la Ley.
n. Sitios Públicos: Se define como sitio público
a aquel lugar que es de libre acceso, tránsito y permanencia, que existe para
la prestación de un servicio de la comunidad.
Artículo
3º—Condiciones en que se otorgan las licencias. Las licencias
constituyen una autorización para comercializar al detalle bebidas con
contenido alcohólico en el cantón respectivo, y se otorgarán únicamente para el
ejercicio de la actividad que ellas mismas determinan y en las condiciones que
establece la resolución administrativa que se dicte con ese fin.
Artículo 4º—Advertencia
documental. El documento en que conste la “licencia de expendio de bebidas
con contenido alcohólico” deberá exhibirse en lugar visible del establecimiento
e indicar en forma expresa:
a) El derecho
que se le otorga por medio de la licencia está directamente ligado al
establecimiento comercial para el cual fue expedido, y no constituye
un activo independiente a dicho establecimiento.
b) Que las licencias no son susceptibles de embargo, de apropiación
mediante remate o adjudicación vía sucesión, traspaso, arrendamiento, o
cualquier otra forma de enajenación.
c) Que en caso de que el establecimiento comercial que goza de la
licencia sea traspasado, el adquiriente deberá tramitar una nueva licencia para
expendio de bebidas con contenido alcohólico, cumpliendo en su totalidad con
los trámites y requisitos establecidos, sin que esto signifique una obligación
para la municipalidad de otorgarla.
Artículo
5º—Firmas y certificaciones digitales. Documentos Electrónicos. Cuando
los medios tecnológicos a disposición de la municipalidad lo permitan, la Ley
de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, N° 8454 de 30 de
agosto del 2005, se aplicará para la tramitación de licencias, pago de tributos
y otros procedimientos relacionados con la aplicación de la ley 9047.
CAPÍTULO II
Licencias
Artículo
6º—Otorgamiento. Las licencias serán otorgadas y canceladas por el
Alcalde Municipal, para lo cual se seguirá el siguiente procedimiento: El
Órgano Administrativo Municipal para la Ejecución de la Ley N° 9047, analizará
la solicitud y recomendarán al Alcalde, quien emite la resolución final.
Artículo 7º—Poblaciones.
La cantidad de licencias de expendio de bebidas con contenido alcohólico tipo A
y B, otorgadas en el Cantón no podrá exceder la cantidad de una por cada
trescientos habitantes. En la determinación del total de habitantes del Cantón,
se acudirá en primera instancia al último censo realizado por el INEC o en su
defecto al estudio técnico o fuente objetiva verificable que tenga disponible
la municipalidad.
La condición de habitante se
circunscribirá a las personas físicas de cada territorio cantonal, según la
definición establecida por el artículo 2°, del Reglamento del Defensor de los
Habitantes, Decreto Reglamentario 22266 del 15 de junio de 1993.
Artículo 8º—Establecimientos
aptos para cada tipo de licencia: Las licencias se otorgarán únicamente para
los establecimientos autorizados para realizar las actividades comerciales
acordes para cada tipo de licencia, según la clasificación del artículo 4° de
la Ley.
En consecuencia, la licencia
se otorgará para establecimientos que cuenten con un permiso de funcionamiento
y licencia comercial aptos para realizar la actividad principal relacionada con
cada una de las clasificaciones mencionadas, otorgadas conforme al plan
regulador cuando se cuente con uno, uso de suelo y demás regulaciones de
ordenamiento territorial que por su naturaleza sean aplicables.
Adicionalmente, el solicitante
deberá contar con los permisos, declaratorias y autorizaciones especiales que
se requieran en razón del tipo de licencia que solicite.
Artículo 9.—Ampliación
o cambio de clasificación de la licencia. Una licencia que haya sido
otorgada para una determinada actividad o actividades y en condiciones
específicas, solamente podrá ser modificada o ampliada a otras actividades
previa autorización expresa por parte de la
Alcaldía Municipal. Para estos
efectos deberá cumplirse con los requisitos aplicables a cada una de las
actividades para las cuales el licenciatario requiera la licencia.
La
realización de actividades comerciales reguladas en el artículo 4 de la ley en
forma concurrente o coincidente, requerirá la gestión y otorgamiento de una
licencia por cada actividad desplegada, así como la separación temporal y espacial
de dichas actividades.
Artículo 10.—Prohibiciones
para el otorgamiento de licencias. No se otorgarán licencias en ninguno de los
casos comprendidos en el artículo 9° de la Ley N° 9047.
CAPÍTULO III
De las Licencias Permanentes
Artículo
11.—Solicitud. Quien desee obtener una licencia
deberá presentar una solicitud firmada, ya sea directamente por el solicitante
o por su representante con poder suficiente.
En caso de no presentarse en forma personal la solicitud, la firma
deberá estar autenticada, y deberá contener al menos lo siguiente:
a. Indicación expresa de la actividad que desea
desarrollar, con indicación expresa de la clase de licencia que solicita.
b. El nombre comercial con el que operará la actividad a
desarrollar con la licencia.
c. Dirección de la ubicación exacta del lugar en que se desarrollará
la actividad y del tipo de inmueble que será usado.
d. En el caso de personas jurídicas, una certificación que acredite la
existencia y vigencia de la sociedad, los poderes de representación del
firmante, y la composición de su capital social. Se prescindirá de este requisito que ya
conste una certificación en los registros municipales emitida en los últimos
tres meses a la fecha de la presentación de la solicitud de licencia.
e. Copia certificada del permiso sanitario de funcionamiento, e
indicación del número de licencia comercial correspondiente al establecimiento.
f. En caso que el permiso o licencia comercial estén en trámite,
deberá indicar el expediente en el cual se tramita. En este caso, el otorgamiento de la licencia
estará sujeto al efectivo otorgamiento del permiso de funcionamiento y la
licencia comercial respectivos.
g. Certificación que acredite la titularidad del inmueble en el cual
se desarrollará la actividad, y en caso de pertenecer a un tercero, copia
certificada del contrato o título que permite al solicitante operar el
establecimiento en dicho inmueble, salvo que tales documentos consten en el
expediente de la licencia comercial del establecimiento, según lo indicado en
los incisos e. y f. anteriores.
h. En casos que se solicite una licencia clase C, el permiso sanitario
de funcionamiento que autorice expresamente como restaurante, así como la
declaración jurada de que se cumple con el artículo 8 inciso d) de la Ley N°
9047 y demás aspectos incorporados en el presente reglamento.
i. En caso que se solicite una licencia clase E, copia certificada de
la declaratoria turística vigente o su original para cotejo con su respectiva
fotocopia.
j. Declaración rendida bajo la fe y gravedad del juramento, en la que
manifieste conocer las prohibiciones establecidas en el artículo 9 de la Ley, y
que se compromete a respetar esta y cualquier otra de las disposiciones de la
Ley.
k. Constancia de que se encuentra al día en sus obligaciones con la
Caja Costarricense de Seguro Social, que cuenta con póliza de riesgos laborales
al día, y de estar al día en sus obligaciones con Asignaciones Familiares. El solicitante estará exento de aportar los
documentos aquí mencionados cuando la información esté disponible de forma
remota por parte de la Municipalidad.
l. En los términos del artículo 243 de la Ley General de la
Administración Pública, señalar fax, correo electrónico o cualquier otra forma
tecnológica que permita la seguridad del acto de comunicación.
m. Estar al día en los impuestos municipales tanto el solicitante como
el dueño del local.
Para
los efectos del cumplimiento de este artículo, la Municipalidad pondrá a
disposición del solicitante un formulario diseñado al efecto, en el cual se consignará
la información pertinente que satisfaga los requerimientos indicados.
Es obligación del solicitante
informar a la Municipalidad cualquier modificación de las condiciones
acreditadas mediante el formulario y la documentación antes indicada, y que se
verifique antes del otorgamiento de la licencia.
Artículo 12.—Procedimiento
para la asignación de licencias tipo A y B. Las licencias tipo A y B al estar
sometidas a restricciones de cantidad en relación a la población cantonal,
requieren de un proceso de asignación concursado, el cual se encargará de
seleccionar al patentado que reúna las condiciones para la explotación del
derecho. Con este fin, cuando exista la disponibilidad de algún derecho, la
Municipalidad realizará el siguiente proceso:
A. Se publicará en un medio de comunicación local
las licencias disponibles a concursar, en el cual se establece la fecha límite
para la recepción de expedientes de los oferentes, de acuerdo con el artículo
11 de éste reglamento. Dichos
expedientes serán recibidos en las Administraciones Tributarias de cada
municipalidad en el tiempo establecido.
La recepción de ofertas se realizará en los diez días naturales
posteriores a la publicación.
B. Una vez recibidos los expedientes el Órgano Administrativo Municipal
para la Ejecución de la Ley 9047 los analizará y recomendará a la Alcaldía
Municipal comunicando la lista de elegibles.
C. La Alcaldía Municipal fijará una fecha para realizar una Audiencia
Pública con los oferentes, por lo que notificará a los mismos y los citará a
dicha audiencia, indicando la hora y lugar de la misma. En el caso de que el
oferente no pueda asistir a la audiencia podrá mandar un representante con la
debida autorización.
D. La Audiencia Pública será presidida por el
Alcalde Municipal, en presencia de un Notario Público, quien dará fe pública
del acto.
E. La elección de los adjudicatarios se determinará mediante rifa,
donde se dará la oportunidad de sacar un número de una tómbola a cada
interesado, y quien saque el número mayor es quien queda adjudicado de la
respectiva licencia.
Si
no se presentaran oferentes en el proceso anterior, transcurridos treinta días
naturales a la publicación de la disposición de licencias, la Alcaldía
Municipal podrá otorgarla a quien muestre interés de forma directa, siempre y
cuando cumpla con los requisitos establecidos en la Ley N° 9047.
Artículo 13.—Distancias.
Las limitaciones establecidas en los incisos a) y b) del artículo 9 de la Ley,
no aplican para los centros comerciales,
sin embargo en los locales del centro comercial donde se expenda licor, no deben de tener
acceso directo a las vías públicas, municipales y nacionales.
Asimismo, la medición de las
distancias a que se refieren dicho incisos a) y b) del artículo 9 de la Ley, se
hará en línea recta desde la puerta de ingreso del establecimiento que se
pretende autorizar para expender licor y
la puerta principal del ingreso del inmueble del respectivo centro educativo,
infantil de nutrición, de atención de adultos mayores, instalación para
actividad religiosa, hospital, clínica o EBAIS, la cual se medirá por el acceso
medible más cercano. Para estos efectos se entenderá por puerta de ingreso, la
entrada o sitio principal de ingreso al público.
Artículo 14.—Plazo
para resolver. La Municipalidad deberá resolver, otorgando o denegando la
licencia, dentro de los 30 días naturales a partir de la presentación de la
solicitud, y para el caso de la asignación de las licencias tipos A y B el día
establecido como cierre para la recepción de las propuestas. En caso que la
solicitud requiera aclaraciones o correcciones, se prevendrá al solicitante por
una única vez y por escrito, que complete los requisitos omitidos en la
solicitud o el trámite, o que aclare o subsane la información.
La prevención indicada
suspende el plazo de resolución de la Administración y otorgará al interesado
un plazo de diez días hábiles para completar o aclarar, apercibiéndolo que el
incumplimiento de la prevención generará el rechazo de la solicitud y archivo del
expediente. Transcurrido este plazo otorgado al administrado continuará el
cómputo del plazo restante previsto para resolver.
Artículo 15.—Denegatoria.
La licencia podrá denegarse en los siguientes casos:
a. Cuando la ubicación del establecimiento sea incompatible
con el expendio de bebidas alcohólicas, conforme al artículo 9 de la Ley.
b. Cuando el solicitante se
encuentre atrasado en el pago de sus obligaciones con la Municipalidad de
cualquier índole que estas sean.
c. Cuando la actividad principal autorizada a realizar en el
establecimiento sea incompatible con la clase de licencia solicitada.
d. Cuando la ubicación del establecimiento no sea conforme con las
restricciones establecidas por Ley.
e. Cuando la solicitud esté incompleta o defectuosa y no sea corregida
dentro del plazo conferido al efecto.
Artículo 16.—Rangos
de pagos de derechos trimestrales. De conformidad con el voto 2013-11499 de
las dieciséis horas del 28 de agosto del 2013 y en forma transitoria, se
establecen los siguientes límites máximos y mínimos con los cuales se fijarán
los montos a pagar por las licencias correspondientes.
|
Tipo
de Licencia
|
Rango
establecido
|
|
|
De:
|
A:
|
|
A. Licoreras
|
Un cuarto de salario base
|
Un salario base
|
|
B. Bares, Cantinas, Salones
|
Un octavo de salario base
|
Medio
salario base
|
|
C. Restaurantes
|
Un octavo de salario base
|
Medio
salario base
|
|
D1. Minisúper
|
Un cuarto de salario base
|
Un salario base
|
|
D2. Supermercado
|
Medio
salario base
|
Uno y medio salario base
|
|
E. Empresas con declaratoria
turística
|
|
E1a. Empresas de hospedaje
con menos de 15 habitaciones
|
Un octavo de salario base
|
Medio
salario base
|
|
E1b. Empresas de hospedaje
con 15 o más habitaciones
|
Un cuarto de salario base
|
Un salario base
|
|
E2 Marinas y Atracaderos
|
Medio
salario base
|
Uno y medio salario base
|
|
E3.Empresas Gastronómicas
|
Un cuarto de salario base
|
Un salario base
|
|
E4.Centros Nocturnos
|
Medio
salario base
|
Uno y medio salario base
|
|
E5.Actividades Temáticas
|
Un octavo de salario base
|
Medio
salario base
|
Artículo 17.—Pago de
derechos trimestrales. De conformidad con el voto 2013-11499 de las
dieciséis horas del 28 de agosto del 2013 y en forma transitoria, se establecen
los siguientes derechos que deberán pagar los licenciatarios de forma
trimestral por anticipado, según el tipo de licencia, así mismo se establecen
dos parámetros para la medición de la patente, en consideración al potencial de
explotación de cada negocio, tomando en cuenta las ventas o ingresos brutos del
periodo fiscal aplicable, según la declaración jurada del impuesto de patente
comercial, presentada ante el municipio, medidos por la cantidad de salarios
base que represente el total manifiesto. Para lo anterior se utilizará la
siguiente fórmula:
Monto de ingresos brutos o ventas
declarados = factor de medición en salarios
base
Salario
base vigente para el período
|
Tipo
de Licencia
|
Montos a pagar por
licenciatarios ubicados en la cabecera de Cantón
|
Montos a pagar por
licenciatarios ubicados en otros poblados
|
|
|
Factor de medición de 0 a 10
salarios base:
|
Factor de medición de más de
10 salarios Base
|
Factor de medición de 0 a 10
salarios base:
|
Factor de medición de más de
10 salarios Base
|
|
A. Licoreras
|
Medio
salario base
|
Tres cuartos de salario base
|
Un cuarto de salario base
|
Medio
salario base
|
|
B. Bares, Cantinas, Salones
|
Un cuarto de salario base
|
Medio
salario base
|
Un octavo de salario base
|
Un cuarto de salario base
|
|
C. Restaurantes
|
Un cuarto de salario base
|
Medio
salario base
|
Un octavo de salario base
|
Un cuarto de salario base
|
|
D1. Minisúper
|
Medio
salario base
|
Un salario base
|
Un cuarto de salario base
|
Medio
salario base
|
|
D2. Supermercado
|
Tres cuartos de salario base
|
Uno y medio salario base
|
Medio
salario base
|
Tres cuartos de salario base
|
|
E1. Empresas Turísticas.
|
|
E1a. Menos de 15 hab.
|
Un cuarto de salario base
|
Medio
salario base
|
Un octavo de salario base
|
Un cuarto de salario base
|
|
E1b. Con 15 o más hab.
|
Medio
salario base
|
Un salario base
|
Un cuarto de salario base
|
Medio
salario base
|
|
E2 Marinas y Atracaderos
|
Tres cuartos de salario base
|
Uno y medio salario base
|
Medio
salario base
|
Tres cuartos de salario base
|
|
E3.Empresas Gastronómicas
|
Medio
salario base
|
Un salario base
|
Un cuarto de salario base
|
Medio
salario base
|
|
E4.Centros Nocturnos
|
Tres cuartos de salario base
|
Uno y medio salario base
|
Medio
salario base
|
Tres cuartos de salario base
|
|
E5.Actividades Temáticas
|
Un cuarto de salario base
|
Medio
salario base
|
Un octavo de salario base
|
Un cuarto de salario base
|
Quien
no presente la declaración jurada del impuesto de patente comercial, se le asignará el monto máximo dependiendo su
ubicación geográfica de acuerdo a la tabla de este artículo.
Artículo 18.—Vigencia.
La licencia tendrá una vigencia de cinco años renovables por períodos iguales
de forma automática siempre y cuando la solicitud de prórroga se presente antes
de cada vencimiento. Al momento de la prórroga el licenciatario deberá cumplir
con todos los requisitos legales establecidos. En la solicitud de prórroga se
deberá adjuntar una constancia de que se encuentra al día en sus obligaciones
con la Caja Costarricense de Seguro Social, de que cuenta con póliza de riesgos
laborales al día, y de estar al día en sus obligaciones con Asignaciones
Familiares. Además, al momento de solicitar la prórroga el licenciatario deberá
estar al día en sus obligaciones con la Municipalidad.
El solicitante estará exento
de aportar los documentos aquí mencionados cuando la información esté
disponible de forma remota por parte de la Municipalidad.
En el caso de que se presente
una solicitud de licencia por medio de un contrato de arrendamiento del local
comercial, la vigencia de la licencia será de 5 años.
Artículo 19.—Pérdida
anticipada de vigencia. La licencia perderá vigencia antes de su
vencimiento en los siguientes casos:
a. Por renuncia expresa del licenciatario.
b. Cuando el licenciatario abandone la actividad y así sea comunicado
a la Municipalidad.
c. Cuando resulte totalmente evidente el abandono de la actividad aun
cuando el interesado no lo haya comunicado.
d. Por la pérdida o cancelación del permiso de funcionamiento otorgado
por el Ministerio de Salud del establecimiento, independientemente del motivo
que lo origine.
e. Por cualquiera de las causales establecidas en el artículo 6 de la
Ley N° 9047.
f. Por el incumplimiento de los requisitos y prohibiciones
establecidos en la Ley, previa suspensión conforme lo establece el artículo 10
de la Ley N° 9047.
Artículo
20.—Inspección y Control. De lo recaudado en virtud de la Ley 9047, anualmente se
destinarán recursos para las funciones de inspección y control hasta por un
40%, dependiendo de las necesidades de la Municipalidad. El restante se
destinará para mejorar la calidad de vida de los habitantes del cantón según
las propuestas presentadas por la Municipalidad.
Artículo 21.—Horarios.
Se establece el siguiente horario para la actividad comercial y para la venta y
permanencia de bebidas con contenido alcohólico al detalle ya sea principal o
secundaria:
a) Los establecimientos que exploten licencias
clase A solo podrán tener abierto entre las 11:00 horas y hasta las 0:00 horas
(medianoche). Se prohíbe la venta de bebidas con contenido alcohólico fuera de
estos horarios.
b) La licencia clase B1: solo podrán mantener abierto el
establecimiento entre las 11:00 horas y las 0:00 horas (medianoche). Se prohíbe
la venta y consumo de bebidas con contenido alcohólico, fuera de estos
horarios, así como la permanencia dentro del local.
c) La licencia clase B2: solo podrán mantener abierto entre las 16:00
horas y las 2:30 horas. Se prohíbe la venta y consumo de bebidas con contenido
alcohólico fuera de estos horarios, así como la permanencia dentro del local.
d) Los establecimientos con licencias clase C podrán comercializar
bebidas con contenido alcohólico entre las 11:00 horas y las 2:30 horas del
siguiente día. Se prohíbe la venta y consumo de bebidas con contenido
alcohólico fuera de estos horarios.
e) Los establecimientos que exploten licencias clase D podrán comercializar bebidas con contenido alcohólico entre las
8:00 horas hasta las 0:00 horas (Medianoche).Se prohíbe la venta de bebidas con
contenido alcohólico fuera de estos horarios.
f) Los establecimientos que exploten licencias clase E no tendrán
limitaciones de horario para la comercialización de bebidas con contenido
alcohólico y realizar sus actividades mercantiles, ya sea primaria o secundaria
el expendio de bebidas con contenido alcohólico.
Los establecimientos
autorizados deben mostrar en un lugar visible el tipo de licencia que poseen y
el horario autorizado para la comercialización de bebidas con contenido
alcohólico.
CAPÍTULO IV
Licencias temporales
Artículo
22.—Otorgamiento. Las licencias temporales se
concederán únicamente con la aprobación mediante acuerdo del Concejo Municipal,
el cual estará sustentado en un informe emitido por el Departamento Municipal
de Administración Tributaria o en su defecto la jefatura superior inmediata,
quien será el órgano encargado de verificar el cumplimiento de los requisitos
solicitados.
Estas licencias serán
otorgadas con el fin de habilitar el expendio de bebidas con contenido
alcohólico en ocasiones específicas, tales como fiestas cívicas, populares,
ferias, turnos, que tenga como propósito
la recaudación de recursos para la satisfacción de un fin público o benéfico.
Deberán ser solicitadas
específicamente por la persona, entidad
u organización que va a ejecutar la explotación en forma directa,
indistintamente si se trata del ente organizador de la actividad o del adjudicatario
del derecho mediante remate de puestos.
En el local donde se utilice
una licencia temporal de bebidas con contenido alcohólico no se permitirá la
permanencia de menores de edad.
El local
donde se explotaran las licencias temporales, debe estar cerrado, cumpliendo
con los requerimientos de seguridad y salud, así como el aislamiento de visibilidad y acceso a menores
de edad.
Artículo 23.—Prohibiciones.
No se otorgarán licencias temporales en ninguna de las circunstancias
detalladas en el párrafo tercero del artículo 7 de la Ley, ni para la
realización de actividades propiamente deportivas tales como campeonatos,
carreras, competencias, partido y similar.
Será causal de cancelación de
la licencia temporal, la
determinación del arriendo a
terceros o cualquier otro acto de disposición de la misma.
Artículo 24.—Requisitos.
Quien desee obtener una licencia deberá presentar con anticipación de treinta
días hábiles una solicitud firmada, ya sea directamente por el solicitante o
por su representante legal con poder suficiente. La firma deberá estar autenticada si la
solicitud no se presenta en forma personal y deberá contener al menos lo
siguiente:
a. Descripción de la actividad a realizar, con
indicación de la dirección exacta, fechas y horarios en las que se realizará.
b. Mediante declaración jurada autenticada por un
Notario Público debidamente autorizado, se debe indicar el fin benéfico de la
actividad, y posteriormente a la realización del evento, presentar un informe
económico del destino de los recursos.
c. En el caso de personas jurídicas, una certificación que acredite la
existencia y vigencia de la sociedad, así como los poderes de representación
del firmante. Se prescindirá de este requisito cuando ya conste una
certificación en los atestados municipales emitida en el último mes a la fecha
de la presentación de la solicitud de licencia.
d. Copia del permiso expedido por la Municipalidad para la realización
del evento. En caso que dicho permiso
esté en trámite, aún si se otorga la licencia, su ejercicio se entenderá
siempre condicionado al efectivo otorgamiento del permiso respectivo.
e. Descripción del lugar físico en el que se realizará la actividad,
incluyendo un croquis o plano del mismo, en el que expresamente se señale el o
los lugares en los que se tiene previsto el expendio de bebidas con contenido
alcohólico.
f. Certificación que acredite la titularidad del inmueble en el cual
se desarrollará la actividad, y en caso de pertenecer a un tercero,
autorización autenticada del propietario del inmueble para realizar la
actividad programada, salvo que se trate de actividades a realizarse en
terrenos públicos y/o Municipales, en cuyo caso la aprobación del Concejo
Municipal deberá autorizar expresamente dicha ubicación.
g. En el caso que la ubicación corresponda a un centro deportivo,
estadio, gimnasio, o cualquier otro lugar en el que habitualmente se
desarrollan actividades deportivas, deberá aportarse una declaración jurada en
la que se acredite que no se expenderán bebidas con contenido alcohólico
durante la realización de un espectáculo deportivo.
h. Declaración jurada ante la administración municipal en la que
manifieste que conoce las prohibiciones establecidas en el artículo 9 de la Ley
N° 9047, y que se compromete a respetar ésta y cualquier otra de las
disposiciones de la Ley y el Reglamento.
i. Constancias de que se encuentra al día en sus obligaciones con la
Caja Costarricense del Seguro Social, Impuestos Municipales, de que cuenta con
póliza de riesgos laborales al día, y de estar al día en sus obligaciones con
Asignaciones Familiares, esto último en caso de que corresponda. El solicitante estará exento de aportar los
documentos aquí mencionados cuando la información esté disponible de forma
remota por parte de la Municipalidad.
j. En los términos del artículo 243 de la Ley General de la
Administración Pública, señalar el fax, correo electrónico o cualquier otra
forma tecnológica que permita la seguridad del acto de comunicación.
k. En caso de ser el solicitante un adjudicatario del derecho mediante
remate de puestos, deberá presentar una certificación emitida por el
organizador de la actividad que lo acredite como tal.
Para
los efectos del cumplimiento de este artículo, la Municipalidad pondrá a
disposición del solicitante un formulario diseñado al efecto, en el cual se
consignará la información pertinente que satisfaga los requerimientos
indicados.
Es obligación del solicitante
informar a la municipalidad cualquier modificación de las condiciones
acreditadas mediante el formulario y la documentación antes indicada, y que se
verifique antes del otorgamiento de la licencia.
Artículo 25.—Pago
de derechos. En caso de autorizarse la licencia temporal, cuando proceda,
se prevendrá por una única vez al solicitante de realizar el pago de los
derechos de dicha licencia, como condición para la emisión de la resolución
final correspondiente.
El valor a pagar por la
licencia temporal, estará definido según la finalidad que persiga el
solicitante, así como por el tiempo en días naturales durante los cuales se va
a explotar el derecho.
a. Cuando el
solicitante sea directamente el organizador de la actividad, y el resultado
financiero de la explotación de la licencia temporal sea destinado directamente
a la satisfacción de un interés público o benéfico, deberá cancelar el derecho
de previo a la realización del evento conforme al siguiente detalle:
1. Actividades
que se desarrollen en solamente un día, cancelarán el equivalente a un cuarto
(1/12) de salario base.
2. Actividades
que se desarrollen en un período de dos a cuatro días, cancelarán el
equivalente a (1/8) de salario base.
3. Actividades que se desarrollen durante más
de cuatro días, cancelarán medio salario base.
b. Cuando el solicitante sea un adjudicatario del
derecho mediante remate de puestos, y el resultado financiero de la explotación
de la licencia temporal sea destinado a la consecución de lucro privado, deberá
cancelar el derecho de previo a la realización del evento conforme al siguiente
detalle:
1. Actividades que se desarrollen en solamente
un día, cancelarán el equivalente a 1/8
de salario base.
2. Actividades
que se desarrollen en un período de dos a cuatro días, cancelarán el
equivalente a medio salario base.
3. Actividades que se desarrollen durante más
de cuatro días, cancelarán un salario base.
CAPÍTULO V
Sanciones y Recursos
Artículo
26.—Imposición de sanciones. La Municipalidad
podrá imponer las sanciones establecidas en el Capítulo IV de la Ley, para lo
cual deben respetarse los principios del debido proceso, la verdad real, el
impulso de oficio, la imparcialidad y la publicidad, respetando además los
trámites y formalidades que informan el procedimiento administrativo sumario
estipulado en el Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública.
Artículo 27.—Procedimiento:
El Procedimiento Administrativo, para la aplicación de las sanciones
administrativas:
1. El órgano
administrativo Municipal para la Ejecución de la Ley N° 9047, recibirá el parte
y la prueba correspondiente aportada por la Fuerza Pública, la Policía
Municipal y/o los Inspectores Municipales, quienes procederán a conformar el
expediente.
2. Se procederá a notificación de la apertura del proceso al
administrado, otorgándosele un plazo de tres días hábiles para que presente los
alegatos y la prueba correspondiente.
3. Redacción de la relación de hechos y recomendación a la Alcaldía
para que proceda con la decisión final.
4. Se notifica al administrado la decisión final, al cual se le
concederá un plazo de cinco días según lo establecido en el artículo 162 del
Código Municipal, para que proceda a interponer los recursos correspondientes.
5. Las multas establecidas serán acreditadas en
los registros municipales de los licenciatarios y deberán ser canceladas en un
plazo de treinta días naturales, posterior a su comunicación; caso contrario,
se procederá a suspender la licencia concedida hasta que se haga efectivo el
pago. De mantenerse la mora por quince días hábiles posterior al cierre del
establecimiento, la deuda será trasladada al Proceso de Cobros Judicial y se ordenará el cierre definitivo
del establecimiento y la cancelación de las licencias que se hayan otorgado
para el funcionamiento del local, todo ello previo haber concedido el derecho
de defensa correspondiente, artículo 81 bis del Código Municipal.
Cuando
la sanción dispuesta implique la revocación o cancelación de la licencia deberá
seguirse el procedimiento administrativo ordinarios dispuesto en la Ley General
de la Administración Pública, artículo 6 inciso e) de la Ley 9047.
Artículo 28.—Sanciones
por consumo en la vía pública y sitios públicos. En el caso del consumo en
vía pública y sitios públicos la Fuerza Pública, la Policía Municipal y/o los
Inspectores Municipales tendrán facultades cautelares de decomiso y procederán
a levantar el parte correspondiente, mismo que será la notificación formal al
administrado para que dentro del plazo tres días hábiles presente los alegatos
y la prueba correspondiente, la cual será tramitada por el órgano administrativo Municipal para la
Ejecución de la Ley 9047, quienes procederán con la redacción de la relación de
hechos y recomendación a la Alcaldía para que tome la decisión final, se
notifica al presento infractor la decisión final, al cual se le concederá un
plazo de cinco días según lo establecido en el artículo 162 del Código
Municipal, para que proceda a interponer los recursos correspondientes.
Las multas establecidas serán
acreditadas en los registros municipales y deberán ser canceladas en un plazo
de treinta días naturales, posterior a su comunicación; caso contrario, se
trasladara al Proceso de Cobros Judicial.
Artículo 29.—Sanciones
por venta ilegal de bebidas con contenido alcohólico. A quien venda bebidas
con contenido alcohólico sin la licencia respectiva se le decomisará la
mercadería, para lo cual se realizará el parte respectivo y se levantará un
acta de decomiso. Esta mercadería se pondrá a disposición del Juzgado Contravencional de Menor Cuantía de Tarrazú,
Dota y León Cortés, o en su defecto a la Autoridad competente que el Poder
Judicial indique, con la denuncia respectiva, donde se incluirá el parte y el
acta de decomiso, para que esa instancia proceda a aplicar lo dicho por el
artículo 21 de la Ley N° 9047. Para efectos de aplicar el decomiso dicho en
este artículo la Municipalidad actuará mediante sus inspectores con el apoyo de
la Fuerza Pública.
Artículo 30.—Recursos.
La resolución que deniegue una licencia o que imponga una sanción tendrá los
medios de impugnación que se establecen en los artículos 153 al 163 del Código
Municipal.
CAPÍTULO VI
Disposiciones transitorias
Transitorio
I.—Los titulares de patentes de licores adquiridas mediante la Ley Nº 10, Ley
sobre Venta de Licores, del 7 de octubre de 1936, deberán solicitar a la Municipalidad
una clasificación de su patente de licores dentro del plazo establecido en el
Transitorio I de la Ley, momento a partir del cual deberán efectuar el pago del
derecho correspondiente. En caso de no apersonarse en tiempo, la Municipalidad
podrá reclasificarlas de oficio.
Conforme
a lo estipulado por la Resolución de la Sala Constitucional, Voto N°
2013-11499, de las dieciséis horas del 28 de agosto del 2013, los titulares de
patentes de licor adquiridos a la luz de la Ley N° 10 (Parcialmente derogada),
mantienen el derecho de trasladarla a un tercero, hasta que expire su plazo de
dos años de vigencia al 08 de agosto del 2014, a partir de éste momento quien
es titular de dicha licencia no podrá venderla, canjearla, arrendarla,
transferirla, traspasarla y enajenarla en forma alguna, ya que deberá ajustarse
a todas y cada una de las disposiciones contenidas en la Ley N°
9047.
Los
titulares de dichas patentes deberán ajustarse a una licencia conforme a la
actividad principal del negocio, por lo que no persiste el derecho de explotar
más de una actividad en un mismo local.
Transitorio II.—En los establecimientos con licencia tipo C que
adquirieron la patente mediante la Ley N° 10 sobre la venta de licores, podrán
mantener la barra siempre y cuando eliminen los asientos que permiten la
permanencia de clientes y no admitan
el consumo en las mismas, por lo que se otorgan ciento
ochenta días hábiles para el
cumplimiento de dicha disposición, una vez publicado este reglamento en el
Diario Oficial La Gaceta
Publíquese
en el Diario Oficial La Gaceta. Rige a partir de su publicación.
Tarrazú, 3 de diciembre del 2013.—Daniela Fallas Porras, Secretaria Concejo Municipal.—1
vez.—(IN2013080766).
MUNICIPALIDAD DE MORAVIA
A
efecto de dar audiencia pública en los términos del artículo 43 del Código
Municipal, se informa que el Concejo Municipal de Moravia por acuerdo 1990-2013
tomado en sesión ordinaria 182 del 21 de octubre del 2013, acogió como proyecto
Reglamento para regular el Funcionamiento y Operación del Centro de Cuido y
Desarrollo Infantil-CECUDI del cantón de Moravia. Dicho proyecto de reglamento
señala:
REGLAMENTO PARA REGULAR EL FUNCIONAMIENTO
Y OPERACIÓN DEL CENTRO DE CUIDO Y DESARROLLO
INFANTIL-CECUDI
DEL CANTÓN DE MORAVIA
CAPÍTULO I
Objeto
Artículo
1º—Por medio del presente Reglamento, se regula la operación y funcionamiento
del Centro de Cuido y Desarrollo Infantil (CECUDI) del Cantón de Moravia, el
cual es concebido con la finalidad de potenciar el desarrollo integral de las
personas menores de edad.
CAPÍTULO II
Operación y Funcionamiento de los CECUDI
Artículo
2º—Población beneficiada: Serán admitidos niños y niñas en la cantidad
que se determine técnicamente de conformidad con las Normas de Habilitación de
los Centros de Atención Integral y, así sea establecido por el Consejo de
Atención Integral, quien emitirá la respectiva habilitación del Centro.
Además, se atenderá de manera
prioritaria a la población infantil que provenga de comunidades y zonas
aledañas a la ubicación geográfica los CECUDI. Las y los beneficiarios del
servicio serán seleccionados de acuerdo a los criterios técnicos que emplea el
Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS).
Para efectos de la selección
de las personas menores de edad, se tomarán en consideración de manera
prioritaria, los siguientes grupos de población:
a) Niños y niñas de familias que se ubican en los
niveles uno, dos y tres de pobreza, en condiciones de riesgo o vulnerabilidad,
según los parámetros del Instituto Mixto de Ayuda Social. De esta forma se
determinará al menos el 60% de la totalidad de la matrícula del Centro,
b) Niños y niñas de familias en grupo 4 que asuman el porcentaje de
diferencia entre el subsidio y el costo de atención,
c) Niños y niñas de familias que puedan costear, por sus propios
medios, la totalidad del costo del servicio.
Los
montos de referencia del costo del servicio, serán los establecidos por la
Secretaria Técnica de la Red Nacional de Cuido y Desarrollo Infantil, del IMAS.
Artículo
3º—Autorización de padres, madres o tutores legales: Para tener por
debidamente admitido a un niño o niña en un CECUDI, habiéndose cumplido el
proceso anterior de selección, se requerirá que el padre, madre o responsable,
presente en la Municipalidad un documento escrito en el que manifieste
conformidad con el presente reglamento.
Igualmente, deberán presentar
certificación de nacimiento del niño o niña en la que se acredite la condición
de madre, padre o tutor (a), o en resolución que acredite su representación
conforme a la legislación que regula esta materia.
Artículo 4º—Régimen de
recepción y entrega del niño o niña: Será obligatorio presentar la
identificación o hacerse acreditar la madre, el padre o encargado, tanto al
momento del ingreso del niño o niña al CECUDI como a su retiro al final de la
jornada diaria. En el caso que una tercera persona adulta lleve al Centro o
retire al niño o niña, este deberá hacerlo mediante una autorización escrita
del padre, madre o responsable, aportando copia del documento de
identificación.
Artículo 5º—Servicios
mínimos para la población beneficiada: Los servicios mínimos consistirán en
cuido, alimentación (incluyendo la oferta de dietas blandas y dietas especiales
para niños y niñas convalecientes, alérgicos o con necesidades nutritivas
específicas), cuatro comidas al día (desayuno, merienda en la mañana, almuerzo
y merienda en la tarde), estimulación oportuna y educación inicial (oferta de
un proyecto educativo integral que contemple las necesidades formativas de la
población beneficiada, así como las de sus familias, dependiendo de cada
situación particular).
Artículo
6º—Servicio de nutrición y alimentación: La dieta alimenticia de los
niños y las niñas será elaborada por una persona profesional en nutrición,
quien en forma mensual revisará la dieta asignada y la modificará de acuerdo a
las necesidades de la población beneficiada, garantizando en todo momento una
alimentación balanceada y adecuada a las necesidades de los niños y niñas.
A los padres, madres o
encargados se les entregará una copia del menú al comienzo de cada mes, con el
objeto de que se informen y comuniquen al Centro de Cuido los cuadros de
alergia o intolerancia que pueda presentar su hijo e hija en caso de que
consuma algún un producto al que sea alérgico o le genere una reacción
negativa.
Artículo 7º—Horario del
CECUDI: El horario de atención para la población beneficiada será de al
menos 11:00 horas diarias, de las 7:00 am a 18:00 pm, durante los días hábiles
de la semana. Se excluyen de servicio los días feriados de ley y aquellos que
sean declarados asueto de acuerdo con la normativa correspondiente.
Artículo
8º—Personal: El Centro estará integrado por una persona Coordinadora
Técnica que deberá contar como mínimo con el título de Licenciatura en
Preescolar o carrera afín. Además, con una persona profesional docente, con el
grado mínimo de bachillerato en Preescolar o carrera afín y una persona
asistente con al menos noveno año de escolaridad, por cada grupo de 25 niños o
niñas.
Artículo 9º—Expediente de
los beneficiarios: En el momento de su ingreso, se abrirá un expediente
personal en el que constarán datos de filiación, sanitarios, dirección y
teléfono para avisos en casos de una emergencia, así como cualquier otra
situación que así lo amerite. Esta documentación deberá ser custodiada por el
personal del CECUDI.
El expediente puede ser físico
o digital y deberá contener la información que requiera la Secretaria Técnica
de la Red Nacional de Cuido y Desarrollo Infantil. Su actualización también se
ajustara a lo solicitado por ese ente.
Artículo 10.—Horario
de lactancia: Cuando los niños y niñas se encuentren en periodo de
lactancia, las madres tendrán acceso en el horario que sea preciso, previa
comunicación a la Coordinación Técnica del Centro. Para la debida alimentación
de las y los lactantes, la Coordinación Técnica del CECUDI habilitará el
espacio físico con los requerimientos pertinentes.
Artículo 11.—Actividades
extramuros: Dentro de la programación pedagógica, el CECUDI podrá organizar
actividades dentro y fuera del mismo, con el objetivo de dar respuestas a las
necesidades de aprendizaje y desarrollo de los niños y las niñas.
Los padres, madres o
representantes legales, autorizarán por escrito, la participación de su hijo o
hija en dichas actividades.
CAPÍTULO III
Del cobro de servicios
Artículo
12.—De la procedencia del cobro: En casos
calificados, y previo estudio técnico que así lo justifique, será procedente
brindar los servicios del Centro a personas que por su condición socioeconómica
favorable no cumplan con todos los supuestos para ser considerado población
beneficiada según los criterios del IMAS. En tales supuestos, la Municipalidad
cobrará un precio público por el servicio prestado, el cual se establecerá de
conformidad con lo dispuesto por el artículo 74 del Código Municipal o la
normativa vigente para ello.
Artículo 13.—Del
plazo para pagar: Para poder disfrutar del servicio, la mensualidad deberá
ser cancelada por la familia dentro de los primeros 5 días hábiles de cada mes.
Después de 10 días hábiles de atraso se suspenderá el servicio. Para poder
disfrutar nuevamente del mismo, se deberá cancelar la deuda que existiera, la
cual estará integrada por el principal y los intereses que se calculará al
momento del efectivo pago. El servicio será suspendido en forma definitiva,
cuando el estado de morosidad se reitere, salvo causa debidamente justificada
por el interesado, que valorará la Municipalidad oportunamente.
Artículo 14.—El
pago deberá realizarse en las cajas municipales o en los medios que indique la
Municipalidad para dicho fin. El representante deberá presentar el comprobante
de pago con el sello respectivo a la Administración del Centro en cualquier
momento en que esta se lo requiera.
CAPÍTULO IV
Derechos y responsabilidades de las
personas menores de edad
Artículo 15.—Derechos.
Son derechos de la población beneficiada:
a) Recibir una atención y servicios integrales,
coherentes con el objeto de los CECUDI, que tome en cuenta sus necesidades,
intereses y los avances de la pedagogía.
b) Recibir comprensión y guía oportuna de parte del personal docente,
administrativo, y profesional y otros servicios especiales que preste el
Centro, previo criterio del o la docente o profesional a cargo.
c) Ser valorados, respetados y acogidos como
personas, por parte de sus compañeros y del equipo técnico del Centro de Cuido.
d) Recibir trato respetuoso a sus iniciativas, expresando libre y
creativamente sus ideas en especial aquellas que promuevan su bienestar social,
espiritual y emocional, así como su salud física y mental.
e) Recibir el apoyo institucional requerido cuando se enfrente a
situaciones personales, sociales o familiares que puedan afectar su integridad
física y psicológica.
f) Ser respetado en su integridad y dignidad
personales, en su libertad de conciencia y en sus convicciones religiosas y
morales.
g) Ser informado de las disposiciones que le conciernen como
beneficiado directo del Centro.
h) Participar en actividades recreativas que programe el Centro
Infantil.
i) Contar con material lúdico y didáctico para
reforzar su aprendizaje.
j) Ser educados en un espíritu de comprensión, democracia, tolerancia,
amistad, responsabilidad y libertad.
Artículo 16.—Responsabilidades
de la Población Beneficiaria:
a) Observar y mantener en todas partes la mayor
decencia y compostura, procurando mantener el decoro y prestigio de su persona.
b) Cuidar la infraestructura, mobiliario, materiales educativos y
didácticos, así como el equipamiento del edificio en general.
c) Tener autocontrol y comportamiento autónomo, individual y
responsable, así como el compromiso asumido por el respeto a las normas básicas
de convivencia, todo ello condicionado a la edad de cada miembro de la
población beneficiaria.
d) La población infantil deberá asistir a su respectivo nivel según su
edad y madurez, para recibir la estimulación pertinente.
e) Respetar los derechos de sus compañeros, incluyendo la diversidad
de conciencia, pensamiento, religión y cultura.
f) Respetar y obedecer al profesional a cargo de su cuido y al cuerpo
docente y administrativo del Centro.
g) Conservar el ambiente y colaborar con el aseo del Centro de Cuido.
h) Participar activamente en las labores asignadas por el o la docente
a cargo del niño o niña.
i) Deberán asistir al Centro de Cuido vestidos con ropa limpia y
cómoda o en sus efectos el vestuario que se establezca para dicho fin por parte
del Centro de Cuido.
j) Es indispensable que los útiles o artículos personales como:
bultos, loncheras, termos, cajitas, abrigos, cepillos de dientes, capas o
sombrillas, tengan el nombre del niño o niña.
k) Los niños y las niñas deberán portar todos los días un cuaderno de
comunicaciones entre el Centro Infantil y la familia.
l) Cumplir y respetar puntualmente, con el apoyo de su familia, el
horario establecido por el Centro para su jornada diaria, tanto de entrada como
de salida.
m) Los niños y niñas deberán tener una correcta
presentación e higiene personal.
Artículo 17.—De las
ausencias del niño o niña: En caso de ausencias, la familia debe
justificarlas durante los tres días hábiles posteriores a la actividad. Si sus
ausencias son prolongadas deberán ser justificadas por la familia apenas sea
posible, con constancia médica que indique la enfermedad del niño o niña y, de
igual manera, en caso de alguna situación especial de la familia, que amerite
su ausencia.
Si sus ausencias son
prolongadas y sin justificación, esta situación facultará a la Municipalidad a
cancelar la matrícula, previa notificación a su familia.
Artículo 18.—Consideraciones
con respecto a las Necesidades Educativas Especiales de la población infantil:
El Centro abre sus puertas a niños y niñas con Necesidades Educativas
Especiales, de acuerdo con sus principios filosóficos y sus posibilidades
académicas y materiales.
Al
respecto, el Centro se compromete:
a) Establecer una ética y estrecha relación con
los padres, madres u encargados de los y las estudiantes que presenten
Necesidades Educativas Especiales.
b) Ofrecer apoyo y colaboración de profesionales especialistas en el
área de psicología, lenguaje o en el área que se requiera.
c) Velar porque los padres, madres u encargados de esta población, se
comprometan a colaborar de una manera sistemática en este proceso.
d) Revisar y a utilizar el diagnóstico que los padres, madres u
encargados aporten, al realizar la observación y adecuación curricular que los
niños y niñas requieran de acuerdo con sus característicos y necesidades.
e) Decidir en coordinación con los involucrados, y mediante un
documento escrito los servicios y estrategias que de acuerdo a sus necesidades
va a recibir.
f) Realizar una indagación por medio de entrevistas a padres, madres
de familia, profesionales externos que han valorado al niño o niña así como la
revisión de documentos del o de las personas menores de edad (valoraciones,
expedientes, otros) para determinar antes de iniciar el proceso de cuido y
desarrollo infantil, el servicio educativo que mejor se ajuste a sus
necesidades educativas especiales.
Al
respecto los padres de familia se comprometen a:
Facultar
al personal docente a realizar una valoración durante el primer trimestre de
trabajo con los niños y las niñas, donde se determinará la necesidad de un
acompañante de forma permanente que asista con él al Centro.
Apoyar a los docentes y
asistir por parte de los padres de familia a las reuniones a las que sean
convocados.
Artículo 19.—Del programa
de Atención. El programa de atención que se desarrolla en el Centro debe
estar basado en el Plan de estudio del Ciclo Materno Infantil del Ministerio de
Educación Pública de Costa Rica y el modelo de atención referido por la
Secretaria Técnica de la Red Nacional de Cuido y Desarrollo Infantil.
Artículo 20.—De
la evaluación de los niños y niñas. La evaluación es un proceso de
observación por medio de crónicas diarias o semanales, listas de cotejo de las
actividades realizadas, que culminará en un reporte semestral, registrándose en
términos cualitativos de acuerdo al nivel alcanzado por el niño o niña en las
diferentes áreas de desarrollo.
La evaluación debe estar
basada en el Plan de estudio del Ciclo Materno Infantil del Ministerio de Educación
Pública de Costa Rica y el modelo de atención referido por la Secretaria
Técnica de la Red Nacional de Cuido y Desarrollo Infantil.
CAPÍTULO V
Derechos y deberes de los padres y madres de familia,
o
representantes
legales de la población beneficiada
Artículo
21.—Obligaciones y responsabilidades de los padres
de familia:
a) Velar por la asistencia regular y puntual de
los niños y las niñas.
b) Presentar el documento oficial de
identificación para ingresar en el Centro de Cuido, de lo contrario no se les
permitirá su ingreso.
c) Durante el horario en que permanezca el niño o la niña en el Centro
de Cuido, los padres y madres de familia NO pueden ingresar al Centro, sin
autorización.
d) Si desea conversar con alguien del personal docente o la
Coordinación Técnica, deberá programar una cita, de acuerdo a los horarios
establecidos para la atención.
e) Para retirar al niño o niña antes de la hora de salida, la persona
autorizada para estos efectos deberá llenar una boleta en la Dirección y entregar
copia al guarda a la hora de salir o haber solicitado la salida previamente en
el cuaderno de comunicaciones al hogar.
f) No se entregará ningún niño o niña a ninguna persona que no esté
autorizada en la boleta que para tal fin debe ser llenada, o con autorización
vía telefónica en caso urgente y excepcional.
g) No deben estacionarse vehículos en la zona de salida del Centro.
h) Durante el primer mes, los padres, madres o encargados legales de
los niños y las niñas de primer ingreso, deben coordinar una entrevista con la
maestra de su hijo o hija, con el fin de completar su expediente y de que la
maestra conozca más sobre los niños y niñas que va a atender.
i) Los padres y madres de familia deben participar en las reuniones
programadas, para mantenerse informados de las actividades y proyectos que se
van realizando en el Centro.
j) Cooperar con el desarrollo de las actividades sociales,
culturales, deportivas y otras que programe el Centro.
k) Autorizar por escrito la asistencia del niño o niña a las actividades
extramuros programadas por el Centro.
l) Comunicar el cambio de su residencia, correo electrónico o número
telefónico, cada vez que eso ocurra.
m) Informar con tiempo y por escrito al Centro, de todas
aquellas situaciones especiales (familiares, sicológicas, enfermedades y
otras), que puedan afectar el desarrollo normal del proceso de aprendizaje den
sus hijos e hijas.
n) Presentarse en el Centro con vestimenta adecuada.
o) Recoger a su hijo o hija dentro del horario establecido por el
Centro.
p) En caso de enfermedad infectocontagiosa, los padres de familia
deberán abstenerse de llevar el niño o niña al centro, comunicar la ausencia su
hijo o hija y responsabilizarse de su debido tratamiento médico.
q) Las personas responsables del cuido no podrán suministrar
medicamentos a los niños y niñas, salvo en casos que por prescripción médica
así se requiera y, es obligación de la familia informarlo previamente al
Centro, presentar certificación médica y una carta de autorización indicando la
condición de salud del niño o la niña y la prescripción médica requerida. Si el
niño o niña, durante su estancia en el Centro, manifestara síntomas de
enfermedad o dolor, la persona responsable en el Centro lo comunicará de
inmediato a la familia para que se le brinde la atención médica necesaria.
Artículo
22.—Derechos del padre, madre o encargado legal:
a) Comunicarse con el personal docente y la
Administración, ante cualquier duda o inquietud que tenga respecto del cuido y
aprendizaje de la persona menor de edad, respetando los horarios establecidos
para tales efectos por el Centro de Cuido y Desarrollo Infantil.
b) Estar informados sobre el desarrollo integral y comportamiento de
sus hijos e hijas, en forma cotidiana o cuando así lo requiera.
c) En caso de tener quejas u observaciones particulares sobre el
desarrollo del proceso de aprendizaje o el buen trato de la niñez, acudir en
primera instancia a la persona profesional a cargo del niño o niña y en caso de
no encontrar solución, hacerlo de conocimiento de la Coordinación Técnica del
Centro.
CAPÍTULO VI
Del Personal Técnico y de Servicio
Artículo
23.—El personal deberá llevar a cabo las tareas y
funciones concernientes a su cargo con responsabilidad, de acuerdo al principio
del interés superior del niño de acuerdo y observando las directrices de la
Coordinación Técnica del Centro.
Artículo 24.—Deberes
de la Coordinación Técnica del Centro: Son deberes de la persona a cargo de
la Coordinación Técnica del Centro, los siguientes:
a) Administrar el Centro garantizando la
sostenibilidad y mejora del servicio.
b) Formular, organizar, dirigir y controlar el plan de desarrollo
integral infantil.
c) Desarrollar los componentes de organización básicos que permitan
garantizar un suficiente control interno del Centro, con el fin de proporcionar
seguridad razonable respecto a la consecución de los objetivos del Centro.
d) Formular los planes anuales operativos del servicio y su respectiva presupuestación.
e) Promover y gestionar alianzas estratégicas con entidades y/o
empresas y organizaciones no gubernamentales, nacionales e internacionales,
para fines de mejoramiento educativo y sostenibilidad del proyecto, en
coordinación con la Municipalidad.
f) Cumplir con las disposiciones pedagógicas, administrativas y de
funcionamiento que emanen de los Ministerios de Educación Pública, Ministerio
de Salud y la Secretaria Técnica de la Red Nacional de Cuido y Desarrollo
Infantil.
g) Modelar una forma de comportamiento y administración, basada
principalmente en el cumplimiento de los derechos de la niñez; y los valores de
honradez, equidad, transparencia, trabajo en equipo y espíritu de servicio.
h) Conformar y mantener actualizado el archivo de
los expedientes de los niños y niñas matriculados en el Centro Infantil.
i) Atender, previa cita, a los padres y madres de los niños y niñas,
así como otras personas que visitan el Centro Infantil.
j) Planear y llevar a cabo actividades de asesoría y capacitación con
las familias y la comunidad.
k) Evaluar periódicamente, en conjunto con el personal docente y
asistentes; entre otros posibles actores, el proceso de aprendizaje y
desarrollo de los niños y niñas.
l) Ejecutar otras actividades propias de la naturaleza del cargo.
Artículo
25.—Deberes del personal docente y asistentes:
Son deberes del personal docente y asistentes los siguientes:
a) Planear, preparar y ejecutar las funciones y
actividades que les corresponda de acuerdo a su puesto, en forma cuidadosa,
oportuna, actualizada y atractiva para la población infantil y sus familias, en
cumplimiento de los objetivos del CECUDI.
b) Comunicar oportunamente las ausencias de los niños y niñas al
administrador del CECUDI, para coordinar medidas de atención en caso de que se
requieran.
c) Mantener controles acerca de las actividades, aprovechamiento y
progreso de los niños y niñas en forma individual.
d) Preparar los materiales didácticos necesarios para facilitar sus
funciones y la comprensión y disfrute de la niñez.
e) Participar en la organización y desarrollo de actividades cívicas,
sociales y de desarrollo comunal en las que pueda intervenir el Centro.
f) Atender y resolver consultas relacionadas con su trabajo que le
presentan las autoridades competentes, colegas, niños y niñas o sus familias.
g) Asistir a reuniones con las autoridades competentes y compañeros,
con el fin de coordinar actividades, mejorar metodologías y procedimientos de
trabajo.
h) Colaborar en actividades tendientes a la conservación del Centro y
el buen aprovechamiento de los materiales, juegos didácticos y equipos de
trabajo.
i) Velar por el cumplimiento de las normas de convivencia armónica y
disciplinarias establecidas en el Centro y en este reglamento.
j) Acompañar a los niños y niñas, al final de la jornada, al encuentro
con sus familias.
k) Ejecutar otras tareas propias del cargo, según los requerimientos
del Centro.
Implementar
las adecuaciones para el desarrollo integral de las personas menores de edad
con necesidades educativas especiales.
Artículo
26.—Deberes del personal de servicios generales de
apoyo. El personal de servicios generales de apoyo estará a las órdenes y
disposición de la Coordinación del Centro y deberá ejecutar las actividades
propias de la naturaleza del cargo.
Artículo 27.—Derechos
del personal.
a) Contar con servicio médico y encontrarse
asegurado por el régimen contributivo de la Caja Costarricense del Seguro
Social y la póliza de Riesgos de Trabajo del Instituto Nacional de Seguros.
b) Tener un periodo de tiempo para cumplir con el régimen alimentario,
el cual será regulado de la siguiente manera: quince minutos en la mañana para
el desayuno, una hora de almuerzo y quince minutos por la tarde para merienda.[1]
c) Ajustarse a su horario de trabajo, previamente señalado por la
Administración del Centro.
Artículo
28.—Perfiles profesionales del personal del Centro
de Cuido y Desarrollo Infantil:
• Coordinación Técnica: naturaleza del
trabajo
Dirección,
coordinación, planeamiento y supervisión y evaluación de las actividades
curriculares y administrativas que se realizan en el Centro.
Tareas:
ü Planea, dirige, coordina y supervisa las
actividades curriculares y administrativas.
ü Asesora y orienta al personal acerca del
empleo y aplicación de métodos, técnicas y procedimientos pedagógicos y
utilización del material didáctico.
ü Promueve, dirige y participa en actividades cívicas y sociales del CECUDI.
ü Vela por el mantenimiento y conservación de la infraestructura y
por el buen aprovechamiento de los materiales, juegos didácticos y equipos de
trabajo.
ü Coordina y evalúa los resultados de los programas bajo su
responsabilidad y recomienda cambios o ajustes necesarios para los objetivos del Centro.
ü Asigna, supervisa y controla las labores del
personal encargado de ejecutar las diferentes actividades que se realizan en la
institución.
ü Brinda atención y apoyo a los diferentes grupos del
Centro.
ü Asiste a reuniones, seminarios, juntas y otras actividades
similares y representa al centro ante organismos públicos y privados.
ü Atiende y resuelve consultas verbales y escritas que le presentan
las autoridades competentes, colegas, subalternos y padres de familia.
ü Asiste a reuniones con las autoridades competentes o colegas, con
el fin de coordinar actividades, mejorar métodos y procedimientos de trabajo,
analizar y resolver problemas que se presentan en el desarrollo de las labores,
evaluar programas, actualizar conocimientos, definir situaciones y proponer
cambios, ajustes y soluciones diversas.
ü Redacta y revisa informes, circulares,
cartas y otros documentos similares que surgen como consecuencia de las
actividades que realiza.
ü Vela porque se cumplan las normas de
convivencia armónica y disciplinarias establecidas en el Centro bajo su
responsabilidad.
ü Supervisa y controla el correcto manejo de valores, archivos,
registros, tarjeteros, expedientes, informes, comunicaciones y otros
documentos.
ü Vela por la correcta aplicación de normas,
disposiciones, leyes y reglamentos que rigen las diferentes actividades que
desarrolla.
ü Impulsa el acercamiento de los padres y madres de familia y comunidad
al Centro, con el fin de brindar asesoría y capacitación en beneficio de la
población infantil.
ü Promueve la proyección del CECUDI hacia la
comunidad y de ésta al Centro.
ü Realiza las labores administrativas que se derivan de su función.
ü Ejecuta otras tareas propias del cargo.
ü Ejecutar, de acuerdo con el programa trazado, actividades técnicas
de estimulación oportuna en las áreas socio afectivas y cognoscitivas,
psicomotriz, lenguaje, educación para la salud, educación nutricional,
seguridad, expresión creadora y corporal y otras, en beneficio de los niños y
niñas que se hallan a su cargo.
• Docente en preescolar o carrera afín:
naturaleza del trabajo:
Planeamiento,
preparación y evaluación del plan de desarrollo integral de los niños y las
niña de acuerdo con el Plan de estudio del Ciclo Materno Infantil del
Ministerio de Educación Pública de Costa Rica y el modelo de atención referido
por la Secretaria Técnica de la Red Nacional de Cuido y Desarrollo Infantil.
Funciones:
Ø Planea, prepara y lleva a cabo las acciones
correspondientes al plan de atención integral de los niños y las niñas.
Ø Desarrolla el proceso de aprendizaje de acuerdo a la edad de los
niños y las niñas.
Ø Velar por el cumplimiento de los objetivos del
plan de trabajo establecido.
Ø Lleva y mantiene actualizados los registros de asistencia de los
niños y niñas.
Ø Comunica oportunamente a la Coordinadora Técnica las ausencias de
los niños y niñas.
Ø Mantiene un registro de las actividades,
aprovechamiento y progreso de los niños y niñas a su cargo.
Ø Prepara los materiales didácticos necesarios para ilustrar las
diferentes actividades que realiza. Confeccionar y dar
mantenimiento al material didáctico utilizado en el proceso de
enseñanza-aprendizaje de los niños y niñas.
Ø Participa en la organización y desarrollo de las actividades
cívicas, sociales y de desarrollo comunal en las que interviene el centro infantil.
Ø Atiende y resuelve consultas relacionadas con su trabajo.
Ø Asiste a reuniones con autoridades competentes y colegas con el fin
de coordinar actividades, mejorar metodologías y procedimientos de trabajo
Ø Analizar y resolver problemas que se presentan en el desarrollo de
las labores, evaluar programas, actualizar conocimientos, definir situaciones y
proponer cambios, ajustes y soluciones diversas.
Ø Colabora en actividades tendientes a la conservación del centro infantil y el buen aprovechamiento de los
materiales, juegos didácticos y equipos de trabajo.
Ø Vela por el cumplimiento de las normas de
convivencia armónica y disciplinarias establecidas en el centro.
Ø Ejecuta otras tareas propias del cargo.
Asistente
de cuido: naturaleza del trabajo:
Apoyar
las actividades del plan de desarrollo integral de los niños y las niña de acuerdo con el Plan de estudio del Ciclo Materno
Infantil del Ministerio de Educación Pública de Costa Rica y el modelo de
atención referido por la Secretaria Técnica de la Red Nacional de Cuido y
Desarrollo Infantil.
Funciones:
• Instruye y vela por el cumplimiento de las
normas de higiene, buen comportamiento, presentación personal y otros al grupo
de niños y niñas bajo su cargo.
• Instruye y asea a los niños y niñas que lo requieran.
• Vela por la seguridad personal y descanso de las personas menores
de edad.
• Organiza y distribuye el material didáctico a la población
infantil en general.
• Asiste en la ejecución de actividades pedagógicas en las áreas de
aprendizaje.
• Distribuye utensilios y alimentos en horas de comida.
• Enseña hábitos alimentarios, higiénicos, presentación personal y
modales en la mesa.
• Programa y participa en las actividades recreativas y de
estimulación a los niños.
• Participa en la evaluación integral de los niños y niñas.
• Participa en la ambientación de las instalaciones.
• Lleva el control del material didáctico y mobiliario del centro.
• Asiste y participa en reuniones a la que le convocan las
autoridades competentes.
• Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad
integral, establecidos por la organización.
• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
anomalía.
• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
• Misceláneo (a): naturaleza del trabajo:
Mantener
las instalaciones del Centro con limpieza y orden.
Funciones:
• Mantener todas las áreas del centro con
limpieza y orden.
• Llevar un inventario de todos los insumos utilizados.
• Solicitar con antelación la compra de los insumos necesarios.
• Velar por las existencias de los implementos de limpieza.
• Supervisar el adecuado uso de los implementos de limpieza.
• Regar y cuidar los jardines.
• Informar de cualquier daño o desperfecto de las instalaciones.
• Colaborar en cualquier actividad que se realice en el Centro.
• Colaborar con los niños y las niñas que requieran de su cuidado.
• Disposición para ayudar en lo que se le solicite.
• Asistir a la persona encargada de la cocina.
• Cocinero[2] (a): naturaleza del trabajo:
Brindar
a los niños, niñas y personal una alimentación sana, adecuada a la edad y
necesidades de los niños y niñas.
Funciones:
• Preparar alimentos ricos, nutritivos, con
buena presentación y elaborados de forma higiénica, de conformidad con la dieta
dada por el profesional en nutrición.
• Elaborar alimentos de acuerdo al ciclo de menús establecido en el
centro y acorde a la edad y necesidades de los niños y niñas.
• Mantener la cocina con limpieza y orden.
• Llevar un inventario de todos los alimentos necesarios.
• Solicitar con antelación la compra de todos los alimentos
necesarios.
• Utilizar de forma adecuada los implementos y artefactos de
cocina.
• Informar de cualquier daño del equipo de cocina.
• Colaborar en cualquier actividad que se realice en el centro.
• Colaborar con los niños que requieran de su cuidado.
• Disposición para ayudar en lo que se le solicite.
• Asistir a la encargada de limpieza si fuera necesario.
CAPÍTULO VII
DEL RÉGIMEN DISCIPLINARIO
DE
LOS FUNCIONARIOS
Disposiciones:
Artículo
29.—La asistencia y la puntualidad son aspectos
considerados importantes y de deben acatar de acuerdo a lo convenido en el
centro.
Artículo 30.—En casos de
ausencia, es obligación del trabajador, hacer la comunicación vía telefónica de
su condición y presentar dentro de los tres días siguientes a su
reincorporación laboral, la justificación en la Coordinación del Centro.
Artículo 31.—El
trabajador que no asista al Centro por tres días o más durante un mismo mes,
sin justificación en los términos del artículo anterior, será objeto de la
sanción prevista que al respecto señala el Código de Trabajo y el Reglamento
vigente.
Artículo 32.—Queda
totalmente prohibido:
Ø Hacer propaganda político-electoral o contrario a las instituciones
democráticas del país, o ejecutar cualquier acto que
signifique coacción de la libertad religiosa.
Ø Trabajar en estado de embriaguez o bajo cualquier otra condición
análoga.
Ø Usar los materiales y herramientas
suministrados por el centro, para objeto distinto al que fue destinado.
Ø Portar armas blancas o de fuego, de
cualquier clase, durante las horas laborales, excepto cuando se tratare de
instrumentos punzantes, cortantes o punzocortantes que formaren parte de las
herramientas o útiles propios del trabajo.
Artículo
33.—De las sanciones: Las sanciones se
aplicarán a través de acciones preventivas y correctivas, las cuales seguirán
el siguiente orden:
a) Llamada de atención verbal de la persona que
cometió la falta.
b) Amonestación escrita, en caso de reincidencia.
c) Suspensión temporal hasta por un máximo de un mes, cuando la
conducta se haya repetido por más de dos veces.
d) Separación o expulsión del Centro cuando la
conducta del funcionario sea contraria a derecho, la moral y las buenas
costumbres.
Artículo
34.—Vigencia: Se aprueba tal y como se presenta
y rige a partir de su publicación en el Diario La Gaceta.
En
razón de la audiencia pública de 10 días hábiles convocada se previene que
cualquier gestión deberá plantearse por escrito ante la secretaria del Concejo
Municipal de Moravia, dicho plazo será contabilizado a partir de esta
publicación.
Moravia, 5 de diciembre del 2013.—Proveeduría
Municipal.—Jorge Mesén Solórzano, Proveedor Institucional.—1 vez.—(IN2013081304).
A
efecto de dar audiencia pública en los términos del artículo 43 del Código
Municipal, se informa que el Concejo Municipal de Moravia por acuerdo 1996-2013
tomado en sesión ordinaria 183 del 28 de octubre del 2013, acogió como proyecto
Reglamento del Cuerpo de la Policía Municipal de Moravia. Dicho proyecto de
reglamento señala:
REGLAMENTO DEL CUERPO DE LA POLICÍA
MUNICIPAL
DE MORAVIA
CAPÍTULO I
De la Policía Municipal
Artículo
1º—Del objeto: la Policía Municipal de Moravia es un cuerpo uniformado,
de naturaleza civil, de carácter preventivo y administrativo, se rige por los
principios básicos de una organización jerarquizada y disciplinada. Tiene como
objetivo contribuir a mejorar la calidad de vida de las personas del cantón,
mediante una gestión coordinada con las Autoridades Nacionales, la inserción y
posicionamiento en la comunidad.
Artículo 2º—De la función.
La Policía Municipal de Moravia estará al servicio de la comunidad. Tiene como
función controlar el orden público, brindar seguridad en todos aquellos
espacios públicos de interés local así como hacer efectivas las Ordenanzas
Municipales y velar por el cumplimiento de la legislación de interés municipal.
En el ejercicio de sus funciones este cuerpo policial tiene que sujetarse a lo
establecido en la Constitución Política, a las leyes, los reglamentos y a los
demás elementos que conformen el ordenamiento jurídico.
Artículo 3º—Del
cumplimiento. Para el cumplimiento de sus funciones, la Policía Municipal
de Moravia puede adquirir y hacer uso de tecnología avanzada así como de
cualquier otro medio especializado.
Artículo 4º—De la potestad.
Tiene la potestad de aprehender a aquellas personas que se encuentren
realizando lo descrito en el artículo 37 de la Constitución Política.
CAPÍTULO II
Deberes y obligaciones de los funcionarios y
funcionarias
del Servicio de Seguridad y
Vigilancia
en la Comunidad
Artículo
5º—De los deberes y obligaciones. Desempeñar sus funciones de
conformidad a lo establecido en la misión, visión y valores de la Municipalidad
de Moravia y lo regulado en el artículo 147 del Código Municipal.
1. Laborar tiempo extraordinario cuando el
superior inmediato los convoque por razones de urgencia, sean de interés
institucional y/o cantonal.
2. Mostrar solidaridad y apoyo a sus compañeros y compañeras, auxilio
a personas habitantes del cantón de Moravia y colaboración a otros cuerpos de
policía que formalmente lo requieran y soliciten.
3. Guardar con discreción toda información que por su naturaleza, deba
ser considerada como confidencial.
4. En el ejercicio de sus funciones debe utilizar las armas, chalecos,
esposas, placas, gases y uniformes adecuadamente, de conformidad con los fines
del servicio.
5. Mostrar laboriosidad, desempeño y eficiencia en el ejercicio de sus
funciones.
6. Desempeñar dignamente sus cargos todos los días del año, observando
las buenas costumbres, la moral y la disciplina así como un trato respetuoso
para todas las personas.
7. Denunciar todo acto de corrupción ante la instancia correspondiente
así como cualquier irregularidad en la que incurra cualquier persona
colaboradora del Servicio de Seguridad y Vigilancia en la Comunidad.
8. Guardar el debido respeto a sus superiores, compañeros y compañeras
al igual que a toda persona con la que establezca relación en el ejercicio de
sus funciones.
9. Informar a su jefatura inmediata de todo hecho ilícito del que
tenga conocimiento y que para su corrección se requiera el concurso de otros
cuerpos policiales o jurisdiccionales.
10. Cumplir con las disposiciones y órdenes que atañen a
sus deberes y obligaciones, las cuales serán emanadas por sus superiores.
11. Cumplir las disposiciones de la Alcaldía de Moravia.
12. Cada oficial de la Policía Municipal de Moravia tiene
el deber y la obligación de mantener al día el Permiso de Portación de Armas y
la licencia de conducir.
13. Cada oficial de la Policía Municipal tiene el deber y
la obligación de someterse tanto a la prueba de dopaje como a la de
alcoholemia, según solicitud de su Superior Jerárquico, siempre que sea en
horas laborales.
14. Presentar ante la autoridad
superior los implementos suministrados por la institución para la ejecución de
sus labores.
15. Utilizar el uniforme policial completo y limpio.
16. Someterse a chequeos médicos anuales y de
acondicionamiento físico.
CAPÍTULO III
Atribuciones de la Policía Municipal de Moravia
Artículo
6º—De las atribuciones. Serán atribuciones de la Policía Municipal de
Moravia las siguientes:
1- Garantizar el cumplimiento de la Constitución
Política, las leyes, los reglamentos y las ordenanzas municipales.
2- Prevenir la comisión de delitos; deberán actuar ante la violación y
faltas a la Constitución, a las leyes, los reglamentos y las Ordenanzas
Municipales.
3- Garantizar y coadyuvar en el cumplimiento de las leyes municipales
así como de las demás disposiciones normativas y reglamentarias.
4- Ejercer las funciones propias de Policía Administrativa.
5- Mantener la seguridad y control del orden
Público en los espacios públicos de administración municipal e interés local,
como lo son: eventos municipales, centros escolares en temporada lectiva,
calles, avenidas, barrios y toda comunidad del Cantón de Moravia y temporada
electoral, entre otras actividades.
6- Desarrollar programas de prevención del delito en escuelas,
colegios, parques y comercio de las comunidades del cantón.
7- Colaborar con otros Procesos de la Municipalidad a fin de que su
gestión sea efectiva.
8- Realizar funciones preventivas de vigilancia y de seguridad de los
bienes e intereses municipales así como de los bienes de la ciudadanía ante los
delitos de flagrancia.
9- Realizar las diligencias necesarias que permitan la aprehensión de
las personas que se observen el delito in fraganti, todo en estricto apego a la
normativa vigente.
10- Ejecutar todo acto emanado a solicitud de parte de
instancia judicial.
11- Realizar y coordinar con otros cuerpos de policía, la
ejecución de operativos y acciones de prevención y protección de la ciudadanía
respecto de delitos in fraganti.
12- Coadyuvar con otros cuerpos de policía del Estado en la
protección del patrimonio e integridad física de las personas que habitan,
trabajan o por cualquier otro motivo transitan en el cantón de Moravia.
13- Colaborar con el Comité Municipal de Emergencias de
Moravia en todo aquello que lo solicite junto con la Municipalidad de Moravia.
14- Colaborar en la seguridad y
control del orden público, previa solicitud, en actividades que fortalezcan la
identidad local, la cultura, la recreación, la equidad de género, la prevención
del delito, la salud, y los valores de positiva convivencia, que realicen en el
cantón instituciones públicas y organizaciones sociales.
15- Controlar todo lo relacionado con el comercio formal e
informal, en coordinación con la dependencia que corresponda en la
Municipalidad.
16- Apoyar a las autoridades de la Policía de Tránsito en
el control vehicular dentro del ámbito de su competencia territorial.
17- Ejecutar las resoluciones y acuerdos municipales que
cuenten con ejecutoriedad plena.
18- Actuar en coordinación con las autoridades municipales
competentes, cumplir con las responsabilidades y obligaciones de quienes
ejercen el comercio de diversas formas, en su respectiva competencia
territorial.
19- En cuanto a la violencia intrafamiliar la Policía
Municipal de Moravia actuará de conformidad con la normativa vigente.
20- La Municipalidad de Moravia utilizará los sistemas de
vigilancia electrónica con el propósito de brindar una mayor seguridad en el
cantón de Moravia.
21- Los videos, señales, audios y cualquier otra
información captada por los sistemas de vigilancia electrónica instalados por
la Municipalidad de Moravia, serán considerados de interés público. En caso de
captarse información sobre emergencias, desastres, delitos u otros actos que
atenten contra la ley, el orden, la seguridad pública, la moral o la integridad
territorial del cantón, las autoridades de policía, Ministerio Público y otras
entidades podrán solicitar acceso a la información recabada por estos medios,
ante la Alcaldía Municipal.
22- La Municipalidad de Moravia junto a las instituciones
públicas, personas físicas, personas jurídicas y empresas privadas del cantón,
podrá realizar convenios de cooperación con el fin de utilizar los sistemas de
vigilancia y así brinda una mayor seguridad en el cantón de Moravia.
23- La Policía Municipal tendrá la atribución de
desarrollar dispositivos de control en espacios públicos tales como parques,
centros educativos, centros comerciales, carreteras, con el objetivo de
detectar portación, transporte, consumo, tenencia y venta de sustancias
psicotrópicas prohibidas.
24- Ejecutar lo referente a la Ley de Tránsito vigente, que
sea competencia de la Policía Municipal.
25- Realizar programas de
prevención y reducción de factores de riesgo de consumo de drogas en los
centros educativos del cantón.
CAPÍTULO IV
De las Pruebas Toxicológicas
Artículo
7º—El funcionario/a activo de la Policía Municipal de Moravia, o quien desee
ingresar a la Policía Municipal de Moravia, y que además sea seleccionado/a
para el examen de control de dopaje o convocado/a para la aplicación de la
misma deberá someterse al examen y cooperar con las personas encargadas de su
realización. La toma de orina es obligatoria en todos los casos.
Artículo 8º—Si un/a aspirante
a la Policía Municipal se niega a someterse a la prueba de dopaje, la persona
profesional en salud responsable de realizar la prueba remitirá a la Jefatura
de Recursos Humanos el expediente con el informe del caso, a efecto de que sea
excluido inmediatamente de la lista de elegibles, por incumplimiento de los
requisitos exigidos para el ingreso al Proceso de Seguridad Ciudadana, como
Policía Municipal de Moravia. De igual manera se procederá cuando al realizar
la prueba, ésta resulte positiva. Si un/a funcionario/a de la Policía Municipal
de Moravia se niega a realizarse el examen, la persona profesional en salud
encargada enviará un informe detallado de lo sucedido a la Jefatura del
Servicio de Seguridad y Vigilancia en la Comunidad para que realice el
procedimiento correspondiente.
Artículo 9º—Para la
realización de la prueba, en caso de los funcionarios/as de la Policía
Municipal, se seleccionará de forma aleatoria a quienes serán sometidas a la
misma. Dicha selección será efectuada por la Jefatura del Proceso de Seguridad
Ciudadana.
Artículo 10.—Todo
funcionario/a de la Policía Municipal de Moravia que se encuentre bajo un
tratamiento médico que incluya derivados de estupefacientes, psicotrópicos o
drogas en general que tengan efectos estimulantes, depresores o narcóticos, que
luego de ser introducida en el cuerpo pueda modificar una o varias de sus
funciones, deberá informar de forma inmediata y por escrito a la Jefatura de la
Policía Municipal, junto con el documento original del médico que autoriza el
consumo de la sustancia, así como la enfermedad que se está tratando y la
cantidad que debe consumir diariamente. Lo anterior, para que se incluya dicha
información en el expediente personal del colaborador que se custodia en Recursos
Humanos, misma que será confidencial y de uso exclusivo para efectos médicos.
Artículo 11.—De
las pruebas Toxicológicas al funcionariado de la Policía Municipal de Moravia.
Toda persona que desea ingresar a este cuerpo policial deberá someterse a un examen,
el cual consiste en la toma de orina que será obligatoria en todos los casos.
CAPÍTULO V
Del uso de los vehículos de la Policía Municipal
Artículo
12.—Del uso de los vehículos. Sin perjuicio de
lo que se señala en este reglamento y en otras leyes, son obligaciones
específicas de quienes manejan los vehículos de la Policía Municipal de
Moravia:
1. Mantener al día la licencia de conducir en la
categoría(as) correspondientes, sin perjuicio de las sanciones aplicables.
2. Tratar con absoluto esmero y cuidado los vehículos de la Policía
Municipal, de modo que no sufran más daños y desperfectos de los que se
produzcan por la depreciación y el desgaste normal del uso del vehículo, caso
contrario, responderán por los daños ocasionados a los automóviles cuando sean
causados por su culpa grave o dolo, sin perjuicio de las sanciones aplicables.
3. Impedir la conducción de los vehículos que les han sido
encomendados, a personas extrañas a la Policía Municipal o que no estén
debidamente autorizadas.
4. Revisar diariamente el vehículo y reportar
inmediatamente ante la jefatura inmediata, los desperfectos que note y los
ruidos que escuche que hagan presumir la existencia de un daño.
5. Limitar el recorrido del vehículo al estrictamente necesario para
proporcionar el servicio requerido por la Policía Municipal. No ocuparlo en
actividades ajenas a su función en menesteres ajenos a este o personales.
6. Asumir la responsabilidad del equipo, llantas de repuesto,
accesorios y herramientas del vehículo, durante el tiempo que permanezca bajo
su cuidado; caso contrario responderá por cualquier pérdida ocasionada por
culpa grave o dolo.
7. Realizar la limpieza diariamente de las unidades correspondientes
con el fin de que cada una de ellas se encuentre en buenas condiciones de
higiene.
8. Todas las personas conductoras de los vehículos de la Policía
Municipal están en la obligación de utilizar el cinturón de seguridad, según lo
estipula la Ley de Tránsito por vías públicas y Terrestres vigente.
9. Respetar en todos su extremos el Reglamento de Vehículos de la
Municipalidad de Moravia.
10. Respetar en todos sus extremos la Ley de Tránsito por
vías públicas y Terrestres vigente.
11. Reportar inmediatamente a su superior, cualquier
infracción, vuelco o accidente de tránsito, entre otros, que sufra,
suministrando información detallada y completa a saber: hora, lugar y
circunstancias en las cuales ocurrió el incidente, el nombre de las personas
lesionadas y atropelladas (si las hay), el nombre y cédula de los testigos (si
los hay), las características del otro vehículo (si fuere el caso) así como
suministrar cualquier otra información que sea relevante.
CAPÍTULO VI
Del Régimen Disciplinario
Artículo 13.—De la
aplicación. En lo que no esté contemplado en este Reglamento, se aplicará
lo que indique el Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de la
Municipalidad de Moravia, el Código Municipal, el Código de Trabajo, y
normativa conexa.
De igual forma aplíquese para
cada una de las faltas demostradas lo establecido en el Reglamento Autónomo de
Organización y Servicio de la Municipalidad de Moravia.
Sin perjuicio de lo que
establezca la ley al respecto existirán tres tipos de faltas, las leves, graves
y las gravísimas.
Artículo 14.—De
las faltas leves. Son consideradas como faltas leves, y serán sancionadas
con base en lo que se contempla en el artículo 149 del Código Municipal y el
Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de la Municipalidad de Moravia:
1. El descuido
en la conservación de instalaciones, documentos y otros materiales de servicio
que no causen un perjuicio grave.
2. Elevar informes, quejas, peticiones o recurrir injustificadamente a
instancias superiores irrespetando la cadena de mando.
Artículo
15.—De las faltas graves. Serán consideradas
Faltas Graves, y serán sancionadas con base en lo que contempla en el artículo
149 del Código Municipal y el Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de
la Municipalidad de Moravia:
1. Participar en movimientos, organizaciones o
actividades en las que se exijan reivindicaciones imposibles de conceder o se
pretenda directa o indirectamente la separación o renuncia de cualquier
Autoridad Política o Administrativa Municipal.
2. Violentar el principio de confidencialidad poniendo en conocimiento
de terceras personas, información que ocasione riesgo para la función policial,
la integridad física de personas denunciantes, colaboradoras o personal de la
Institución así como la afectación de actividades policiales propias o de otros
Cuerpos Policiales.
3. Afectar el ambiente laboral en evidente ataque al servicio,
generando rumores infundados, críticas destructivas contra sus superiores,
funcionariado y/o autoridades políticas de la Municipalidad de Moravia.
4. Negarse a acatar una orden atinente al servicio, emanada por una
persona con rango superior.
5. Cualquier irrespeto a la Constitución Política y a toda otra norma
que esté en obligación de acatar.
6. Impulsar y/o participar en paros, huelgas u otro movimiento que
afecten el servicio.
7. Prestarse a realizar propaganda tendenciosa
entre el personal, hacer circular escritos, folletos o publicaciones de
carácter tendencioso, que afecte de hecho la institucionalidad municipal, sea
esto con injurias, agravios, amenazas o desafíos.
8. Presentarse a laborar sin el carné que le autorice la portación de
armas y licencias de conducción necesarias.
9. Presentarse a laborar sin el debido uniforme completo con sus
distintivos que le relacionan con el servicio que presta.
10. La ingesta de licor en establecimientos sujetos a
control por parte del Ente Municipal.
11. Reunirse individualmente o mantener relaciones de
confianza con personas que hayan sido aprehendidas por la Policía Municipal u
otro Cuerpo de Seguridad por la comisión de cualquier delito.
12. Actuar con abuso de sus atribuciones, causando daños o
perjuicios graves a la Institución y personas con las que se relacione en
labores propias de sus funciones.
13. El uso del teléfono celular en tiempo laboral, salvo
que el colaborador demuestre que su utilización era estrictamente necesaria y
urgente.
14. El uso de cualquier red social en tiempo de jornada
laboral, mediante cualquier medio tecnológico.
15. Formular falsas imputaciones o hacer críticas
ofensivas o comentarios maldicientes contra superiores, iguales o personas bajo
su cargo.
16. El no pago injustificado de una obligación de crédito,
que deba atender como deudor principal y se esté cobrando en la vía judicial.
17. Cometa incorrecciones o fallas en el ejercicio de su
cargo o en su vida privada que puedan afectar el buen servicio público o la
imagen de la Municipalidad.
Artículo 16.—De las faltas
gravísimas. Son consideradas como Faltas Gravísimas y serán sancionadas con
base en lo que contempla en el artículo 149 del Código Municipal y el Reglamento
Autónomo de Organización y Servicio de la Municipalidad de Moravia:
1. Cualquier conducta que genere delito doloso.
2. La comisión de un delito doloso y/o culposo debidamente comprobado.
3. Por acciones de violencia intrafamiliar debidamente comprobadas.
4. El abandono injustificado del servicio.
5. Reincidir en cualquier tipo de falta grave en un mismo trimestre.
6. Incurrir en beligerancia política.
7. Recibir dádivas o regalías por los servicios que preste.
8. El boicot comprobado en indicios de lentitud en la prestación del
servicio, deterioro premeditado de equipos de uso policial, como vehículos,
armas u otros accesorios policiales.
9. Presentarse a laborar bajo los efectos del licor o sustancias
enervantes.
10. Exhibir o hacer uso del arma en el desempeño de sus
funciones o fuera de ellas, sin que exista causa justificada.
12. El uso y la utilización ilegal y oculta de sustancias
conocidas como psicotrópicos o alucinógenos prohibidos.
13. Salir positivo en la prueba toxicológica realizada por
un profesional en salud.
14. Utilizar y/o consumir sustancias conocidas como
psicotrópicos o alucinógenos prohibidos.
15. El no contar con el permiso de portación de armas y
las licencias de conducir vigentes, requeridas para sus funciones.
16. Cuando al funcionario se le haya suspendido la
licencia por acumulación de la totalidad de puntos, según lo dispone la Ley de
Tránsito vigente.
17. El ingreso y la portación de armas personales en las
instalaciones de la Policía Municipal de Moravia o en cualquier otra
dependencia Municipal.
CAPÍTULO VII
De la obligación del uso del uniforme
Artículo
17.—Del uso de uniforme. El funcionariado del
Servicio de Seguridad y Vigilancia en la Comunidad usará un mismo uniforme y se
reconocerán por el uso de un distintivo que le relaciona al servicio que
presta.
Artículo 18.—Del
uniforme de la Policía Municipal de Moravia. El uniforme de la Policía
Municipal de Moravia será: calzado negro, gorra negra, pantalón negro, camisa
celeste, en el brazo izquierdo llevará el escudo de la Policía Municipal de
Moravia. Usará un chaleco de seguridad suministrado por la Institución.
Artículo 19.—En
el transcurso de la jornada laboral queda terminantemente prohibido el uso de
equipo o prendas de vestir que no se encuentren contemplados en este
reglamento.
Artículo 20.—Los
distintivos de la Policía Municipal son patrimonio institucional y ninguna
persona particular podrá copiarlos ni usarlos para ningún beneficio personal.
Artículo 21.—Fuera
de la jornada laboral queda terminadamente prohibido
el uso del uniforme, junto con el chaleco de seguridad suministrado por la
Institución.
Artículo 22.—Los
policías municipales deben asumir la responsabilidad del equipo, chaleco, arma,
funda, radio, esposas, cargador, cinturón y demás accesorios. Durante el tiempo
que permanezcan bajo su cuidado responderán por cualquier pérdida ocasionada
por culpa grave o dolo.
Artículo
23.—Si un funcionario de la Policía Municipal, es
despedido de su cargo con o sin responsabilidad patronal, renuncia o por cualquier
otra razón, ya no utiliza el uniforme, deberá hacer entrega del mismo a su
jefatura inmediata, para lo que corresponda.
CAPÍTULO VIII
Disposiciones varias
Artículo
24.—Ante la falta de disposiciones de este reglamento aplicables a un caso
determinado, deben tenerse como normas supletorias el Código Municipal, el
Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de la Municipalidad de Moravia,
el Código de Trabajo, la Ley General de Administración Pública, los Convenios
Internacionales de la Organización Internacional del Trabajo ratificados por la
Asamblea Legislativa.
Artículo 25.—El
presente reglamento entrará en vigencia en la fecha que se publique en el
Diario Oficial La Gaceta. Se procederá a reproducirle y entregar
ejemplares al funcionariado de la Policía Municipal.
Artículo 26.—La
Municipalidad de Moravia se reserva el derecho de adicionar o modificar en
cualquier momento las disposiciones de este reglamento, cumpliendo con lo
dispuesto por el artículo 13 del Código Municipal.
Artículo 27.—Rige
a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
En
razón de la audiencia pública de 10 días hábiles convocada se previene que
cualquier gestión deberá plantearse por escrito ante la secretaría del Concejo
Municipal de Moravia, dicho plazo será contabilizado a partir de esta
publicación.
Moravia, 5 de diciembre del 2013.—Proveeduría.—Jorge
Mesén Solórzano, Proveedor Institucional.—1 vez.—(IN2013081305).